|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORDСтр 1 из 10Следующая ⇒
ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD Цель: Привить у студентов навыки работы в текстовом процессоре Microsoft Word. В результате выполнения данного комплекса лабораторных работ студенты должны научиться использовать различные способы редактирования и форматирования отдельных элементов текста, работать с таблицами и графическими объектами, а так же применять дополнительные средства обработки документов.
Практическая работа №1
Цель работы - Привить у студентов навыки редактирования текста Microsoft Word, применения различных приемов форматирования элементов текста Microsoft Word Краткие теоретические сведения
Для запуска программы Microsoft Word необходимо выполнить команду Пуск + Программы + Microsoft Word. Для вызова справочной системы необходимо выбрать команду Справка + Справка: Microsoft Word. На экране появится помощник, введите вопрос справки и нажмите кнопку Найти. В окне выберите действие выберите любую тему и нажмите Найти. В окне справочника перейдите во вкладку Содержание и найдите необходимую для вас тему. Для выделения всего текста выберите команду Правка + Выделить все. Для установки форматов абзаца необходимо выбрать команду Формат + Абзац. Для поиска и замены текста в файле используются команду Правка + Найти и Правка + Заменить. Для сохранения файла используются команды Правка + Сохранить или Правка + Сохранить как. В окне Microsoft Word существует несколько режимов просмотра документов: Обычный, Разметка страницы, Структура. Изменение режима просмотра производится с помощью меню Вид. Для вставки рисунка из файла необходимо выбрать команду Вставка + Рисунок + Из файла. Параметры страницы устанавливаются в диалоговом окне, которое вызывается с помощью команды Файл + Параметры страницы. Форматирование шрифта производится с использованием команды Формат + Шрифт, а абзаца - Формат + Абзац. Установление границ и управление заливкой производится в меню Формат + Границы и заливка. Для создания списков используется команда Формат + Списки. Открывается диалоговое окно, в котором имеется три вкладки: Маркированный, Нумерованный и Многоуровневый. Для установки разрыва в тексте выполняется команда Вставка + Разрыв. Разрыв может быть на текущей странице и на следующей странице. Для создания многоколоночного текста выбирается команда Формат + Колонки. Перемещение по тексту Перемещение по тексту осуществляется с помощью следующих основных клавиш:
Операции редактирования текста позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления, удаления или перестановки его фрагментов, слияния нескольких документов в один или разбиения документа на несколько более мелких. Форматирование символов и абзацев – частный случай редактирования. В общем случае редактирование изменяет содержание текста.
Задание: 1. Запустите программу Microsoft Word. 2. Выполните команду Справка +Справка по Microsoft Word. Во вкладке Содержание откройте раздел Ввод текста, перемещение по документам, выделение текста, создание, открытие и сохранение документов. Просмотрите справку по перемещению по документу с помощью мыши. Прочитайте справку и сверните данный раздел. 3. Откройте подраздел Открытие документов + Открытие документа + Открытие документа на жестком или сетевом диске. Прочитайте справочную информацию и закройте справочную систему. 4. Создайте новый документ ( Файл + Создать ). Наберите следующий текст:
На публичных торгах приобретено имущество, ИЧП «Ирина» в установленном законодательством о приватизации порядке приобрело в собственность помещение книжного магазина, оформив все необходимые документы. ЗАО «Три Д» под угрозой применения насилия (что на самом деле было установлено органами внутренних дел) заставило ИЧП «Ирина» заключить с ним договор купли-продажи недвижимости и оформить все необходимые документы. При этом акционерное общество ничего не заплатило предприятию. Затем ЗАО «Три Д» заключило с коммерческим банком кредитный договор на крупную сумму и обеспечило его залогом - книжным магазином. Поскольку кредит возвращен не был, банк обратился в арбитражный суд, который удовлетворил исковые требования, а в связи с отсутствием у ЗАО «Три Д» денежных средств на расчетном счете взыскание было обращено на имущество. На недвижимость наложили арест и выставили ее на торги. Практическая работа №2 Применение автоматизированных списков в документах Word. Маркированные, нумерованные, многоуровневые списки. Создание математических формул. Краткие теоретические сведения Правила оформления различных документов иногда требуют наличия в документах списков. Принято выделять три типа списков: · Маркированные списки (или списки-бюллетени ) используются при перечислении или выделении отдельных фрагментов текста. В качестве примера можно использоваться данный фрагмент текста, оформленный с помощью средств маркированного списка. · Нумерованные списки полезны в тех случаях, когда нужно определить порядок изложения. · Многоуровневые (или иерархические ) списки, т.е. имеющие несколько уровней. В таких списках допустимы как нумерованные элементы, так и символы маркера. Для создания списков используется команда Формат + Списки. Открывается диалоговое окно, в котором имеется три вкладки: Маркированный, Нумерованный и Многоуровневый. При создании списков с помощью кнопок панели инструментов Форматирование параметры их будут заданы по умолчанию. Изменение формата маркированного списка С помощью окна диалога Список можно изменить следующие параметры маркированного списка: · Символ маркера на любой символ из шрифтов, установленных на компьютере. · Величину выступа. · Расстояние между символом маркера и текстом. · Выравнивание. Для этих целей необходимо войти в меню Формат – Список и нажать кнопку Изменить, после чего откроется окно диалога Изменить маркированный список. Ниже приведен состав его опций:
Вставка формулы 1. Укажите место для вставки формулы. 2. В меню Вставка выберите команду Объект, а затем откройте вкладку Создание. 3. В списке Тип объекта выберите Microsoft Equation 3.0. Если редактор формул недоступен, его необходимо установить. 4. Нажмите кнопку OK. 5. Создайте формулу, выбирая символы на панели инструментов Формула и вводя переменные и числа с клавиатуры. Верхняя строка панели инструментов Формула содержит более 150 математических символов. Нижняя строка используется для выбора разнообразных шаблонов, предназначенных для построения дробей, интегралов, сумм и других сложных выражений. Изменение формулы 1. Дважды щелкните формулу, которую следует изменить. 2. Для изменения формул используйте команды панели инструментов Формула. Задание: 1. Создайте новый документ. Наберите текст: В настоящее время широко используются следующие версии программы Word: Переведите текстовый курсор на следующую строку. Введите маркированный список с символом маркера±, отступом маркера — 0 см., и положением текста – 1 см.: Word 6.0 Word 7.0 Word 97 Word 2000 2. Скопируйте список, вставьте ниже и поменяйте символ маркера на ü 3. Создайте нумерованный список с форматом номера 1-й этап, 2-й этап и т.д. Положение номера — по центру на 1, 5 см., и положением текста – 1, 5 см.. Наберите текст:
В этих целях необходимо: 1 Предъявления иска ненадлежащему ответчику; 2 Истец должен доказать своё право владения истребуемым имуществом; 3 Сложность рассмотрения дел по виндикации, когда ответчик действовал вполне законно, приобретая истребуемое имущество; Общие положения Простые проценты Сложные проценты Подбор параметра Диспетчер сценариев Практическая работа №3 Ввод формул Чтобы ввести формулу с клавиатуры, надо выполнить следующие действия: 1. Щелкнуть ячейку, в которую необходимо ввести формулу 2. Набрать знак равенства (=) 3. Набрать формулу. Она появится в строке формул. 4. Нажать Enter или щелкнуть «галочку» в строке формул. Excel вычислит результат. ЗАДАНИЕ 1. Запустите Microsoft Excel ( Пуск/Программы/ Microsoft Excel ) 2. Сохраните созданную рабочую книгу в папке с именем Вашей группы под именем «ПР№8_Ваша фамилия» Уровень C 1) Стоимость квартиры находится путем произведения стоимости площади квартиры на коэффициент престижности: =B2*C2*D2 2) Налог на приватизацию вычисляется по формуле: =0, 01*E2 Уровень B 1) Вычислите самостоятельно плату агентству по продаже недвижимости (столбец G) стоимость перевода и регистрации недвижимости (столбец H)/
2) Найдите общую стоимость квартиры и услуг в у.е. путем сложения соответствующих значений в столбцах E, F, G, H. Уровень A 1) В ячейку A8 занесите курс доллара (1$ = 135 тенге) 2) В столбце J вычислите общую стоимость квартиры и услуг в тенге на основе курса доллара, занесенного в ячейку A8.
Контрольные вопросы:
1. Как запустить программу Microsoft Excel? 2. Какие существуют способы заполнения и редактирования ячеек? 3. Как выделить смежные и несмежные диапазоны? 4. Как производится автосуммирование строк и столбцов? 5. как перейти между листами в одной рабочей книге? 6. Как в формулах обозначаются абсолютные и относительные ссылки?
Практическая работа №4 Условное форматирование Если необходимо выделить на рабочем листе какие-либо данные, имеющие определенные значения, то можно использовать условное форматирование: 1. Выделить ячейки, которые необходимо отформатировать. 2. Выбрать Формат, Условное форматирование. 3. В появившемся окне необходимо сформировать условие, согласно которому будут отбираться ячейки для применения условного формата и, нажав кнопку «Формат», установить сам формат, которым будут отмечены ячейки, удовлетворяющие условию. 4. Нажимая кнопку «А также», можно установить до 3-х условий и соответствующих им форматов. В условиях кроме значений, можно указывать формулы, возвращающие значение ИСТИНА либо ЛОЖЬ (см. лекцию 4). Для удаления условий следует использовать кнопку «Удалить». 5. После сформирования всех необходимых условий и форматов к ним следует нажать кнопку Ok. Условные форматы можно копировать при помощи кнопки «Формат по образцу». Если из нескольких указанных условий более одного принимают истинное значение, то применяется только тот формат, который соответствует первому истинному условию. Если ни одно из заданных условий не принимает истинного значения, то формат ячеек остается прежним. Логические функции предназначены для проверки выполнения условия или для проверки нескольких условий. Так, функция ЕСЛИ позволяет определить, выполняется ли указанное условие, и возвращает одно значение если условие истинно, и другое — если оно ложно. Практическая работа №5 Сортировка данных в списке. Для упорядочения ячеек по значениям (без учета формата) предусмотрен определенный порядок сортировки. При сортировке текста, значения сравниваются посимвольно слева направо. Например, если в ячейке содержится текст " A100", то после сортировки она будет находиться после ячейки, содержащей " A1" и перед ячейкой, содержащей " A11." Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем (от 1 до 9, от А до Я) или убывающем (от 9 до 1, от Я до А) порядке. По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Для сортировки месяцев и дней недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком следует использовать пользовательский порядок сортировки. Такой порядок сортировки также используется, если требуется отсортировать список в другом, особом порядке. Например, если в одном из столбцов списка содержатся значения «Низкий», «Средний» или «Высокий», можно создать такой порядок сортировки, что строки, содержащие «Низкий», будут первыми, «Средний» — следующими и «Высокий» — последними. (При помощи Сервис, Параметры, Списки можно создать собственный порядок сортировки). Для сортировки списков в одном столбце следует использовать кнопки «По возрастанию» и «По убыванию». Для сортировки списка по двум или более столбцам необходимо: 1 Указать любую ячейку в сортируемом списке. 2 Выбрать Данные, Сортировка. 3 Указать столбцы сортировки в полях Сортировать по и Затем по. Чтобы отсортировать данные по более, чем трем столбцам одновременно, отсортируйте список сначала по трем наименее значимым столбцам. Например, если список содержит сведения о сотрудниках и его требуется отсортировать по полям «Отдел», «Должность», «Фамилия», «Имя» и «Отчество», выберите сначала «Имя» в поле Сортировать по, «Отчество» в поле Затем по и отсортируйте список. Затем выберите «Отдел» в поле Сортировать по, «Должность» в поле Затем по, «Фамилия» в поле В последнюю очередь, по и отсортируйте список. 4 Выбрать другие параметры сортировки и нажать кнопку OK. 5 Повторить шаги 2 - 4 для следующих более значимых столбцов. Автофильтр. Для применения автофильтра необходимо: Щелкнуть любую ячейку внутри списка. Выбрать Данные, Фильтр, Автофильтр. В ячейках с именами полей списка должны появиться кнопки со стрелками вниз. Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, надо нажать кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные. Выбрать значение в списке. Повторить шаги 3 и 4, чтобы ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах. Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить отличные от равенства операторы сравнения, надо нажать кнопку со стрелкой, а затем выбрать пункт Условие. После этого на экране появится диалоговое окно «Пользовательский автофильтр». В этом окне необходимо будет сделать следующее: В верхнем левом поле ввода щелкнуть кнопку со стрелкой вниз и выбрать один из следующих операторов сравнения: «равно», «не равно», «больше», «больше или равно», «меньше», «меньше или равно», «начинается с», «не начинается с», «заканчивается на», «не заканчивается», «содержит», «не содержит». В правом верхнем поле ввода ввести соответствующее значение. Если необходимо отобрать строки, удовлетворяющие одновременно двум условиям отбора, то надо щелкнуть флажок «И», а затем сформировать второе условие в нижней части окна. Если необходимо отобрать строки, удовлетворяющие одному из двух условий отбора, то надо щелкнуть флажок «ИЛИ», а затем сформировать второе условие в нижней части окна. Расширенный фильтр. Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. Удобно также иметь не менее трех пустых строк выше списка. Эти строки будут использованы в качестве диапазона условий отбора. 1 Скопируйте из списка заголовки фильтруемых столбцов. 2 Вставьте скопированные заголовки столбцов в первой пустой строке диапазона условий отбора. 3 Введите в строки под заголовками условий требуемые критерии отбора. Убедитесь, что между значениями условий и списком находится как минимум одна пустая строка. 4 Укажите ячейку в списке. 5 Выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем — команду Расширенный фильтр. 6 Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, установите переключатель Обработка в положение Фильтровать список на месте. Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель Обработка в положение Скопировать результаты в другое место, перейдите в поле Поместить результат в диапазон, а затем укажите верхнюю левую ячейку области вставки. 7 Введите в поле Диапазон критериев ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов. Чтобы убрать диалоговое окно Расширенный фильтр на время выделения диапазона условий отбора, нажмите кнопку свертывания диалогового окна: . Совет. Если на листе существует диапазон с именем Критерии, то в поле Диапазон условий автоматически появится ссылка на этот диапазон Примеры условий отбора расширенного фильтра В условия отбора расширенного фильтра может входить несколько условий, накладываемых на один столбец, несколько условий, накладываемых одновременно на несколько столбцов, а также условия, накладываемые на возвращаемое формулой значение. Проверка данных при вводе Существует возможность создания списка значений, ограничивающего вводимые в ячейку величины элементами списка. Чтобы пояснить ограничения, наложенные на ячейку, нужно задать сообщение. Это сообщение будет появляться при выборе ячейки. Если запущен помощник, то оно будет появляться в окне помощника. Можно ограничить числовое значение ячейки, а также ее влияние на другие ячейки. Тип сообщения, которое появляется на экране при вводе некорректных данных, определяет степень строгости ограничения. Сообщения одного типа препятствуют продолжению работы до тех пор, пока данные в ячейке не будут исправлены. Можно также отобразить предупреждение или информационное сообщение, которое допускает ввод некорректных данных в ячейку. При установлении ограничений вводить сообщения ограничений не обязательно. После ввода данных можно отыскать ячейки, которые содержат некорректные значения. При нажатии кнопки «Обвести неверные данные» на панели инструментов «Зависимости» такие ячейки будут обведены. После исправления ошибок кружки исчезают. Чтобы предотвратить появление на листе некорректных данных, следует указать, какие данные допустимо вводить в отдельные ячейки или в их диапазон. Ограничения можно накладывать на тип данных (целые числа, десятичные числа или текст), а также на количество вводимых символов. Проверка данных, полученных на основании вычислений в другой ячейке (например, проверка того, что при вводе счета сумма всех счетов не превысит бюджета), осуществляется с помощью формулы. После ввода и выполнения расчетов на листе проводится поиск и исправление некорректных данных.
ЗАДАНИЕ Создайте в своей рабочей книге новый лист под названием П5. Заполните в нем базу данных с помощью Формы: 1) Заполним базу данных под названием « Планеты Солнечной ситемы ». Введите в 1-ю, 2-ю и 3-ю строки листа следующие данные:
Щелкните по любой ячейке новой базы данных и выберите Данные, Форма. Затем при помощи формы добавьте новые записи так, чтобы в итоге получилась следующая таблица:
Ход выполнения работы: 1) Внесите в ячейки B2: E2 следующие примечания (Вставка–Примечание): «Период обращения по орбите в земных годах»; «Среднее расстояние от Солнца, в млн.км»; «Экваториальный диаметр, тыс.км»; «Масса в 10^24кг». Скопируйте таблицу на Лист2 – Лист4 Область таблицы A2: F12 можно рассматривать как базу данных, т.к. она соответствует следующим ограничениям: a) Первый ряд базы данных содержит неповторяющиеся имена полей. b) Остальные ряды базы данных содержат записи, которые не являются пустыми рядами c) Информация по полям (столбцам) является однородной, т.е. только цифры или только текст. 2) Лист 1. Щелкните любую ячейку внутри базы данных и выберите команду: Данные, Фильтр, Автофильтр. На именах полей должны появиться кнопки с изображением стрелок. Понажимайте эти кнопки и исследуйте их работу. 3) Нажмите кнопку на поле «Планета». Выберите пункт «Условие». В появившемся окне установите параметры так, чтобы отобрать планеты, названия которых начинаются с букв «С» или «Ю». 4) После этого нажмите кнопку на поле «Масса» и выбрав пункт «Условие», оставьте в списке только те планеты, масса которых < 600. 5) Лист 2. Условия фильтрации: найдите все планеты, диаметр которых меньше 50 тыс.км и масса которых меньше 4*10^24 кг. 6) Лист 3. Найдите все планеты, находящиеся от Солнца на расстоянии не менее 100 млн. км., имеющих массу в диапазоне от 3*10^24 кг до 500*10^24 кг, а также не более 2-х спутников. 7) Лист 4. Теперь перейдем к созданию Расширенного фильтра. Для этого вначале скопируйте 1-й ряд базы данных (2-я строка) в строки 15 и 20 Вашего рабочего листа. В ячейке B16 (поле Период) укажите условие > 10. В ячейке F16 (поле Спутники) укажите условие > =2. Щелкните любую ячейку внутри базы данных. Затем выполните команду Данные, Фильтр, Расширенный фильтр. В появившемся окне установите флажок “Скопировать результат в другое место” . Поле “Исходный диапазон” должно иметь значение $A$2: $F$12. В поле «Диапазон условий» установите $A$15: $F$16. В поле «Поместить результат в диапазон» укажите $A$20: $F$25. Нажмите кнопку Ok. В итоге Вы должны отобрать 4 планеты: Юпитер, Сатурн, Уран, Нептун. 8) Скопируйте заголовки столбцов в строки Н15: М15 и Н20: М20. В ячейке Н16 (поле Период) укажите условие > 10, в ячейке М17 (поле Спутники) укажите условие > =2. Затем выполните команду Данные, Фильтр, Расширенный фильтр с правильным указанием параметров «Диапазон условий» и «Поместить результат в диапазон». Сравните два результата фильтрации. В чем отличия. 9) С использованием расширенного фильтра найдите планеты: а) «Диапазон условий»:
б) имеющие период обращения более 2-х земных лет и экваториальный диаметр менее 50 тыс.км., или имеющих спутников более 15. 9) При помощи Данные, Сортировка отсортируйте данные в таблице в порядке убывания количества Спутников, затем по возрастанию их расстояния от Солнца. 10) Покажите работу преподавателю.
11. Новый лист назовите Полный ассортимент, он должен выглядеть так:
12. С помощью команды Данные —Фильтр — Автофильтр на листе Полный ассортимент отфильтруйте базу данных: оставьте только персональные ксероксы. Восстановите весь список. 13. С помощью команды Данные —Фильтр — Автофильтр на листе Полный ассортимент отфильтруйте базу данных: оставьте только профессиональные и профессиональные плюс факсы. 14. Восстановите весь список и отключите автофильтр. 15. С помощью команды Данные —Сортировка отсортируйте базу данных на листе Полный ассортимент по виду и названию оргтехники. a. В меню Данные выберите команду Сортировка. b. Убедитесь, что в текстовом поле группы Сортировать по находится заголовок Товар, и Включите опцию по убыванию. c. В группе затем по щелкните на кнопке «вниз» и выделите ключ Название. d. ОК. Теперь в списке группа Факс расположена перед группой Ксерокс, а внутри групп названия отсортированы в алфавитном порядке по возрастанию. 16. Составьте итоговый отчет на листе Ксероксы: ü На листе ксероксы выделите ячейку С10 ü В меню Данные выберите команду Итоги. Откроется диалоговое окно Промежуточные итоги. ü Щелкните на стрелке текстового поля При каждом изменении в и в появившемся окне списка выделите строку Название. Так вы подведете итог по каждому из названий ксероксов. ü Убедитесь, что в поле Операция находится слово Сумма. ü Убедитесь, что в поле Добавить итоги по флажок установлен напротив строки Сумма. Для этого, если потребуется, прокрутите весь список. ü Проследите, чтобы были установлены флажки напротив строк Заменить текущие итоги и Итоги под данными, и щелкните кнопку ОК. Таким образом, вы получите итоговые значения суммарной стоимости каждого вида ксероксов. Рабочий лист должен выглядеть так:
17. Удалите промежуточные итоги: ü Убедитесь, что одна из ячеек подытоженных данных выделена. ü В меню Данные выберите команду Итоги. Откроется диалоговое окно Промежуточные итоги. ü Щелкните в нем на кнопке Убрать все. Таблица данных вернется к прежнему виду. 18. Введите вложенные промежуточные итоги (Усредните стоимость и цену по видам товаров): ü Сначала выполним сортировку, для этого перейдите на лист Полный ассортимент и выделите ячейку С10. ü В меню Данные выберите команду Сортировка. Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона. ü Убедитесь, что в группе Сортировать по находится ключ Товар, и включите опцию По возрастанию. ü В группе Затем по установите ключ Название и включите опцию По возрастанию. ü Выделите ячейку С10 и из меню Данные выберите команду Итоги. Откроется диалоговое окно Промежуточные итоги. ü В окне списка При каждом изменении в выделите Товар. ü В окне списка Операция выделите функцию Среднее. ü Проследите, чтобы в окне списка Добавить итоги по были установлены флажки напротив строк Стоимость и Цена. ü Удалите флажок в поле Заменить текущие итоги и щелкните ОК. ü В меню Данные выберите команду Итоги. Откроется диалоговое окно Промежуточные итоги. ü Щелкните на стрелке поля При каждом изменении и в появившемся списке выделите Название. ü В окне Операция выделите функцию Среднее. ü Проследите, чтобы в окне Добавить итоги по флажки были установлены только напротив строк Стоимость и цена. ОК. 17. Проведите структурирование рабочих листов: Практическая работа №6 СУБД MICROSOFT ACCESS
Цель: Привить у студентов навыки работы в системе управления базами данных Microsoft Access. В результате выполнения данного комплекса лабораторных работ студенты должны научиться создавать реляционные базы банных, создавать межтабличные связи, заполнять таблицы, создавать по таблицам формы, отчеты и запросы. Практическая работа №7 Планирование баз данных. Перед созданием новой базы данных обязательно необходимо хорошо продумать следующие вопросы: 1 Какие данные будут храниться в БД и как их организовать наилучшим образом? - Это позволит определить, какие потребуются таблицы и какие связи необходимо организовать между ними. 2 Какие действия с данными необходимо будет производить в процессе эксплуатации БД? - это позволит определить, какие потребуются формы. 3 Какие документы необходимо будет выводить на печать? - Это позволит определить, какие потребуются отчеты. Таблицы и связи между ними представляют собой так называемую модель данных, которая является основой любой БД. В теории БД существуют так называемые правила нормализации данных, которые позволяют устранить избыточность, противоречивость и непоследовательность модели данных. При проектировании таблиц базы данных рекомендуется: 1 Избегать повторения информации Если информация повторяется то логичнее разбить информацию в две таблицы, задать ключевые поля и связать таблицы по ключевым полям. 2 Избегать повторяющихся групп Повторяющаяся группа - это столбцы, которые повторяются в пределах одной и той же строки для хранения нескольких значений данных одного вида. Например, мы храним таблицу со списком зарегистрированных фирм, и в ней 10 столбцов с наименованиями фирм-учредителей. Но количество учредителей чаще всего меньше 10-ти и поэтому многие поля в этой таблице будут пустыми. С другой стороны, если когда-нибудь придется зарегистрировать фирму с количеством учредителей больше 10-ти, то придется заводить новый столбец. Если наша таблица связана с другими, и мы уже разработали много форм и отчетов, то такая ситуация повлечет за собой переделку всей базы данных. 3 Каждая таблица должна описывать одну сущность реального мира Не следует смешивать, например, в одной таблице сведения о сотрудниках фирмы и заключенных ими договорах. 4 Там, где это возможно, следует использовать коды (первичные ключи) Первичные ключи помогают связывать таблицы. 5 Справочную информацию следует помещать в отдельные таблицы. Создание таблиц в Access. Для создания новой таблицы в базе данных необходимо в окне базы данных выбрать объект Таблица, а затем нажать кнопку Создать. В появившемся окне будет предложено выбрать один из следующих способов создания: 6 Режим таблицы 7 Конструктор 8 Мастер таблиц 9 Импорт таблиц 10 Связь с таблицами Конструктор таблиц. Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы в режиме конструктора следует ввести имя поля и определить его тип. Имя поля должно содержать не более 64 символов и может включать любые комбинации букв, цифр и пробелов, а также специальных символов, за исключением точки, восклицательного знака, надстрочного символа и прямых скобок. Имя не должно начинаться с пробела и содержать управляющие символы. Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, необходимо выделить строку с описанием нужного поля и нажать пиктограмму Для задания свойства поля надо выбрать его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна ввести значения этого свойства или выбрать его из списка. По окончании описания полей таблицы, необходимо закрыть окно конструктора. Для наполнения таблицы данными откройте ее в режиме таблицы (двойной щелчок по значку таблицы в окне база данных) и внесите информацию, соответственно типам данных каждого поля. Связывание таблиц От того, как новая таблица связана с остальными, зависит, какое из ее полей следует назначить первичным ключом. В теории баз данных известны 4 варианта связей между двумя таблицами, называемых обычно отношениями. Связь Один-к-одному. Каждой записи первой таблицы соответствует не больше одной записи второй таблицы и наоборот. Соответствие записей устанавливается в результате поиска в поле, являющегося первичным ключом одной из таблиц, значения поля, называемого внешним ключом второй таблицы. Связь Многие-к-одному. Любой записи второй таблицы может соответствовать любое количество записей первой таблицы, но не наоборот. В этом случае ключевое поле первой таблицы будет внешним ключом, и повторяющиеся значения в нем допускаются. Связь Один-ко-многим. Первичный ключ первой таблицы (поле, содержащее уникальные значения), связывается с внешним ключом второй таблицы (значения поля могут повторяться). При этом каждой записи первой таблицы может соответствовать несколько записей второй. Можно сказать, что «один-ко-многим» - это «многие-к-одному» наоборот. Связь Многие-ко-многим. Каждой записи одной таблицы может соответствовать любое количество записей другой таблицы и наоборот. Соответственно, поля обеих таблиц, по которым осуществляется связь, являются внешними ключами и могут содержать повторяющиеся значения. Создание межтабличных связей. |
Последнее изменение этой страницы: 2017-05-05; Просмотров: 523; Нарушение авторского права страницы
Ключ.