БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ «С НУЛЯ»

 Отыщи всему начало, и ты многое поймешь. К. Прутков

ДОКУМЕНТЫ В БУХГАЛТЕРИИ

Основополагающий нормативный документ в сфере бух­галтерского учета — Федеральный закон от 21.11.1996 ¹ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон «О бухгалтерском учете»). Закон содержит определение бухгалтерского учета, которое мы начнем анализировать «по частям».

Итак, из этого определения следует, что:

1) бухгалтерский учет — упорядоченная система сбора, ре­гистрации и обобщения информации о деятельности организаций.

Таким образом, бухгалтерский учет — система обработки информации о предприятии, в которой выделяются этапы: сбор, регистрация, обобщение;

2) информация представляется в денежном выражении;

3) информация характеризует имущество, обязательства и их изменения с течением времени;

4) непрерывная хозяйственная деятельность предприятия представляется как последовательность отдельных хо­зяйственных операций.

Расчленение хозяйственного процесса на отдельные опе­рации — способ регистрации информации, подлежащей дальнейшей обработке. Повременим с определением хо­зяйственной операции, которое в бухгалтерском учете не­разрывно связано с понятием бухгалтерских счетов. Но подчеркнем, что каждой хозяйственной операции в от­дельности, как и информации в целом, также должна быть присуща денежная оценка;

5) учет хозяйственных операций должен быть сплошным, непрерывным и документальным.

Действительно, ведь сама хозяйственная деятельность непрерывна, ее представление в форме отдельных опера­ций — условность.

Требования сплошного и непрерывного учета хозяйствен­ных операций относятся к этапам сбора и регистрации информации. Отклонения от этих требований могут быть преднамеренными. Например, они могут быть продикто­ваны интересами администрации в незаконном сокрытии отдельных фактов хозяйственной деятельности (наличной выручки, основных средств, привлечения иностранных ра­ботников без разрешения миграционной службы и др.).

Требование документальности напрямую относится к ком­петенции бухгалтера и подразумевает, что хозяйственная операция может быть отражена в учете только при наличии подтверждающего документа. В связи с этим бухгалтер обязан:

• знать требования законодательства к документальному оформлению хозяйственных операций;
• соблюдать эти требования при создании документов;
• контролировать соблюдение этих требований в доку­ментах, поступающих от других лиц.

После такого предварительного анализа определение бух­галтерского учета, содержащееся в Законе «О бухгалтер­ском учете», не покажется формальным. Наоборот, теперь мы сумеем оценить его содержательность и практическую направленность.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выра­жении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Обратите внимание! Из этого нормативного определения следует, что бухгалтерский учет ведут организации, т.е. юридические лица.

А у индивидуальных предпринимателей — физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, бухгалтерского учета

быть не может. Они ведут учет доходов и расходов, свя­занных с предпринимательской деятельностью, в целях исчисления налогов. Для налогообложения предпринима­телей предусмотрены особые правила, которые мы рас­сматривать не будем.

Сосредоточим наше внимание на требовании «докумен­тальный учет». Как мы уже говорили, его обеспечение це­ликом лежит на ответственности бухгалтера. От внима­тельного читателя не ускользнет термин «ответствен­ность». Вопросы профессиональной ответственности бухгалтера вынесены в разд. 4.

Конечно же, вам приходилось иметь дело с бухгалтерски­ми документами, и вы знаете, что за аксиому в отноше­нии всякой учетной записи для себя нужно принять:

Нет оправдательного документа - нет учетной записи!

Закон «О бухгалтерском учете» формулирует ряд опреде­ленных требований к оправдательным, или, как их приня­то называть, первичным учетным документам. В том чис­ле он устанавливает следующие обязательные реквизиты первичного документа:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой состав­лен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и де­нежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за со­вершение хозяйственной операции;
• личные подписи указанных лиц.

К первичным документам относят, например, закупочный акт на приобретение сельскохозяйственных продуктов у физического лица. Помимо сведений о должностных ли­цах организации, уполномоченных осуществлять закупки, такой акт должен содержать паспортные данные продав­ца-гражданина.

В целях снижения трудоемкости документооборота Гос­комстат России разработал и утвердил для документов так называемые унифицированные¹ формы, которые в преоб­ладающем большинстве обязательны к применению. Это означает, что если «статистическая» унифицированная фор­ма для регистрации какой-либо хозяйственной операции существует, то первичный документ необходимо оформ­лять именно по этой форме.

Неприменение установленной формы, равно как и незаполне­ние предусмотренных реквизитов унифицированной формы, может повлечь недействительность (отсутствие юридиче­ской силы) документа для целей бухгалтерского учета.

В хозяйственных спорах формальные правила играют меньшую роль. В арбитражных судах гражданско-право­вые вопросы рассматриваются по существу, т.е. действует принцип приоритета содержания над формой. Но в нало­говых правоотношениях формальный подход все же пре­обладает и против этого не стоит возражать. Каждый бухгалтер сталкивался с унифицированными фор­мами: к ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости, авансовые отчеты, товар­ные накладные ТОРГ-12 и др. Однако унифицированные формы оформляются полностью далеко не всегда: случа­ется, часть полей не заполнена, но и не прочеркнута. Такие упущения позволяют утверждать, что соответствую­щие учетные записи бухгалтерии не имеют документаль­ного подтверждения! Об этом неминуемо сообщат аудито­ры и откажутся подтвердить достоверность бухгалтерской отчетности организации, пока все существенные недостат­ки не будут устранены. Проблемы могут возникнуть и при налоговой проверке организации.

В бухгалтерском учете используются также понятия свод­ных учетных документов и регистров бухгалтерского учета. Сводный учетный документ составляется на основе первич­ных учетных документов.

Например, расход топлива автомобилей учитывают на ос­нове путевых листов унифицированной формы. Однако хозяйственных операций в этой связи возникает великое множество. Действительно, грузовым автомобилям необ­ходим низкооктановый бензин или дизельное топливо, легковым представительским — бензин марки А-98. Путе­вые листы оформляют на каждый автомобиль и, как пра­вило, ежедневно.

Необходимо ли все эти учетные записи о движении ГСМ производить каждый день?

На практике запись об израсходованном топливе делают один раз в конце месяца. На основании всех поступивших путевых листов работник, ответственный за учет ГСМ, оформляет бухгалтерскую справку на «списание» суммар­ной стоимости ГСМ за месяц по всему автопарку.

Такая бухгалтерская справка — сводный документ. Ее ис­пользование способствует рациональному ведению учета в конкретных условиях хозяйственной деятельности.

Бухгалтерская справка (ее также называют справкой бухгал­терии или справкой бухгалтера) незаменима в бухгалтер­ском учете, но ее значение недостаточно понятно начи­нающим специалистам. Это полноправный оправдатель­ный документ, первичный либо сводный. Она применяет­ся для чисто бухгалтерских операций, оформлении которого участвуют две стороны. Зато справкой бухгалтер фиксирует расчет пеней по налогу ответственность за которые несет только бухгалтерия. Никакая справка не за­менит закупочный акт, в или отражает амортизацию основных средств. Оформляется бухгалтерская справка в свободной форме с соблюдением требований, предъявляемых к пер­вичным документам.

Налоговый кодекс РФ приравнивает справку бухгалтера к первичным учетным документам.

Регистры бухгалтерского учета — это специальные книги или таблицы для регистрации (систематизации и накопле­ния) информации, содержащейся в первичных документах.

¹ Унификация (лат. «uni» — один и «facere» — делать) — установле­ние однообразия, приведение к единой форме.

На первый взгляд регистром бухгалтерского учета высту­пает кассовая книга, в которую заносят операции с налич­ными деньгами. Однако Госкомстат РФ относит кассовую книгу к первичным документам. Почему?

Дело в том, что эта форма содержит дополнительный по­казатель — остаток денег в кассе на конец дня. Эта сумма, как вы знаете, характеризует соблюдение кассовой дисци­плины и попадает под банковский контроль (на предмет соблюдения лимита, установленного для остатка).

Регистры обеспечивают ведение учета по определенной системе. Скажем, для так называемой единой журнально-ордерной формы счетоводства в качестве регистров Мини­стерством финансов СССР были утверждены специальные формы — журналы-ордера и ведомости.

Но организации вправе использовать самостоятельно раз­работанные регистры, отражающие особенности их хозяй­ственной деятельности и учитывающие потребности раз­личных пользователей бухгалтерской информации.

А современные автоматизированные системы бухгалтер­ского учета (компьютерные программы семейства 1С, Па­рус, Инфо-бухгалтер, Бэст и др.) позволяют формировать самые разнообразные регистры по заданным параметрам.

Создание первичных документов, контроль за правильно­стью и своевременностью их составления — важнейшие задачи бухгалтерской службы предприятия, требующие значительных затрат рабочего времени. Однако руководи­тели предприятий зачастую недооценивают налоговые риски, возникающие в результате небрежного отношения к документации.

 

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться: