Сущность управления проектами.

Сущность управления проектами.

Проект — это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг.

" Временное" означает, что у любого проекта есть начало и непременно наступает завершение, когда достигаются поставленные цели, либо возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты. " Уникальных" означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг.

Уникальность продуктов или услуг проекта обусловливает необходимость последовательного уточнения их характеристик по мере выполнения проекта.

В качестве примеров проектов можно привести строительство, разработку любой новой продукции, проведение ремонтных работ, внедрение информационной системы на предприятии, проведение избирательной кампании, съемки кинофильма и многое другое, что отвечает приведенному определению.

Управление проектами — это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить этим требованиям и ожиданиям, необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта.

Управление проектами подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами.

Прежде всего у проекта обязательно имеются одна или несколько целей. Под целями мы будем далее понимать не только конечные результаты проекта, но и выбранные пути достижения этих результатов (например, применяемые в проекте технологии, система управления проектом).

Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей. Обычно в число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценке различных вариантов. Конечно, возможно использование и других критериев и ограничений, в частности ресурсных.

Для управления проектами необходимы рычаги. Влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость исполнения работ можно, выбирая применяемые технологии, состав, характеристики и назначения ресурсов на выполнение тех или иных работ. Таким образом, применяемые технологии и ресурсы проекта можно отнести к основным рычагам управления проектами. Кроме этих основных существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными. К таким вспомогательным рычагам управления можно отнести, например, контракты, которые позволяют привлечь нужные ресурсы в нужные сроки. Кроме того, для управления ресурсами необходимо обеспечить эффективную организацию работ. Это касается структуры управления проектом, организации информационного взаимодействия участников проекта, управления персоналом.

Информация, используемая в управлении проектами, обычно не бывает стопроцентно достоверной. Учет неопределенности исходной информации необходим и при планировании проекта, и для грамотного заключения контрактов. Анализу и учету неопределенностей посвящен анализ рисков.

Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые в дальнейшем именуются процессами управления проектами.

Управление рисками проекта.

Управление рисками, риск-менеджмент — процесс принятия и выполнения управленческих решений, направленных на снижение вероятности возникновения неблагоприятного результата и минимизацию возможных потерь, вызванных его реализацией.

Управление рисками проекта, в целом, включает следующие процессы:

· выявление и идентификацию предполагаемых рисков;

· анализ и оценку рисков;

· выбор методов управления риском;

· применение выбранных методов управления риском;

· реагирование на наступление рискового события;

· разработку и реализацию мер по снижению рисков;

· контроль, анализ и оценку действий по снижению рисков; выработку корректирующих решений.

Управление рисками, естественно, охватывает весь цикл проекта – от подготовки до завершения, но наиболее важным (особенно в контрактах с фиксированными сроками и стоимостью) будет правильная и «честная» оценка будущих рисков на стадии подготовки проекта.

Риск проекта – событие в будущем, имеющее некую вероятность не равную 100%, которое может позитивно или негативно сказаться на целях проекта. Т.е. риск – это событие, которое может произойти, а может не произойти.

Управление рисками проекта необходимо выполнять в течении всего жизненного цикла проекта, начиная от стадии инициации проекта и заканчивая закрытием проекта.

4. Управление содержанием проекта.

Управление содержанием проекта включает в себя процессы, обеспечивающие включение в проект всех тех и только тех работ, которые необходимы для успешного выполнения проекта. Управление содержанием проекта тесно связано с процессами управления сроками, стоимостью и качеством проекта.

Основными подпроцессами процесса управления содержанием проекта являются:.

1) Инициация.

2) Планирование содержания.

3) Определение содержания.

4) Подтверждение содержания.

5) Управление изменениями содержания.

Без сомнения, проекты терпят неудачи чаще всего из-за того, что их содержание и границы (scope) плохо определены. Я имею в виду, что ожидания стороны, заинтересованной в реализации проекта (в частности, заказчика или спонсора), зачастую не совпадают с ожиданиями команды, занятой в проекте. Сделать так, чтобы ожидания совпадали, — задача трудная, однако крайне важно решить ее для успеха проекта в целом.

Управление сроками проекта.

Управление сроками проекта включает в себя процессы, обеспечивающие своевременное исполнение плана проекта.

Основными подпроцессами процесса управления сроками проекта являются:.

1) Определение состава работ проекта — определение конкретных операций, которые необходимо выполнить для получения запланированных результатов проекта.

2) Определение взаимосвязей работ — определение и документирование взаимосвязей между операциями.

3) Оценка длительностей работ — оценка количества рабочих периодов, необходимых для выполнения отдельных операций.

4) Составление расписания проекта — составление расписания исполнения проекта с учетом взаимосвязей работ, их длительностей и потребности в ресурсах.

5) Управление расписанием — управление изменениями расписания проекта.

Входами процесса управления сроками проекта являются контракт, WBS и описание проекта.

Управление стоимостью проекта.

Управление стоимостью проекта связано с одним из трех основных ограничений в проектах — по стоимости, срокам и требованиям к предметной области¹. Соблюдение всех этих ограничений позволяет завершить проект в рамках запланированных сроков и бюджета при полном удовлетворении определенных ранее ожиданий заказчика (то есть при полном достижении всех заранее определенных результатов)

Основная цель управления стоимостью проекта состоит в том, чтобы завершить его в рамках утвержденного бюджета.

Задачи менеджмента проекта.

Являясь одним из функциональных направлений общего менеджмента, проектный менеджмент выполняет следующие традиционные функции:

1. целеполагание (формирование инвестиционного замысла проекта, инициация проекта или его очередной фазы, разработка концепции проекта и т.д.);

2. планирование (планирование предметной области проекта, структурная декомпозиция проекта, определение работ и их взаимосвязей, планирование ресурсов, календарное планирование работ, планирование контрактов и поставок и т.д.);

3. организация (организация и координация выполнения плана проекта, формирование команды проекта, организация офиса проекта, распределение информации, размещение заказов на работы, услуги, поставки, заключение контрактов и их сопровождение и т.д.);

4. мотивация (создание системы мотивации и стимулирования всех участников проекта);

5. контроль (представление отчетов о ходе выполнения работ проекта, контроль предметной области, сроков выполнения, стоимости проекта, контроль мероприятий по снижению рисков, контроль качества проекта, контроль выполнения контрактов, завершение проекта).

Участники проекта.

Участники проекта – физические и\или юридические лица, которые непосредственно вовлечены в реализацию проекта, либо чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта.

По степени вовлеченности в проект можно выделить три группы участников:

1. основная команда – группа специалистов и организаций, непосредственно работающих над осуществлением проекта в тесном контакте друг с другом;

2. расширенная команда – более обширная, чем основная группа, объединяет специалистов и организации, оказывающих содействие членам основной группы, но не участвующих напрямую в осуществлении проекта и достижении его целей;

3. заинтересованные стороны – люди и организации, оказывающие влияние на членов основной и расширенной команд и на ход работ по проекту, но не вступающие с ними в прямое сотрудничество.

Как правило, основными участниками проекта являются:

Заказчик - сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его целей. Будущий владелец результатов проекта. Заказчик определяет основные требования к результатам проекта, обеспечивает финансирование проекта за счет своих или привлекаемых средств, может заключать контракты с основными исполнителями проекта.

В компании, инициировавшей проект, могут выделяться роли инициатораи/илиспонсора(куратора) проекта.

Инициатор проекта – это сотрудник, который идентифицирует потребность в проекте и вносит «предложение» обинициации проекта. Этот человек может быть представителем любого функционального подразделения или уровня внутри или вне организации.

Спонсор (куратор) проекта - сотрудник (как правило, руководитель высшего звена) организации, реализующей проект, который курирует проект со стороны организации (владельца проекта), обеспечивает общий контроль и поддержку проекта (финансовые, материальные, человеческие и другиересурсы). Спонсор (куратор) проекта отвечает за достижение проектом конечных целей и реализацию выгод для организации. Спонсор проекта несет ответственность перед генеральным директором/ президентом или перед управляющим советом.

Спонсор проекта назначает менеджера проектаи обеспечивает ему необходимую поддержку.

Менеджер проекта (руководитель проекта)- лицо, ответственное за управление проектом. Менеджер проекта несет ответственность за достижение целей проекта в рамкахбюджета, в срок и с заданным уровнем качества.

Руководитель проекта обеспечивает ежедневное управление проектом, командой проекта, в разрезе всех основных управленческих функций (управление по срокам, затратам, рисками др.). В зависимости от размера проекта, менеджер проекта может получать поддержку со стороны администратора проекта, или команды поддержки (офиса проекта).

Возможными участниками проекта в зависимости от его типа, вида, сложности и масштаба могут быть:

Инвестор - сторона, вкладывающая инвестиции в проект, например, посредством кредитов. Если инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, то в качестве инвесторов обычно выступают банки, инвестиционные фонды и другие организации.

Контрактор (генеральный контрактор) – сторона или участник проекта, вступающий в отношения с заказчиком, и берущий на себя ответственность за выполнение работ и услуг по контракту – это может быть весь проект или его часть.

Субконтрактор – вступает в договорные отношения с контрактором или субконтрактором более высокого уровня. Несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с контрактом.

Поставщики - субконтракторы, осуществляющие разные виды поставок на контрактной основе – материалы, оборудование, транспортные средства и др.

Органы власти – стороны выдвигающие и поддерживающие экологические, социальные и другие общественные и государственные требования, связанные с реализацией проекта.

Потребители конечной продукции – юридические и физические лица, являющиеся покупателями и пользователямирезультата проекта, определяющие требования к производимой продукции и оказываемым услугам, формирующие спрос на них.

Формирование идеи проекта.

Приступая к созданию своего бизнеса на основании своей инновационной разработки или идеи для бизнеса необходимо сначала четко сформулировать идею своей дальнейшей деятельности. Появление самой идеи и/или разработки связано с рядом причин:

1. неудовлетворенный спрос;

2. избыточные ресурсы;

3. реакция на политическое давление;

4. интересы кредиторов.

Разработка инновационного проекта начинается с формирования инновационной идеи, что является отправной точкой данного процесса. Этот момент разработки инновационного процесса традиционно рассматривается с двух позиций. С позиции одних авторов, инновационная идея есть база и сущность инновационного проекта, которая находит отражение в постановке конечной цели проекта.

С другой стороны, формирование инновационной идеи – есть осмысление задуманного плана действий, т.е. инновационная идея представляет собой способы или пути достижения цели проекта. После формирования определенного числа альтернативных идей Вы должны выполнить предварительную экспертизу и исключить из дальнейшего рассмотрения заведомо неприемлемые. Причины, по которым идея может быть отклонена, имеют весьма общий характер (например):

· недостаточный спрос на продукцию проекта или отсутствие его реальных преимуществ перед аналогичными видами продукции;

· чрезмерно высокая стоимость проекта (имеется в виду не только экономическая, но и социальная или, например, экологическая);

· отсутствие необходимых гарантий со стороны заказчика проекта (или правительства);

· чрезмерный риск;

· высокая стоимость сырья.

Таким образом, на этапе формирования инновационной идеи определяются альтернативные модификации решения проблемы. Инновационная идея может формироваться длительно, путем разработки, а может возникнуть неожиданно. Возникновение инновационных идей происходит при помощи методов экспертных оценок, среди них можно выделить такие знаменитые метод как:

· методы выявления мнений (метод интервью; метод анкетирования – выборочных опросов; написание сценария и т.д.)

· творческие методы (морфологический анализ; метод Дельфи и т.д.).

Базой для формирования инновационной идеи являются целевые свойства проекта. В процессе нахождения состава нужных операций мы производим структурирование, то есть выделение составных элементов конечных целей. Многие авторы отмечают, что при выделении элементов в проекте необходимо различать две разновидности функциональную и проблемную. Начало функциональной разбивки целей проекта заключается в установлении состава действующих элементов, которые необходимы для полного и комплексного его решения. Структуризация данного вида происходит в виде «дерева целей», которое представляет собой иерархическую систему, имеющую ряд уровней, на которых располагаются последовательно детализируемые цели, требующие реализации. При этом цели каждого последующего уровня должны обеспечивать реализацию целей вышестоящего уровня. Анализируя дерево целей можно отметить, что по любому из выбранных элементов, включая и альтернативные, назначается ограниченный список важнейших целевых показателей, характеризующий их научно-технический уровень и раскрывающий содержание целевых показателей элементов вышестоящего уровня.

И так формирование идеи может либо предшествовать этапу формирования цели и миссии создаваемого проекта либо идти с ним параллельно, так как этап формирования идеи тоже формирует цели проекта.