Регистрационный номер (индекс) документа

Регистрационный номер (индекс) документа проставляют одновременного с датой.

Регистрационный номер – это условное цифровое, реже буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации документа.

Реквизит состоит из трафаретной части «№», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в информационный массив организации и находится под её контролем и ответственностью.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.п.), регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1 – 26/90, где 1 – индекс структурного подразделения, 26 – номер дела по номенклатуре дел, 90 – порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т.е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например с письмом по интересующему её вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса – индекс организации – автора ответа и индекс документа организации – автора запроса.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

 

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ. Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, докладная записка, заключения и др.). Сведения в реквизит переносится с поступившего документа. Реквизит состоит из трафаретной части:

 «На №от  », которая заполняется регистрационным номером и датой поступившего документа.

По этому реквизиту подбирается копия инициативного письма, на которое получен ответ, и они совместно представляются руководителю для принятия решения.

 

14 - Место составления или издания

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учётом принятого административно – территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например:

г. Коломна Московской области

или:

с. Ивановка Мытищинского района Московской области

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес. Сокращение «г», в этом реквизите обычно не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающих на «град» и «бург», другие сокращения проставляются также по общепринятым правилам: посёлок – пос., село – с., станица – ст.

Остальные реквизиты вносятся в другие документы уже в процессе их изготовления на бланках (общих, для писем) или последующей обработки.

Например, оформление, обработка и исполнение решения коллегиального органа об утверждении инструкции по делопроизводству включает в себя до двух десятков этапов, большинство из которых находят своё отражение в реквизитах документа.

 

№	Содержание операции	Используемый реквизит
1	Составить проект решения	Текст, номера страниц, часть даты, часть подписи, часть грифов (виз) согласования
2	Обсудить проект в подразделении и определить степень конфиденциальности	Гриф ограничения доступа (без количества экземпляров)
3	Собрать визы заинтересованных подразделений и сотрудников	Гриф, виза согласования
4	Подписать у секретаря коллегиального органа	Личная подпись
5	Подписать у руководителя коллегиального органа	Личная подпись, дата
6	Зарегистрировать	Регистрационный номер
7	Подобрать полный (с приложениями) экземпляр	Отметка о наличии приложения
8	Размножить и заверить копийные экземпляры	Отметка о заверении копии, гриф утверждения
9	Сформировать первый экземпляр в дело	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
1	Сформировать электронную копию и зафиксировать её адрес	Отметка для автоматического поиска
1	Передать для ознакомления заинтересованных лиц, разослать	Виза ознакомления
1	Зарегистрировать поступление	Отметка о поступлении документа
1	Определить сроки исполнения и исполнителей	Резолюция
1	Поставить на контроль	Отметка о контроле
1	Снять с контроля	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

 

Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже.

 

Адресат указывается как на документах, направляемых в другие организации или физическим лицам, так и на внутренних документах, предаваемых руководителю учреждения или в другие структурные подразделения.

Минимально реквизит может включать только точное наименование организации - получателя. Однако, для оперативности движения документа, лучше дополнить название организации уточняющей информацией. Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих элементов:

♦ Наименование организации (в именительном падеже)

♦ Наименование структурного подразделения (в именительном падеже)

♦ Указание должности получателя (в дательном падеже)

♦ Инициалы и фамилия (в дательном падеже)

♦ Почтовый адрес

Все составные части реквизита печатаются с новой строки через 1.5 межстрочных интервала. Максимальная длина строки не должна превышать 28 знаков. Элементы адресата не разделяются знаками препинания. В формуляре для реквизита «адресат» отводится правая верхняя зона документа. Внутри выделенной зоны допускается центровать каждую строку по отношению к самой длинной строке. Таким образом, в самом полном виде реквизит адресат может выглядеть таким образом:

ЗАО «Вымпел»

Отдел маркетинга

Ведущему специалисту

И.К.Киселёвой

 Ул. Садовая, д. 32, Москва, 103245

Или в центрованном виде:

ЗАО «Вымпел»

Отдел маркетинга

Ведущему специалисту

И.К.Киселёвой

Ул. Садовая, д. 32,

Москва, 103245

Мы видим, что реквизит получился достаточно громоздким. Чтобы сократить его можно использовать следующие приёмы. Во-первых, почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых постоянным корреспондентам. Полный почтовый возраст указывается составителем документа в случае направления его разовому корреспонденту, для облегчения работы по отправке корреспонденции. Никогда не указывается почтовый адрес при направлении документа вышестоящим органам власти и управления. Во-вторых, следует обмануть целесообразность адресования документа сотруднику, не являющемуся руководителем структурного подразделения.

Обратим внимание на то, что почтовый адрес на конвертах и документах должен указываться в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725. в соответствии с ними устанавливается следующая последовательность написания почтового адреса:

· Наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц)

· Название улицы, номер дома, номер квартиры

· Название населённого пункта (города, посёлка, и т.п.)

· Название области, края, автономного округа, республики

· Страна (для международных почтовых отправлений)

· Почтовый индекс

Таким образом, при адресовании документа физическому лицу указание почтового адреса будет обязательным, а инициалы будут указываться после фамилии:

Рыжову В.И.

ул. Дружбы, д. 20, г. Видное

Московской области, 107233

Заметим ещё одну тонкость: при адресовании документа руководителю организации её наименование включается в наименование важности руководителя.

Например:

Генеральному директору

ЗАО «Вымпел»

И.Е.Елисееву

Аналогично адресуют документ и руководителю структурного подразделения после обязательного указания названия организации.

Например:

ЗАО «Вымпел»

Начальнику отдела

маркетинга

И.П.Макарову

Если вы направляете документ должностному лицу, имеющему звание, его следует указать перед фамилией.

Например:

Главному врачу

Городской клинической

Больницы №33

Проф. А.К.Горбунову

Сейчас стало модным кроме имени получателя добавлять обращение «господину». Это противоречит нормам адресования установленным стандарту и перезагружает реквизит. Более удачным, представляется, размещение этого обращения во вступительной формуле вежливости текста.

Например:

Уважаемый господин президент!

или

Уважаемый господин Серов!

Следует отметить, что после обращения «господин» не принято указывать инициалы или полное имя и отчество.

При направлении писем одного содержания подведомственным организациям адресат указывается обобщённо.

Например:

Директорам школ

Северо-восточного округа

На одном документе не должно размещаться более 4 адресатов. Если их больше, то составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре документа указывается конкретный адресат. При этом слово «копия» не проставляется.

Указание адресата на внутренних документов предназначено для оперативного направления непосредственному исполнителю. При этом указывается лишь структурное подразделение или сокращённое наименование должности руководителя и его имя.

Например:

Начальнику отдела кадров

Н.П.Мальцевой

Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом.

Реквизит печатают, отступив от границы левого поля на 32 знака (четвёртое положение табулятора пишущей машинки) и на 5 – 6 межстрочных интервалов от линии верхнего поля бланка. Все элементы реквизита «Адресат» размещаются с новой строки от одной вертикали («флаговый метод»). Знаки препинания не ставятся.

Примеры оформления:

      Минюст России

      Управление систематизации

     законодательства

 Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

    АОЗТ «Большевский текстиль»

    Бухгалтерия

    Старшему экономисту

    А.С.Николаеву

Или

    Президенту АОЗТ

   «Ломоносовский фарфоровый завод»

    В.И.Петрову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

    Администрации районов

    Московской области

Если письмо адресуется организации, указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно – исследовательский

Институт документоведения и архивного      

 дела

 101000, Москва, Центр,

 Милютинский пер., д.7а

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

 Председателю садового товарищества

    «Можайские дали»

     В.А.Бунееву

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:

     301264, Тульская обл.,

     Киреевский р-н, г. Липки,

     Ул. Садовая, д.5, кв.12

    И.П.Калинину

В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес корреспондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в верхнем левом углу.

Приведенный выше адрес на конверте будет выглядеть следующим образом:

    И.П.Калинину

     ул. Садовая, д.5, кв.12,

     Киреевский р-н, г. Липки,

     Тульская обл., 301264

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес не указывается.

 

Гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа - реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов, например, относятся уставы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколов и т.д.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, приводится в Табеле унифицированных форм документов или в Положение о службе документационного обеспечения управления организации (канцелярии, общем отделе и т.п.).

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

     УТВЕРЖДАЮ

     Генеральный директор

     АОЗТ «Большевский текстиль»

     Личная подпись И.В.Сергеев

     12.09.2000

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

       УТВЕРЖДАЮ

      Генеральный директор

     ЗАО «Большевский текстиль»

     Личная подпись И.В.Сергеев

       12.09.2000

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

 При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

        УТВЕРЖДЁН

      Решением общего собрания

     акционеров от 15.08.2001 № 14

  или

       УТВЕРЖДЕНО

      Приказом Председателя

       Правления банка

      от 01.02.2000 № 82

Утверждение документа изданием другого (распорядительного) документа производится в том случае, если требуются дополнительные разъяснения или проведение каких-либо мероприятий по внедрению утверждаемого документа.

 

Резолюция

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнение, подпись и дату, например:

    А.В.Зайцевой

    П.С.Никитину

    Прошу подготовить проект

    генерального соглашения

    с фирмой «Гермес» к 21.12.2006

    Личная подпись В.С.Казначевский

    05.11.2006

От правильного выбора исполнителя, конкретности и чёткости текста резолюции зависит качество и своевременность выполнения здания. В том случае, когда в резолюции указаны несколько исполнителей, лицо, указанное первым, является ответственным за организацию выполнение задания.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Резолюция в случае оформления её на отдельном листе является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя организации, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Рекомендуется для этих целей использовать бланки формата А6 с фамилией руководителя.

Текст резолюции вносится в журнал (карточку) регистрации входящих документов.

 

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуются с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чём (о ком)? , например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? , например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.

Заголовок позволяет быстро определить степень важности документа, помогает сориентировать в его содержании без прочтения текста.

В целом заголовок экономит время при работе с документом, облегчает его регистрацию, постановку на контроль, поиск, прохождение. Заголовок переносится в регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

Если в тексте документа затрагиваются несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно, например: «Об утверждении отчёта и проведении выборов».

Заголовок располагается слева над текстом документа. Объём его не должен превышать 5 строк с длиной каждая в 28 знаков.

При угловом расположении постоянных реквизитов (угловом бланке) заголовок к тексту пишется под этими реквизитами в рамках выделенного «уголками» места. Пример оформления заголовка при продольном распоряжении постоянных реквизитов приводится ниже.

 

МОСКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ДЕПУТАТОВ ТРУДЯЩИХСЯ

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ

РЕШЕНИЕ

28.08.07 № 22/10  г.Москва

 

О сооружении обелиска

в ознаменование запуска

Советским Союзом первого

искусственного спутника Земли

 

В дополнение к решению Мосгорисполкома от 11.05.60 № 29/30 исполком РЕШИЛ:

1. Утвердить

Заголовок составляется исполнителем документа. В конце заголовка точка не ставится.

 

Отметка о контроле

В управленческом процессе ряд документов подлежит контролю за их исполнением. На таких документах предусмотрено проставление делопроизводственной службой специальной отметки после того, как руководитель принимает решение о постановке документа на контроль. Отметка о контроле представляет собой прописную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем на левое поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль» и срок исполнения документа.

Текст документа

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

 - в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

 - на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ( имеете, владеете или были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Более подробно порядок оформления таких текстов установлен в ГОСТ Р1.5 – 92.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например, приказы – распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления – просьбу, без пояснения причин; справки, докладные записки – только оценку фактов, выводы.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации (докладные, объяснительные записки), изложения текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу, довожу до сведения).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных распорядительных документах текст располагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили). Текст протокола излагают от третьего лица множественного лиц (решили: ).

В документах, устанавливающих права и обязанности организации, их структурных подразделений (положения, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного лица, (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

В письмах используют следующие формы изложения текста:

 - от первого лица множественного лица (просим направить, направляем на рассмотрение);

 - от первого лица единственного лица (считаю необходимым, прошу выделить);

 - от третьего лица единственного лица (министерство не возражает, комиссия считает возможным).

Структура текстов конкретных документов и отдельных видов документов может определяться унифицированными системами документации и другими нормативными актами, регламентирующими их создание, например, Федеральным законом «О банках и банковской деятельности», регламентирующим структуру устава.

 

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться: