Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Ведение делопроизводства, обеспечивающего сохранность конфиденциальных сведений
Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций. На предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ПДЭК) для: разработки перечня сведений, составляющих КТ; Положений и инструкций по соблюдению режимов конфиденциальности; экспертизы ценности документов КТ (с целью установления сроков их хранения); расследования факта утраты информации КТ и пр. В состав ПДЭК должны входить руководители подразделений, имеющих доступ к КТ, службы безопасности, архива предприятия. Руководитель предприятия с помощью распорядительной документации утверждает перечень сведений, содержащих КТ предприятия, меры по охране этих сведений, устанавливает круг лиц, имеющих доступ к информации, назначает должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, определяет правила работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с распорядительными документами (приказами и их приложениями).
Пример: Приложение к приказу директора ООО «Агат» от 00.00.0000 № 57 Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ООО «Агат»: - размер взятых кредитов; - объем производства продукции; - размер прибыли за квартал; - распределение прибыли; - цели, задачи переговоров с партнерами; - зарплата сотрудников; - регионы сбыта продукции. Директор (подпись) И.О. Фамилия
Все документы, содержащие коммерческую тайну, подлежат специальному обозначению и учету (на документе проставляется гриф конфиденциальности - см. подраздел 3.3). На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизита подпись и фамилия исполнителя). Например: Составлен в двух экз.: экз. № 1 – в адрес; экз. № 2 - в дело № 01- 07. На обороте листа документа с грифом «КТ» руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом. Например: Разрешаю: 1. Фамилия И.О. 2. Фамилия И.О. Подпись руководителя Дата Печатание и копирование документов с грифом «КТ» производится централизованно в специально отведенном помещении, исключающим достул посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Все копии берутся на учет, черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик уничтожен. Подпись. Дата». Документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Все листы журнала нумеруются, прошиваются и отпечатываются (приложение 5). Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело. На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела - за-верительный лист. Хранят такие дела в сейфе, который опечатывает Должностное лицо, ответственное за сохранность документов, имеющих гриф «КТ». Все дела с грифом «КГ» вносятся в номенклатуру конфиденциальных дел, которая является самостоятельным документом, не объединенным с номенклатурой открытых дел предприятия. Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами. Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в «Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ» (приложение 5). Выделенные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю в тот же день (с разрешения руководства - в течение некоторого срока при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте). Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из здания, лишь в исключительных случаях руководитель (или заместитель) может разрешить сотрудникам вынос таких документов для согласования и подписания с принятием необходимых мер предосторожности. По окончании года ПДЭК предприятия выполняет работы: проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»; отбирает из них документы для архивного хранения и уничтожения. При передаче дел в архив, на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись, хранят такие документы в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. Уничтожаются документы в присутствии комиссии способом, исключающим возможность восстановления информации, имеющейся в них (путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины). В случае утери документа КТ ПДЭК расследует факт утраты. На утерянные документы, после того как их поиск не принес положительных результатов, составляется акт. При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательство о неразглашении конфиденциальных сведений действует в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом. |
Последнее изменение этой страницы: 2019-04-09; Просмотров: 269; Нарушение авторского права страницы