Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Формирование дел и их текущее хранение
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются: - принцип формирования дел (централизованное - в Службе делопроизводства или децентрализованное - в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти); - место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и/или структурные подразделения федерального органа исполнительной власти); - принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет); - методическая функция архива федерального органа исполнительной власти, а при необходимости – и соответствующего федерального архива в вопросах формирования дел; - срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается федеральным органом исполнительной власти, но не должен быть более 10 дней ). - лица, осуществляющие формирование дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти; - лица, определяющие место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов); - условия хранения дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти; - порядок учета дел; - порядок выдачи дел во временное пользование; - порядок изъятия документов из дела; - подразделение (Служба делопроизводства, архив федерального органа исполнительной власти), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, проверки наличия и состояния дел. Правила формирования дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, учета дел и организации их хранения приведены в приложении № 21. Приложение № 21 ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ В ФЕДЕРАЛЬНОМ ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
При формировании дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти необходимо соблюдать следующие правила: - помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре; - помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; - помещать приложения вместе с основными документами; - группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа; - помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях; - помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); - не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); - по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: " Т. 1", " Т. 2" и т.д. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа. Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов. Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.). Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы федерального органа исполнительной власти, его подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Дела со дня их заведения до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся по месту их формирования. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы. В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ: - создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел; - размещение дел; - проверка наличия и состояния документов и дел; - соблюдение порядка выдачи дел. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке. Дела документального фонда федерального органа исполнительной власти, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив федерального органа, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации федерального органа исполнительной власти или его структурного подразделения. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
В Инструкции по делопроизводству устанавливается комплекс работ, выполняемых в федеральном органе исполнительной власти в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив федерального органа исполнительной власти и на уничтожение. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает: - экспертизу ценности документов; - оформление дел; - составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; - составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что: - для организации и проведения экспертизы ценности документов в федеральном органе исполнительной власти создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях (далее - ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, руководителем федерального органа исполнительной власти или руководителем структурного подразделения; - экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива; - при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в - структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли; - отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение № 22), а также акты о выделении дел к уничтожению (порядок составления описей дел приведен в приложении № 23). Приложение № 22 ________________________________________________________(Наименование федерального органа исполнительной власти)________________________________________________________ (Наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписиДата ОПИСЬ № ___________________________________________________________________------T-----------T------------T-----------T----------T--------T----------¦N п/п¦Индекс дела¦ Заголовок ¦ Крайние ¦Количество¦ Срок ¦Примечани妦 ¦ ¦ дела ¦ даты ¦ листов ¦хранения¦ ¦+-----+-----------+------------+-----------+----------+--------+----------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 < 1> ¦ 7 ¦+-----+-----------+------------+-----------+----------+--------+----------+¦ Название раздела ¦+-----T-----------T------------T-----------T----------T--------T----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----+-----------+------------+-----------+----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----+-----------+------------+-----------+----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----+-----------+------------+-----------+----------+--------+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L-----+-----------+------------+-----------+----------+--------+-----------В данную опись внесено ______________________ дел с № _______ (цифрами и прописью)по № __________________, в том числе: литерные номера: _________________________________________пропущенные номера: __________________________________________ Наименование должностисоставителя описи Подпись Расшифровка подписиДата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО < 2> Наименование должности руководителя Протокол ЭК структурногослужбы ДОУ подразделенияПодпись Расшифровка подписи от _________ N _____ Дата Передал ________________________________________________________ дел (цифрами и прописью)и _______регистрационно-контрольных картотек к документам < 3> (цифрами ипрописью) Наименование должности сотрудникаструктурного подразделения Подпись Расшифровка подписиДата Принял ______________________ дел и ____________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)регистрационно-контрольных картотек к документам. Наименование должности работникаархива федерального органаисполнительной власти Подпись Расшифровка подписиДата --------------------------------< 1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.< 2> При наличии ЭК структурного подразделения.< 3> Передаются вместе с делами канцелярии.Формат A4 (210 x 297 мм) № 22. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения Приложение № 23
|
Последнее изменение этой страницы: 2017-03-14; Просмотров: 1150; Нарушение авторского права страницы