Понятие коллегиального решения

Введение

Процесс принятия группового решения тесно связан с проблемой лидерства и руководства, потому что принятие решения - одна из важных функций руководителя, а организация группы для принятия такого решения - особенно сложная функция. В современных условиях, когда деятельность групп активизируется во многих звеньях общественного организма, эта проблема приобретает особую актуальность. Не только в социальной психологии, психологии управления, но и в повседневной практике разработаны различные методы принятия групповых решений, и дело науки - выявить в полной мере их возможности, оценить их эффективность и применимость в различных конкретных ситуациях. Более подробное рассмотрение управленческих аспектов процесса принятия группового решения будет способствовать повышению качества групповых решений и сплоченности коллективов, более эффективной деятельности групп.

Одним из видов групповых решений является разработка коллегиальных решений, имеющих свои особенности, достоинства и недостатки. В контрольной работе будет проведен анализ организации на предприятии коллегиальных решений.

Теоретическая часть

Коллегиальные органы

При использовании различных типов организационных структур важное значение приобретают коллегиальные формы работы. Это комитеты, целевые рабочие группы, комиссии, советы, коллегии. Разумеется, эти формы не представляют собой какого-либо обособленного типа структуры. Они могут быть постоянными или временными, иметь неодинаковый статус, уровень предоставляемых полномочий и выполнять разные задачи в организации. Коллегиальные органы нередко наделяются полномочиями принимать определенные решения, осуществлять руководство (или передавать полномочия по осуществлению руководства). Известна практика образования таких органов для выполнения совещательных функций, т. е. представления руководителю любого уровня обоснованного мнения по тому или иному вопросу. Рассмотрим подробнее вопросы организации их деятельности и уровня полномочий.

1. Коллегиальный орган информационного характера. На совещаниях этого органа осуществляются контакты между руководителями подразделений. Их общий руководитель информирует участников совещания о сложившейся ситуации, о принятых и намечаемых решениях. В результате могут быть уточнены методы реализации решений. Органы информационного характера бывают необходимы, прежде всего, на высших уровнях управления. Использование их на низших уровнях служит для улучшения взаимопонимания, в частности между специалистами (или работниками функциональных подразделений) и линейными руководителями. Деятельность такого органа призвана привести к усилению связей и улучшению личных взаимоотношений.

2. Коллегиальный совещательный орган. Такой орган (комитет, экспертный совет и т. п.) может иметь задачу изучить какую-либо проблему и представить заключение о ней. Он не заменяет, а дополняет деятельность имеющихся в организации специалистов-экспертов. Следует при этом различать органы, занимающиеся исследованиями, и органы, которые пользуются проведенными исследованиями для составления своего заключения. Совещательный орган может осуществлять деятельность при помощи специалистов или экспертов, когда оказывается возможным объединить их знания по определенной сложной проблеме. Встречаются случаи, когда руководитель организации собирает некоторое число специалистов, работающих в совещательных и штабных службах, для коллегиальной работы. При этом рассматриваемый вопрос отличается сложностью и требует знаний различных специалистов, а орган может выполнять некоторую координирующую роль.

. Коллегиальный орган, уполномоченный принимать решения. Такого рода орган может быть использован при отсутствии линейного руководителя для выполнения данной функции, а также для оказания помощи линейному руководителю в принятии особо важных решений. Например, существуют комитеты по принятию решений по вопросам общей политики организации. Такой орган возглавляется высшим руководителем организации, а входящие в него руководители важнейших подразделений и эксперты играют весьма активную роль.

. Коллегиальный орган, осуществляющий контроль. Такое организационное звено выполняет по отношению к руководителям главным образом роль органа, дающего разрешение на принятие решений, соответствующих определенным требованиям. Он же осуществляет контроль за выполнением этих решений. Деятельность коллегиальных органов может охватывать различные направления деятельности организации: 1) решения, относящиеся к общей стратегии и политике; 2) акты управления и административные действия; 3) непосредственную исполнительскую деятельность, реализующую принимаемые решения [4].

Стратегии выработки коллегиального решения

Существо принятия решения в группе заключается в переходе от индивидуальных решений, принимаемых каждым ее членом, к коллективным, выражающим точку зрения группы в целом. Можно выделить несколько типов подобного перехода, так называемых стратегий выработки коллегиального решения. В первую очередь это стратегия простого большинства, т. е. принятие решений простым большинством голосов. Достоинствами данной стратегии являются ее простота и очевидность: решение соответствует предпочтениям большинства членов группы. Не столь очевидны недостатки данной стратегии. Мнение меньшинства здесь совершенно не влияет на выбор, хотя известно, что новые идеи часто рождаются как раз у немногих людей. К тому же в стратегии простого большинства отсутствует согласованность предпочтений альтернативы у отдельных лиц. Разные члены группы могут принимать одно и то же решение по совершенно разным мотивам, и выбор, а, следовательно, и уровень риска, будет далек от рационального.

Второй путь выработки коллегиального решения - стратегия суммирования рангов. Суть данной стратегии проиллюстрируем на примере. Предположим, что решение, сопряженное с риском, принимается малой группой, состоящей из трех лиц. Возможны четыре альтернативных решения: а1, а2, аз, а4. Прежде всего, производится ранжировка - выстраивание в порядке предпочтения решений каждым членом группы. Ранги по каждому решению складываются так: по a1 это будет 4+3+1=8, по а2 - 3+2+2=7, по а3 - 1+1+4=6, по а4 - 2-1-4+3=9. Групповое решение соответствует той альтернативе, у которой сумма рангов оказывается наименьшей. В данном примере это решение а3.

Третий путь выработки коллегиального решения - стратегия минимизации отклонений. Суть ее состоит в том, чтобы сделать как можно меньше отклонения между предпочтением группы и индивидуальными решениями ее членов.

Еще одним вариантом стратегии коллегиального решения является стратегия оптимального предвидения. Суть ее состоит в том, что коллегиальное решение позволяет учитывать индивидуальные предпочтения. А именно: предпочтение между любыми парами альтернатив, сделанное на основе группового решения, должно соответствовать действительному предпочтению. Предположим, при разработке нормативных документов группой принято решение о том, в каком случае руководители могут пойти на некоторый риск, а в каком - нет. Стратегия сделанного группового выбора признается наилучшей, если руководители в своих действительных решениях следуют намеченному выбору как можно чаще.

Руководителю следует знать об этих стратегиях и при решении конкретной задачи, учитывая специфику группы, выбирать один из них или комбинировать, чтобы максимально повысить качество принимаемого коллегиального решения [4].

Практическая часть

Презентация

Слайд 1
Слайд 2
Слайд 3
Слайд 4
Слайд 5
Слайд 6
Слайд 7
Слайд 8
Слайд 9
Слайд 10
Слайд 11
Слайд 12
Слайд 13
Слайд 14
Слайд 15

Этап 1. Постановка проблемы

Внутренняя структура проблемы:

Предмет проблемы - качество обслуживания клиентов.

Объект проблемы - Костромской филиал ОАО «Альфастрахование».

Субъект проблемы - эксперты Костромского филиала ОАО «Альфастрахование».

Связи проблемы - имидж компании, прибыль компании.

Цель решения проблемы - улучшение качества обслуживания клиентов страховой компании, привлечение новых клиентов, получение прибыли.

Диагноз проблемы

Не во всех страховых компаниях понимают, что обслуживание клиентов - это, по сути, продажи. Потому, что хорошее обслуживание заставит клиента приходить чаще и покупать больше. Одна из главных проблем заключается в том, что менеджеры не желают рассматривать обслуживание клиентов как маркетинговую стратегию. Многие склонны считать его чем-то вроде послепродажного обслуживания, относящегося к совершенной сделке, а не к будущим продажам.

Исследования показывают, что для многих компаний повышение качества сервиса становится более эффективным инструментом увеличения объема продаж и прибыли, чем маркетинг, продвижение или реклама.

В последние годы страхователи начали подходить к выбору страховой компании намного осмотрительнее. Если раньше приобретение полиса было шагом, к которому обязывало законодательство либо договоры кредитования, то сейчас клиенты, осознавая важность страхования, хотят получить максимум информации о приобретаемой услуге. Они не просто покупают полис, они ожидают поддержки в случае непростой ситуации. Клиенты ценят личный подход и внимание.

Критерием качества обслуживания страхователей принято считать отсутствие жалоб с их стороны.

Особенности проблемы

В настоящее время решение проблемы осложнено высоким спросом на страховые услуги. В результате этого при большом потоке клиентов образуются очереди, не хватает времени, чтобы качественно их обслуживать.

Наиболее предпочтительной является ситуация, когда представитель страховой компании может спокойно общаться с каждым клиентом без состояния спешки, очереди и т.п.

В данной проблеме затронуты интересы страхователей (хотят, чтобы их обслуживали на высоком уровне), страховщиков, компании в целом (плохая работа одного филиала наносит ущерб имиджу всей компании)

Как можно решить проблему?

Одной из возможных стратегий решения проблемы является разработка комплекса мер, направленных на координацию взаимодействия между страховщиками и страхователями, улучшение сервиса.

Идеальным результатом является отсутствие жалоб со стороны клиентов.

Действия

Ожидаемыми результатами являются:

- повышение удовлетворенности клиентов обслуживанием в страховой компании;

- рост числа клиентов;

- рост объемов продаж;

- рост числа постоянных клиентов.

Конкретные меры:

- введение системы записи на прием по времени;

- консультации по телефону;

- реклама страхования через Интернет;

- расширение филиала путем набора дополнительных сотрудников.

Прогнозируемые последствия:

- улучшение сервиса;

- отсутствие жалоб со стороны клиентов;

- рост объемов продаж;

- рост прибыли.

Структура проблемного поля

Наименование уровня	Характеристика уровня
1. Внутренняя структура проблемы (Что? )	Жалобы со стороны клиентов на качество обслуживания
2. Требуемые средства (ресурсы) (Для чего? )	Введение система записи на обслуживание по телефону → отсутствие очереди на обслуживание → более качественное консультирование → улучшение качества обслуживания → отсутствие жалоб со стороны клиента → повышение имиджа фирмы → рост продаж → рост прибыли
3. Действия по разрешению проблемы (Как? )	Комплекс мероприятий по улучшению качества обслуживания в страховой компании
4. Сроки решения проблемы	Решить проблему предполагается в течение шести месяцев с момента ее обнаружения
5. Ответственные лица	Руководитель филиала

Заключение

Коллегиальное принятие решений - это выбор, который осуществляется группой из нескольких альтернатив в условиях взаимного обмена информацией при решении общей для всех членов группы задач.

Как правило, решения принимаются руководителем организации по согласованию с ведущими топ-менеджерами и специалистами, коллегиально. Так происходит в большинстве компаний. Руководитель делегирует параллельные полномочия или использует прием обязательного согласования, что в распорядительных документах прописывается: как «согласовано». При обязательных согласованиях ответственность за принятие значимых решений частично возлагается на руководителей, принимающих на себя такие полномочия. Параллельные полномочия увеличивают ответственность и права руководителей, а решение становится коллективным.

Анализ практики принятия в организациях коллегиальных решений показал, что при принятии сложных, многоаспектных решений роль оценочных суждений специалистов, профессионально владеющих проблемами, по которым принимается решение, значительно возрастает.

Таким образом, к успеху приводит оптимальное сочетание опыта и знаний высококвалифицированных специалистов-экспертов и искусства руководителя правильно понять и оценить ситуацию и принять подчас единственно верное решение.

Введение

Теоретическая часть

Понятие коллегиального решения

Эффективность управления организацией в современных условиях в значительной степени определяется процессами принятия менеджером управленческих решений. Сложность этой проблемы объясняется разными причинами: многочисленностью и разнообразием реальных управленческих ситуаций, отличием объектов, в отношении которых приходится принимать решения; и наконец, индивидуально-нейрологическими особенностями субъектов управления.

В психологической литературе встречаются различные трактовки термина «принятия решения»: как выбор цели, средств деятельности, а также программы действий данными средствами для достижения поставленной цели; как формирование плана или программы, в соответствии с которой будет происходить последовательность действий; как выбор альтернатив, поиск ответов на ряд вопросов; как формирование последовательности действий для достижения цели на основании определенной исходной информации.

Таким образом, принятие менеджером управленческого решения можно определить как волевой акт формирования последовательности действий, ведущих к достижению целей, который включает в себя: этап подготовки, этап поиска и принятия на основе выбора из альтернатив, этап реализации.

Этап подготовки заключается в выявлении и осознании менеджером управленческой проблемы, четком формулировании задания, которое необходимо выполнить.

Этап поиска и принятия на основе выбора альтернатив - это всестороннее рассмотрение и анализ менеджером возможных альтернатив, путей, способов решения управленческой проблемы, выбор целесообразного в данной конкретной ситуации способа решения проблемы с анализом и аргументацией основных факторов, которые обусловили именно такой выбор.

Этап реализации характеризуется процессом доведения менеджером выбранной альтернативы до исполнителей и окружения, организацией исполнения и контроля за исполнением решения.

Анализируя основные виды управленческих решений в организации, их можно разделить на индивидуальные и коллегиальные.

Выбор того или иного вида решение определяется характером существующей проблемы. Руководитель, как правило, принимает индивидуальные решения при решении простых текущих задач, связанных с обычной ситуацией [3].

Коллегиальное решение - это решение, принятое группой руководителей и специалистов.

Коллегиальные решения обычно принимаются на деловых совещаниях и во время работы комиссий ведущими руководителями и специалистами. На таких совещаниях уже существует известный баланс сил, что значительно влияет на результат управления, решение. Так, расстановка сил может быть такова, что приоритет принятия решения может иметь один или два руководителя, хотя формально решение принимается коллегиально. Это недостаток коллегиальных решений. Поэтому руководители обращаются к экспертам, которые могут помочь им в принятии важных решений. Подобные решения принимаются в том случае, если привлекается группа специалистов: внешние аудиторы или сотрудники штабных служб организации. Например, для решения спорного вопроса, руководитель может привлечь юридическую службу, а для разработки стратегического плана воспользоваться услугами группы аналитиков. Может быть сформирована экспертная комиссия с привлечением внешних экспертов в области качества или финансового аудита [2].

Конкретными организационными формами коллегиального принятия управленческих решений могут быть:

- оперативное совещание администрации;

- заседание творческой группы;

- рабочая встреча членов проекта;

- собрание коллектива и др.

Формами коллегиального генерирования новых идей могут стать такие нерегламентированные типы взаимодействия, как:

- коллективные обсуждения;

- «мозговой штурм»;

- деловые игры и др.

К положительным характеристикам коллегиальных форм принятие управленческих решений относятся:

- рост интеллектуального, творческого потенциала участников взаимодействия;

- повышение вероятности раскрытия новых аспектов, ракурсов анализа проблемы и альтернативных способов ее решения;

- обеспечение большей важности принятия решений;

- активизация инициативности работников;

- рост ответственности работников за выполнение решения.

К дополнительным трудностям, которые возникают в процессе использования коллегиальных форм, относятся:

- усложнение организационной работы (поиск подходящего помещения, согласование времени встречи, составление плана совещания и т.п.);

- потребность в дополнительной подготовке руководителя для четкого изложения своей позиции;

- необходимость прогнозирования возможных споров между участниками взаимодействия при обсуждении самых острых вопросов;

- потребность в предварительной подготовке проекта коллегиального решения и продумывании процедуры его обсуждения;

- необходимость подготовки руководителя к деловому общению в условиях конфликтных ситуаций, поскольку вероятность их при коллегиальных способах принятия управленческих решений значительно возрастает [8].

На эффективность работы коллегиальных органов управления влияет ряд факторов:

1. Продолжительность заседания. Не должна превышать одного академического часа. На практике ввиду отсутствия культуры общения, культуры речи и мышления, общей культуры проведения заседания затягиваются. Часто время «крадут» те участники, кто хочет покрасоваться, продемонстрировать свой ум, независимость суждений и т. п.

2. Состав обсуждаемых вопросов. При тщательном отборе состава вопросов, выносимых на коллегиальное обсуждение, можно сократить их количество в два-три раза. На коллегиальное обсуждение должны выноситься вопросы, действительно требующие коллегиального обсуждения.

. Количество и состав участников. Численность группы должна находиться в пределах 5-10 человек. Участники заседания должны уметь играть следующие психологические роли:

- председатель: терпимость к чужим решениям и мнениям, толерантность; знание участников группы, «общее руководство»;

- ускоритель решений: контролирует содержательный аспект совещания; легко совмещается с председателем;

- генератор идей: способность к нестандартному мышлению, фантазерство;

- оппонент: способность трезво и одновременно непредвзято оценивать предлагаемые решения;

- разведчик: контактность с людьми и умение собирать информацию; связь с внешней средой;

- доводчик: уточняющий человек, дотошный, «зануда»;

- практик-организатор: способный реализовывать принимаемые решения; «технолог» по реализации принятого решения.

- душа группы: способность гармонизировать отношения; препятствовать возникновению конфликтов и напряженности.

4. Подготовка заседания. Раздаточный материал, определение времени проведения совещания (в 9-11, либо в 19-21 ч). С целью экономии продуктивного рабочего времени рекомендуется для совещаний использовать вечерние часы.

5. Процедура проведения. Наличие регламента, своевременное прекращение совещания в случае его безрезультатности. Регламент - это порядок проведения заседания: последовательность, время выступления.

Бывают регламентно структурированные и регламентно неструктурированные заседания. Первые предполагают жесткий регламент. Его несоблюдение делает решение недействительным.

Регламентно неструктурированные заседания также предполагают наличие регламента, но менее жесткого. Его несоблюдение не делает решение недействительным.

Решение заседания состоит из констатирующей части, где излагается суть проблемы или задачи и проводится краткий анализ ситуации, и мероприятий по реализации задачи или решению проблемы с указанием сроков их реализации и ответственных за реализацию. Решение может быть подготовлено заранее в виде проекта, а после обсуждения на заседании проект решения корректируется и принимается в целом.

Принятое решение должно быть закреплено либо в распорядительском документе (приказ, распоряжение), либо в нормативном документе (документ многоразового использования) [5].

Коллегиальные органы

12 3 Следующая ⇒

Последнее изменение этой страницы: 2020-02-17; Просмотров: 530; Нарушение авторского права страницы