Технология работы с MS Access

Вы можете запускать MS Access и завершать ее работу любым из стандартных способов, предусмотренных в среде Windows.

Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя, и расширение.MDB. В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Разработка базы данных разбивается на следующие основные этапы.

1. Определение цели создания базы данных. На первом этапе разработки базы данных необходимо определить ее назначение и как она будет использоваться. Посоветуйтесь с будущими пользователями базы данных. Вместе с ними сформулируйте вопросы, ответы на которые вы и они хотите получать с помощью базы данных. Создайте эскизы отчетов, которые хотелось бы получить. Соберите формы, которые вы уже используете для ввода данных. По мере определения предназначения базы данных начнет формироваться перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных и по каким темам распределяются эти данные. Темам должны соответствовать таблицы, а данным - поля (столбцы) в этих таблицах.
2. Определение нужных полей в базе данных. Каждое поле содержит определенные фактические данные. Например, может потребоваться следующая информация о заказчиках: название компании, адрес, город, страна и номер телефона. Для каждого типа сведений следует создать отдельное поле. При составлении схемы полей учитывайте следующее.

 Включайте все необходимые сведения. Разбивайте информацию на минимальные логические компоненты. Например, имена сотрудников удобно разбить на два поля — «Имя» и «Фамилия», что облегчит сортировку по фамилиям.

 Не создавайте поля для данных, состоящих из нескольких элементов. Например, если создать в таблице «Поставщики» поле «Товары», содержащее перечень всех товаров этого поставщика, будеттрудно найти поставщиков, поставляющих конкретный товар.

 Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения. Например, в таблице, содержащей поля«Цена» и «Количество», не следует создавать поле, содержащее произведение значений этих полей.

 Не создавайте поля, содержащие аналогичные данные. Например, если создать в таблице «Поставщики» поля «Товар! », «Товар2»и «ТоварЗ», будет трудно найти поставщиков, поставляющих конкретный товар. Кроме того, придется изменять структуру базы данных, если появится поставщик, предлагающий четыре товара. Достаточно будет одного поля для товаров, если поместить это поле в таблицу «Товары», а не в таблицу «Поставщики».

1. Определение таблиц, которые должна содержать база данных. Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Список нужных полей подскажет, какие требуются таблицы. Например, если будет использоваться поле «Дата Найма», оно принадлежит теме сведений о сотрудниках, т.е. должно содержаться в таблице «Сотрудники». Потребуются также таблицы «Клиенты», «Товары» и «Заказы».
2. Определение таблиц, к которым относятся поля. При решении вопроса, к какой таблице должно относиться каждое поле, необходимо учитывать следующие принципы разработки.

 Включайте каждое поле только в одну таблицу.

 Не включайте поле в таблицу, если в результате его добавления одни и те же данные будут появляться в нескольких записях этой таблицы. Если оказывается, что поле таблицы содержит много повторяющихся данных, это поле, вероятно, помещено не в ту таблицу. Например, при включении поля, содержащего адрес заказчика, в таблицу «Заказы» эта информация будет повторяться во многих записях, если заказчик будет делать разные заказы. Если же поместить адрес в таблицу «Клиенты», он появится только один раз. Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только один раз. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения.

1. Определение полей с уникальными значениями в каждой записи. Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах, например, для связывания клиента со всеми его заказами, каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом.
2. Определение связей между таблицами. После разбиения сведений на таблицы и определения полей первичного ключа необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access. При этом полезно изучить связи в существующей базе данных с хорошо организованной структурой, например, в учебной базе данных «Борей».
3. Усовершенствование структуры базы данных. После создания нужных таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Создайте таблицы в Microsoft Access, создайте между ними связи и введите в таблицы достаточный объем данных для проверки структуры. Чтобы проверить связи в базе данных, посмотрите, удается ли создать запросы для получения нужных сведений. Создайте черновые формы и отчеты, посмотрите, отображаются ли в них те данные, что ожидались. Выполните поиск излишних повторов данных и исключите их.

1. Ввод данных и создание других объектов базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые объекты базы данных - запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.
2. Использование средств анализа Microsoft Access. В Microsoft Access существуют два инструмента, помогающие усовершенствовать структуру базы данных Microsoft Access. Мастер анализа таблиц позволяет проанализировать структуру таблицы, предложить подходящие новые структуры и связи, а также разделить таблицу на новые связанные таблицы, если это имеет смысл. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных и дает рекомендации по ее улучшению, а также может выполнить эти рекомендации.

Создание базы данных

Для создания базы данных в Microsoft Access можно использовать два способа. Простейший способ создания базы данных - использование мастера баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов. Имеется также возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты - это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.

Для создания новой базы данных выберите в меню Файл команду Создать, затем в панели задач Создание файла выберите вариант Новая база данных. После этого на экране появляется стандартный файлер, в котором следует открыть нужную папку и задать имя создаваемого файла базы данных. Например, «группа.MDB». Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных, и в этом окне можно будет проводить все операции - создавать и манипулировать объектами БД. MS Access является многооконным приложением, однако в любой момент может быть открыта только одна база данных. Именно ее окно является главным окном документа в приложении Access, и его закрытие означает закрытие соответствующего файла.MDB.

Рис. 1. Окно базы данных

Окно базы данных порождает множество дочерних окон объектов (таблицы, запроса, формы и т.д.), и каждое такое окно может быть закрыто автономно - любым из стандартных способов Windows. Кроме того, не закрывая окна, вы можете сохранить объект (например, макет таблицы), окно которого находится на экране, и присвоить ему имя - точно так же, как это делается с файлами: командой Файл-Сохранить или Файл-Сохранить как....

С окном любого объекта (дочерним окном) можно работать либо в оперативном режиме (например, вводить или просматривать данные в таблице), либо в режиме конструктора (например, изменять макет таблицы).

 

Основные понятия MS Access. Объекты MS Access

Как видно из рис. 1, база данных Access может иметь следующие объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы. Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами - макросами и модулями. Макрос - это набор специальных макрокоманд (например, ОткрытьФорму, ПечататьОтчет и т.п.), а модуль - это программа, написанная на языке Access Basic или Visual Basic для приложений.

Таблица является базовым объектом MS Access. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа. Все остальные объекты базы данных являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

Форма не является самостоятельным объектом MS Access: она просто помогает нам вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию. Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет, или интрасеть с данными, хранящимися в базе данных Microsoft Access или Microsoft SQL Server. С помощью страницы пользователи могут вводить, редактировать и удалять данные из базы данных.

Каждый объект MS Access имеет имя. В Microsoft Access действуют следующие ограничения на имена полей, элементов управления и объектов (табл. 1).

 имя должно содержать не более 64 символов;

 имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (! ), надстрочного символа (') и квадратных скобок ([ ]);

 не должно начинаться с символа пробела;

 не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII отО до 31);

 не должно включать прямые кавычки (" ) в именах таблиц, представлений и хранимых процедур в проекте Microsoft Access.

Хотя пробелы внутри имен полей, элементов управления и объектов являются допустимыми, при некоторых обстоятельствах они могут вызывать конфликты в программах Visual Basic.

Определяя имя для поля, элемента управления или объекта, полезно проверить, не совпадает ли это имя с именем свойства или другого элемента, используемого Microsoft Access (для русских имен такая ситуация может возникнуть при совпадении с именем свойства или функции, определяемых пользователем).

Таблица 1 Типы данных, которые могут иметь поля в Microsoft Access

Тип данных	Использование	Размер
Текстовый	Текст или комбинация текста и чисел (например, адреса), а также числа, не требующие вычислений, (например, номера телефонов, инвентарные номера или почтовые индексы)	До 255 символов
Числовой	Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением финансовых расчетов (для них следует использовать тип «Денежный»). Для более точного определения типа числа используйте свойство Размер поля (FieldSize)	1, 2, 4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации (GUID)
Поле MEMO	Длинный текст или числа, например, примечания или описания	До 64 000 символов
Дата/время	Даты и время	8 байт
Денежный	Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной	8 байт
Счетчик	Автоматическая вставка последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Этот тип поля удобно применять для первичного ключа таблицы. В качестве значений таких полей Access автоматически выбирает целые порядковые номера (1, 2,...). В дальнейшем номер, присвоенный записи при ее создании, не изменяется (независимо от удаления, вставки новых записей и т.п.)	4 байта. 1 6 байт только для кодов репликации (GUID)
Логический	Поля, содержащие только одно из двух возможных значений, таких, как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл»	1бит
Поле объекта OLE	Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие двоичные данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта	До 1 гигабайта (ограничено объемом диска)
Гиперссылка	Поле, в котором хранятся гиперссылки, имеющие вид пути или URL-адреса	До 64 000 символов
Мастер подстановок	Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля	Тот же размер, который имеет первичный ключ, являющийся также и полем подстановок; обычно - 4 байта

С каждым объектом базы данных работа выполняется в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

1. оперативный режим, когда просматривается, изменяется или выбирается информация;

2. режим конструктора, когда создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы).

Кроме того, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно, - Схема данных. В этом окне мы создаем, просматриваем, изменяем и разрываем связи между таблицами. Эти связи помогают нам контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

В окне базы данных под стандартной панелью инструментов расположена панель с кнопками «Открыть», «Конструктор» и «Создать», а также кнопки изменения вида представления объектов базы данных. В левой части окна отображается список вкладок (по числу объектов Access) с корешками: Таблица, Запрос, Форма, Отчет, Страницы, Макрос и Модуль. Если выбрана какая-либо вкладка, то в окне базы данных отображается список существующих объектов этого типа данной БД. Например, если выбрать вкладку Таблица, то в окне отображается список таблиц открытой базы данных. Чтобы открыть таблицу, надо выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку «Открыть». Чтобы включить в БД новую таблицу, надо нажать кнопку «Создать». Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя в списке и нажать кнопку «Конструктор». Такие же операции выполняются со всеми другими объектами базы данных Access.

Набор пунктов горизонтального меню и состав панелей инструментов зависят от типа и режима окна документа, которое в данный момент активно. Например, окно таблицы в оперативном режиме имеет кнопки «Вырезать», «Сортировать по возрастанию» и др., а в режиме конструктора - кнопки «Свойства», «Определить ключ» и др. Работа с панелями инструментов подчиняется стандарту Windows.

Примечание. Поля типов «Числовой», «Дата/время», «Денежный» и «Логический» имеют предопределенные форматы вывода данных. Формат вывода можно выбрать в ячейке Свойства Формат поля. Можно также создать собственные форматы вывода для всех типов данных, кроме объектов OLE.

 

26. Создание форм и отчетов.

Основные понятия

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для создания интерфейса пользователя для работы с базой данных.

Формы Access предоставляют функциональные возможности для выполнения многих задач, которые нельзя выполнить другими средствами. Формы позволяют выполнять проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, и обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм. Создание форм, содержащих необходимые элементы управления, существенно упрощает процесс ввода данных и позволяет предотвратить ошибки.

Формы предоставляют более удобный способ просмотра и правки данных в таблицах, чем режим Таблицы. Формы содержат так называемые элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах.

Элементами управления являются текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE.

Панель инструментов Конструктор форм (Form Design) в Access содержит кнопки, предназначенные для разработки форм. Основное назначение кнопок панели элементов (Toolbox): ‒ выбор объектов (Select Objects) — выделение щелчком мыши элемента, раздела или формы, выделение группы элементов путем обвода курсором мыши рамки вокруг них; ‒ мастера (Control Wizards) — включение или отключение мастера для создания элементов управления (например, элементов Список, Поле со списком); ‒ надпись (Label) — создание текстов постоянных заголовков, примечаний, инструкций, не связанных с другими элементами управления; ‒ поле (Text Box) — создание элемента типа Свободный (Unbound), который может быть затем связан с полем таблицы или запроса, или использован для создания вычисляемого поля формы; ‒ группа переключателей (Option Group) — размещение набора флажков, переключателей или выключателей; ‒ выключатель (Toggle Button) — создание выключателей; ‒ переключатель (Option Button) — выбор альтернативных значений; ‒ флажок (Check Box) — выбор набора из возможных значений; ‒ поле со списком (Combo Box) — создание поля с раскрывающимся списком значений поля из записей некоторой таблицы базы (значение может вводиться в поле пользователем или выбираться из списка); ‒ список (List Box) — создание всегда раскрытого списка значений, которые при связи с полем таблицы базы являются единственным источником ввода в поле; ‒ кнопка (Command Button) — создание командной кнопки, с помощью которой может быть выполнено одно из действий, например, переход по записям, открыта форма, напечатан отчет и реализованы другие функции Access; ‒ рисунок (Image) — для отображения нередактируемого рисунка, не являющегося объектом OLE; ‒ свободная рамка объекта (Unbound Object Frame) — отображение свободного объекта OLE, который остается неизменным при переходе по записям; ‒ присоединенная рамка объекта (Bound Object Frame) — отображение объектов OLE, сохраненных в поле базового источника записей формы; ‒ разрыв страницы (Page Break) — начало нового экрана в форме, новой страницы в печатной форме (отчете); ‒ вкладка (Tab Control) — создание вкладок в форме, на каждой из которых могут размещаться свои элементы управления; ‒ подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport) — вывод данных из таблиц, связанных с таблицей-источником формы; ‒ линия (Line) — разграничение разделов в форме (отчете); ‒ прямоугольник (Rectangle) — создание рамки при оформлении; ‒ другие элементы (More Controls) — открытие обширного списка дополнительных элементов, при выборе из которого в форме будет создан соответствующий элемент.

Отчеты представляют собой средство представления информации из базы данных в виде печатного документа.

По сравнению с другими методами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами: – отчеты предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных; – отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных материалов, наклеек и других документов.

Порядок выполнения:

1. Для создания формы воспользуемся мастером создания форм: В появившемся диалоговом окне «Создание форм» в соответствующем окне выберем таблицу, после этого в левой части диалогового окна под названием «доступные поля» появится список полей выбранной таблицы, нажатием на > > перенесем все поля в правое окно «выбранные поля». Когда все поля перенесены, щелкнем на кнопке «Далее», мастер откроет следующее окно, в котором зададим внешний вид формы, выберем «в один столбец»: В следующем окне выберем оформление формы: После выбора стиля формы в последнем окне Мастера введем имя формы и указать дальнейшие действия: «Изменить макет формы» и нажать «Готово». Мастер создания форм может открыть форму для просмотра данных или открыть форму в конструкторе для корректировки вида формы. 2. Окно конструктора разделено на три части: ‒ заголовок формы; ‒ область данных; ‒ примечание формы. Все объекты в конструкторе могут быть изменены, например, добавим слово в заголовок формы и изменим его формат: Для работы с таблицей в режиме формы необходимы управляющие элементы, для их размещения необходимо место, поэтому увеличим область данных, потянув левой кнопкой мыши границу области, покрытой сеткой: Добавим в форму управляющие кнопки, для этого выберем инструмент «Кнопка» и в области данных нарисуем эту кнопку. Конструктор форм подключит мастер создания объектов, и на экране появится окно, в котором выберем назначение будущей кнопки (для работы мастера необходимо, чтобы на панели инструментов был включен элемент «Использовать мастера»), в левом окне выберем категорию действия (переходы по записям или обработка записей), а в правом действие: В следующем окне выберем внешний вид будущей кнопки и нажмем «Готово»: В области данных появится кнопка, которая при запуске формы будет выполнять свою функцию, например, отображать первую запись таблицы. В режиме конструктора все объекты можно переставлять в удобном порядке, изменять их размер. После создания всех кнопок, закроем конструктор форм, сохраним полученную форму и запустим ее на выполнение:

3. Для создания отчета воспользуемся мастером отчетов, в первом окне мастера выберем таблицу, поля, необходимые для отчета и перейдем к следующему окну с помощью кнопки «Далее»: В следующем окне выберем уровни группировки, если надо, потом сортировку, в следующем окне макет, потом стиль оформления, в последнем окне выберем просмотр формы или редактирование в конструкторе, получим готовый отчет: Аналогично создать отчет по запросу, для этого в первом окне мастера выбрать нужный запрос и ответить на вопросы мастера

 

27. Создание запросов. Изменение конструкции запроса.

Окно конструктора запросов

Одним из основных назначений законченного приложения является быстрый поиск информации в базе данных и получение ответов на разнообразные вопросы. Вопросы, формулируемые по отношению к БД, называются запросами. В Access для форми­рова­ния запросов используются мастер и конструктор запросов, а также команда SELECT языка SQL.

Для создания простейших запросов на выборку можно исполь­зовать Mастер запросов (Query Wizard), однако его возможности ограничены и далее будет рассмотрено интерактивное средство для выбора данных из одной или нескольких таблиц – Конструктор за­просов (Query Designer). Результатом выборки всегда является таб­лица, которую можно сохранить в массиве, во вновь создаваемой таблице, отобразить на экране в виде окна динамического набора данных или вывести в виде отчета. При создании запроса с помо­щью конструктора вместо того, чтобы печатать предложения на специальном языке, достаточно просто заполнить форму запроса, которая располагается в окне конструктора запросов.

Для запуска конструктора запросов необходимо выполнить следующее.

1. В окне базы данных щелкнуть на кнопке Запросы (Query).

2. Щелкнуть на кнопке Создать (New).

Появится диалоговое окно Новый запрос, представляющее пять способов создания запроса.

3. Выбрать опцию Конструктор и щелкнуть на кнопке ОК.

Появится окно конструктора запросов, а поверх него диалоговое окно Добавление таблицы, в котором содержатся имена таблиц для проектируемого запроса (рис. 1).

По завершению выбора таблиц нажать кнопку Закрыть. На экране появится окно конструктора таблиц(рис.2), состоящее из двух областей. Верхняя часть представлена панелью таблиц запроса, в которой размещаются таблицы-источники данных. Нижняя часть называется бланком запроса и заполняется в процессе конструиро­вания запроса.

В бланке запроса содержатся следующие строки:

· Поле ( Field ) для ввода или добавления имен полей.

· Имя таблицы (Table) для указания имени таблицы, которой принадлежит поле.

· Сортировка (Sort) для указания порядка сортировки результа­тов запроса.

· Вывод на экран ( Show ) для определения с помощью уста­новки флажка присутствия поля в результатах запроса.

· Условие отбора ( Criteria ) для ввода первого условия, ограничи­вающего выбор записей.

· или ( or ) для ввода очередного условия отбора записей.

В результируюшей таблице запроса поля формируются на основе полей исходных таблиц и вычисляемых полей.

В Access существует несколько вариантов отбора полей ре­зультирующей таблицы:

· Нажать кнопку мыши на одном или нескольких выделенных для переноса полях и, не отпуская ее, перенести выбранные поля в строку Поле бланка запроса ( механизм grand and grop – перенести и оставить ). Для переноса всех полей таблицы выбрать строку «*».

· В списке полей таблицы-источникавыделить поле и дважды нажать кнопку мыши для перенесения его в строку Поле.

Порядок следования полей в строке Поле бланка запроса определяет порядок их появления в результирующей таблице. Для изменения расположения поля следует выделить нужный столбец, затем щелкнуть в области выделения столбца (возле курсора появится прямоугольник) и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащить столбец на новое место.

При необходимости изменения имени поля в итоговой таблице запроса перед старым именем в строке Поле бланка запроса следует ввести новое имя, отделив его двоеточием (: ).

Для просмотра полученного варианта запроса можно пользоваться одним из способов:

- Нажать кнопку Запуск ( Run) (восклицательный знак) на стандартной панели инструментов.

- Выполнить команду Режим таблицы всплывающего меню.

- Выполнить команду Запрос ® Запуск основного меню.

- Выполнить команду Вид ® Режим таблицы основного меню.

Результаты выборки представляются в виде таблицы, представляющей виртуальный набор записей (рис. 3).

При выполнении запроса можно вычислять значения по одному или нескольким полям одной таблицы, а также объединять несколько полей исходной таблицы в одно поле.

Чтобы включить в запрос функцию поля или выражение, необходимо щелкнуть на пустой ячейке строки Поле и ввести выражение для вычисления или вызвать для этого построитель выражений из контекстного меню. По умолчанию вычисляемому полю присваивается имя Выражение 1, которое можно изменитьпутем редактирования.

Так для рассматриваемого выше примера в качестве вычисляемого поля для каждой строки выборки выведем стоимость покупки в виде произведения количества единиц купленного товара на его цену. Бланк запроса с вычисляемым полем и результат его выполнения представлен на рисунке 4.

3. Построение условий для выбора записей

Для задания критериев выбора записей следует выбрать строку Условие отбора бланка запроса и ввести в нужный столбец выражение для отбора записей. При вводе выражения можно использовать построитель выражений (выбор строки Построить из контекстного меню). При построении выражений используются математические, логические, строковые (Like, & - конкатенация) операторы, операторы сравнения, а также вспомогательные операторы Between…And; In; Is Null/Not Null. На рисунке 5 представлен результат выборки данных с заданными критериями отбора данных в строке Условия отбора окна конструктора.

Заметим, что при составлении выражений для фильтров удобно пользоваться оператором In для задания списка возможных значений. Например, для выбора покупок клиентов с номерами 1, 3, 6 и объемом сделок не менее 10 единиц товара получим запрос, представленный на рисунке 6.

Более сложные варианты отбора представляются с помощью соединителя Or в одной или нескольких строках. На рисунке 7 пред­ставлены бланк и результаты запроса с более сложными условиями выбора запи­сей.

4. Упорядочение данных и группировка полей запроса

Строка Сортировка бланка запроса управляет порядком расположения записей в результирующей таблице. Для каждого выбранного поля можно установить с помощью переключателя критерий упорядочения по возрастанию (Ascending ) или по убыванию (Descending ).

При упорядочении по нескольким полям для каждого из полей критерий упорядочения устанавливается отдельно. При этом порядок сортировки записей результирующей таблицы определяется порядком следования полей в списке.

Группировка позволяет получить вычисляемую информацию о подгруппах записей таблицы. Чтобы сгруппировать записи в запросе по каким либо полям таблицы и выполнить групповые вычисления необходимо активизировать строку Групповая операция (Total). Для этого необходимо выполнить одно из двух действий:

· выбрать в режиме конструктора запросов команду основного меню Вид ® Групповая операция;

· щелкнуть на кнопке Групповые операции (Totals) (с пиктограммой греческой буквы ) на панели инструменотов Конструктора.

В результате в бланке запроса между строками Имя таблицы и Сортировка появляется строка Групповая операция, позволяющая реализовать четыре категории групповых операций:

Группировка – группирование записей для статистических вычислений.

· Статистические функции – математичекие операции или операции выбора над данными группы.

· Выражение – групповые вычисления на базе вычисляемого поля.

· Условие – условия отбора записей для групповых вычислений.

Все перечисленные категории групповых опрераций кроме статистических функций состоят их одной опции. Для статистичесикх функций подсчет итоговых значений выполняется для одной из девяти функций:

· Count – количество непустых значений поля в группе строк итоговой таблицы;

· Max – наибольшее значение в поле;

· Min – наименьшее значение в поле;

· Avg – среднее значение в поле;

· Sum – сумма значений в поле;

· StDev - стандартное отклонение значений в поле;

· Var - дисперсия распределений значений в поле;

· First - значение поля в первой записи таблицы или запроса;

· Last - значение поля в последней записи таблицы или запроса.

Строки таблицы можно группировать по любой комбинации ее полей. Каждое из уникальных значений поля, по которому выполняется группировка, порождает отдельную группу данных.

28. Создание многотабличных баз данных.

Составная многотабличная форма создается для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами. Многотабличная форма может состоять основной части и одной или нескольких подчиненных включаемых форм. Подчиненная форма может быть построена на основе, как подчиненной, так и главной таблицы относительно таблицы - источника основной части формы.
Многотабличная форма может не иметь включаемых форм. В этом случае в форме кроме полей таблицы, на основе которой она строится, добавляются поля из связанной с ней таблицы, являющейся главной относительно основной таблицы формы.
Многотабличная форма может быть создана в режиме Конструктора или с помощью Мастера. Мастер форм предоставляет возможность выбрать включаемые в форму поля из нескольких взаимосвязанных таблиц, а также запросов, и на их основе создает многотабличную форму, используя различные способы ее построения:
- явное включение подчиненной формы;
- вызов связанной формы по кнопке;
- многотабличная форма без подчиненных или связанных форм.
В первом случае подчиненная форма строится только для таблицы, которая является подчиненной, по отношению к таблице - источнику основной части. Подчиненная форма отображает данные из всех записей подчиненной таблицы, которые связаны с записью главной таблицы, отображаемой в основной части формы. Составная форма может включать одну или несколько подчиненных форм стандартного вида с выбранными полями.
Второй вариант построения формы - это многотабличная форма, в которой вместо подчиненной формы включается только кнопка. Нажатием этой кнопки вызывается на экран связанная форма. При этом содержимое связанной формы синхронизировано с текущей записью формы. Такой способ удобен для сложных перегруженных форм.
Составная многотабличная форма может не включать подчиненных и связанных форм. Такая форма создается, если необходимо отображать записи подчиненной таблицы, дополненной полями из одной или нескольких главных таблиц. Форма отображает поля из записи подчиненной таблицы и поля из единственной связанной с ней записи главной таблицы.

Порядок выполнения работы:

1. Откройте базу данных и проверьте схему связей таблиц, созданных в лабораторной работе №2.

2. Создайте сложную форму в режиме мастера форм. Для этого
• в окне базы данных выберите вкладку Формы/Создать.
• В диалоговом окне Новая форма выберите пункт Мастер форм.
• В нижней части диалогового окна выберите в качестве источника данных главную таблицу.
• В первом диалоговом окне мастера выберите поля, которые будут отображаться в главной форме. Не закрывая окно, щелкните на списке Таблицы/Запрос и выберите таблицу, содержащие данные для подчиненной формы.
• Выберите поля, которые будут отображаться в подчиненной форме и щелкните по кнопке Далее.
• В следующем диалоговом окне мастера убедитесь в том, что в списке данных, предназначенных для просмотра в главной форме, выделена главная таблица. Для непосредственного включения подчиненной формы переключатель Подчиненные формы должен быть включен.
• В очередном окне выберите способ вывода подчиненной формы Ленточный или Табличный.
• Далее выберите нужный стиль формы, а затем в последнем окне введите имена главной и подчиненной формы.
• Просмотрите полученные результаты.
• Аналогично создайте второй вариант многотабличной формы, включающий кнопку для вызова связанной форме. В этом случае нужно выбрать вариант Связанные формы.
• Выберите в качестве таблицы - источника подчиненную таблицу, создайте форму с помощью мастера. В этом случае многотабличная форма будет лишь включать поля из главной таблицы. Автоматически будет установлен тип формы Одиночная форма. Откройте форму и проанализируйте результаты.

3. Создайте сложную форму в режиме Конструктора, используя в качестве источника данных запрос на объединение таблиц, созданный в лабораторной работе №4. Сохраните форму и просмотрите полученные результаты.

4. Включите одну или более подчиненных форм в одну форму в режиме Конструктора. Для этого
• Создайте формы для главной и подчиненных таблицы, используя навыки создания простых форм, полученные в лабораторной работе №5.
• Затем откройте главную форму в режиме Конструктора и перетащите подчиненные формы из Окна базы данных в главную форму.
• Просмотрите полученные результаты.
• Убедитесь в правильности установки связей. Для этого щелкните в Конструкторе на подчиненной форме, а затем на кнопке Вид панели инструментов. При этом свойство Подчиненные поля должны содержать имя поля в подчиненной форме для связи записей главной формы с записями подчиненной. Свойство Основные поля должно содержать имя поля в главной форме, с которым устанавливается связь.
• Сохраните форму и просмотрите полученные результаты.
• Используя возможности контекстного меню, в режиме Конструктора, внесите изменения в форму и сохраните ее.

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться: