УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВА ОРАГНИЗАЦИИ

Стр 1 из 3Следующая ⇒

УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВА ОРАГНИЗАЦИИ

Курсовая работа

по дисциплине «Архивоведение»

Выполнила:

Студентка III курса, гр. 646

Н.Ю. Никитенко

Руководитель:

Преподаватель ТЭПК

Н.В. Жульева

Томск – 2006

Содержание

Введение………………………………………………………………………….3

Глава 1 Учетные документы архива……………………………………………4

1.1 Учет и обеспечение сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации…………………………………………………………..5

1.2 Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации………………………………………………………………………...6

1.3 Составление учетных документов в архиве………………………….…...7

Глава 2 Научно-справочный аппарат к документам архива…………………10

2.1 Система научно-справочного аппарата к архивным документам……..11

Глава 3 Классификация архивной документации……………………….……12

3.1 Распределение дел в соответствии со схемой классификации…….…..15

3.2 Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи……………………………………………….15

3.3 Составление собственно архивной описи дел……………………….….16

3.4 Составление справочного аппарата к описи……………………….……17

Глава 4 Архивные путеводители…………………………………….………...19

4.1 Характеристика фондов в путеводителе……………………….…….…..19

4.2 Справочный аппарат к путеводителю…………………………..………..21

Глава 5 Обзоры документов и другие архивные справочники……………...23

5.1 Характеристика документов в обзоре…………………….……………...23

5.2 Справочный аппарат к обзору…………………………….………….…...24

Заключение………………………………………………………………….…...25

Список литературы……………………………………………………….……..26

Введение

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Учет документов необходим для:

1. обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;

2. для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;

3. для наиболее эффективного использования документов.

При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ – по каждому хранилищу.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)

В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.

«Основными правилами» предусмотрена группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для архива организации:

1. книга учета поступления и выбытия документов;

2. список фондов;

3. листы фондов;

4. описи дел.

Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.

Справочники по составу и содержанию документов архива организации включают:

1. описи дел;

2. номенклатуры дел;

3. картотеки;

4. исторические справки.

Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел – это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).

Все виды научно-справочного аппарата связаны между собой поисковыми данными документов. Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.

Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации

Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:

подсчета количества документов в архиве;

регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;

заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;

составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Централизованный государственный учет документов – это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:

централизации учета – регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;

унификации учета – преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

динамичности учета – любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отлажено в учетных формах;

полноты и достоверности государственного учета – документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются:

v архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);

v единица хранения;

v отдельный обособленный документ.

Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989г. Составляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.

Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации

Государственному учету подлежат следующие документы:

государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

государственных музеев и библиотек;

научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);

негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.

Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием учетных показателей возникает «учетофобия» - профессиональное «заболевание» архивистов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующей поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.

Справочный аппарат к обзору

Рассмотрим вторую часть обзоров документов – справочный аппарат.

На титульном листе обзора архивного фонда после названия архива указывается тип справочника – обзор фонда, номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составления обзора.

На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следует название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания обзора.

Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии к описи.

В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы.

Характеристика основных групп фондообразователя показывает взаимосвязи в содержании документов и, таким образом, значение и место соответствующих категорий материалов при разработке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть подготавливается по образцу предисловия к обзору фонда.

Заключение

Государственный учет документов АФ РФ заключается в определении их количества в учетных единицах и отражение этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архив. Учет документов обеспечивает организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием.

Учет документов с 1992 г. регламентируется соответствующими нормативными и организационно-распорядительными документами. Это, прежде всего Положения об отделе обеспечения сохранности, госучета и научно-справочного аппарата документов.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводит планомерное комплектовании в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Основу НСА архива составляли описи дел и каталоги, картотеки документальных материалов, исторические справки, обзоры фондов, тематически обзоры.

Основные усилия сектора НСА направляются на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений, указателей.

Список литературы

1. Совершенствование научно-справочного аппарата к документам бывших партийных архивов: Метод. рекомендации. – М., 1994.

2. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.

3. Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. – М., 1994.

4. Основные положения развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. – М., 1981.

5. организация использования документов ГАФ СССР: Пособие для архивистов. – М., 1987.

6. Гост. Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 1998.

7. Автократов В.Н. Общая теория архивоведения // Вопросы истории. – 1973. - № 8.

8. Алексеева Е.В. Архивы и права. – М., 2003

9. Бакалинская Г.Г. О пересмотре отраслевого состава источников комплектования АФ РФ. – М., 2004

10. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. – М., 2003

11. Крайская З.В. Архивоведение. – М., 2004

12. Основные правила работы архивов организаций. – М., 2002

13. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. Архивоведение. – М., 2004

14. Алексеева Е.В. Архивы и права. – М., 2003

15. Дифференцированный подход к описанию документов. Методичсекие рекомендации. – М., 1969. – Вып. 1.