Приобретение товаров и услуг

Процесс приобретения товаров и услуг включает следующие шаги: опреде­ление потребностей; заказ; получение, проверку и приемку товара; регистрацию.

При рассмотрении системы бухгалтерского учета аудитор должен главным образом обратить внимание на процедуры, чтобы убедиться, что все закупочные сделки, действительно имевшие место, были санкционированы и точно заре­гистрированы, т.е. основные цели контроля — полнота, точность и санкционированность обработки и регистрации сделки соблюдены. Эти цели тесно свя­заны с целями аудиторской проверки, выявляющей полноту, точность и наличие счетов закупочного цикла, в частности, что касается закупок и под­лежащих оплате счетов. Другие процедуры контроля, хотя прямо и не связаны с этими целями аудиторской проверки, также могут заинтересовать аудитора. Например, на основе составленных для руководства списков открытых заку­почных документов на приобретение могут быть составлены отчеты, которые аудитор может использовать, выясняя, имеются ли неучтенные потери по за­купочным обстоятельствам, которые влияют на точность оценки аудитора.

Ниже описываются этапы процесса приобретения товаров и услуг, а также типичные процедуры контроля, применяемые к регистрации сделок.

Определение потребностей. Закупочный цикл начинается с того, что кто-то определяет потребность, причем осуществляться это может по-разному. Вот несколько примеров.

Необходимость пополнения запасов сырья на складе может быть определена каким-то лицом или автоматически, когда запасы сырья достигают уровня, при котором требуется сделать новый заказ, или когда готовится список материалов для заказа на работу. Некоторые компьютеризированные сис­темы могут определить потребность, сопоставив имеющееся сырье и произ­водственные заказы, и сразу предпринять некоторые шаги в плане закупки, например, начать выбирать поставщиков и готовить заказы на закупку. В не­которых сложных системах определение потребностей в сырье и отправка за­каза поставщику осуществляются без вмешательства человека. Компьютер компании связывается непосредственно с компьютером поставщика.

Потребность в определенных товарах и услугах может определяться тем, кто конкретно ими пользуется, и фиксироваться в виде заявки, которая потом подтверждается уполномоченным на это лицом (иногда это и есть сам пользователь), контролирующим работу отдела пользователя или конкретный вид закупок.

Потребность в некоторых услугах, оказываемых на периодической основе одним и тем же поставщиком, таких, как коммунальные услуги, телефонная связь, профилактический ремонт, материально-техническое обслуживание, обычно определяется первоначально и сохраняется неизменной до конца срока договора или до тех пор, пока не принято решение обратиться к другому по­ставщику или отказаться от услуги вообще.

Потребности в специальных услугах, таких, как страхование, реклама, ус­луги юридического консультанта или аудитора, обычно определяют лица, имеющие соответствующие полномочия.

Потребность в основных фондах (основном капитале) обычно определяется в процессе разработки бюджета.

Процедура контроля за подачей заявок, как правило, включает их просмотр и подтверждение уполномоченными на то лицами и учет последова­тельности заранее пронумерованных бланков заявок. Эти процедуры кон­троля предназначены для того, чтобы обеспечить заказ лишь действительно необходимых товаров и услуг, а также получить подтверждение, что все заявки были оформлены заказами. Хотя цель этих процедур ско­рее имеет отношение к процессу принятия решений руководством, чем к фи­нансовой отчетности, они, тем не менее, могут повлиять на некоторые финансовые счета. Например, если нет процедур проверки и подтверждения заявок или они неэффективны, склад может оказаться переполненным, в результате чего товары устареют, а это снизит их цену.

Заказ. На большинстве крупных предприятий поиском поставщиков, веде­нием переговоров и размещением заказов обычно занимаются специально подготовленные агенты, а не сотрудники отдела, использующего поставляе­мую продукцию. Выбор поставщика и контроль за поставками может быть важной процедурой контроля, влияющей как на подлежащие оплате счета, так и на положение с материально-техническими запасами. Выделение заку­пок в отдельную функцию может сэкономить компании средства и усилить контроль за закупками, обеспечив разделение обязанностей.

Когда отдел закупок получает заявку, в первую очередь определяется, сан­кционированы ли количество и вид товара или услуги лицом, имеющим на то полномочия. После этого заявка служит исходным документом для подготов­ки заказа на закупку. В компьютеризированной системе информация из за­явки может быть введена в соответствующие файлы (досье, картотеку по­ставщика, файл цен), чтобы помочь в выборе поставщика, согласовании назначенной цены и контроле за соответствием товара поставщика заказан­ному. После того как собрана вся конкретная информация о закупке, касаю­щаяся срока, способа доставки, характеристики продукта, количества и цены, выпускается заказ на закупку, и вносятся соответствующие изменения в файл открытых закупочных заказов. Заказ на закупку является основанием для того, чтобы поставщик доставил товары или оказал услуги и выставил счет, а также для того, чтобы отдел приемки принял товары. Поскольку заказы на закупку санкционируют заключение сделок, необходимы соответствующие процедуры контроля за ними. Обычно доступ к неиспользованным заказам на закупки ограничен: лица, не имеющие полномочий, не должны осущест­влять закупочную сделку. Поставщик может не знать или не проверить, по­ступил ли данный заказ от лица, имеющего соответствующие полномочия. Это может и не повлиять на финансовый отчет, но вызвать затоваривание или за­купку ненужных товаров.

Предварительная нумерация и последующий контроль за последователь­ностью закупочных заказов помогают обеспечить положение, при котором сотрудники компании имеют информацию о всех закупочных обязательствах. Это необходимо для формирования резервов на случай потерь в связи с за­купочными обязательствами.

Процедуры контроля, направленные на выяснение правильности и санк­ционирования заказов на закупки, обычно включают такие меры, как срав­нение заказов с бланками заявок и проверка подтверждения заказов уполно­моченными на то лицами. Эти процедуры выполняются до направления заказов поставщику. Дополнительная процедура контроля с целью проверки точности заказов может заключаться в предоставлении копий закупочных зака­зов лицам, подавшим заявки, чтобы они проверили соответствие заказа их по­требностям. Закупочные заказы на небольшие или часто повторяющиеся суммы могут подвергаться менее тщательному контролю.

Некоторые товары и услуги не могут проходить через отдел закупок, по­тому что технические или иные требования к ним носят слишком специа­лизированный характер или не могут быть оговорены заранее. Например, страхование недвижимости или страхование от несчастного случая требует анализа степени страхового риска. Анализ и последующие переговоры с неза­висимым страховым агентом или брокером требуют специального навыка и подготовки. Такого рода специализированные закупки должны обсуждаться непосредственно между представителями соответствующего отдела и по­ставщиком. Действия в обход отдела закупок представляют постоянную и порой весьма болезненную проблему для многих компаний из-за противоре­чия между необходимостью соблюдения процедур контроля при централиза­ции всех закупочных операций и устремлениями отдельных пользователей. полагающих, что, имея дело непосредственно с поставщиком, они смогут при­обрести лучший товар или услугу. Конкретные границы между оперативной самостоятельностью и централизацией закупок различаются в каждой фирме, однако даже компании с высокой степенью централизации закупок допускают действия в обход отдела закупок при получении некоторых специализирован­ных услуг. В таких ситуациях процедуры контроля обычно включают следую­щие требования: соглашение должно быть в письменном виде; товары при по­лучении должны быть проверены; пользователь должен подтвердить счет-фактуру.

Получение, проверка и приемка товаров. На многих предприятиях объем по­лучаемых товаров настолько велик, что этим занимается специальное подразде­ление, которое отделено от отделов заказов, закупочного и бухгалтерского. На­личие такого независимого подразделения усиливает контроль над закупками, обеспечивая разделение обязанностей.

При получении товары обычно проверяют на соответствие характеристикам, указанным в заказе на закупку. Количество товара проверяют пересчетом, взве­шиванием или измерением. Чтобы обеспечить независимость лиц, заведующих получением (определением количества товара), на некоторых предприятиях в копии заказа на закупку, направляемой в отдел приемки, не указывается коли­чество товара, а в компьютеризированных системах персонал отдела приемки не имеет доступа к информации о количестве заказанного товара в файле от­крытых заказов. Приемщики, устанавливая качество товаров, проверяют нали­чие повреждений при транспортировке. Проверка поступающих товаров явля­ется важнейшей процедурой контроля с точки зрения руководства. В некоторых случаях может понадобиться лабораторный или технический анализ товаров, чтобы определить, отвечает ли их качество необходимым требованиям. Это предполагает наличие у работников специальных технических знаний и обычно выполняется соответствующим отделом контроля.

Отдел закупок и бухгалтерский отдел уведомляются о получении и при­емке товара. Персонал отдела приемки обычно фиксирует получение товара в отчете о получении, в накладной, поступившей вместе с грузом от поставщика, в копии заказа на закупку. Информация включает название поставщика, дату получения, количество и состояние полученного товара, иногда того, кто доста­вил товар. Документ подписывает лицо, получившее товар. В компьютеризиро­ванной системе приемщик может ввести информацию непосредственно в сис­тему, которая вносит изменения в файл заказов на закупку, фиксируя получение всей партии или части заказанного товара; переносит отчет о полу­чении в файл отчетов о получении, а иногда исправляет файл материально-технических запасов.

Полученный товар, не зафиксированный в закупочном заказе, может быть не принят отделом приемки. Если же он будет принят, то составляют специальный отчет, по которому потом проведут расследование. (Обычно его проводят сотрудники бухгалтерии.) Отчеты о получении независимо от того, готовят ли их вручную или на компьютере, обычно бывают заранее пронумерованы и их последовательность контролируется. Эта процедура кон­троля направлена на своевременное и полное сообщение о полученных товарах. В противном случае могут оказаться заниженными подлежащие оплате счета и расходы или количество товара на складе.

Услуги и некоторые товары принимает не отдел приемки, а непосредственно пользователь. Хотя могут быть предписаны некоторые формальные процедуры представления пользователем отчета о получении, чаще всего в качестве основного документа используется счет-фактура поставщика за товар или услугу.

Регистрация. Средства и обязательства чаше всего регистрируют лица, не имеющие отношения к заказу и получению товара, на основании счета-фак­туры поставщика, соответствующего подтвержденному заказу на закупку, а также на основании доказательств, что товар получен или услуга оказана. В некоторых компьютеризированных системах данные о материально-техни­ческих запасах вносят в отчетность, когда отдел приемки вводит инфор­мацию о получении товара; или же бухгалтерский отдел может занести в отчетность данные о продукции на складе на основании копии отчета о по­лучении товара. Отчеты о получении, не подтвержденные счетами-фактурами, необходимо в конце отчетного периода вносить в отчетность в качестве обя­зательства предприятия за полученный, но незарегистрированный товар.

Неприменение процедур контроля к счетам-фактурам поставщиков сразу же после их получения является обычным недостатком структур контроля, особенно если приходится направлять большое число счетов-фактур для под­тверждения сотрудникам, основные интересы которых лежат в другой сфере. Задержка в регистрации счетов-фактур может в зависимости от системы бух­галтерского учета и соответствующих процедур контроля привести к ошибкам при расчете подлежащих оплате счетов и других издержек, а это, в свою оче­редь, может вылиться в потерю скидок за быструю оплату. (Большое число неподтвержденных счетов-фактур или отчетов о получении, которые не были подтверждены и зарегистрированы, может свидетельствовать о сбоях, ошибках или задержках в процедурах обработки и подтверждения счетов-фактур.)

В системе, где документация ведется вручную, счета-фактуры при полу­чении могут быть занесены в специальный реестр, который впоследствии будут просматривать на предмет выявления счетов-фактур, не переданных в бухгалтерию для обработки. В компьютеризированной системе счета-фактуры могут не нуждаться в конкретном подтверждении, но их могут регистриро­вать на основании соответствующих заказов на закупку и свидетельств того, что отчеты о получении соответствуют заказам на закупку. Затем счета-фактуры будут проверяться по файлу отчетов о получении; счета-фактуры, оказавшие­ся не подтвержденными, будут зарегистрированы особо и внесены в файл временно не подтвержденных счетов-фактур.

После того как получено разрешение на регистрацию счетов-фактур, сделки регистрируют вручную или в компьютерном реестре закупок, затем подводится итог и заносится в отчетность. Прежде чем зарегистрировать сделку (вручную), служащий обычно перепроверяет цифровые данные счетов-фактур и сравнивает их с суммами на заказах на закупки. Проверяется и фиксируется классификация счетов (иногда первоначально классификация счета помечается на заказе на закупку), для подтверждения правильности классификации сделок проводятся выборочные процедуры контроля, чтобы убедиться, что счета-фактуры зарегистрированы своевременно. Эти процедуры включают проверку файла отчетов о поступлении.

Процесс санкционирования регистрации счетов-фактур может быть проверен и подтвержден контролерами. Иногда это может происходить при выписывании и подписании чеков на оплату. Иногда проверка и подтверждение контролерами затрагивают лишь типичный образец счета-фактуры постав­щика или конкретный вид счета-фактуры (как правило, на предприятиях, имеющих большой объем сделок на небольшие суммы и эффективные проце­дуры контроля.)

Процедуры контроля файла (досье, картотека) заключаются в первую оче­редь в проверке соответствия подлежащих оплате счетов в регистрах аналити­ческого учета синтетическим счетам. Если на предприятии не ведутся регистры аналитического учета подлежащих оплате счетов (как в некоторых случаях, когда документация ведется вручную), то контролер проверяет соответствие всех неоплаченных счетов-фактур контрольному расчету подлежащих оплате счетов. Контролируется соответствующим образом и исправление ошибок, вы­явленных в ходе проверки.

Обязанности лиц, подтверждающих счета-фактуры, следующие: регистрация подлежащих оплате счетов и поступления товара на складе; контрольные расчеты; проверка и исправление ошибок; повышение эффективности процедур контроля.

Оплата товаров и услуг

Цель процедуры контроля процесса выплаты денег — не допустить несанкционированных выплат. Любая выплата должна быть тщательно зареги­стрирована. Невостребованные чеки должны быть выявлены и уничтожены. Другие процедуры, больше относящиеся к процессу принятия руководящих ре­шений, чем к ведению финансовой отчетности, направлены на оптимальное выполнение всех финансовых обязательств предприятия в плане взаимоотно­шений с поставщиками и оборота денежных средств, включая получение всех возможных скидок за своевременную оплату.

Для предотвращения несанкционированных выплат все заявки на выплату должны быть утверждены, а счета-фактуры и документы о получении унич­тожают после подписания соответствующих чеков, дабы предотвратить их вторичное использование для выплаты. Процедуры контроля в этих целях могут быть компьютеризированы или выполняться вручную; их эффектив­ность повышается разделением обязанностей между теми, кто выписывает чеки, и теми, кто представляет заявку на выплату. Подписывающий чек должен иметь в момент подписания доказательство того, что выплата санкциониро­вана. 6 компьютеризированных системах можно заблокировать возможность напечатания чека в случае, если счет-фактура не подтверждается данными файла о соответствующих закупках.

Процедуры контроля требуют защиты до­ступа к денежным средствам. Лицо, подписывающее чеки, обязано переда­вать их по инстанции таким образом, чтобы закрыть доступ к ним сотруд­никам, санкционирующим и оформляющим выплату; неиспользованные чеки должны быть защищены от доступа посторонних, а испорченные — должны быть уничтожены или аннулированы.

Если число служащих невелико и один и тот же сотрудник выполняет обязанности, не совместимые с точки зрения строгого внутреннего контроля, то контроль можно усилить, вводя специального контролера. Например, иногда один и тот же сотрудник регистрирует выплату поставщикам и выписывает чеки. В этом случае контролер, подписывающий чеки, может потребовать, чтобы чеки подавались ему на подпись вместе с подтверждающими документами. Он также может поручить другому сотруднику аннулировать все подтверждаю­щие документы и отослать чек непосредственно поставщику.

При расчетах с кредиторами и операциях с кассирами — хранителями подот­четных сумм следует выписывать персональные чеки, а не чеки на предъявителя. Выписка их уменьшает вероятность несанкционированной передачи и обеспе­чивает подтверждение их получения тем, кому они предназначены.

Возможна и такая процедура контроля, как подписание чека двумя лицами. Но она эффективна лишь в том случае, если каждый подписывающий незави­симо от другого проверяет чеки и подтверждающие документы. Хотя двойная подпись, если эту процедуру применять со всей ответственностью, обеспечивает эффективный контроль, подписание чека одним служащим после тщательного изучения подтверждающих документов представляет большую гарантию защиты, чем иллюзорный контроль с двумя подписями, когда каждый может положиться на другого, который также не выполнит нужной проверки.

Применение процедур контроля, направленных на обеспечение своевременной уплаты всех обязательств предприятия с целью получения скидок, установления хороших взаимоотношений с поставщиками и полдержания на высоком уровне кредитоспособности предприятия, относится больше к процессу принятия ре­шений руководством, чем к финансовой отчетности. Своевременность выплат обеспечивается периодической проверкой не подтвержденных отчетов о полу­чении счетов-фактур и контролем за подлежащими оплате счетами.

Полнота и точность регистрации выплаты контролируются предварительной нумерацией чеков, ведением подробного журнала чеков, проверкой последо­вательности заносимых в журнал чеков, сопоставлением возвращенных банком оплаченных чеков с журналом чеков с целью контроля за состоянием налич­ности в банке. После выяснения причин неуплаты по чекам выплата в банке приостанавливается и расчеты уточняются: либо вносят изменения в первона­чальные записи в документации, либо делают определенную запись на отдель­ном счете обязательств предприятия.

Контроль за процессом выплаты денег обеспечивает лицо, подписывающее чек. С этой целью проводится анализ подтверждающей документации, выверка банковских счетов, сопоставление и проверка пробного баланса подлежащих оплате счетов.

Возврат товаров поставщику

Все кредиты, причитающиеся предприятию в связи с возвратом товаров или договоренностью о скидках, по сути своей относятся к приходу, однако регистрируются они обычно иначе, о чем и будет сказано ниже. В связи с этим важно, чтобы все рекламации контролировались соответствующим образом, хотя, как правило, они встречаются редко. Многие компании применяют собст­венные процедуры обработки приходных документов.

Товары, возвращаемые в счет кредита, должны быть подготовлены для от­правки поставшику; транспортный отдел обычно применяет процедуры уведом­ления бухгалтерии и отдела закупок, когда товары возвращают поставщику. Могут быть использованы методы и процедуры, аналогичные тем, что исполь­зуются при сбыте. Например, требование, чтобы все документы (предположим, накладные), необходимые для доставки и подтверждающие материалы, сопровож­дались приходным документом, имеющим соответствующий порядковый номер. Его обычно готовит отдел закупок, а регистрируют в журнале приходных доку­ментов бухгалтерии.

Аналогичным образом обычно осуществляется контроль за рекламациями, свя­занными с доставкой товаров.

Когда от поставщика поступает платежный документ, его сопоставляют с соответствующим товарным документом, например, с накладными и другими имеющими к этому отношение документами. Количество возвращенного то­вара, цены, сроки, фамилия поставщика, отсрочки, обоснование — все это проверяют сотрудники, не имеющие отношения к контролю за хранением, до­ставкой и закупкой. Если компания применяет формальные процедуры обра­ботки приходных товарных документов, то кредиты и рекламации часто сразу же вычитают из суммы следующей выплаты поставщику, не дожидаясь его платежного документа.

Все возвраты товара, скидки и изменения, в отношении которых не приме­няются описанные выше процедуры, подвергаются другой процедуре с целью уведомить бухгалтерию и отдел закупок о рекламации или иной претензии. По­скольку нет надежных средств контроля за такой процедурой, то владеющих со­ответствующей информацией сотрудников компании периодически опрашивают о наличии неоплаченных рекламаций или обязательств.

Стратегия аудита

 

Стратегия аудита для каждого вида счетов и класса сделок в закупочном цикле основана в первую очередь на оценке аудитором возможности и вероятности ошибок при внутреннем контроле с точки зрения конкретных целей аудита и соображений эффективности.

Цели аудита закупочного цикла следующие:

Полнота

• Подлежащие оплате счета представляют все суммы, которые должно предприятие по закупке товаров и услуг на дату составления баланса.

• Все товары или услуги, которые приобретены за период, охватываемый финансовыми отчетами, за вычетом возвратов, отражены в финансовых отчетах.

Точность

• Закупочные сделки основаны на правильных ценах и количествах, точно подсчитаны и распределены в Главной книге и в ресконтро-регистре подлежащих оплате счетов.

• Счета-фактуры правильно подсчитаны и занесены в ресконтро-регистр подлежащих оплате счетов.

• Данные ресконтро математически правильны и согласуются с Главной книгой.

Существование (наличие)

• Зарегистрированные подлежащие оплате счета содержат суммы, которые должно предприятие на дату составления баланса.

• Предмет зарегистрированных закупочных сделок — товары или услуги, действительно полученные за финансовый год.

Ограничение учетного периода

• Закупочные сделки, подлежащие оплате счета, возврат зарегистрированы за соответствующий период.

Оценка

• Подлежащие оплате счета и платежная ведомость отражают все суммы, которые должно предприятие.

• Зафиксированы все расходы и убытки за отчетный период, включая не­реализованные потери (убытки) из-за невыгодных обязательств по закупкам.

Права и обязательства

• Подлежащие оплате счета являются юридическими обязательствами предприятия на дату составления баланса.

Предоставление и отражение

• Подлежащие оплате счета и расходы правильно описаны и классифицированы в финансовых отчетах.

• Правильно отражена возможность убытков в соответствии с обязатель­ствами по закупкам.

Аудитор достигает этих целей, проводя проверки на существенность или объединяя их с проверкой внутренних структур и процедур контроля. Часто ау­дитор проверяет процедуры контроля на предприятии, чтобы удостовериться, что они разработаны и действуют эффективно. Это дает ему возможность значительно сократить масштабы проверок на существенность, направленных на выявление полноты, точности и наличия. Что касается других целей ау­дита (кроме итога), аудитор достигает их, проводя проверки на существен­ность, а также оценивая степень вероятности ошибок, и систему бухгалтер­ского учета. Например, если аудитор знает о колебании курса иностранной валюты, он может уделить особое внимание такой цели аудита, как " оценка" счетов, подлежащих оплате в иностранной валюте.

Обычно аудитор считает полезным проведение проверок на существенность для определения соответствия учетному периоду, особенно если клиент не установил в этом отношении соответствующие процедуры контроля. Если руководство предусмотрело специальные процедуры контроля, направленные на правильное подведение итога в конце года, аудитор может решить проверить их вместе с другими мероприятиями по проверке структур и процедур контроля

Более вероятно, что обязательства (долги) могут быть занижены или отсут­ствовать в счетах, чем преувеличены, потому что балансовые счета состоят из пунктов, которые были тщательно рассмотрены и подтверждены, прежде чем их зарегистрировали, и любая попытка улучшить данные финансового отчета может отразиться в этом процессе. Поэтому аудиторские процедуры для закупочного цикла в значительной степени сосредотачиваются на поиске признаков заниженных обязательств (долгов), хотя не следует пренебрегать и возможностью обнаружить и завышение.

 

При проведении аудита средств в расчетах используются данные: бухгалтерского баланса и приложенные к нему материалы по инвентаризации; проверяются договоры, контракты, расчетно-платежные документы, данные синтетического и аналитического учета по ведомостям аналитического учета и журналам - ордерам.

Аудит расчетных операций включает в себя проверку счета №60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а также других счетов.

При проверке расчетных операций, прежде всего, проверяется приказ об учетной политике и рабочий план счетов, а также имеются ли расчеты в иностранной валюте, сколько таких контрактов, в какой валюте, срок действия контрактов. Расчеты в иностранной валюте учитываются и проверяются отдельно, как правило, на отдельных субсчетах или аналитических счетах расчетов.

Проверке подлежат также все договора, заключенные с поставщиками и подрядчиками. Даются ответы на основные вопросы:

1. Когда и в каком режиме производится оплата?

2. Какие санкции предусмотрены в случае невыполнения одной из сторон своих обязательств?

3. Прописана ли процедура по предъявлению совместных претензий?

4. Как прописаны соответствующие услуги? И т.д.

 

При проведении аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками выделяются следующие общие требования:

1. Анализируется кредитовая задолженность с момента ее возникновения. При проверке суммы проверяются на соответствие данным бухгалтерской отчётности и данных, полученных в ходе проверки.

2. Проверяется правильность востребования кредиторской задолженности с момента поступления товаров предприятию в течение трех месяцев после их отражения в бухгалтерском учёте. Проверяется правильность оформления дел по взысканию кредиторской задолженности через арбитраж и сумма понесенных расходов по взысканию просроченной задолженности.

3. Все виды задолженности определенные по срокам их возникновения тщательно изучаются с точки зрения основания их возникновения (проверяются договора, контракты, платежные документы, акты сверки взаиморасчетов, дополнительные соглашения, письма – подтверждения, факсы, переписка по договорам, оформленные претензии, справки-расчеты и сообщения налоговым органам и др.). После этого, проверяется, в какой валюте имеется задолженность, и как она была отражена первоначально. Затем проверяются паспорта сделок, карточки и договора деклараций по таможне, счета-фактуры, извещения банка, выписки банка. Выявленные суммы расхождений по всем договорам отражаются в аудиторском заключении по виновным лицам и исполнителям, по каждому договору отдельно. Затем просчитывается общий размер потерь от каждого договора отдельно и в целом по предприятию.

4. При проверке текущей задолженности все суммы, не оплаченные в срок согласно договору, проверяются путем проведения встречных проверок с поставщиками. Бездокументарные операции проверяются на правильность их отражения в регистрах бухгалтерского учета согласно акта, затем они сторнируются и записываются по платежным документам, товарно-транспортной накладной, счетам-фактурам и в регистры бухгалтерского учёта.

5. Составляется ведомость по просроченной кредиторской задолженности, по каждому поставщику.

6. Проводится инвентаризация расчетов поставщиками и подрядчиками. В случае отсутствия акта у предприятия аудитор обязан провести встречную проверку с теми организациями, по которым имеются большие суммы не произведенных расчетов. Все числящиеся по учету суммы кредиторской задолженности подтверждаются путем переписки (направлений писем, запросов) поставщикам, на основании которых затем составляются акты сверки и к которым прилагаются письма-ответы.

7. Затем проверяется порядок ведения реестров по поступившим и выбывшим тварно-материальным ценностям.

 

Форма расчетов между плательщиком и получателем средств определяется договором или соглашением. При этом предприятия по общему согласию могут проводить зачеты взаимной задолженности, минуя банки. В этом случае в банк представляется поручение на незначительную сумму.

При проверке расчетов с поставщиками и подрядчиками необходимо выяснить документальную обоснованность произведенных операций, убедиться в подлинности документов и правильности их оформления.

В отличие от предыдущего новым Планом счетов 2001г. не предусмотрены специальные синтетические позиции для учета расчетов по авансам выданным и авансам полученным. Теперь авансы, выданные торговым контрагентам, должны учитываться на счете 60 " Расчеты с поставщиками и подрядчиками". В аналитическом учете расчеты по авансам подлежат обособлению.

Авансирование не является ни формой, ни видом расчетов. Кроме того, аванс может быть перечислен не только по торговым, но и по любым иным видам расчетов. Поэтому признано целесообразным рассредоточить авансы по синтетическим счетам, заведенным для конкретных форм и видов расчетов, и не использовать для их учета отдельные синтетические позиции.

Вместе с тем исключение из Плана счетов специальных синтетических счетов для учета расчетов по авансам не должно рассматриваться как некое ослабление внимания к контролю за состоянием данного объекта учета. С точки зрения финансовой дисциплины представляется чрезвычайно важным вести постоянное наблюдение за поступающими и перечисленными авансами, своевременно погашать эти суммы, не допускать " зависания" их в балансе. Значение информации о полученных и выданных авансах для бухгалтерской отчетности не снижается. Она по-прежнему представляет ценность для анализа платежеспособности организации и ликвидации ее баланса. В связи с этим такая информация должна обособленно раскрываться в бухгалтерской отчетности (если не в бухгалтерском балансе, то в пояснительной записке к нему).

В соответствии с Указом Президента РФ от 20 декабря 1994г. N 2204 " Об обеспечении правопорядка при осуществлении платежей по обязательствам за поставку товаров (выполнение работ или оказание услуг)" установлено, что к важнейшим основам правопорядка при осуществлении сделок на поставку товаров (выполнение работ или оказание услуг) относятся соблюдение формы договора, полнота и своевременность исполнения обязательств сторонами соответствующих договоров вне зависимости от срока договора. Сделки, осуществляемые сторонами умышленно без соблюдения установленной Гражданским кодексом РФ формы, не в полном объеме или несвоевременно, являются ничтожными.

Аудитор при проверке должен обратить внимание на следующее:

- имеются ли договоры на поставку продукции (выполнение работ, услуг) и правильность их оформления;

- при наличии кредиторской задолженности необходимо установить дату возникновения и причину образования;

- имеется ли задолженность с истекшим сроком исковой давности, принимаются ли меры к ее взысканию;

- обоснованность выданных авансов;

- правильность ведения аналитического учета по счету 60, правильность составления бухгалтерских проводок по счету 60;

- соответствие записей аналитического учета записям в журнале-ордере по расчетам с поставщиками и подрядчиками, главной книге и балансе (при журнально-ордерной форме учета);

- при поступлении товарно-материальных ценностей, на которые не получены расчетные документы, необходимо проверить, числятся ли эти поступившие ценности как оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со складов поставщиков и не числится ли стоимость этих ценностей как дебиторская задолженность;

- осуществлялась ли инвентаризация расчетов (необходимо просмотреть результаты и, если необходимо, провести встречную проверку расчетов);

- полноту оприходования материальных ценностей. Необходимо сопоставить данные об их количестве и стоимости по платежным документам с данными документов на их оприходование (счетов, товарно-транспортных накладных) и показателями аналитического учета, отчетов движения продуктов и материалов;

- правильность установления цен на материальные ценности: соответствуют ли они ценам, указанным в договорах поставки;

- правильность списания затрат с кредита расчетов с дебиторами и кредиторами на себестоимость продукции (работ, услуг);

- предъявлялись ли штрафные санкции поставщикам при нарушении договорных обязательств;

- правильность отражения операций при оплате векселями;

- предъявлялись ли претензии поставщикам и подрядчикам в случае несоответствия цен и тарифов, обусловленных договорами; несоответствие качества стандартам или техническим условиям, за брак и простои, возникшие по вине поставщиков или подрядчиков;

- наличие зарубежных поставщиков, осуществляющих поставку материалов за иностранную валюту. Необходимо уточнить, как ведется учет курсовых разниц, и как эти курсовые разницы списывались, а также выяснить, производился ли пересчет остатков по счету 60 на первое число соответствующего квартала.

 

⇐ Предыдущая12

Поделиться: