Концепция ЕСМ. Бизнес-преимущества

 

Enterprise Content Management или управление информационными ресурсами, есть набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. В целом ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая обычные офисные электронные документы в формате Word или Excel, PDF, а также рисунки, чертежи, графики, сканированные изображения и вообще файлы любых форматов, сообщения электронной почты, web-страницы, видео и другую информацию в электронном виде. Основная задача ECM состоит в поддержании полного жизненного цикла информации, от ее создания или получения извне до уничтожения, когда она потеряет актуальность и ценность.

Важно иметь в виду, что ECM – это не только технология. Это также еще и методы, регламенты и практики работы с информацией, поэтому процесс управления информацией нельзя полностью автоматизировать, всегда нужно подразумевать участие человека. И также нельзя свести все многообразие источников информации под одну крышу, загнать все в одну систему, какой бы всеобъемлющей она не была. Следовательно, ECM есть стратегия в области управления неструктурированной информацией, которая может быть реализована только при согласованной и скоординированной работе различных информационных систем, существующих на предприятии.

Концепция ECM привлекательна тем, что позволяет осуществить быструю сшивку разрозненных информационных систем и связать их на уровне потоков информацию

Одно из ключевых преимуществ ЕСМ-систем. позволяющее компании совершить качественный скачок в повышении эффективности своей деятельности, – это оптимальное использование ресурсов, в первую очередь трудовых. Благодаря применению ЕСМ-инструментов, поиск любой информации в организации занимает считанные минуты, при этом практически исключается риск потери важной документации.

ЕСМ-технологии позволяют снизить производственные/операционные издержки, сделать бизнес более оперативно реагирующим на изменения окружающей действительности – а следовательно, более конкурентоспособным. Эти свойства ЕСМ особенно важны для руководства организации, поскольку одной из стратегических целей всегда является повышение прибыльности бизнеса.

Защита информации в системах ЭДО. Электронная подпись (ЭП).

Подготовка и изготовление конфиденциальных документов осуществляется на защищенных средствах вычислительной техники и в защищенных помещениях.

Системы эл. документооборота организуют все процессы жизненного цикла дока, включая работу над проектами, согласование и утверждение, исполнение, отправку в дело или в архив.

Для Защиты Информации в системах эл. документооборота используются:

· - системы Защиты Информации от Несанкционированного доступа

· - системы мы защиты от атак из внешних сетей

· - средства криптографической ЗИ

· - средства антивирусной защиты

Система эл. Документооборота должна обеспечивать:

· - идентификацию каждого пользователя

· - невозможность отказа от созданного исполнительного дока или действий над ним, за счет закрепления за каждым сотрудником ЭЦП.

· - подлинность и целостность информации за счет автоматической проверки ЭЦП

· - шифрование конфиденциальной информации при ее передаче

· - шифрование БД на жестком диске сервера

· - импорт идентификационных данных, исключающей возможность обмена информации с подставным сервером.

· - защиту от сбоев

· - наличие программируемых(гибких)грифов доступа

Организациядоступа к конфиденциальным массивам эл. Документов, БД, подразумевает:

· - определение и регламентацию состава сотрудников, допускаемых к работе с опред файлами

· - контроль доступа администратором БД

· - фиксирование в машинной памяти имен пользователей и операторов, имеющих право доступа

· - учет состава Бд и файлов

· - регулярная проверка наличия, целостности и комплексности эл. Доков

· - регистрация входа в БД

· - автоматическая регистрация имен пользователей и времени работы

· - регистрация попыток НС входа в систему

· - регистрация ошибочных, неразрешенных действий пользователя

· - автоматическое блокирование доступа и подачу сигнала тревоги.

Электро́ нная по́ дпись (ЭП), — информация в электронной форме, присоединенная к другой информации в электронной форме (электронный документ) или иным образом связанная с такой информацией. Используется для определения лица, подписавшего информацию (электронный документ). По своему существу электронная подпись представляет собой реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭП.

Признается равнозначной собственноручной подписи при соблюдении следующих условий:

· Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

· Подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

· Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Таким образом, ЭП должна быть действующей, и что очень важно, документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение только при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи. То есть если сертификат ключа выдан для работы в госзакупках, то им нельзя подписывать налоговые декларации, и наоборот.

Категорически не рекомендуется совершать при использовании ЭП:

· передавать ЭП неуполномоченным на подписание документов и сведений лицам;

· оставлять ЭП без присмотра;

· пренебрегать правилами хранения ЭП.

Виды электронных подписей в Российской Федерации Федеральный закон РФ от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает следующие виды ЭП:

· Простая электронная подпись (ПЭП);

· Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП);

· Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Нормативно-правовые аспекты практического применения электронной подписи.

Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ

" Об электронной подписи"

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Принципами использования электронной подписи являются:

1) право участников электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия;

2) возможность использования участниками электронного взаимодействия по своему усмотрению любой информационной технологии и (или) технических средств, позволяющих выполнить требования настоящего Федерального закона применительно к использованию конкретных видов электронных подписей;

3) недопустимость признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе.

 

 

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться: