Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


ТЕМА 9. АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО СПЕЦИАЛИСТА



 

Понятие автоматизированного рабочего места (АРМ)

Ярко выраженный информационный характер работы специалис­тов в юридической деятельности, возможность систематизации, типизации, формализации выполнения многих операций по обработ­ке документальной информации, составляющей большой удельный вес в общем объеме циркулирующих потоков, свидетельствует о необходимости применения методов автоматизации для повышения результативности и эффективности принимаемых решений. Компь­ютерные информационные технологии предлагают для решения дан­ной проблемы один из основных возможных вариантов: применение автоматизированных рабочих мест, способных обеспечить требуе­мые уровни производительности, сервиса и других характеристик.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) - автономный диа­логовый (интерактивный) комплекс, система или устройство на базе ЭВМ, предназначенный для автоматизации работ, производи­мых на рабочем месте.

В общем виде такая рабочая станция должна содержать пять технологических подсистем обеспечения:

- деловой (административной) деятельности;

- профессиональной деятельности;

- принятия решений;

- рутинных работ;

- коммуникаций.

Информационным фундаментом указанных подсистем являются базы данных и знаний, а технологическая основа поддерживается следующим набором программных средств:

- деловым пакетом оперативной деятельности, в состав ко­торого должны входить различные оперативные средства поддержки («электронный» календарь, «электронный» еженедельник, «элект­ронная» записная книжка, личный архив, картотека поручений и пр.);

- средствами поиска и анализа информации, включающими различные информационно-справочные системы, аналитические кар­тотеки, средства экранной графики;

- средствами моделирования управленческих и экономических процессов, включающими экономико-математические модели, «электронные» таблицы, модели принятия решений;

- экспертными системами, поддерживаемыми базами знаний;

- средствами решения различных расчетно-логических задач;

- средствами обработки формализованной и текстовой информации.

По форме своей технической реализации АРМ может представ­лять собой единое программное средство (так называемый «интег­рированный пакет»), обеспечивающее выполнение всех перечислен­ных выше функций, либо набор из нескольких самостоятельных программ, ориентированных на выполнение конкретных задач поль­зователя.

В юридической деятельности можно выделить три основных класса типовых АРМ: руководителя, специалиста, технических ис­полнителей или вспомогательного персонала. Для инструментальной поддержки этих видов деятельности при создании АРМ могут быть использованы различные прикладные программные средства. Их состав зависит от функциональных за­дач и видов работ: административно-организационной (управлен­ческой); профессионально-творческой; технической (как правило, во многом рутинной).

АРМ руководителя

Руководитель в повседневной деятельности имеет дело с людьми, идеями и предметами, которые отражаются в задачах по­нятийного мышления. Основная форма деятельности руководителя - деловое общение. Для руководителей учреждений характерно сле­дующее распределение времени в течение дня: деловые контакты - 47 %; работа с документами - 29 %; телефонные переговоры - 9 %; командировки (поездки) - 6 %; анализ проблем и принятие решений - 4 %; прочее - 5 %.

Видно, что основное время руководитель тратит на деловые контакты и работу с документами. На анализ проблем и принятие решений у современного руководителя времени практически не ос­тается, хотя очевидно, что ряд решений руководитель принимает в ходе делового контакта. Исходя из этого, программное обеспечение АРМ руководителя должно содержать, как минимум, подсистемы:

- обработки деловой информации;

- принятия решений;

- рутинных работ;

- коммуникаций.

АРМ специалистов

Вторая группа – это специалисты в конкретных направ­лениях юридической деятельности - работники юридических учреж­дений, которые формируют интеллектуальный базис учреждений. Для таких специалистов характерно следующее распределение вре­мени в течение рабочего дня: деловые контакты - 23 %; работа с документами - 42 %; телефонные переговоры - 17 %; аналити­ческая работа - 12 %; прочее - 6 %.

Эффективность функционирования учреждения в основном оп­ределяется продуктивностью деятельности специалистов, особенно в вопросах создания новой информации. Творческий аспект в ра­боте специалистов высокий и варьируется в достаточно широких пределах в зависимости от конкретного содержания текущих за­дач.

Специалисты обеспечивают практически всю информационную подготовку для принятия решений руководителем. Они являются основными исполнителями документов, определяют их качество. Доля рутинной работы различна и при рациональной технологии должна быть очень незначительной (хотя на практике это проис­ходит не всегда).

Таким образом, основу АРМ специалиста ОВД должны составлять следующие подсистемы:

- обработки деловой информации;

- обеспечения профессиональной деятельности;

- рутинных работ;

- коммуникаций.

АРМ технических работников

Третью группу представляют - технические работники (обс­луживающий персонал), которые выполняют всю рутинную работу. В эту группу входят младшие специалисты (clerks) - секретари, инспектора и т.п., работа которых регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информации. К этой же группе относят­ся работники, обладающие чисто производственными навыками (ма­шинистки, стенографистки и т.п.), ведущие регламентированную работу, не требующую полного понимания обрабатываемой информации. Основной критерий продуктивности их работы - оперативность и своевременность информационной обработки, а также поддержа­ние высокой пропускной способности учреждения с минимальным количеством сбоев и ошибок.

Наиболее многофункциональными работниками данной группы являются секретари. Они подготавливают письма, памятные запис­ки и другие документы, копируют и рассылают документы, ведут файлы документов, осуществляют телефонные, факсимильные, сете­вые контакты и т.д.

Для этой группы работников характерен следующий расклад времени: работа с документами (файловые операции, копирование, составление писем, подшивка документов, составление таблиц и др.) - 68 %; телефонные и иные связные переговоры - 20 %; ведение учетов - 6 %; прочее - 6 %.

В общем случае АРМ технического работника включает под­системы:

- обработки деловой информации;

- рутинных работ;

- коммуникаций.

 

2. Процесс подготовки и принятия решений

Профессиональная деятельность человека направлена на достижение определенных целей в функционировании организаций, в бытовой сфере и т.д. При этом постоянно могут изменяться исходные данные, влияющие на развитие конкретного процесса, а также возникают разнообразные проблемы и ситуации, требующие принятия определенных решений для поддержания выбранного направления действий. В обобщенном виде отметим, что в основе каждого практического (физического) действия лежит то или иное решение. Таким образом, процесс подготовки и принятия решений является основным содержанием информационного уровня деятельности человека.

Можно обозначить этот процесс как заранее не определенную последовательность (систему) действий, которая позволяет перейти от исходных данных к требуемому результату.

В зависимости от круга (объема) разрешаемых вопросов различают общие, частные и локальные решения. Общие (или глобальные) охватывают всю управляющую или управляемую систему (или обе сразу). Частные относятся к отдельным направлениям деятельности. Локальные касаются функционирования конкретных элементов системы - подразделений, групп, некоторых работников.

Управленческими называются решения, обеспечивающие достижение целей, к которым стремится организация или подразделение.

Практика свидетельствует, что, несмотря на разновидности решений, процесс их подготовки и принятия имеет общие черты, осуществляется в определенной последовательности и состоит из ряда стадий (или этапов):

1) выявление и формулирование проблемы, задачи;

2) сбор и анализ информации для решения;

3) подготовка вариантов (проектов) решения;

4) выбор окончательного варианта (принятие решения). Процесс подготовки и принятия решений является многоступенчатым и использует множество различных информационных функций, таких как: сбор, накопление и хранение информации в различной форме, расчет разнообразных статистических показателей, оценка критериев эффективности решения, разработка план-графиков для выполнения решения, оформление текстовых документов и т.д. В сложных системах и ситуациях процесс принятия решения требует значительных трудозатрат и времени. В тоже время, например в юридической деятельности, напротив имеются существенные ограничения по времени принятия решения и по трудозатратам на его подготовку.

Кардинальным направлением разрешения этого противоречия является использование современных компьютерных технологий. Применяемое и перспективное программное обеспечение позволяет в различной степени автоматизировать значительную часть информационных функций, образующих процесс подготовки и принятия решений.

Этап выявления и формулирования проблемной ситуации, ее первичной оценки является наименее формализуемым и мало поддающимся автоматизации. Это связано с тем, что для «опознания» и определения последующих целевых установок человек использует значительный объем общих, но неявных (часто, подсознательных) сведений. Это знания о мире в целом, о данной предметной области, о мотивации человеческой деятельности, об объективной и субъективной значимости отдельных параметров проблемной ситуации и т.д.

На этапе сбора и анализа информации для подготавливаемого решения имеется больше возможностей для формализации, в частности, с использованием систем управления базами данных, о которых говорилось выше. Они обеспечивают автоматизацию функций сбора информации и ее первичного (элементарного) анализа. Из наиболее популярных и массовых программ такого рода можно отметить следующие: 1) D: base и ее более мощные аналоги - FoxBase и FoxPro; 2) Paradox; 3) Clarion; 4) Clipper. В последние годы приобретают популярность более мощные СУБД, например Oracle, Sybase, Informix, поддерживающие распределенные базы данных из миллионов записей.

СУБД позволяют: вводить, накапливать и корректировать информацию, представленную в виде различных документов (карточек, текстов) или изображений (фотографий, отпечатков пальцев, чертежей и т.п.); производить поиск по запросу пользователя; выдавать найденные объекты в удобной форме на различные носители (экран, бумага, магнитные диски). Развитые системы имеют средства для работы одновременно с несколькими базами данных. При этом в процессе ввода, корректировки или поиска отслеживаются разнообразные логические и семантические связи как между реквизитами одного документа, так и между документами из различных баз данных.

Часть данного этапа, т.е. анализ данных с использованием математических и статистических методов - это наиболее формализуемая часть процесса принятия решения. Для этих целей разработан обширный раздел программного обеспечения, состоящий из «электронных таблиц» и программ для сложного статистического анализа. Программы электронных таблиц обеспечивают создание сложной табличной структуры данных из числовой и текстовой информации, осуществление различных расчетов и вычисление ряда статистических показателей. Наиболее популярная из них - Excel.

Программы для сложного статистического анализа позволяют специалисту производить оценку собранной информации методами математической статистики. При этом технология работы требует только подстановки имеющихся данных в подготовленный сложный формульный аппарат. Разумеется, пользователь должен понимать содержательную сторону используемого метода, смысл исходных и полученных данных. Интерпретацию результатов производит субъект, подготавливающий и принимающий решение. Среди таких программных продуктов отметим: 1) Stadia (Россия); 2) Statgraphics.

Этап подготовки вариантов решения является в существенной степени творческим и субъективным. Здесь специалист активно применяет индивидуальный профессиональный опыт, типовые рекомендации о деятельности в подобных случаях и т.д. Но и использование компьютерных технологий может оказать заметную помощь. В последнее десятилетие активно разрабатывается класс программ, называемых «экспертными системами». Они позволяют за ограниченное время предложить наиболее эффективные варианты решения и, при необходимости, прокомментировать и обосновать каждый из предлагаемых вариантов. Этот класс программ будет ниже рассмотрен подробнее.

Последний этап - выбор окончательного решения - является полностью субъективным, но применение ЭВМ может быть полезным для оформления принятого решения. Во-первых, итогом большинства управленческих (и иных общих и частных) решений является некоторый нормативный документ, определяющий общий порядок и сроки исполнения решений. Для оформления такого документа удобно использовать программы - редакторы текстов. Во-вторых, для многих решений разрабатываются подробные план-графики их исполнения, содержащие сведения о мероприятиях, сроках, исполнителях. В этом случае достаточно эффективными являются программы типа «time-line», которые позволяют быстро и удобно составить и оформить план-график мероприятий.

Таким образом, грамотное использование современных компьютерных технологий может существенно повысить эффективность процесса подготовки и принятия решения.

 


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2017-04-12; Просмотров: 1185; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.026 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь