Поиск с помощью стандартного фильтра

Поиск нужных данных из списка может быть произведен с помощью формы (Данные /Стандартный фильтр ). В соответствующие поля вводятся условия поиска (критерии): для поиска по точному соответствию вводится нужная запись, при поиске по близкому соответствию используются подстановочные символы * (любая последовательность символов) или? (один неизвестный символ), при поиске по числовому сравнению используются операторы отношения <, < =, > и т.п. Если указаны критерии поиска для нескольких полей, то будут искаться записи, удовлетворяющие всем условиям одновременно.

Найдите отдельно по каждому критерию: студентов с именами, например, Сергей, Ольга, с фамилиями, начинающимися на А, К, родившихся до 1983 года (введите в поле Дата < 1/1/90 – без пробелов! ), со средним баллом, большим 4. Для перехода от одной записи к другой щелкайте по кнопкам Назад или Далее. При вводе нового критерия не забывайте удалять предыдущий (кнопка Очистить).

Опробуйте поиск по нескольким критериям одновременно, например, фамилия заканчивается на ов (*ов), при этом средний балл больше 3, 5.

Автофильтрация данных

Для вывода записей, удовлетворяющих заданным условиям, на рабочий лист используется фильтрация данных. Для автофильтрации щелкните мышью по одной из ячеек списка и воспользуйтесь меню Данные / Фильтр / Автофильтр. У каждого имени поля появляется кнопка со стрелкой, используемая для отбора данных: после щелчка по стрелке у любого из полей можно выбрать из раскрывающегося списка – Все записи, Первые 10 записей, конкретное значение или задать условие фильтрации.

Выберите в раскрывающемся списке поля Группа значение, соответствующее Вашей группе: все остальные данные будут удалены. Для восстановления всех данных в списке поля Группа выберите Все или меню Данные / Фильтр / Отобразить все. Можно фильтровать список несколько раз. Снова выберите в значение, соответствующее Вашей группе, в списке поля Экзамен1 выберите 5: будут выведены данные о студентах Вашей группы, получившие отличные оценки за первый экзамен.

Восстановите список. Для задания более сложных условий отбора используется пункт Условие. В раскрывающемся списке поля Балл выберите Условие; для вывода данных о студентах со средним баллом от 3.5 до 5 в диалоговом окне введите в верхней строке слева – больше (выбирается из раскрывающегося списка), в правой – 3.5, проверьте установку переключателя И / ИЛИ на И, в нижней строке слева выберите из списка меньше или равно, справа – 5, щелкните ОК. Восстановите список.

Выберите в Вашей группе фамилии, начинающиеся, например, на К и родившихся до 1/07/92 (вначале отбор по группе, затем – по фамилиям: больше К, в последнюю очередь – по датам). Восстановите список.

Для исходного списка выберите фамилии студентов со средним баллом от 4 до 5.

В восстановленном списке найдите данные о студентах, родившихся, например, до 1992 года или позже 1990 года. Вновь восстановите исходный список. Для отмены режима автофильтрации вновь выберите Данные / Фильтр / Автофильтр.

Расширенная фильтрация

Для работы с расширенным фильтром вначале просмотрите справку по этому вопросу, примеры условий отбора расширенного фильтра.

Для использования расширенного фильтра

· вначале скопируйте строку имен полей в область рабочего листа ниже списка

· под скопированной строкой введите условия поиска (эта область листа называется диапазон критериев); условия, введенные в одной строке, выполняются с логическим И, в разных строках – с логическим ИЛИ

· щелкните по любой ячейке основного списка

· войдите в меню Данные / Фильтр / Расширенный фильтр

· в диалоговом окне выберите место размещения отфильтрованного списка

· проверьте правильность ссылок на исходный список

· укажите ссылку на диапазон критериев, предварительно активизировав щелчком мыши соответствующее поле

· щелкните ОК.

Последние два задания, выполненные с помощью автофильтра, выполните с использованием расширенного фильтра. Сравните результат.

 

Лабораторная работа 10. Основы работы в СУБД BASE

Создание базы данных

Загрузите Base выберите команду Создание базы данных / Новая база данных, ОК. Укажите место расположения базы и введите имя файла. Все таблицы создаваемой базы данных будут сохраняться далее в этом файле, поэтому предусмотрите наличие достаточно большого объема свободной памяти на диске.

Создание базы в Base возможно несколькими способами. Ограничимся рассмотрением режима конструктора. Для этого в диалоговом окне дважды щелкните по пункту Создание таблицы в режиме Дизайнера (или выберите Таблицы / Дизайнер). В появляющемся окне задаются поля таблицы – имя, тип данных и описание. После ввода имени поля в соседней колонке появляется тип данных – текстовый (по умолчанию) и рядом кнопка списка типов, при нажатии на которую вызывается список возможных типов: текстовый, числовой, дата/время, и другие.

После ввода типа поля в нижней части Дизайнера предлагаются общие свойства поля, которые при необходимости можно изменить: размер, формат, число десятичных знаков (для числового и денежного полей), маска ввода (шаблон, по которому будут вводиться данные), подпись поля (текст, который будет выведен в заголовках таблиц), значение по умолчанию, условие на значение (ограничения, позволяющие контролировать правильность ввода данных), сообщение об ошибке и др.

Каждая таблица должна иметь ключ, состоящий из одного или нескольких полей. Для задания ключевых полей выделяются нужные поля таблицы и с помощью локального меню (щелчок правой кнопкой мыши) эти поля определяются как ключевые.

При нажатии кнопки Закрыть(Х) запрашивается имя созданной таблицы.

В создаваемой базе данных будут отражены данные о работе фирмы, занимающейся реализацией программных продуктов – список предлагаемых программных продуктов, перечень организаций – постоянных клиентов фирмы, данные о представителях этих организаций – заказчиках, данные о заказах за текущий год.

База состоит из 4 таблиц:

- таблица 1 «Программные продукты» (поля: Код продукта, тип данных – текстовый, размер 3 символа, ключевое поле; Наименование – текстовый, размер 20 символов; Цена - денежный),

- таблица 2 «Организация» (поля: Организация – ключевое, Адрес – оба поля текстовые),

- таблица 3 «Заказчики» - предполагается, что в каждой организации может быть несколько подразделений, заказывающих программные продукты, в этой таблице приводятся данные для связи с ними (поля: Код заказчика – ключевое, ФИО, Телефон, Организация – все текстовые, для телефона полезно указать маску),

- таблица 4 «Заказы» (поля Код заказа – счетчик, ключевое поле, Код заказчика, Код продукта, Дата – тип дата/время, Количество – тип числовой, целое).

Создайте все 4 таблицы в режиме Дизайнера. Обратите внимание на то, что одинаковые поля в разных таблицах должны иметь одинаковый тип (например, Код продукта – текстовый, 3 символа – и в таблице Программные продукты, и в таблице Заказы) и т.п.

Просмотр и редактирование структуры таблиц возможно из окна базы данных – выделяется (щелчком мыши) имя таблицы, в строке меню выбирается Правка.

Введите данные в таблицу Организации, используя режим таблиц: откройте таблицу двойным щелчком по ее имени в окне базы данных. Введите, например, 5 организаций: УлГТУ, УлГУ, УлГПУ, УАЗ, УМЗ и их адреса.

Создайте схему данных (Сервис / Связи). Введите в схему все 4 таблицы (Добавить), установите связи между таблицами Программные продукты – Заказы (по полю Код продукта), Организации – Заказчики (по полю Организации), Заказчики – Заказы (по полю Код заказчика). Для этого в первой (главной) таблице из пары связываемых таблиц выбирается соответствующее поле и буксируется с помощью левой кнопки мыши в соответствующее поле подчиненной таблицы. В открывшемся окне Связи устанавливается тип отношения, при этом установкой флажка можно потребовать обеспечение целостности данных.

Создайте, используя мастер форм, простую форму (Форма / Создать / Мастер ). Программные продукты, с ее помощью введите данные об имеющихся в продаже 5-6 продуктах (например, Windows, Word, Calc, Base, Statistica) и их стоимости (ориентировочно, от 1000р. до 10000р.). Просмотрите соответствующую таблицу.

Создайте составную форму Организация – Заказчики. Для создания составной формы вначале определяется пара взаимосвязанных таблиц, одна из которых – главная, вторая – подчиненная. После нажатия кнопки Создать выбирается имя главной таблицы, на следующем диалоговом окнес помощью мастера для составной формы вводится имя подчиненной таблицы. Поле, связывающее главную таблицу с подчиненной, вводится только для главной таблицы. По завершении создания составной формы мастер запросит сохранение формы для подчиненной таблицы. При вводе записей с помощью составной формы можно вначале заполнять главную таблицу (если она не заполнена), а затем, листая ее записи, ввести соответствующие каждой записи из главной таблицы записи в подчиненную таблицу. Введите для каждой организации по 2-3 заказчика (например, для организации УлГТУ заказчиками могут быть ЭМФ, ФИСТ, РТФ и т.д., эти сокращения могут использоваться в качестве кодов заказчика, а ФИО – данные о руководителях соответствующих подразделений).

Создайте составную форму Заказчики – Заказы. Для удобства ввода данных выведите рядом с формой окно с таблицей Программные продукты, уменьшив его размер. Введите данные о заказах (по 1-4 заказу – программному продукту - на каждого заказчика, количество экземпляров каждого продукта – от 1 до 12 – (например, 1 экземпляр пакета Statistica для кафедры, по 12 экземпляров Word и Calc для компьютерного класса, и тп. )). Просмотрите таблицу заказов.

Изменение базы данных

Иногда в уже созданной базе данных необходимо провести некоторые изменения. Для изменения полей одной из связанных таблиц вначале надо отменить соответствующую связь на схеме данных: указатель мыши подводится к линии связи, щелчком левой кнопки связь выделяется, щелчком правой кнопки вызывается локальное меню, в котором выбирается команда Удалить связь. После этого с помощью конструктора можно вносить изменения в структуру таблицы.

Для удаления несвязанных записей соответствующая запись выделяется и нажимается клавиша Delete. Для удаления связанных записей в таблицах 1: М выделяются записи в обеих таблицах, вначале удаляются записи в таблице М.

Предположим, что у фирмы появилась новая организация - заказчик (например, УАПК). Введите ее данные в таблицу Организации, данные о ее представителе в таблицу Заказчики, данные о заказах – в таблицу Заказы.

Любая таблица созданной базы данных может быть отсортирована по возрастанию или убыванию элементов любого поля. Для этого используются кнопки По возрастанию или По убыванию на панели инструментов.

Обработка запросов

Для создания запроса (запрос / Создать) наиболее удобен Конструктор запросов. В появившемся окне Добавить таблицы выбираются таблицы, нужные для выполнения данного запроса. Выбранные таблицы отображаются в верхней половине окна Конструктора так же, как в схеме данных. В нижней половине - бланк запроса по образцу.

Вначале указываются поля, участвующие в запросе, или которые должны быть выведены в результирующую таблицу – эти поля буксируются мышью из верхней части Конструктора (или вводятся двойным щелчком по имени соответствующего поля). Те из них, что должны быть выведены на экран, помечаются крестиком.

Условия отбора записей – основной элемент Конструктора. Они определяются поставленной задачей запроса, например, требуется вывести данные об объеме продаж за заданный период, или данные о просроченных платежах и тп. Условие отбора – выражение, состоящее из операторов сравнения (=, <, > , < >, And - и, Or - или, Not- не, и других), и соответствующих операндов – конкретных значений или ссылок на значения поля. Условия чаще вводятся с клавиатуры.

После оформления запроса нажимается кнопка Выполнить (в виде восклицательного знака). Результат выполнения запроса – таблица, записи которой соответствуют поставленным условиям.

При необходимости изменения запроса щелчок по кнопке Конструктор возвращает в режим создания (или изменения) запроса.

Подготовьте и сохраните данные по таким запросам (при необходимости внесите свои изменения в запрос):

- какие программные продукты, кем и в каком количестве заказаны в УлГТУ7 (введите таблицы Заказчики, Заказы, Программные продукты; поля – Программный продукт, Количество, ФИО, Организация; сортировка – Программный продукт – по возрастанию (по алфавиту); вывод на экран – все поля, кроме Организации; условие отбора – в поле Организация – УлГТУ; сохраните запрос под именем УлГТУ),

- какие организации, кто и в каком количестве заказал Base

- какие программные продукты и кем были заказаны в первом полугодии текущего года,

- список организаций, заказавших Base или Calc,

- опробуйте другие варианты запросов, при необходимости используйте справочную систему Base.

Контрольные вопросы по теме:

1. Создание таблицы в режиме дизайна;

2. Создание формы для заполнения таблицы;

3. Создание схемы связей между таблицами;

4. Создание связанных форм;

5. Создание запросов в режиме конструктора.

⇐ Предыдущая12345678

Поделиться: