Создание объектов СУБД Access

Создание таблиц

При вводе данных в Access полям присваиваются имена: Поле1, Поле2 и так далее. Можно использовать предложенные имена или изменить их. Название полей в таблице можно задавать двумя способами. После выбора способа создания таблицы выполняется команда «Создать»и вызывается соответствующее окно. На рис.8. показано создание таблицы в режиме «конструктора». Создаются требуемые поля таблицы с заданным типом данных, который выбирается посредством кнопки выбора – «галочка», в нижней части окна находится раздел выбора свойств поля, которые предлагаются вначале по умолчанию.

Рис. 14. Создание таблицы в режиме конструктора

 

Свойства полей таблицы базы данных Access указаны в нижней половине таблицы (рис.14).

Можно создать таблицу в режиме «конструктора», меняя, добавляя или удаляя поля таблицы. Для введения нового поля в верхней части окна таблицы указывается имя поля и определяется его тип. Для переименования поля, надо изменить его имя в столбце «Имя поля».

При создании таблиц используются следующие основные типы данных (рис.15).

 

 

Тип данных	Применение	Размер
Текстовый	Используется для буквенно- цифровых символов, включая текст, а также текст и числа, не применяемые в вычислениях.	До 255 символов
Поле МЕМО	Используется для текста, размер которого превышает 255 символов, или для текста, в котором используется RTF- форматирование. Свойство поля МЕМО указывает, поддерживает ли поле форматированный текст.	До 1024 х 1024 х 1024 символов, для хранения которых требуется 2 гигабайта (2 байта на символ). Из них можно отображать до 65 535 символов в одном элементе управления.
Числовой	Применяется для хранения числовых значений (целых или дробных), которые используются в вычислениях (за исключением денежных сумм).	1, 2, 4, 8 или 12 байтов
Дата/время	Используется для хранения значений дат и времени.	8 байтов
Денежный	Используется для хранения денежных значений. Используется для предотвращения округлений во время вычислений.	8 байтов
Счетчик	Используется для формирования уникальных значений, которые могут применяться в качестве первичного ключа. Эти значения автоматически вставляются в поле при добавлении записи. Поля с типом данных " Счетчик" могут формироваться добавлением единицы, добавлением заданного значения или с помощью случайных чисел.	4 байта
Логический	Используется для логических значений: Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл.	1 бит (0, 125 байта)
Поле объекта OLE	Используется для хранения объектов OLE из других программ Microsoft Windows.	До 1 гигабайта
Гиперссылка	Используется для хранения гиперссылок (в том числе ссылок на объекты приложения Access, которые хранятся в базе данных).	До 1024 х 1024 х 1024 символов, для хранения которых требуется 2 гигабайта (2 байта на символ). Из них можно отображать до 65 535 символов в одном элементе управления.
Мастер подстановок	Используется для запуска мастера подстановок, позволяющего создавать поле, в котором в виде раскрывающегося списка отображаются значения из другой таблицы, запроса или списка значений (фактически мастер подстановок не является типом данных).	Если к полю подстановок присоединена таблица или запрос, то это размер присоединенного столбца. Если к полю подстановок не присоединен другой столбец (т. е. хранится список значений), то это размер текстового поля, используемого для хранения списка.
Вложение	Используется для хранения двоичных файлов (файлов, которые нельзя прочесть с помощью текстового редактора), таких как цифровые изображения (фотографии и другие изображения) или файлов, созданных с помощью других приложений Microsoft Office. Используя поле с типом данных " Вложение", можно вложить в одну запись более одного файла.	2 гигабайта для сжатых вложений. Для несжатых вложений приблизительно 700 КБ, в зависимости от степени сжатия вложений.
Вычисляемый	Для создания вычисляемого поля в таблице	8 байтов

Рис.15. Типы данных Access

 

После создания таблицы ее сохраняют, присвоив имя, и, таким образом, она становится частью базы данных для дальнейшей работы с ней. При необходимости можно затем добавлять новые поля, выполнять изменение типов данных и т.п. Для заполнения таблицы данными ее открывают (она имеет только названия полей) и заполняют стандартным образом, например как в электронных таблицах (рис.16).

 

Рис.16. Ввод данных в таблицу

 

Определение связей между таблицами.Перед тем как приступить к созданию базы данных, необходимо разработать схему данных, то есть организовать связи между таблицами. Схема данных – это структура основных таблиц, в Access используется два типа связей между таблицами:

· «один» - ко - «многим»;

· «один» - к - «одному»;

· много - ко - «многим».

Один – к – одному: каждой записи первой сущности соответствует только одна запись второй сущности, а каждой записи второй сущности – только одна запись первой сущности. Пример - автор, у которого в данный момент имеется лишь одна незавершенная книга.

Один – ко многим: каждой записи первой сущности могут соответствовать несколько записей второй сущности, однако каждой записи второй сущности соответствует только одна запись первой сущности. Пример - издательство, выпустившее несколько книг.

Много – ко – многим: каждой записи первой сущности могут соответствовать несколько записей второй сущности, а каждой записи второй сущности соответствуют несколько записей первой сущности. Пример - один автор может написать несколько книг, а у одной книги может быть несколько авторов. Такие отношения не реализуются в реляционной модели, они должны быть преобразованы через отношения один – ко – многим.

Связь между двумя таблицами определяется наличием общего поля, причем в одной таблице оно должно быть первичным ключом, то есть на стороне «один» - первичный ключ, на стороне «многим» - вторичный ключ. При создании связи между таблицами связываемые поля могут иметь разные имена, однако они должны иметь одинаковый тип. Если в базе данных не определены еще связи то, после нажатия кнопки «Схема данных» на панели инструментов, автоматически открывается диалоговое окно «Добавление таблицы». Чтобы задать связи между полями, надо выбрать поле в одной таблице и перетащить его на соответствующее поле во второй таблице. Обычно связывают поле первичного ключа (выделенное в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (иногда имеющим то же имя) второй таблицы, называемое полем внешнего ключа. Внешний ключ – это одно или несколько полей, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.

Далее необходимо настроить свойства связи. Для этого мышью выделяют в схеме данных нужную связь, открывают контекстное меню связи, а далее выбирают команду «Изменить связь». В открывшемся окне устанавливают флажок «Обеспечение целостности данных» (тогда удалять в ключевом поле данные нельзя). Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление» связанных полей. Если установлен флажок «Каскадное обновление связанных полей», то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответствующие значения связанных записей. Если установлен флажок «Каскадное удаление связанных полей», то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице». На рис. 17 показана схема данных со связью «один» – ко – «многим».

 

 

Рис.17. Схема данных со связью «один»-ко-«многим»

 

4.3.2. Создание запросов

В режиме таблицы возможны самые различные операции с данными: просмотр, сортировка, фильтрация, редактирование, печать. При необходимости выполнения обработки или просмотра данных из группы таблиц можно выбрать требуемые данные с помощью запросов.

Запросы могут являться источником записей для форм и отчетов. После выполнения запроса на выборку, Access формирует набор записей, содержащих отобранные данные. Как правило, с набором записей можно работать так же, как и с таблицей: выполнять просмотр и выборку данных, обновлять данные и выводить на печать. Этот набор записей физически не существует, он создается только во время выполнения запроса. Если изменить данные в наборе записей, Access внесет соответствующие изменения в таблицы, на базе которых построен запрос. В Access имеется несколько основных типов запросов.

Запросы на выборку.Этот запрос используется наиболее часто. Результатом этого запроса являются данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы, записи в которой можно обновлять. Эти данные можно также использовать для выполнения каких-либо действий, например, для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Перекрестные запросы. Запросы, которые используются для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ.

Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

Запросы на изменение.Этозапрос, который за одну операцию меняет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение:

· На удаление записи - удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

· На обновление записи - вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

· На добавление записей - добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.

· На создание таблицы - создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создании архивной таблицы, содержащей старые записи.

· На объединение – позволяет объединить данных из двух таблиц с аналогичными структурами.

Запрос на создание таблицы.Этот запрос создает новую таблицу из данных одной или нескольких таблиц. Он нужен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Access.

Запросы с параметрами.Это запросы, при выполнении отображающие в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется

вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух временных промежутков. Затем Microsoft Access может выбрать все записи, приходящиеся на интервал времени между этими временными интервалами. Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

Запросы SQL. Это запрос, создаваемый при помощи команд языка SQL (Structured Query Language), и используемый для обновления и управления реляционными базами данных. Когда пользователь создает запрос в режиме «конструктора», автоматически создается эквивалентная конструкция SQL.

Выбор данных из таблиц.Одним из преимуществ запросов является то, что они позволяют достаточно быстро отобрать необходимые данные из нескольких связанных таблиц, но запросы полезны и при работе с одной таблицей. Запрос можно создавать с помощью «конструктора» или с помощью «мастера» запросов. Все приемы, используемые при работе с одной таблицей, подходят и для сложных многотабличных запросов, поэтому рассмотрим формирование запроса на выборку данных из двух таблиц.

1. На вкладке Создание в группе Другие кликните по кнопке Мастер запросов.

2. Запустите режим создания запроса с помощью мастера (Простой запрос).

3. Создайте запрос, следуя шагам мастера (рис.18):

3.1. Выбор из списка Таблицы и запросы таблицу Структура ОАО РАНГОУТ;

3.2. Перенесите в список выбранных полей (справа) поле Сокращение;

3.3. Выберите из списка Таблицы и Запросы таблицу Сотрудники;

3.4. Перенесите в список выбранных полей (справа) поле Фамилия (рис.12);

3.5. Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее.

4. Введите имя запроса. Для этого:

4.1. Выберете тип запроса Подробный;

4.2. Введите имя запроса Исполнитель;

4.3. Завершите работу мастера, нажав кнопку Готово.

 

 

Рис. 18. Создание простых запросов

5. Просмотрите результаты запроса в режиме Таблицы.

6. Выберите режим Конструктора. Откроется бланк запроса, он состоит из двух областей: в верхней части бланка отображается структура таблицы или нескольких таблиц, к которым адресован запрос, в нижней части – пустая таблица будущего запроса, куда необходимо будет перенести название полей. Достаточно щелкнуть на нужном поле таблицы базы данных и в таблице-запросе появится это поле. Сформировав запрос, его закрывают, дают имя и в дальнейшем его запускают из окна базы данных.

Данные в запросе можно упорядочивать по возрастанию или убыванию по выбранному полю. Если необходимо сделать выбор по нескольким полям одновременно, то сортировка будет происходить по столбцам слева направо.

По умолчанию все поля запроса выводятся на экран, но в бланке запроса можно сбросить флажок «Вывод на экран» и столбец на экране будет не виден (рис. 19).

 

Рис.19. Бланк запроса

 

 

7. Установите в обоих полях сортировку по возрастанию. При наличии сортировки в нескольких полях, программа выполняет сначала первую, а потом вторую и т.д. Таким образом, запрос предоставляет возможность задать сортировку по нескольким полям.

8. Перейдите в режим просмотра Таблицы. Просмотрите, как изменилось расположение данных и не забудьте сохранить изменения.

Рассмотрим пример простейшего запроса. Пусть имеется база данных, состоящая из двух таблиц – «Структура ОАО» и «Сотрудники», таблицы связаны между собой, как показано на рис. 17. Эта связь означает, что в одном отделе может числиться много сотрудников, но ни один сотрудник не может числиться сразу в нескольких отделах. Необходимо создать запрос «Исполнитель», в котором по данным таблицы Сотрудники будут получены новые данные со следующими назначениями (рис.20.).

Имя поля запроса	Назначение
Код Сотрудника	Устанавливает связь получаемых в других полях данных с конкретным сотрудником по ключевому полю
ФИО	Содержит фамилию, имя и отчество как одну строку
Возраст	Вычисляет количество полных лет по дате рождения
Месяц	Определяет номер месяца рождения по дате
День	Определяет порядковый день месяца рождения по дате

Рис.20. Назначение полей запроса

 

Порядок действий следующий:

1. На вкладке «Создание» в группе «Запросы» кликните по кнопке «Мастер запросов».

2. Запустите режим создания запроса с помощью «Мастера» простой запрос (рис. 21).

3. Создайте запрос, следуя шагам «Мастера»:

3.1. Выбор из списка «Таблицы и запросы»таблицу «Структура ОАО»;

3.2. Перенесите в список выбранных полей (справа) поле «Сокращение»;

3.3. Выберите из списка «Таблицы и Запросы»таблицу «Сотрудники»;

3.4. Перенесите в список выбранных полей (справа) поле «Фамилия»;

3.5. Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку «Далее».

4. Введите имя запроса. Для этого:

4.1. Выберете тип запроса «Подробный»;

4.2. Введите имя запроса «Исполнитель»;

4.3. Завершите работу мастера, нажав кнопку «Готово».

 

Рис. 21. Создание простых запросов

 

5. Просмотрите результаты запроса в режиме «Таблицы».

6. Выберите режим «Конструктора». Откроется бланк запроса, в верхней части бланка расположена схема связи таблиц, используемых в запросе. В нижней части расположена таблица описания полей запроса. В первой строке перечислены поля запроса. Во второй строке указано имя таблицы, из которой взято поле. В третьей строке можно задать сортировку полей (рис. 22). В бланке для каждого поля можно задать индивидуальные условия отбора с параметрами. В строке «условия отбора» можно задавать условие, например, > 20, > 50 или < 120, в диапазоне и т.п. В итоге получите только отобранные записи по одному из этих условий.

Рис. 22. Запрос на выборку

 

7. Для создания вычисляемых полей используется «Построитель выражений». На рис. 23 представлен пример его использования для получения поля ФИО, содержащее фамилию, имя и отчество как одну строку.

Рис. 23. Построитель выражений

 

8. Поле Возраст постройте выражение для поля (рис. 20), в котором производится вычисление количества полных лет по дате рождения:

Возраст: Year(Now())-Year([Сотрудники]! [Дата рождения]).

Примечание. Эта формула содержит встроенные функции Year(), которая вычисляет год по дате, и Now(), которая вычисляет текущую дату. Встроенные функции можно найти, открыв в построителе выражений в окне обзора папки Функции папку Встроенные функции. Возраст получается как разность между годом, отсчитанным от текущей даты, и годом, отсчитанным от даты рождения.

Рис. 24. Бланка запроса

9. В следующем столбце постройте выражение для поля Месяц, в котором производится вычисление по дате рождения порядкового номера месяца. В формуле используется встроенная функция Month():

Месяц: Month([Сотрудники]! [Дата Рождения]).

10. В следующем столбце постройте выражение для поля День, в котором производится вычисление по дате рождения порядкового дня месяца. В формуле используется встроенная функция Day():

День: Day([Сотрудники]! [Дата Рождения]).

11. Задайте в бланке запроса сортировку по полю Месяц, затем по полю День.

12. Включите в бланк запроса поле Дата рождения из таблицы Сотрудники (рис.24).

13. Перейдите в режим таблицы и просмотрите результаты работы запроса.

Созданные в запросе поля «Возраст, МесяциДень»позволяют провести фильтрацию сотрудников по месяцам и дням даты рождения и в результате составить список, в котором сотрудники будут указаны в порядке дат рождения от начала года.

4.3.3. Создание форм

Access предоставляет пользователю наглядный интерфейс для работы с данными с помощью форм, под которыми понимаются настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа. Формы являются такими же объектами базы данных Access, как таблицы, запросы и используются для ввода и отображения данных. Формы предоставляют удобный способ просмотра и редактирования данных в таблицах, существенно упрощают процесс ввода данных и содержат элементы управления для эффективного доступа к данным в таблицах. Под элементами управления понимаются текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки и т.п.

Формы Access предоставляют функциональные возможности для выполнения многих задач, которые нельзя выполнить другими средствами. Формы позволяют проверять правильность ввода данных, проводить вычисления, и обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.

Access позволяет создавать формы несколькими способами, самым простым из которых является использование средств автоматического создания форм на основе таблицы или запроса. Автоматически создаваемые формы бывают нескольких видов, каждый из которых отличается способом отображения данных.

1. Форма для ввода и модификации данных:

· Форма с одним элементом;

· Разделенная форма;

· Форма для нескольких элементов (ленточная форма);

· Составная форма (главная и подчиненная, с отношением «один-ко-многим»).

2. Сводная таблица (сводная диаграмма).

3. Форма навигации.

4. Пользовательское окно диалога.

Форму можно создавать с помощью множества средств, находящихся на вкладке Создание в группе Формы (в зависимости от типа и сложности создаваемой формы) (рис.25).

Рис.25. Средства для создания форм

 

Форма с одним элементом. При работе с данным видом формы одновременно выводится только одна запись.

Разделенная форма. Данный вид формы позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме формы и в режиме таблицы (рис.26).

Рис.26. Разделенная форма

 

Ленточная форма. Представляет собой форму для нескольких элементов и позволяет отображать сведения более чем об одной записи одновременно.

Составная форма (главная и подчиненная). Используется для просмотра в одной форме данных из нескольких таблиц со связью «Один-ко-многим». Сводная таблица / сводная диаграмма. Сводная таблица и сводная диаграмма дают возможность выполнять комплексный анализ данных (по аналогии с MS Excel).

Окно диалоговой формы. Окна диалоговой формы, как правило, используются для сбора информации, предоставляемой пользователем. Они всегда модальные - т.е. пользователь не может перейти к выполнению других этапов работы с приложением, пока не закончит обработку формы. Разрабатываются, чаще всего, с использованием средств программирования.

Рассмотрим в качестве примера создание формы «Сотрудники» с помощью «Мастера форм», который позволяет создавать формы на базе одной или нескольких таблиц. Источником данных для создаваемой формы является таблица «Сотрудники» и таблица «Личные данные». Для создания данной формы необходимо выполнить следующее:

1. На вкладке «Создание»в группе команд «Формы»выберете элемент управления «Другие формы»–«Мастер форм».

2. Запустите режим создания формы с помощью «мастера» (Рис. 27).

 

Рис. 27. «Мастер» форм

 

3. Создайте форму, следуя шагам «мастера», для чего:

3.1. Выберите из таблицы поля для создания формы;

3.2. В списке «Таблицы и запросы»выберите таблицу «Сотрудники».Перенесите из списка «Доступные поля»в список «Выбранные поля»все поля таблицы, щелкнув на кнопке «Добавить все»«> > » (Рис. 28);

Рис. 28. Выбор полей формы

 

3.3. Выберите таблицу «Личные данные»;

3.4. Перенесите из нее все поля (кроме первого поля «Код Сотрудника», так как оно уже есть в списке);

3.5. Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку«Далее»;

3.6.Выбор вида формы. Установите переключатель «В один столбец» - это наиболее удобный вид формы;

3.7. Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку «Далее»;

3.8. Выберите стиль оформления. Просмотрите список представленных стилей, попеременно щелкая на их названиях и выберите понравившийся;

3.9. Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку «Далее»;

3.10. Введите имя формы «Сотрудники»;

3.11. Установите переключатель «Открыть форму для просмотра и ввода данных»;

3.12. Завершите работу с «мастером» щелчком на кнопке «Готово».

4. Просмотрите имеющиеся записи, щелкая по кнопкам:

· переход к первой записи ;

· переход на предыдущую запись ;

· переход на следующую запись ;

· переход к последней записи ;

· переход на новую запись .

Чтобы улучшить наглядность и дизайн формы её нужно отредактировать. Процесс редактирования предполагает изменение вида некоторого объекта с целью его улучшения. При редактировании формы можно изменить названия полей для ввода, увеличить или уменьшить размер области ввода данных, изменить порядок расположения полей в карточке и многое другое. Для редактирования формы надо перейти в режим «конструктора» (рис.29).

 

Рис.29. Неотредактированная форма «Сотрудники»

Можно использовать «конструктор» и для создания форм, но это очень трудоемкая работа. Поэтому лучше поручить ее «мастеру», а «конструктор» - только для редактирования формы. Порядок действий при редактировании следующий:

1. Откройте созданную форму «Сотрудники»(рис 30).

2. Перейдите в режим «Конструктора».

Примечание. В режиме «конструктора» рабочее поле представляет собой сетку с выделенными областями для расположения объектов: «Заголовок формы», «Область данных», «Примечание формы». Если навести указатель мыши на границу области, ее можно увеличить или уменьшить. Основные объекты расположены в «Области данных». Это – надписи полей и поля. Обратите внимание, что надпись и название поля могут не совпадать. Информация, расположенная в рамке надписи, не меняется при просмотре записей. Это аналог неизменяемой части карточки. Поле предназначено для ввода данных. В окне «конструктора» оно представляет собой белый прямоугольник с одной или несколькими строками. Первоначально в режиме «Конструктора» и для надписи, и для поля указано имя соответствующего поля. Вы можете отредактировать надпись. Название поля менять не рекомендуется, так как это может привести к ошибке.

3. Измените размеры рамки для фотографии, для этого:

3.1. Щелчком выделите рамку, по границе рамки появятся маркеры;

3.2. Подведите курсор к угловому маркеру так, чтобы он принял форму двусторонней стрелки;

3.3. Потяните границу за маркер и увеличьте ее; размер рамки контролируйте по сетке, в которой одна клетка соответствует 1 см.

4. Измените, свойства рамки так, чтобы фотография полностью помещалась внутри рамки независимо от ее исходного размера. Для этого:

4.1. Правой кнопкой мыши щелкните внутри рамки;

4.2. В контекстном меню выберите пункт «Свойства»;

4.3. В открывшемся окне свойств рамки выберете вкладку «Макет»;

4.4. Щелкните на строке «Масштабы рисунка»и пункт списка «По размеру рамки»(Рис. 30).

5. Перейдите в режим формы и просмотрите все записи; убедитесь, что теперь все фотографии полностью размещаются внутри рамки.

6. Аналогично измените размеры рамок надписей.

7. Переместите рамки некоторых надписей в правую часть формы (рис.28).

8. Измените шрифт названия надписей. Для этого:

8.1. Выделите щелчком надпись поля «Код Сотрудника», при выделении по границе надписи появляются маркеры выделения;

 

Рис. 30. Редактирование формы в режиме конструктор

 

8.2. Кликните внутри надписи, и появится мигающий текстовый курсор, измените шрифт и его размеры;

8.3. Аналогичным образом измените вид других надписей.

9. Измените, если необходимо, размеры формы. Для этого:

9.1. Подведите курсор к нижней границе так, чтобы он принял форму двусторонней стрелки;

9.2. Захватите границу формы (не путать с границей окна) и потяните вниз;

9.3. Аналогичным образом измените горизонтальный размер формы.

На рис.31 представлена форма, полученная после работы «конструктора».

Рис 31. Форма «Сотрудники»

 

4.3.4. Создание и печать отчетов

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access для этих целей предназначены отчеты, позволяющие выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию, представить выводимую информацию на печать в желаемом пользователю формате. Отчет можно дополнить рисунками, графиками, колонтитулами и т.д. Источником данных для отчета могут быть таблицы или запросы. Отчеты и формы Access имеют много общего, но в отличие от форм, отчеты предназначены только для просмотра и печати данных. Отчет может быть создан также, как и форма с помощью «мастера», его разделы могут включать заголовок отчета, область данных, верхний и нижний колонтитулы и т.д. Access позволяет создавать отчет на основе таблицы или запроса, для чего необходимо выбрать объект «Отчет» и таблицу для его построения. Наиболее просто это реализуется с помощью «Мастера отчетов», который предлагает за ряд шагов для выбранной таблицы «Сотрудники» сформировать отчет.

1. Во вкладке Создание в группе Отчеты выберете, «Мастер отчетов» и запустите его.

2. Выберите из таблицы Структура ОАО поле Название отдела, из таблицы Сотрудники – поля Фамилия, Имя, Отчеств, Должность (Рис. 32).

Рис. 32. Создание отчета с помощью мастера

 

3. Выберите группировку данных по названиям отделов. Группировка позволяет вывести названия отделов в виде оформленных подзаголовков (Рис. 33).

 

Рис. 33. Группировка данных

 

4. Задайте сортировку по полю Фамилия для того, чтобы фамилии в отчете были расположены в алфавитном порядке.

5. Выберите вид макета для отчета, например, Ступенчатый.

6. Введите заголовок отчета: Список сотрудников, и завершите работу мастера, щелкнув на кнопке Готово.

7. После завершения работы мастера включается Режим предварительного просмотра отчета. Фрагмент отчета представлен на рис. 34.

 

Рис.34. Отчет «Сотрудники»

Однако, при просмотре можно заметить некоторые недочеты, которые требуют исправления и корректировки, например, название столбцов расположены не по центру, и т.д. Для исправления отчета (изменение свойства объектов – шрифт, цвет, расположение элементов) нужно перейдите в режим «Конструктора». Отчет имеет несколько областей, в которых расположены объекты отчета: надписи, поля и другие элементы (рис.35).

Рис. 35. Вид областей отчета

 

Также как и в форме, исправлять можно только надписи. Поля базы данных исправлять нельзя, так как это может привести к ошибке.

Примечание. Чтобы узнать с каким объектом вы работаете, наведите курсор на объект и кликните правой кнопкой. В появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства. В титульной строке окна свойств будет написано название объекта.

1. Кликните мышкой поочередно на тех полях (эти поля будут выделяться маркерами) которые вы хотите откорректировать.

2. Кликните внутри надписи: появится текстовый курсор. Задайте для названий таблицы и столбцов форматирование по центру.

3. Во вкладке Конструктор выберите Элементы управления.

4. На панели элементов выделите кнопку Надпись и нарисуйте небольшую рамку для надписи в области заголовка. В рамке напишите «По состоянию дел на: « ».

5. Перенесите из области нижнего колонтитула в область заголовка объект с функцией Now(), который выводит в отчет текущую дату.

6. Установите начертание поля группы: полужирный, курсив.

Фрагмент откорректированного отчета представлен на рис. 36.

 

Рис. 36. Фрагмент отчета «Сотрудники»

 

4.4. Основные этапы разработки базы данных

Процесс проектирования базы данных представляет собой последовательность переходов от неформального словесного описания информационной структуры определенной предметной области к формализованному описанию объектов предметной области в терминах реляционной модели. В общем случае можно выделить следующие этапы проектирования:

1. Определение цели создания базы данных.На данном этапе выполняется системный анализ и словесное описание информационных объектов предметной области. Определяется назначение и использование базы данных, выбираются фактические данные, которые нужно хранить в базе данных и по каким темам они должны быть распределены. Темам должны соответствовать таблицы, а данным - поля (столбцы) в этих таблицах.

2. Определение полей в базе данных.Каждое поле содержит требуемые фактические данные, например, фамилия, имя, отчество, адрес, должность, номер телефона и т.п. Для каждого типа сведений следует выделить отдельное поле в таблице. При составлении схемы полей, учитывайте следующее: включать все необходимые сведения и разбивать информацию на минимальные логические компоненты. Например, имена сотрудников удобно разбить на отдельные поля: Фамилия, Имя, Отчество, что облегчит сортировку по фамилиям. Например, в таблице, содержащей поля «Цена» и «Количество» не следует создавать поле, содержащее произведение значений этих полей.

3. Определение таблиц и полей таблиц базы данных. Каждая таблица должна содержать данные только на одну тему. Список нужных полей покажет, какие требуются таблицы. Каждое поле необходимо включать только в одну таблицу, не надо включать поле в таблицу, если в результате его добавления одни и те же данные будут появляться в нескольких записях этой таблицы.

4. Определение полей с уникальными значениями в записи. Для связывания данных, хранящихся в разных таблицах, каждая таблица должна содержать поля, однозначно определяющие каждую запись. Такое поле называют первичным ключом. Первичный ключ всегда имеет уникальный индекс и используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

5. Определение связей между таблицами. После разбиения сведений на таблицы и определения полей первичного ключа необходимо выбрать способ, которым будут связаны сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных.

6. Усовершенствование структуры базы данных. После определения и создания требуемых таблиц, полей и связей, пока таблицы не заполнены данными, необходимо проанализировать полученную структуру базы данных и выявить возможные недостатки. Для этого следует ввести в таблицы необходимый объем данных для проверки структуры, создать между ними связи. Для проверки связей в базе данных, создайте запросы для получения нужных данных, также рекомендуется создать пробные формы, отчеты и посмотреть отображаются ли в них нужные данные. Проанализируйте избыточные повторы данных в таблицах и исключите их.

7. Ввод данных и создание требуемых объектов базы данных.После коррекции структуры таблиц в соответствии с заданными требованиями выполняется ввод всех данных. Затем создаются все необходимые объекты базы данных: запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

Пример использования СУБД Access для разраб

⇐ Предыдущая1234

Поделиться: