Информационное обеспечение менеджмента

Информация - совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде. Управление, как информационный процесс, состоит в обмене информацией между органами управления, управляемым объектам и внешней средой.

Процесс управления производством можно охарактеризовать наличием двух потоков информации: нисходящим от субъекта к объекту управления и восходящим от объекта к субъекту управления.

Информация может быть как внешней, так и внутренней.

Внешняя – информация, содержащаяся в указаниях государственных органах и руководстве компании, информация о ситуации на рынке и конкуренции, информация о достижении науки и техники.

Внутренняя – сведения о ходе производственного процесса, о состоянии оборудования, технологии и т.д.

Информационные потоки, циркулирующие в системе управления, весьма не однородны по характеру содержащихся в них данных. Одни из них носят осведомительный характер, а часть из них носит распорядительный характер. Распорядительная информация поступает от органов управления в виде заданий, их изменений, технико-экономических показателей, нормативов сырья, материалов, трудовых затрат, финансовых показателей. К осведомительной информации относится совокупность данных, характеризующихся технико-экономическими и другими параметрами объектов управления.

В настоящее время, для решения задач, возникающих в процессе управления, оперируют не с количеством информации, а с количеством данных.

Данными обычно называют различные сведения, такие как плановые, учетные, нормативные, содержащиеся в различных документах.

Качество информации должно удовлетворять следующим требованиям:

· Информация должна быть достоверной и надежной

· Объем информации должен быть минимальным при максимальном смысловом содержании

· Поток информации должен проходить минимальное количество подразделений и уровней управления.

· Должна быть объективной, т.е. отражать как положительные и отрицательные стороны проблемы и давать правдивую картину.

· Текст информации должен быть сжатым и ясным

· Информационные материалы должны содержать факты, а также данные о тенденциях управления и другие новые сведения

 

Обработка информации – целая серия запланированных действий и операций, для получения желаемых результатов. Процесс обработки информации представляет собой разработку специальных программ, где описан подробно весь процесс ввода информации, порядок ее обработки, методы контроля, обеспечивающие надежность расчетов, аварийные остановки, предусмотренные программой и т.д.

 

Понятие мотивации и мотива, задачи и способы мотивации

Мотивация, как функция менеджмента – совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентированную на достижение поставленных целей.

Мотив – это то, что вызывает определенные действия человека, он находится внутри человека, имеет персональный характер, зависит от внутренних и внешних по отношению к человеку факторов, а также действия других, возникающих параллельно с ним.

Мотивирование – процесс воздействия на человека с целью побуждения его к определенным действиям.

Существуют 2 типа мотивирования человека:

1. состоит в том, что путем внешних воздействий на человека, вызвать определенные мотивы к действию, которые побуждают человека осуществлять определенные действия, приводящие к желательному для мотивирующего субъекта, результатам.

2. Своей основной задачей имеет формирование определенной мотивационной структуры человека. В этом случае основное внимание обращается на то, чтобы развить и усилить желательные для субъекта мотивирования мотивы действий человека и, наоборот, ослабить те мотивы, которые мешают.

Стимулы – выполняют роль рычагов воздействия или носителей «раздражения», вызывающих действия определенных мотивов. В качестве стимулов могут выступать действия других людей, обещания, носители обязательств и многое другое, что может быть предложено человеку, компенсацию за его действия или то, что он желал бы получить в результате определенных действий.

Мотивация человека может быть внешней и внутренней.

Внутренняя мотивация – мотивы, которые порождает сам человек, возникают внутри человека.

Внешняя мотивация – мотивы деятельности субъекта вызываются воздействием субъекта извне.

 

 

Власть и ее формы

Власть – ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия части людей в организации на выполнение заданий.

Власть:

· Формальная – обусловлена должностью лица, его местом в структуре организации. Измеряется числом подчиненных и объемом ресурсов, которым он может распоряжаться.

· Реальная – обусловлена влиянием, авторитетом, местом в неформальной структуре отношений, измеряется числом лиц, готовых добровольно подчиниться данному лицу.

Френч и Рейвен выделяют 5 форм власти:

1. 1 Власть, основанная на принуждении при которой исполнитель верит, что влияющий имеет право наказывать таким образом, который помешает удовлетворению какой-нибудь насущной потребности.

1. 2 Власть, основанная на вознаграждении. При ней исполнитель верит, что влияющий имеет возможность удовлетворить насущную потребность или доставить удовольствие. Важно определить сумеет ли руководитель правильно определить что именно для подчиненного является вознаграждением и имеется ли у руководителя для этого достаточно ресурсов

1. 3 Экспертная власть – при такой форме власти исполнитель верит, что влияющий обладает специальными знаниями, которые позволяют удовлетворить его потребность. Новые виды влияния на подчиненных в связи с высоким уровнем образованности последних – это убеждение и влияние.

Новые виды влияния на подчиненных – убеждение и участие.

Убеждение – одноразовый метод. Минус: медленное воздействие, неопределенность. Плюс: не нужно будет проверять человека, который на вас работает(взаимодействие продавца и покупателя)

Участие – имеет успех, т.к. люди вдохновляются потребителями высокого уровня, как правило работают на ту цель, где их участие.

1. 4 Эталонная власть – власть примера. Исполнитель верит, что у влияющего есть свойства и они настолько привлекательны, что исполнитель хочет быть таким же, как влияющий

1. 5 Законная-традиционная – исполнитель верит, что влияющий имеет право отдавать приказания и что его долг исполнять их. Она действенна, когда подчиненный повинуется указаниям руководителя, только потому что руководитель стоит на более высокой ступени иерархии.

Причины ослабления власти руководителя

· Сокращение разрыва между руководством и подчиненным, соответственно нет преимуществ у руководителя.

· Превращение универсальных работников в узких специалистов, соответственно трудно найти замену.

· Падение религиозности и комплектование армии по контракту, соответственно ослабление традиций, прививаемых этими институтами.

· Усиление информированности работников о вакансии, следовательно ослабление зависимости от должностей

· Рост мобильности людей, соответственно легкость ухода с работы

 

Межличностные коммуникации

Основная часть времени руководителя приходится на прямой межличностный обмен информацией. Поэтому очевидна значимость повышения эффективности межличностных коммуникаций, анализа возникающих преград.

Различное восприятие информации участниками коммуникационного процесса, например, отправителем и получателем, может быть обусловлено их служебным положением, опытом, ценностями, интересами. Под воздействием этих и других факторов реальная информация может восприниматься полностью или частично, отторгаться, восприниматься в искаженном виде.
Ослаблению семантических барьеров способствует использование соответствующего языка, отдельных слов и терминов, стиля изложения, доступных получателю информации, исключающих двойственное толкование содержания.
Менеджер - это не только отправитель информации в форме решений. Прежде всего он получатель информации от своих подчиненных. Недостаточно лишь внимательно выслушать их; необходимо поощрять предложения, например, по совершенствованию работы организации.
В невербальной коммуникации используются не слова, а другие средства: выражение лица, жесты, позы, интонация, модуляция голоса, грамотность, четкость, и ясность речи и т.д.
^Повышению эффективности межличностных коммуникаций способствуют:
- тщательный анализ передаваемой информации, использование точных формулировок целей, критериев оценки действий, имеющихся ограничений;
- правильное использование жестов, интонаций;
- внимание к проблемам других, открытость;
- установление эффективной обратной связи, в частности, путем контроля понимания полученной информации либо первых результатов.
Эффективность межличностных коммуникаций в значительной мере определяется коммуникационным стилем, то есть способом взаимодействия индивида с другими индивидами. Важными характеристиками этого стиля являются:
1) открытость индивида по отношению к другим членам организации;
2) адекватность обратной связи, то есть насколько часто и открыто индивид высказывает свои оценки поведения и действий коллег. Качественная двухбалльная оценка этих характеристик дает следующие возможные коммуникационные стили.
1. При низкой оценке обеих характеристик стиль может быть определен как “замыкание в себе”.
2. Стиль “открытие себя” имеет место при высокой открытости и низкой степени адекватности обратной связи.
3. Стилю “реализация себя” соответствуют высокие оценки обеих характеристик. Ясно, что данный стиль наиболее предпочтителен в общении, однако и он имеет органичения.
4. Стиль “защита себя” предполагает, что индивид часто и охотно высказывает другим свое мнение о них и их действиях, поведении. Однако сам он остается достаточно скрытным.
5. Компромиссным является стиль, когда индивид проявляет открытость лишь в том случае и в той мере, в какой это делают другие члены организации.

 

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться: