Унификация и стандартизация документоведения и делопроизводства

Унификация и стандартизация документоведения и делопроизводства

ГОСТ Р 51141-98 (делопроизводство)

ГОСТ Р 6.30-2003 содержит 30 реквизитов:

01, 02, 03 – гербы, 01 –РФ, 02 – региона, 03- предприятия

04 – указание на код предприятия ( ОКПО – общероссийский кодификатор предприятий и организаций, выдается управлением статистики после регистрации предприятия в налоговых органах)

05 – ОГРН основной государственный регистрационный номер предприятия выдается налоговыми органами в момент регистрации

06 – ИНН/КПП Идентификационный номер налогоплательщика/код постановки предприятия на учет, выдается налоговым органом в момент регистрации

07 – Код формы документа. Например форма командировочного удостоверения Т10

08 – Наименование предприятия (ООО Алмаз, ИП Иванов С.Д.)

09 – Справочные данные о предприятии: индекс адрес, телефоны, факсы, эмейлы

10 – Наименование вида документа. Все документы имеют наименование кроме писем (искл. гарантийное письмо)

11 – Дата документа.

12 – Регистрационный номер документа.

13 – Ссылка на регистрационный номер. (только в ответных письмах)

14 – Место составления или издания документа. (В договорах, протоколах, в справках, в отчетах)

15 – Сведения об адресате.

16 – Гриф утверждения документа. (ставится печать если это финансовый документ)

17 – Резолюция на документе.

18 – Заголовок к тексту документа. («О разработке программы стратегического развития на период до 2020г.»

19 – Отметка о контроле.

20 – Текст документа. Требования к тексту: составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ, или субъекта РФ Например Башкирский и Русский; Текст оформляется с применением таблиц, анкет или их сочетаний

13.03.12

21 - Отметка о наличии приложения

22 – Подпись (Должность, роспись, ИОФ расшифровка, на след строке дата)

23 – Гриф согласования документа

24 – Визы согласования документов (когда согласующих сторон много)

25 – Оттиск печати. Ставится на всех документах финансового характера. Печать слегка перекрывает роспись, ставится всегда поверх росписи. Печать является официальным подтверждением ответственной оригинальной росписи.

26 – Отметка о заверении и копии. Возле печати. (Верно должность роспись ИОФ дата) Копия – заверенная простая копия. Простая копия – обыкновенная копия не имеющая никаких заверений.
27 – Отметка об исполнителе.

28 – Отметка об исполнении и направлении документа в дело. В дело №25-2012. Документ считается исполненным в тот момент, когда появился другой официальный документ, свидетельствующий о проведенной работе; когда сроки исполнения истекли. Номер дела отмечают в контрольном журнале или в журнале входящей документации

29 – Отметка о поступлении документа в организацию. Входящий регистрационный номер и дата. Вх. №15 13.03.2012

30 – Идентификатор электронной подписи документа. Пишется в соответствиис ФЗ «Об электронной цифровой подписи от 10.01.2002-№1», а также ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации от 20.02.1995-№24» Появляется только в программной оболочке.

Нормативно правовая база документоведения и делопроизводства

1. Конституция РФ заявляет право человека на свободный доступ к информации.

2. Кодексы РФ:

a. Гражданский кодекс РФ утвержден ФЗ от 30.11.1994-№51

b. Трудовой кодекс утвержден ФЗ от 31.12.2003-№197

c. Уголовный кодекс РФ утвержден ФЗ от 13.06.1996-№63

d. ФЗ о развитии малого и среднего предпринимательства в РФ 2003-№129

e. ФЗ об информации и информатизации

3. Делопроизводство и архивное дело ГОСТ Р 51141-98, Документационное обеспечение управления ГОСТ Р 6.30-2003; ФЗ о коммерческой деятельности; ФЗ «О некоммерческих организациях»; ФЗ «О бухгалтерском учете»

Поисковая система «Гарант», «Консультант +»

Виды ответственности за хранение документов.

Виды нарушений хранения документов на предприятии

Виды нарушений хранения документов в архивах

Виды ответственности за нарушения хранения документов в архивах и на предприятии

4. Исторические примеры

(Реферат + лекция презентация (примеры из практики гос. Учреждения) 24 апреля (подписываем фамилия группа год)

Практическое занятие №1

Экспертиза документов по ГОСТу

Алгоритм экспертизы

1. Определить вид документа (проекта документа)

2. Определить назначение документа (проекта документа)

3. Выявить реквизиты документа (проекта документа)

4. Оценить правильность реквизитов:

a. Правильно исполнен

b. Правильно расположен

c. Правомочен

5. Описать недостатки в реквизитах

6. Дать рекоммендации авторам документов по исправлению

7. Заключение эксперта (Что делать с документом или его проектом)

Пример:

1. Проект письма института

2. О благодарности за семинар

3. 01- герб, 08-наименование предприятия, 09-справ. Данные, 12 – рег.номер, 11 – дата, 15 – сведения об адресате, 20 – текст письма, 22 подпись, 27 – отметка об исполнителе

Правильные	Неправильные
12, 20, 22	01, 08, 09, 11, 15, 27

5. 01 – не имеет права, 08 – указан лишний элемент-администрация; 09 – Банковские реквизиты лишние; 11 – исполнена не по новому ГОСТу; 15 – точки, ИОФ, УО без расшифровки; 27 – лишнее слово, должность, не расшифровано имя, отчество, не указан телефон, е-майл.

6. Рекомендации – исправить реквезиты 08, 09, 11, 15, 27. Удалить 01, Дополнить реквизитом 18.

7. Экспертное заключение: отправить на доработку.

03.04.12

Виды ответственности за подделку документов.

Основные нарушения подделки документов:

· Подделка документов как средство преступления

· Как предмет преступления

УК.РФ. 77 статей о нарушении.

Ст.142 часть 1, ст 170, ст. 185-187, 233, 292, 303, 327 ч.1.

АК. Ст 19.23

Подделка документов/подлог – родовое понятие, обозначающее изготовление подложных документов путем полной фальсификации документа (изготовления или подбора всех составных частей документа: носителя информации, бланка, текста, подписей, печатей, штампов) или фальсификации отдельных его элементов (противоправного изменения отдельных частей подлинного документа).

Поддельные документы бывают двух видов:

· С интеллектуальным подлогом. Документ имеет все реквизиты, по форме правилен, но изложенные в нем данные не соответствуют действительности.

· С материальным подлогом:

o Частичная подделка – в подлинный документ внесены изменения путем подчистки, травления, замены фотографии листов и др.;

o Полная подделка – документ сфабрикован целиком.

Вопрос: подделка родительской подписи в дневнике является подделкой документов?

Составление формирование и оперативное хранение номенклатуры дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатуру дел используют для разных целей:

· Как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки);

· С ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

· Номенклатура дел используется при построении информации поисковой системы по документам предприятия;

· Используется вместо описи, как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно

· Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учереждения, организации и предприятия.

Основные разделы номенклатуры дел

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации

01 – ОРД организационно распорядительная

02 – ПОД Планово отчетная документация

03 – Финансовая

04 – бухгалтерская

05 – кадровая документация

06 – контроль и учет

07 – производственно техническая документация

Виды номенклатуры дел

1. Типовая (номенклатура дел бухгалтерии) – устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом;

2. Примерная (номенклатура дел школы-интерната) – устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер;

3. Индивидуальная (для любого нового отдела) – составляется сотрудниками службы документационного обеспечения.

Код дела состоит из 3 элементов: первые две цифры – общий индекс отделения; вторые две цифры – конкретный индекс структурного подразделения; третьи две цифры – номер дела по порядку.

Вопрос: Если в одном деле есть документы временного и длительного сроков хранения, то какой срок хранения устанавливается на это дело?

10.04.12

F. Географический

2. Основные требования при формировании номенклатуры дел

a. Подшивать в дело только зарегестрированые, исполненые и оформленые документы в соответсвиии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации»

b. Ааа

3. Этапы формирования дела и их характеристики

a. Вопросно-логический

b. Хронологический

c. Нумерационный

d. Алфавитный

4. Оперативное хранение дел

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту – заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано ФИО, название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 до 3 лет, исключение составляют документы с временными сроками хранения от 5 до 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях. Дела постоянного и временно (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архив.

Вопрос: Выдают ли дела кому-либо, кроме сотрудников своего предприятия?

Структура отдела кадров

Полноценная струтура отдела кадров включает в себя следующие бюро (отделы):

· Организации труда;

· Подбора персонала;

· Обучения, продвижения квалификации и переквалификации персонала;

· Исследования социально-психологического климата;

· Материального стимулирования и мотивации персонала;

· Планирования карьеры и продвижения;

· Нормирования труда, оценки резервов и аттестации;

· Охраны и безопасности труда.

Функция отдела кадров

· Привлечение, отбор и оценка кадров

· Управление персоналом на предприятии

· Повышение квалификации персонала и его переподготовка

· Работа по увольнению персонала

· Работа по определению рабочих мест, функциональных и технологических связей между ними, содержанию и последовательности выполнения работ, условий труда.

· Управление затратами на персонал и социальными услугами, предоставляемыми персоналу

· Обеспечить нормальную трудовую

Резюме и собеседование

Резюме относится к кадровым документам и используется при отборе кандидатов на вакантное место по должности.

Строго по-деловому оформлено в соответствии с ГОСТ 7.1-2003м(на одной странице А-4, шрифт 14, интервал 1.5, поля 2х2х2х2). Должно быть указано на какую должность конкретно Вы претендуете. Информация личного характера – полное И.О.Ф., адрес проживания, номера телефонов, личные качества по профессии. Данные о наличии профессионального образования. Информация об опыте работы, начиная с последнего места работы, уровень заработной платы. Дополнительные навыки и умения в рамках должности или специальности.

Рекомендуемый алгоритм резюме

1. Должность

2. Зарплата

3. ФИО, дата рождения, контактые справочные данные

4. Основное образование

5. Доп. Образование

6. Этапы проф деятельности.

15.05.12

Финансово-бухгалтерские

Информационно справочные

Состав распорядительной документации

1. Постановления

2. Решения

3. Приказы

4. Распоряжения

5. Указания

Деловую переписку можно разделить на официальную и личную.

Этапы контроля исполнения документов

1. Постановка документов на контроль

2. Проверка своевременного доведения документов до исполнителей

3. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения

4. Снятие документа с контроля

5. Направление исполненного документа в дело

6. Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов

7. Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов

Формы контроля за исполнением документа

1. Ручная сроковая картотека

2. Автоматизированная система контроля исполнения документов.