Принцип работы электронных таблиц

В отличие от обыкновенных таблиц каждая ячейка электронной таблицы имеет адрес, который образуется так же, как и в популярной игре «Морской бой» из латинской буквы столбца и номера строки, где расположена ячейка.

В ячейки электронной таблицы может находиться текст, числа и формулы. Формулы начинаются со знака «=». В формулах можно использовать адреса других электронных ячеек, в этом случае они замещаются данными, находящимися в этих ячейках. Так, если в ячейке «E8» содержится число «50», а в ячейку «D8» введена формула «=E8*10», то в ячейке «d8» получится результат - число «500».

Ввод и редактирование данных в ячейках

Чтобы ввести данные в ячейку электронной таблицы необходимо щелкнуть на ней левой клавишей мыши. Ячейка выделится более жирным контуром, после чего в нее можно начинать вводить данные. Для окончания ввода можно воспользоваться клавишей «Enter» или щелкнуть мышью на другой ячейке. Если данные в ячейку вводятся в первый раз, то для завершения ввода можно воспользоваться стрелками на клавиатуре, при этом автоматически выделится ячейка, расположенная рядом с данной ячейкой по направлению действия стрелки.

Для редактирования данных в ячейке нужно дважды щелкнуть на ней мышью. При редактировании данных можно пользоваться стрелками на клавиатуре и мышью для позиционирования курсора в ячейке.

Форматирование данных в ячейках

Чтобы отобразить данные в ячейке в заданном формате, нужно нажать на ячейке правой клавишей мыши и в контекстном меню выбрать пункт «Формат ячейки». Появится следующее окно.

Копирование и перемещение диапазонов ячеек

Для выделения диапазона ячеек нужно нажать на левую клавишу мыши и выделить соответствующий диапазон. Для выделения нескольких диапазонов нужно держать нажатой клавишу «Сtrl» при выделении диапазонов. Для перемещения диапазона ячеек нужно установить левую клавишу мыши на границу выделенного диапазона и протянуть диапазон в нужном направлении. Для копирования диапазона необходимо при перетаскивании держать нажатой клавишу «Сtrl». Можно также пользоваться командами редактирования из меню «Правка» или соответствующими инструментами.

Ввод формул

Данные, которые вводятся в ячейку, автоматически отражаются также в строке формул. Иногда бывает удобным осуществлять ввод прямо в строку формул. При начале ввода данных в ячейку на строке формул Excel появляются дополнительные кнопки.

Использования мастера диаграмм

При построении диаграмм с помощью мастера необходимо правильно заполнить поля на вкладке ряд на втором шаге мастера.

Использование ссылок на диапазоны ячеек

В Excel можно использовать относительные, абсолютные и смешанные адреса ячеек. Так ссылка «A1» - относительная, «$A$1» - абсолютная, а ссылки «$A1» и «A$1» - смешанные. При копировании формул координаты относительной ссылки меняются на величину разности между координатами нового и старого положения ячейки. Такие изменения позволяет копировать целые столбцы или целые строки формул из одной ячейки через маркер копирования. Абсолютные ссылки остаются неизменными при копировании формул, что позволяет всегда ссылаться на одну и ту же ячейку. Смешанные ссылки используются при необходимости изменения одной координаты и неизменности другой, что может потребоваться, например, при создании копии столбца ячеек в таблице.

Использование имен

Чтобы присвоить ячейки имя нужно выделить ячейку и ввести имя в поле адреса в строке формул.

Форматирование ячеек

Для объединения нескольких смежных ячеек нужно их выделить и отметить флажок объединение ячеек на вкладке «Выравнивание» окна диалога выбора формата ячеек

Чтобы выделить цветом границу между ячейками, нужно выделить ячейки и воспользоваться значком «Границы» на панели форматирования или вкладкой «Граница» окна диалога выбора формата ячейки. Изменить направление текста в ячейке можно с помощью элемента «ориентация» на вкладке «выравнивание», а изменение режимов выравнивания текста в ячейке. Толщина и вид границы могут быть выбраны на вкладке «Границы».

 

 

 

 

 

ВОПРОС

Программа Excel входит в пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением Windows..

 

Документом (т.е. объектом обработки) Excel является файл с произвольным именем и расширением.XLS. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой (Workbook). В каждом файле XLS может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом (Sheet).

В представлении пользователя электронная таблица Excel состоит из 65536 строк (row) и 256 столбцов (column), размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 65536, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита А, В, ..., Z, АА, АВ, ..., IV. На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы - ячейка (cell). В любую ячейку можно ввести исходные данные - число или текст, а также формулу для расчета производной информации. Ширину столбца и высоту строки можно изменять.

Для указания на конкретную ячейку таблицы мы используем адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится (например, A1, F8, С24, АА2 и т.д.). В некоторых табличных процессорах ячейка называется клеткой, а адрес - координатами клетки.

Основные манипуляции с таблицами

 

1. Перемещение по таблице

Для выделения любой ячейки таблицы достаточно щелкнуть на ней мышью. Кроме того, курсорную рамку можно перемещать в любом направлении клавишами курсора (←, ↑, ↓, → ). Для перемещения по рабочему листу можно использовать стандартный механизм полос прокрутки (стрелки и бегунки).

Чтобы мгновенно перейти к нужной ячейке таблицы, можно выбрать команду Правка - Перейти..., а затем в диалоговом окне в поле Ссылка указать адрес ячейки и щелкнуть кнопку «ОК». Если искомая ячейка имеет имя, можно выбрать его в раскрывающемся списке поля имени.

Для перехода к другому листу рабочей книги нужно щелкнуть мышью на ярлыке листа в списке листов в левой нижней части окна таблицы. Если ярлык нужного листа не виден, то для его вывода используйте кнопки прокрутки листов.

 

2.Выделение фрагментов электронной таблицы

Выделение фрагментов документа в Excel играет ту же роль, что и в других приложениях Windows, - именно к таким фрагментам применяются выдаваемые вами команды копирования, удаления, форматирования и т.п. Ячейка электронной таблицы, окаймленная черной рамкой, является выделенной (текущей). Передвигать рамку можно с помощью клавиш управления курсором, поэтому ее часто называют курсорной рамкой (с этим понятием вы также знакомы). Для выделения любой ячейки достаточно щелкнуть на ней мышью.

Очень часто вам придется выделять блок ячеек, т.е. прямоугольный сектор таблицы, вырезающий несколько строк и столбцов. Для выделения блока необходимо установить указатель внутри левой верхней ячейки, нажать левую кнопку мыши и смещать указатель по диагонали к правому нижнему углу блока. При этом первая ячейка внешне не изменяется, а остальные окрашиваются в темно-серый цвет. Текущий размер блока в процессе выделения высвечивается в поле имени (например, 4Rx3C, т.е. четыре строки, три столбца). Чтобы выделить:

· целый столбец - щелкните мышью на соответствующем номере в заголовке столбца;

· целую строку - щелкните мышью на соответствующем номере в заголовке строки;

· всю таблицу - щелкните на левой пустой кнопке в заголовке столбца.

Обратите внимание, что выделенные ячейка, столбец, строка, таблица - частный случай выделенного блока ячеек.

 

Примечание. Если вам необходимо отформатировать часть ячейки, вы можете выделить эту часть в строке формул с помощью клавиши Shift и стрелок курсора - так же, как это делается в документах Word.

 

3.Очистка ячеек

Для очистки выделенного блока ячеек можно воспользоваться командой Правка - Очистить, которая позволяет удалить либо все содержимое ячеек, либо какие-то его элементы (примечание, формат). Для этой же цели вы можете нажать клавишу Delete.

 

4. Вставка и удаление

Для вставки ячеек, столбцов или строк можно воспользоваться командами меню Вставка: Ячейки, Строки, Столбцы, Лист. Для удаления выделенных столбцов, строк, ячеек можно воспользоваться командами меню Правка - Удалить. Для удаления листа используйте команду Правка - Удалить лист.

 

5.Перемещение, копирование и вставка фрагментов

Выполнение операций перемещения, копирования и вставки фрагментов таблицы удобно выполнять с помощью буфера обмена. Достаточно выделить фрагмент таблицы и, щелкнув правую кнопку мыши, вызвать контекстное меню, как показано на рис. 6.

В контекстном меню можно выбрать команду выполнения нужной операции: Вырезать (поместить в буфер обмена, удалив из таблицы), Копировать (поместить в буфер обмена копию выделенного фрагмента таблицы), Вставить (из буфера обмена в таблицу).

В некоторых случаях адреса ячеек при выполнении этих команд могут изменяться. Как и в других приложениях Windows, вы можете переместить (скопировать) выделенный блок ячеек методом «Взять и оттащить». Чтобы воспользоваться этим методом, указатель мыши следует установить на рамку выделенного блока (указатель примет форму стрелки) и «тащить» блок. Помните, что при копировании следует удерживать прижатой клавишу Ctrl.

 

6.Поиск и замена

В Excel существует возможность находить указанный текст или числа и автоматически замещать найденные данные. Можно найти все ячейки, содержащие один и тот же вид данных, например формулы, а также ячейки, чье содержимое не совпадает с содержимым текущей ячейки. Для поиска данных в списке Excel позволяет использовать фильтры, которые помогают отобразить строки, содержащие нужные данные. Например, из списка оборудования можно извлечь данные по наименованиям оборудования, которые приобретены в одном экземпляре.

 

7.Поиск текста и чисел

Для поиска текста и чисел выделите диапазон ячеек, в котором будет проводиться поиск, или наведите указатель на любую ячейку и нажмите кнопку мыши, если требуется провести поиск по всему листу. В меню Правка выберите команду Найти. На вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить в поле Найти введите текст или числа, которые нужно найти, затем в списке Область поиска выберите тип данных, среди которых будет производиться поиск, укажите по строкам или столбцам выполнять поиск, учитывать ли регистр, включить или выключить поиск случаев полного совпадения образца поиска с содержимым ячейки. Для начала поиска щелкните кнопку «Найти далее». Если нужно будет остановить поиск, нажмите клавишу Esc.

Для замены текста и чисел выделите диапазон, в котором будет проводиться поиск, или наведите указатель на любую ячейку и нажмите кнопку мыши, если требуется провести поиск по всему листу. В меню Правка выберите команду Заменить. После этого на экране будет раскрыта вкладка Заменить диалогового окна

 

Технология подготовки табличного документа на основе табличного процессора.

Операции над рабочими книгами и листами Excel

Приемы работы с файлом книги Excel (создать, открыть, сохранить) выполняются аналогично Word.

Над рабочими листами можно выполнять операции удаления, добавления, скрытия, копирования, изменения названия листа и цвета его ярлычка (для удобства работы). Для этого следует выполнить следующие действия:

 

1. Выделить ярлык листа или группы листов (удерживая клавишу Ctrl для несмежных листов или Shift - для смежных).

 

2. Вызвать один из пунктов меню (в зависимости от операции)

 

§ Правка ®Удалить (Переместить / Скопировать).

 

§ Вставка ®Лист.

 

§ Формат® Лист ®Переименовать; Скрыть или Цвет ярлычка.

 

Или выполнить нужную команду, вызвав контекстное меню ярлычка листа.

 

При работе с большими таблицами бывает сложно определить, к какой строке и к какому столбцу относится информация, так как их названия отображаются лишь в начале таблицы. Воспользовавшись командой Окно → Разделить рабочий лист, можно разделить лист на два или четыре подокна с полосами прокрутки и зафиксировать в одном из них (либо в обоих) часть таблицы с заголовками строк или столбцов. Благодаря этому при просмотре любой области таблицы будет легко определить, к каким строкам или столбцам относятся данные в подокнах. Для этого перед вызовом команды активизируется ячейка, левее которой будет проходить вертикальная линия разбивки и выше – горизонтальная. При разбивке рабочего листа разделяются также полосы прокрутки. Разместив линии разбивки должным образом, их местоположение нужно зафиксировать, воспользовавшись командой Окно → Закрепить области.

 

Для изменения позиции зафиксированной линии разбивки следует активизировать команду Окно→ Снять закрепление областей и переместить линию с помощью мыши в другую позицию. Удалить линию можно посредством двойного щелчка на ней. Для того, чтобы удалить все линии разбивки сразу, нужно вызвать команду Окно→ Снять разделение.

 

Ввод/удаление, копирование, редактирование данных.

 

Ячейки рабочего листа могут содержать значения (числа, тексты, даты, время, логические значения и значения ошибок), формулы и форматы (т.е. представление, в котором данное значение должно отображаться). При вводе значения в ячейку Excel устанавливает способ его форматирования и отображает введенное значение в клетке таблицы согласно установленного формата. Значения без установленного формата, введенные в ячейку пользователем, отображаются в строке формул.

 

Прежде чем произвести ввод данных в ячейку необходимо осуществить перемещение курсора к нужной ячейке. Для ускорения этой операции служат клавиши клавиатуры (изучается на практическом занятии).

 

Чтобы произвести ввод данных требуется произвести активизацию или выделение ячейки или блока ячеек. Такими блоками могут считаться также ячейки строки или столбца. Применяются следующие способы выделения ячеек:

 

- всего столбца: щелчок кнопки мыши на названии столбца в строке заголовка столбцов;

 

- всей строки: щелчок мыши на номере строки в столбце номера строк;

 

- всего листа: кнопка таблицы Exсel (самая верхняя левая);

 

- одной ячейки: щелкнуть по ней указателем мыши;

 

- нескольких отдельных (несмежных) ячеек: выделяются щелчком левой клавиши мыши при удерживаемой клавише Ctrl;

 

- блока ячеек: выделить верхнюю ячейку и, не отпуская указатель мыши, перетащить его на расстояние нужного блока. Смежные ячейки могут быть также выделены щелчками левой клавиши мыши в ячейках крайних позиций диапазона (по диагонали) при удерживаемой клавише Shift. Аналогично клавише Shift работает клавиша F8.

 

- ячеек, отвечающих определенному критерию: выделить диапазон, в котором будет осуществляться поиск, вызвать команду меню Правка ®Перейти и в открывшемся диалоговом окне нажать кнопку Выделить. В диалоговом окне Выделение группы ячеек активизировать переключатель, задающий критерий выбора ячеек (примечания, константы, формулы, пустые ячейки, отличия по строкам/столбцам, предусматривающие, что будут выделены строки, содержимое которых отличается от содержимого активной ячейки и т.д.), нажать ОК.

 

Ввод данных состоит из трех этапов.

 

1. Активизировать нужную ячейку.

 

2. Ввести данные. Все, что будет вводиться, отобразится одновременно в активной ячейке и в строке формул. В момент начала ввода в строке формул появляются две кнопки: Ввод и Отмена, а в строке состояния отображается слово Ввод. Значения также могут быть введены непосредственно в строку формул.

 

3. Завершить ввод: нажатием клавиш Enter, Tab или одной из клавиш управления курсором. Для окончания ввода в строку формул использовать клавишу Enter.

 

Замена содержимого ячейки производится автоматически при введении в ячейку новых данных.

 

Удаление данных в описанных ниже случаях может производиться следующими способами:

 

при очищении содержимого ячейки использование клавиши Dе1еtе.

 

- при удалении данных вместе с ячейкой производится выбором команды Удалить из контекстного меню или использованием пункта меню Правка, при этом происходит смещение смежных данных таблицы на освободившееся место.

 

- при удалении заполненных/пустых строк или столбцов производится выделение левой клавишей мыши номера (для строки) или названия (для столбца) и выбор команды Удалить из контекстного меню или пункта меню Правка.

 

Перед выбором команд для удаления следует активизировать соответствующие ячейки.

 

В Excel имеется несколько приемов, ускоряющих ввод наборов данных.

 

Если на рабочем листе используется повторяющаяся информация, то можно ввести эту информацию с клавиатуры один раз, а в дальнейшем при повторном вводе первых символов ячейки, автоввод внесет остальные символы самостоятельно. Если предложенный автовводом вариант не устраивает, необходимо продолжить ввод нужного варианта с клавиатуры, при этом символы, предложенные автовводом, исчезнут.

 

Выделив несколько рабочих листов, можно вводить одни и те же данные одновременно в каждый из них. Для этого нужно выделить группу рабочих листов и ввести данные в один из них.

 

 

 

 

ВОПРОС

Расчетные операции в Excel

Ранее мы уже описали, как формулы используются для расчетов в Excel по формулам. Заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам (аргументам) называются функциями. Эти функции позволяют выполнять простые и сложные вычисления. Функция имеет имя (например, SIN) и, как правило, аргументы, которые записываются в круглых скобках следом за именем функции. Скобки - обязательная принадлежность функции, даже если у нее нет аргументов. Если аргументов несколько, один аргумент отделяется от другого точкой с запятой. В качестве аргументов функции могут использоваться числа, адреса ячеек, диапазоны ячеек, арифметические выражения и функции. Смысл и порядок следования аргументов однозначно определены описанием функции, составленным ее автором. Например, если в ячейке F3 записана формула с функцией возведения в степень =СТЕПЕНЬ(ВЗ; 2, 3), значением этой ячейки будет значение ячейки ВЗ, возведенное в степень 2, 3.

