ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

Технология информационной деятельности включает в себя та­кие понятия, как материально-техническая база, виды информаци­онной технологии, система ведения записей, носители информа­ции, информационные базы данных, создание пакетов прикладных программ.

Развитие материально-технической базы информационной дея­тельности можно разбить на несколько этапов.

Первый этап, 50—60-е годы, характеризуется созданием и ис­пользованием крупногабаритных ЭВМ, появлением и быстрым развитием техники, накапливающей, систематизирующей, обраба­тывающей и выдающей информацию; созданием и совершенство­ванием техники, специализированных систем связи; формирова­нием целевых информационных банков. ЭВМ стали базой инфор­мационных систем управления в так называемой макроэлектронной форме.

Второй этап— 70-е годы — характеризуется созданием и ис-пользованием микропроцессоров во все более разнообразных про­изводственных, информационных, транспортных и других устрой­ствах. Это направление развития электроники дало толчок созда­нию и быстрому распространению миниатюрных видов вычисли­тельной техники — мини-, микро- и персональных ЭВМ, что обеспечило возможность накопления и выдачи информации в самых различных формах и разнообразного назначения. На этапе, охватывающем 80-е и начало 90-х годов, информационные технологии становятся более эффективными, все глубже охватывают как управляемые производственные процессы, так и сами процессы управления, обеспечивают формирование автономных и интегрированных компьютерных систем.

Электронная техника позволяет экономить управленческие и накладные расходы; значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрихозяйственное планирование; заменяет секретарей-машинисток, делопроизводителей; в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями. Во внутрихозяйственной системе информации используют следующие виды вычислительной техники: ЭВМ крупногабаритные и персональные;

микропроцессоры;

средства телекоммуникаций;

электронные пишущие машинки, терминальные устройства со устроенной микроЭВМ;

средства автоматизированной обработки текстовой информа­ции.

В системе оперативного управления производством мини-ЭВМ используются:

для разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

контроля движения запасов материалов, необходимых для про­цесса производства; расчета заработной платы;

контроля за поступлением заказов;

анализа данных о сбыте продукции; регистрации поступления платежей; ведения учета и отчетности.

Виды информационной технологии. При организации сбора и ре­гистрации данных по принципу последовательных решений могут Применяться различные виды информационной технологии: сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единого документа и использование центральной ЭВМ для их агрегирования; обработка данных в режиме диалога для расчета показателей на терминале;

получение свободного документа, использование машиносчитывающего носителя информации, обработка данных на компьютерах.

Решение вопросов внедрения новых технологий требует комп­лексного, разностороннего подхода. Важно не только исследовать технико-экономические организационные аспекты проблемы, но и учитывать влияние внедрения новых технологий на положение ра­ботника в производственном процессе, В частности, требуется ана­лиз трудовых функций работника, его образа действия, навыков, способностей, условий труда. Представляет большую трудность оценка трудовых и социально-экономических факторов.

Система ведения записей разрабатывается на основе специаль­ных программ, направленных на облегчение доступа к требуемой информации и использования ее.

К важнейшим видам записей относятся: технологическая документация, чертежи, инженерно-конструк­торские расчеты;

научная документация, опытно-конструкторские разработки, патенты и другая интеллектуальная собственность;

данные учета и финансовой отчетности, финансовая документа­ция;

расчеты заработной платы рабочих и служащих; тексты контрактов и сопроводительная документация; тексты годовых фирменных отчетов и протоколов собраний ак­ционеров;

данные для осуществления многовариантных расчетов в рамках программ маркетинга по продукту и хозяйственному подразделе­нию;

данные для разработки планов и показатели планов. Обычно записи первичных данных делят на две группы: статистические (финансовые) отчетные показатели, а также тек­стовая информация; доклады, сообщения, отчеты о текущей хозяй­ственной деятельности фирмы и перспективы развития;

составленные на основе информации первой группы предложе­ния и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным подразделениям.

Носители информации. Необходимая информация заносится на определенные формы — носители информации. Формы могут со­держать информацию по организации в целом и каждому подразде­лению в отдельности. Каждая форма имеет свой перечень статисти­ческих данных и фактологической информации, позволяющих произвести детальный экономический анализ состояния и разви­тия хозяйственной деятельности фирмы, разработать и принять не­обходимые управленческие решения.

Различают следующие виды форм: для хранения информации; регистрации данных; статистической (финансовой) отчетности; обследований.

Поскольку потребности в получаемой информации и ее содер­жание меняются в зависимости от изменяющихся внутренних усло­вий, возникает необходимость в постоянном уточнении и перера­ботке форм, содержащих первичные данные.

Информационные базы данных включают весь комплекс статисти­ческих показателей, характеризующих хозяйственную деятельность организации в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактологический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы.

Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе их хранения и обновления, а также обоснованной увязки, взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставления данных. Это имеет существенное значение при объединении первичных данных в укрупненные группы (файлы) со своими реквизитами. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований менеджеров —основных пользователей.

Создание пакетов прикладных программ, разработка стандартных программных средств организациями, выпускающими персональ­ные ЭВМ, получили в современных условиях существенное развитие.

Разработкой пакетов прикладных программ занимаются как крупные, так и небольшие специализированные организации. Одни ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров одного вида, другие — на разработку пакетов программ для разных видов персональных ЭВМ.

Разработкой пакетов прикладных программ занимаются также специалисты государственных учреждений, университетов на основе конкретных заказов и контрактов.

Контрольные вопросы и задания

I. Понятие и классификация информации.

2. Какие требования Предъявляют к информации?

3. Какие вы знаете уровни информационного обеспечения?

4. Какие вы знаете типы информации?

5. Расскажите о внутрихозяйственной системе информации.

6. Каковы принципы и цели внутрихозяйственной системы информации?

7. Перечислите задачи И функции внутрихозяйственной системы информации.

8. Какова технология информационной деятельности?

 

Глава 9 КОММУНИКАЦИИ

КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС

Коммуникации — это передача информации от одного объекта к другому, причем субъектами могут быть отдельные личности, группы или организации.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечить понимание информации, являющейся предметом обмена, то есть co­общений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует в эффективности общения участвующих в нем людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о его стадиях, в которых уча­ствуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее ин­формацию и передающее ее;

сообщение — собственно информация, закодированная с помо­щью символов;

канал — средство передачи информации;

получатель — лицо, которому предназначена информация и ко­торое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят через несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Взаимосвязанные эта­пы таковы:

зарождение идеи;

кодирование и выбор канала;

передача;

декодирование.

Эти этапы представлены на рисунке 8 в виде простой модели процесса коммуникаций.

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с ее форми­рования или отбора. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первом эта­пе, поскольку отправитель не затрачивает достаточно времени на обдумывание идеи.

Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой формы, в которой может послужить для обме­на информацией. Отправитель решил только, какую именно кон­цепцию он хочет сделать предметом обмена. Чтобы осуществить его эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

Но в том, чтобы сообщить подчиненным конкретные сведения об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты работы. Идея не может заключаться в общих похвалах или критике поведения подчиненных.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав этого слова, интонации и жесты.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные электронную почту, видеоленты. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективным.

Выбор средств сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Желательно использовать два или более средств коммунникации. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее. Ориентация на оба канала заставляет тщательно готовиться и письменно регистрировать параметры ситуации. Однако каждый информационный обмен вовce не должен быть письменным. В этом случае потоки бумаг становятся неуправляемыми.

Передача. На этом этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникации. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, что-бы довести идею до другого лица.

Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправки в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют такое же значение для получателя, последний будет знать, что имел в виду отправитель, когда формировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.

Значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией способствует обратная связь, когда отправитель, и получатель меняются коммуникативными ролями. Согласно ряду исследований, двусторонний обмен информацией по сравнению с односторонним хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжение, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

 

ВИДЫ КОММУНИКАЦИЙ

Поскольку руководитель исполняет свои роли и осуществляет основные функции с тем, чтобы сформулировать цели организации достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

Коммуникации между организацией и внешней средой. На деятель­ность организаций оказывают влияние факторы внешней среды. От этих факторов зависят ее коммуникационные потребности. Орга­низация пользуется разнообразными средствами для коммуника­ций с внешним окружением. С имеющимися и потенциальными потребителями она сообщается с помощью рекламы и других про­грамм продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с обще­ственностью первостепенное внимание уделяется созданию опре­деленного образа, имиджа организации на местном, общенацио­нальном или международном уровнях. Организации приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. Это лишь немногие приме­ры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения: Очень часто обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, отчеты и т. д., циркулирующие внутри организации, являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением

Межуровневые коммуникации в организациях. Информация пере­мещается внутри организации с уровня на уровень в рамках верти­кальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, то есть с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.д.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в ком­муникациях по восходящей, то есть снизу вверх. Передача инфор­мации с низших уровней на высшие может заметно влиять на про­изводительность.

На любом из вышестоящих уровней может быть принято реше­ние об отклонении новой идеи. Если предположить, что идея дей­ствительно хорошая, сообщение менеджеру об отклонении его предложения фактически проинформировало его о том, что орга­низация не стимулирует его к поиску новаторских предложений. В результате организация может лишиться серьезной возможности повысить производительность и получить экономию.

Коммуникации по восходящей также выполняют функции едовещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Пос­ледняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей — это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно один час в неделю, собираются для обсуждения и решения про- производства или обслуживания потребителей. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предположений и объяснительных записок.

Коммуникация между различными отделами (подразделениями). В выполнение к обмену информацией По нисходящей или восходящей организация нуждается в горизонтальных коммуникациях. Она состоит из множества подразделений; обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали согласованно, продвигая организацию в нужном направлении. Например, в компаниях наукоемких отраслей руководители среднего звена из производственных, маркетинговых и проектно-исследовательских отделов встречаются для координации действий обновлению продукции. На основе базовой технологии компании могут выпускать разнообразные продукты, поэтому чрезвычайно важно через проектно-исследовательский отдел получать информацию о том, что востребовано на рынке. Это позволяет организации сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетво­рённости работников организации.

Коммуникации руководитель — подчиненный. Возможно, наиболееe очевидным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, есть смысл рассматривать их отдельно, поскольку она представляет собой составную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что две трети этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

Некоторые из разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы, достижением признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способности подчиненных; сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложе- ниях.

Коммуникации между руководителем и рабочей группой. В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен информацией между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позво­ляют руководителю повысить эффективность ее действий. По­скольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет воз­можность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях «и возможных их Последствиях для этого или других отделов, о не­давних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторс­кого характера. Кроме того, рабочая группа собирается без руково­дителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надви­гающихся перемен. Отношения равенства могут способствовать по­вышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуни­каций можно назвать каналом распространения слухов (прошедших по системе Тайного сообщения). Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналу формально­го сообщения, руководители пользуются первыми для запланиро­ванной утечки и распространения определенной информации.

Исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, то есть слухи, часто оказыва­ется точной, а не искаженной.

 

⇐ Предыдущая45678910111213Следующая ⇒

Поделиться: