Общее описание бизнес- процесса.

1. Менеджер группы планирования и маркетинга ежесуточно получает от контрагентов данные внешней и внутренней статистики продаж медикаментов в виде отчетов продаж.

2. Для планирования закупок медикаментов менеджер группы планирования и маркетинга еженедельно на основании статистики продаж производит расчет потребности в товаре. В результате расчета формируется Таблица потребностей в товаре.

3. Определив количество и номенклатуру заказываемых товаров, менеджер отдела закупок приступает к анализу предложений поставщиков. Данный процесс осуществляется ежемесячно или по мере необходимости. Выбираются наиболее выгодные условия поставки. Для этого сравниваются цены поставщиков. Данные сведения берутся из прайс-листа для закупок. При выборе поставщика важно учесть предоставляемую отсрочку платежа. Эта информация берется из контрактов, отмеченных как приоритетные (действующие). В результате формируется список поставщиков, каждой позиции присваивается признак основного и запасных поставщиков в порядке убывания приоритета.

4. Менеджер отдела закупок ежемесячно на основании Таблицы потребностей в товаре и списка выбранных поставщиков формирует графики поставок с указанием сроков и периодичности, но без количества поставки.

5. Ежемесячно после определения потребности в товаре менеджер группы логистики рассчитывает необходимое количество закупок. Необходимое количество закупок рассчитывается на основании фактических запасов на складе, необходимого минимального и максимального уровня запасов. Нормы минимального и максимального количества запасов устанавливаются в днях. При расчете необходимого количества закупки учитывается также время товара в пути. Таким образом, данный расчет должен обеспечить возможность бесперебойного отпуска товара со склада. По результату расчетов формируется план заявок на месяц.

6. Затем в группе логистики ежедневно по плану заявок, графику поставок, прайс-листам поставщиков формируются заказы поставщикам.

7. Если предстоит сделать заказ импортному поставщику, то менеджер группы логистики рассчитывает затраты на сертификацию, создается отчет о затратах на сертификацию. Затраты на сертификацию проверяются на соответствие внутрифирменным нормам. Данная операция производится по мере необходимости.

8. Если затраты на сертификацию превышают внутрифирменные нормы, то менеджер группы логистики повторяет процесс формирования заказов поставщикам. Формируются новые заказы.

9. Ежедневно подготовленный заказ поставщику акцептуется, заказ должен подписать менеджер по логистике и директор Департамента маркетинга и управления товарными запасами.

10.    Ежедневно менеджер группы логистики направляет заказ в отдел закупок. Менеджер отдела закупок направляет заказ поставщику.

Диаграмма деятельности

 

 

Рис.2.4 Диаграмма действий бизнес-процесса « Планирование закупок, формирование заказов поставщикам»

 

 

Формирование таблицы операций.

Таблица 7

Описание операций

Диаграмма и номер операции	Операция	Исполнитель	Как часто	Входящие документы (документы-основания)	Исходящий документ
1Пл_Зак 1	1. Получение внешней статистики продаж	Менеджер гр. планирования и маркетинга	Ежесуточно	Отчет-таблица продаж внешних источников	Нет
1Пл_Зак 2	2. Расчет потребностей в товаре	Менеджер гр. планирования и маркетинга	Еженедельно	Отчет-таблица собственных продаж Отчет-таблица продаж внешних источников	Таблица потребностей в товаре
1Пл_Зак 3	3. Ввод в систему прайс-листов поставщиков	Менеджер отдела закупок	Ежемесячно	Прайс-листы поставщиков	Прайс-листы поставщиков
1Пл_Зак 4	4. Анализ предложений поставщиков и действующих контрактов	Менеджер отдела закупок	Ежемесячно и по мере необходимости	Прайс-листы поставщиков Контракты действующие	Список поставщиков
1Пл_Зак 5	5. Выбор поставщиков	Менеджер отдела закупок	Ежемесячно и по мере необходимости	Список поставщиков	Список поставщиков с расстановкой приоритетов
1Пл_Зак 6	6. Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса	Менеджер группы логистики	Ежедневно по плану заявок	План заявок на месяц, график поставок, прайс-листы поставщиков	Заказы поставщику
1Пл_Зак 7	7. Подпись заказа менеджером по логистике, директором ДМ	Менеджер группы логистики	Ежедневно	Заказы поставщику	Заказы поставщику акцептованные
1Пл_Зак 8	8. Направление заказа в отдел закупок	Менеджер группы логистики	Ежедневно	Заказы поставщику акцептованные	Заказы поставщику акцептованные
1Пл_Зак9	9. Направление заказа поставщику	Менеджер отдела закупок	Ежедневно	Заказы поставщику акцептованные	Заказы поставщику акцептованные

 

Таблица 8

Формирование таблицы описания документов

 

Диаграмма №	Составляемый документ	Операция	Исполнитель	Как часто	Документы-основания	Реестр, в котором
1Пл_Зак 1	1. Таблица потребностей в товаре	Расчет потребностей в товаре	Менеджер гр. планирования и маркетинга	Еженедель-но	Отчет-таблица собственных продаж	Реестр статистических отчетов
1Пл_Зак 2	2. Список поставщиков с расстановкой приоритетов	Выбор поставщиков	Менеджер отдела закупок	Ежемесячно и по мере необходимости	Список поставщиков	Нет
1Пл_Зак 3	3. Заказы поставщику	Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса	Менеджер группы логистики	Ежедневно по плану заявок	План заявок на месяц, график поставок, прайс-листы поставщиков	Реестр заказов
1Пл_Зак 4	4. Заказы поставщику акцептованные	Подпись заказа менеджером по логистике, директором ДМ Направление заказа в отдел закупок Направление заказа поставщику	Менеджер группы логистики	Ежедневно	Заказы поставщику Заказы поставщику акцептованные	Реестр заказов

 

Пример документа на оформление заказа приведен в приложении.

Спецификации настроек ИС

Логистика

· Прогноз закупок, продаж, запасов.

· Описание хранения с использованием склада, палет и размещения.

· ABC-анализ по заданным пользователем критериям ABC-анализа по реализации, себестоимости и марже.

· Просмотр номенклатуры на карантинном складе на любом этапе контроля качества.

· Поддержка штрих-кодов.

Сводное планирование

· Расчет потребности в материалах и мощностях.

· Прогнозы закупок и продаж. Возможность обзора долгосрочных потребностей по закупке, производству и ресурсам.

· Возможность расчета краткосрочных потребностей на основе существующих заказов и/или прогнозного планирования.

· Получение сводного плана по заказам.

· Система может предложить внести следующие изменения к существующим и спланированным заказам: Увеличение количества заказа, Уменьшение количества заказа, Отложить выполнение заказа или закупки

Учет договоров

· Ведение юридической информации о договорах с клиентами и поставщиками, условиях оплаты, контактах и ответственных

· Привязка накладных и оплат к конкретному договору (указание договора в строках журналов ГК, заказах, закупках, накладных и оплатах с последующим переносом в проводку по клиенту/поставщику)

· Включение атрибутов договоров в предложения по оплате

· Автоматическое/периодическое сопоставление проводок по контрагентам и договорам

· Форма ручного сопоставления в рамках договоров

· Сальдо расчетов в рамках отдельного договора

· Номер договора в проводках по курсовой разнице

· Переход от моделей предметной области к функциональной модели системы

 

Проектирование реализации операций бизнес-процесса в информационной системе

 

Таблица 9

Реализация операций бизнес-процесса

" Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"

 

Номер операции на диаграмме	Операция	Необходимые разработки	Специфика настройки	Функциональность (модуль) системы
ПлЗак	Получениевнутреннейстатистики	Разработка узла хранения данных статистики продаж	Коды клиентов в файле соответствуют кодировке в Системе	Продажиклиенты
		Разработка механизма импорта статистики	Единицы измерения номенклатуры соответствуют единицам измерения в Системе
2 (1Пл_Зак)	2. Расчет потребностей в товаре	Разработка механизма автоматического формирования минимального и максимального запаса препаратов (ассортиментный план на период планирования) эффективности закупок (ABC и XYZ классификации)		Сводное планирование, логистика, торговля
3 (1Пл_Зак)	3. Регистрация прайс-листов поставщиков в системе	Разработка механизма импорта электронной версии прайс-листа в форму " коммерческого соглашения"	В системе регестрируется один базовый прайс-лист, на его основе формируются все другие прайс-листы	Коммерческие соглашения
4 (1Пл_Зак)	4. Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса	Разработка взаимосвязанных данных таблиц Заказов, Складских остатков, Товара в пути, Резервных заказов	При заполнении в заказе поля " Количество" система в первую очередь " просматривает" количество товаров на складе. При недостаточном количестве товаров на складе система обращается к таблице с данными о резервных запасах. При недостаточном количестве резервных запасов система осуществляет поиск заданной в заказе номенклатуры в таблице Товары в пути	Сводное планирование, логистика, торговля
5 (1Пл_Зак)	5. Проверка суммы затрат на сертификацию на непревышение нормы		Разработка алгоритма проверки суммы затрат на сертификацию на непревышение внутрифирменной нормы	Сводное планирование, логистика, торговля
6 (1Пл_Зак)	6. Подпись заказа менеджером по логистике, директором	Разработать процедуру утверждения строк спланированных заказов	Результатом процедуры " Сводное планирование" в форме " Спланированные заказы" являются строки. После оценки строк в форме спланированные заказы необходимо провести процедуру одобрения (утверждения) строк спланированных заказов	Сводное планирование, логистика, торговля
7 (1Пл_Зак)	7. Напраление заказа в отдел закупок	Разработка многопользовательской системы, прав доступа к документам		Сводное планирование, логистика, торговля

 

Заключение

Перспектива развития объектно-ориентированного метода проектирова­ния достаточно велика. Его отличает следующее: " объектно-ориентированные системы более открыты и легче поддаются внесению изменений, поскольку их конструкция базируется на устойчивых формах. Это дает возможность системе развиваться постепенно и не приводит к полной ее переработке даже в случае существенных изменений исходных требований." К недостаткам относятся: не­которое снижение производительности функционирования ПО и высокие на­чальные затраты, эти недостатки не столь существенны в целом и на чаше весов перевес будет в сторону плюсов.

В данной работе было проведено обследование бизнес-процесса «Планирование закупок, формирование заказов поставщикам» деятельности организации «Аккорд».

В результате изучения состава, содержания и процедур формирования основных документов, были разработаны диаграммы: организационная, прецедентов, физическая, а также диаграмма деятельности бизнес-процесса " Планирование закупок и размещение заказов поставщикам" и спроектирована реализация операций бизнес-процесса в информационной системе.

Данный этап проектирования информационной системы завершает стадию разработки технического задания и позволяет перейти к дальнейшей разработке ИС – стадии рабочего проектирования.

 

Список использованной литературы:

1. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 351 с.

2. Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ. -М.: Мир, 2005. – 252 с.

3. Лемке Джуди. Microsoft Office Visio 2003. Шаг за шагом: практ.пособие/ Пер. с англ. – М.: «СП ЭКОМ», 2006. -252 с.

4. Леоненков А. Самоучитель UML. Серия " Самоучитель". - СПб.: BHV-Санкт-Петербург, 2007 - 304 с.: ил.

5. Мартин Дж. Планирование развития автоматизированных систем. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 196 с.

6. Мейер М. Теория реляционных баз данных. – М.: Мир, 2006. – 608 с.

7. Проектирование информационных систем: курс лекций: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям в области информационных технологий / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина. – М.: Интернет-Университет Информационных технологий, 2005. – 304 с.

Приложение

 

Шбл=16+8+3*(64+8)+0, 5*5+2, 2*5=253, 5

Шгр=3*(18+1)=57, 33, 9, 48, 27, 18, 21

Вбл=8+8+20+9*8+6*2+0, 5*5+2, 2*5+11=140, 7

 

 

Накладная

Отг