Работая с функциями

1. функция, записанная в формуле, как правило, возвращает уникальное значение (арифметическое или логическое);

2. существуют функции, которые не возвращают значение, а выполняют некоторые операции (например, объединяют текстовые строки);

3. существуют функции без аргументов (например, функция ПИ() возвращает число к = 3, 1416...).

Ниже будут рассмотрены функции И (AND) и ИЛИ (OR), которые принимают логические значения (True или False).

Обратите внимание на то, что изложенные в этом пункте идеи и правила широко используются в прикладной информатике - в языках программирования, языках запросов, в других приложениях Windows.

Функции Excel разделены на категории (тематические группы): финансовые, даты и времени, математические, статистические, ссылки и массивы, работы с базой данных, текстовые, логические, проверки свойств и значений. Для упрощения ввода функций в Excel предусмотрен специальный Мастер функций, который можно вызвать нажатием кнопки «fx» на панели инструментов Стандартная. Предварительно следует выделить ячейку, в которую вставляется формула.

Подробное описание назначения и синтаксиса функций можно просмотреть в справочной системе Excel. Для этого вызовите справку Excel и на вкладке Поиск задайте образ поиска, например СРЗНАЧ, затем в списке найденных разделов выделите раздел СРЗНАЧ и щелкните кнопку «Показать». После этого на экране будет развернуто окно справки Excel по данной теме, в котором можно просмотреть описание назначения функции, ее синтаксиса и примеры ее применения.

Финансовые функции Excel

Финансовые вычисления необходимы для успешного проведения любой коммерческой сделки. В комплексе с современными методами анализа и моделирования финансовых ситуаций финансовые вычисления перерастают во влиятельное направление организации и управления предпринимательской деятельностью – финансовый менеджмент.

Для применения финансовых функций следует использовать мастер функций с помощью команды меню ВСТАВКА – ФУНКЦИИ или кнопки fx в строке формул Excel

В открывшемся диалоговом окне выберите категорию «Финансовые» и нужную функцию.

По типу решаемых задач все финансовые функции Excel можно разделить на условные группы:

функции для анализа аннуитетов и инвестиционных проектов (аннуитет — это ряд постоянных денежных выплат в течение длительного периода);

функции для анализа ценных бумаг;

функции для расчета амортизационных платежей;

вспомогательные функции.

В окне функции содержатся пояснения по каждому из аргументов, а также дополнительная справочная информация, вызываемая кнопкой окна. Набор обязательных аргументов выделен жирным шрифтом.

 

 

ВОПРОС

Логические функции

При решении некоторых задач значение ячейки необходимо вычислять одним из нескольких способов, в зависимости от выполнения или невыполнения одного или нескольких условий. Для решения таких задач применяют условную функцию ЕСЛИ. Она имеет формат:

ЕСЛИ(< логическое выражение>; < выражение1>; < выражение2> ).

Чтобы пользоваться этой функцией, вам целесообразно познакомиться с основными понятиями логической (булевой) алгебры. Первый аргумент функции ЕСЛИ - логическое выражение (в частном случае - условное выражение), которое принимает.одно из двух значений: «Истина» или «Ложь» (1 или 0). В первом случае ЕСЛИ принимает значение выражения!, а во втором -значение выражения2. В качестве выражения! или выражения2 можно записать вложенную функцию ЕСЛИ. Обратите внимание, что число вложенных функций ЕСЛИ не должно превышать семи. Если условий много, записывать вложенные функции ЕСЛИ становится неудобно. В этом случае на месте логического выражения мы можем указать одну из двух логических функций: H(AND) или ИЛИ (ОК).

Формат функций одинаков:

· И (< логическое выражение 1>; < логическое выражение2>;...),

 

· ИЛИ (< логическое выражение! >; < логическое выражение2>;...).

Функция И принимает значение «Истина», если одновременно истинны все логические выражения, указанные в качестве аргументов этой функции. В остальных случаях значение И - «Ложь». В скобках можно указать до 30 логических выражений.

Функция ИЛИ принимает значение «Истина», если истинно хотя бы одно из логических выражений, указанных в качестве аргументов этой функции. В остальных случаях значение ИЛИ - «Ложь».

 

ВОПРОС

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться: