Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.

Содержание:

Введение. 3

1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами. 4

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. 4

1.2. Нормативные документы, используемые для учета расчетов с подотчетными лицами. 9

1.3. Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами. 13

2. Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами. 15

2.1. Выдача и учет подотчетных сумм. 15

2.2. Учет представительских расходов. 18

2.3. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы. 23

3. Учет расчетов с подотчетными лицами. 35

3.1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами. 35

3.2. Аналитический и синтетический учет. 39

3.3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами. 42

Заключение. 46

Список использованной литературы.. 48

Введение

Бухгалтерский учет является неотъемлемой частью жизни любого предприятия. Он представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Эти работники и называются подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1.Своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2.Документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3.Контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

А при недостаточном контроле порядка выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов могут возникать проблемы, как с налогообложением, так и с различного рода проверками.

Поэтому очень важно изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии как можно более детально, чтобы в дальнейшем научиться выявлять недостатки и находить наиболее рациональные пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами.
1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами.

Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами.

 

 

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета. Например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• авансовый отчет;

• приказы о направлении сотрудников в командировки;

• командировочные удостоверения;

• копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

• сметы представительских расходов;

• приказы об утверждении смет представительских расходов;

• оправдательные первичные документы.

 

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерских регистрах:

• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами;

• главная книга;

• иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от формы счетоводства, принятой на предприятии.

2. Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами.

Учет расчетов с подотчетными лицами.

 

Заключение

 

 

Детальное рассмотрение теории учета расчетов с подотчетными лицами показывает актуальность этой ветви бухгалтерского учета. Ведь, как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные. При этом поставщик может не оставить товар у себя на складе, реализуя товары для хозяйственных нужд. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и отсутствие возможности продажи их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы оплачиваются за наличные деньги.

Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии должна быть налажена наилучшим образом. Потому что при не правильной учетной политике возможно допущение серьезных ошибок. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо. В авансовом отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во избежание повторного заполнения данных. Вообще происходит дублирование записей по лицевым счетам, то есть каждый бухгалтер делает разноску, но это издержки книжно-журнальной формы и автоматизированная локальная сеть решит этот вопрос.

Следовательно, можно сказать, что правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль использования денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

Список использованной литературы

 

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете от 21 ноября 1996 № 129-ФЗ (в ред.23.07.1998 и 28.03.2002)

2. Трудовой кодекс РФ от 21 декабря 2001 года. Введен в действие с 1 февраля 2002 года (в ред. 24.07.2002 №97-ФЗ и 25.07.2002 №116-ФЗ)

3. Налоговый кодекс РФ часть первая от 31 июля 1998г. №146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. №117-ФЗ (с изменениями от 30 марта, 9 июля 1999г., 2 января, 5 августа, 29 декабря 2000г., 24 марта, 30 мая, 6, 7, 8 августа, 27, 29 ноября, 28, 29, 30, 31 декабря 2001 г., 29 мая 2002г.)

4. Приказ Минфина РФ от 9 ноября 2001 года №91н «О внесении дополнений в приказ Минфина РФ от 6 июля 2001 года №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»

5. Постановление Правительства РФ от 20 декабря 2002 года №911 « О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства РФ за границей»

6. Приказ Минфина РФ от 15 марта 2000 года №26н (в ред. 01.03.2001) «О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения и порядке их применения»

7. Письмо Минфина РФ от 14 сентября 2001 года №14-04-0б/29 «О порядке применения приказа Минфина РФ от 6 июля 2001 года №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»

8. Приказ Минфина РФ от 12 ноября 2001 года №92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»

9. Письма Минфина РФ от 29 марта 1996 года № 34 «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

10. Письмо Минфина РФ от 27 декабря 1996 года №110 «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран»

11. Постановление Правительства РФ от 1 декабря 1993года №1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территорию иностранных государств» (в ред.21.03.98).

12. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года №62 «О служебных командировках в пределах СССР»

13. Приказ Минфина РФ от 6 июля 2001 года №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»

14. Приказ Минфина РФ от 13 августа 1999 года №57н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»

15. Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

16. Приказ Минфина РФ от 11 июля 2001 года №51н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»

17. Приказ Минфина РФ от 6 июля 2001 года №50н «Об уточнении норм расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц»

18. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2003.-№4.-с.72-78

19. Васильева И.П. О проведении внутреннего бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами // Налоговый вестник.-2001.-№7.-с.143-148, -№8.-с.135-139

20. Веденика Е. Командировка на выставку: проблема учета // Аудит и на-логообложение.-2004.-№2.-с.21-25

21. Волков Н.Г. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет.-2000.-№4.-с.3-9

22. Волкова Л.В. Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников // Главбух.-2003.-№5.-с.47-58

23. Гарнов Д.В. Зарубежные командировки // Консультант.-2004.-№5.-с.22-29

24. Глинистый В.Д. Ответы на вопросы // Налоговый вестник.-2003.-№6.-с.112-118

25. Гущина И.Э. Бухгалтерский и налоговый учет представительских рас-ходов организации.// Новое в бухгалтерском учете и отчетности.-2003.-№23.-с.39-46

26. Загарова Н.А. Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.-2003.-№3.-с.43-44

27. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух.-2003.-№20.-с.36-41

28. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет.- М.: Инфра-М, 2002.-640с.

29. Лытнева Н.А. Учет краткосрочных загранкомандировок // Бухгалтерский учет.-2001.-№22.-с.10-17

30. Смышляева С.В. Как составить авансовый отчет // Консультант.-2002.-№1.-с.43-46

31. Старостин С.Н. О представительских расходах // Консультант.-2002.-№15.-с.50-56

32. Феоктистов И.А. Командировочные расходы. Отражение в Налоговом учете // Главбух.-2003.-№13.-с.44-48

33. Чеботарева З.В. Учет командировочных расходов // Новое в бухгалтерском учете и точетности.-2003.-№5.-с.45-55

34. Шорохова Н.А. Налогообложение доходов физических лиц при командировках за рубеж // Налоговый вестник.-2003.-№10.-с.52-55

 

 

Содержание:

Введение. 3

1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами. 4

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. 4

1.2. Нормативные документы, используемые для учета расчетов с подотчетными лицами. 9

1.3. Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами. 13

2. Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами. 15

2.1. Выдача и учет подотчетных сумм. 15

2.2. Учет представительских расходов. 18

2.3. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы. 23

3. Учет расчетов с подотчетными лицами. 35

3.1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами. 35

3.2. Аналитический и синтетический учет. 39

3.3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами. 42

Заключение. 46

Список использованной литературы.. 48

Введение

Бухгалтерский учет является неотъемлемой частью жизни любого предприятия. Он представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Эти работники и называются подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1.Своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2.Документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3.Контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

А при недостаточном контроле порядка выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов могут возникать проблемы, как с налогообложением, так и с различного рода проверками.

Поэтому очень важно изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии как можно более детально, чтобы в дальнейшем научиться выявлять недостатки и находить наиболее рациональные пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами.
1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами.

Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.

 

 

Подотчетным лицом является физическое лицо, которому были выданы наличные денежные средства. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. В последующем, подотчетное лицо составляет авансовый отчет. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

• представительские расходы.

При выдаче денежных средств организация обязана:

• определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

• получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

• выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работни-ка другому;

• определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

• цель командировки;

• кто направляется в командировку;

• место командировки;

• срок командировки;

• какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;

• условия командировке за пределами России;

• порядок оформления командировки;

• порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

• покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

• осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

• подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

• участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;

• другими аналогичными нуждами.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

• для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

• наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

• командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

• фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

• днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;

• перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;

• организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

• по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. После утверждения отчета руководителем, он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

Многие бухгалтеры сталкиваются с тем, что налоговая инспекция отказывалась считать расходы организации командировками лишь потому, что поездка неправильно оформлена – не составлено командировочное удостоверение. В письме Минфина РФ от 06.12.2002 №16-00-16 /158 говорится, что если организация оформила командировку приказом, то вовсе необязательно выдавать ещё и командировочное удостоверение.

Так же возникают проблемы относительно дней нахождения в командировке. Согласно пункту 4 Инструкции 62, командировка не должна длиться более 40 дней, не считая времени, пока сотрудник находится в пути.

Федеральный Закон от 30.12.2001 №197-ФЗ с 1 февраля 2002 г. ввел в действие новый Трудовой кодекс, положениями которого не регламентирован срок направления работника в командировку по распоряжению работодателя вне места постоянной работы.

Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Очень часто возникают вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

К представительским расходам относят расходы на:

• официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

• проведение официального приема для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;

• транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

• буфетное обслуживание во время переговоров;

• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

 

12345Следующая ⇒

Поделиться: