Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Классификация корреспонденции
В приложении 6 приведены примеры оформления некоторых видов писем. Содержание служебного письма можно разделить на аспекты. Выделяют одно- и многоаспектные письма. Одноаспектное - это простое письмо, посвященное одному вопросу (например, письмо-напоминание). Многоаспектное письмо может содержать и просьбу, и напоминание, и гарантию. 5.2. Правила оформления. Стиль и язык служебного письма Подготовка письма включает определенные стадии (см. тему 2). Официальные письма оформляются на бланке для писем формата А4 или А5. Письмо содержит определенные реквизиты (см. тему 3). В письмах название вида документа (А. 7) не указывается, за исключением гарантийного письма.
Текст служебного письма - это мощный инструмент проведения стратегии фирмы, и его необходимо уметь правильно использовать. Основные требования к тексту: - краткость (оптимальный размер - одна-полторы страницы формата А4.); - убедительность (зависит от умения составителя письма выразить интересы адресата); - информативность и доказательность; - объективность и ясность. В Англии унифицированный стиль официального общения принят под названием «Зип-Код», что буквально означает «Кодер молния». Унифицированность, краткость, максимальная информационная загруженность каждого слова - основные положения, которыми необходимо руководствоваться при написании официальной корреспонденции. Текст письма, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, сопровождаемые ссылками на факты, Даты, документы. Например, «Согласно контракту № 24, нами полу- чена 26.01.2005 партия № 3 телевизоров « Sопу», в которой обнаружен один телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от 26.01.2004 № 12.)...». В основной части формулируется его основная цель: просьба, предложение, отказ и т.д. Например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор (согласно п.4.2 нашего контракта)». Тон письма должен быть корректным, деловым, уважительным. Язык и стиль официальной переписки принципиально отличается от личных писем. Содержание служебных писем основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки и предопределяет характер и содержание писем, их стиль и язык. Такой стиль изложения можно назвать формально-логическим. Письмо рекомендуется начинать со слов обращения: «Уважаемый (многоуважаемый) И.О.! », «Уважаемые господа! ». Деловое письмо следует излагать от имени коллективного лица («мы») или указать название предприятия. Практически во всех странах мира письма составляются от имени коллективного субъекта (ИСО). Из психологических соображений рекомендуется начинать деловое письмо с изложения позиций предприятия, если по рассмотренному вопросу принято положительное решение. Не следует начинать письмо с констатации отказа: прежде чем сформулировать отказ, необходимо объяснить, чем он вызван. По мнению специалистов особенно трудно составить писъмо- отказ. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть крайнюю заинтересованность предприятия в ее исполнении. В конце письма желательно выразить слова благодарности адресату за рассмотрение сути излагаемого вопроса и надежду на положительное решение вопроса. Текст письма следует разделять на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль (например, в многоаспектных письмах изложение каждого аспекта следует начинать с нового абзаца). Большую экономию времени при составлении официальных писем с однотипной информацией дают типовые тексты (стереотипные тексты, на основе которых может быть построен текст нового письма) и тексты-трафареты (текст с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией), упрощающие процесс составления и печатания писем. 5.3. Международная корреспонденция При оформлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по иным правилам. Международными стандартами ИСО (180) определены общие правила разработки бланков, размеры текстовых областей и полей, а также состав и расположение основных реквизитов. В практике международной корреспонденции существует множество подходов к расположению реквизитов на бланке письма. Зачастую они отличаются от порядка, установленного в стандартах ИСО. Наибольшее распространение при оформлении писем имеет «блоковый стиль», который отличают следующие черты: - фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, проставляется в левом углу сверху; - фамилия и должность отправителя письма указываются ниже его подписи; - отсутствие пунктуации в адресе, а также после заключительной формы вежливости; - текст печатается от левого поля без отступа, части текста разделяются увеличенным межстрочным интервалом. Официальные письма иностранному партнеру печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2, 54 см) и могут включать реквизиты, приведенные на рис. 9: 1. Сведения об отправителе. ( Issuer field ) Отправителем письма может быть юридическое или физическое лицо. В сведениях указываются: наименование организации, товарный знак, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телекса, телефакса. Под названием организации может быть указан род ее деятельности.
1.Сведения об отправителе ( Issuerfield ). 9.3аголовок к тексту ( Subject Line ). 2.Ссылки на индексы отправите- 10. Текст ( Body of the Letter ). ля/получателя ( Reference Line ). 11. Заключительная формула вежливо- 3.Дата (Date). ста (Complimentary Close). 4.Специальные почтовые отметки. 12. Подпись ( Signature ). 5.Уведомление о конфиденциальности. 13. Пометка об исполнителях. 6.«Внутренний адрес» (The Inside Ad- 14. Отметка о наличии приложения dress ). ( Enclosure ). 7.Указание на конкретное лицо, «К све- 15. Указание на рассылку копий данно- дению» (Attention Line). го письма (CCNotation). 8. Вступительное обращение ( Salution ). 16. Постскриптум. Рис. 9. Формуляр-образец международного письма
В названиях коммерческих предприятий могут присутствовать слова: Limited (сокращенно Ltd) - компания с ограниченной ответственностью (Limited liability company); Incorporated (Inc.) -корпорация. Сокращение «& Co.» означает товарищество ме - жду двумя и более людьми. Если речь идет о семейном концерне, то добавляются слова «сын», «сыновья», «братья». Если после названия фирмы нет указанных отметок, то это часто означает, что речь идет о единственном человеке, ведущем дело от своего лица и за свой счет. Во избежание перегрузки справочной информацией некоторые сведения об отправителе (например, абонентские номера) переносят в нижнюю часть листа. 2. Ссылки на индексы отправителя/получателя ( Reference Если в письме присутствуют обе ссылки (на адресата и составителя), то сначала дается ссылка на поступивший документ, а затем указание о том, как надо ссылаться на данное письмо. Например: Your reference: MP/ DC/101 - Ваша ссылка: MP/ DC/101, где MP - инициалы автора, DC - инициалы его секретаря, 101 - порядковый номер документа, или: Our reference: MP/101 -Наша ссылка: MP/101. Ссылка может иметь вид In your reply please refer to EL/ KD/15 - В Вашем ответе просим сослаться на EL/ KD/15. 3. Дата ( Date), В иностранной корреспонденции дата письма В Великобритании принято сначала указывать день, а затем месяц и год. В США - месяц, день, год. В силу различия английской и американской традиций при цифровом написании даты могут возникать ошибки в понимании даты. Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое написание: 10 June 2005 (британский способ оформления даты) или June 10, 2005 (американский способ оформления даты). 4. Специальные почтовые отметки. Если письмо отправляет January 10, 2004 EXPRESS MALL 5. Уведомление о конфиденциальности. Уведомление PER- SONAL или CONFIDENTIAL соответственно означает, что письмо может быть вскрыто только адресатом или доверенным кругом лиц (эта же запись делается на конверте). 6. «Внутренний адрес » (The Inside Address). Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны. Количество строк во «внутреннем адресе» (почтовом адресе) рекомендуется ограничивать шестью. Стандарт ИСО 11180: 1993 содержит лишь рекомендации, как придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения. Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы (адресные сведения указываются в той же последовательности, что и на конверте): - название организации; - деятельность; - отдел или подразделение организации; - полный почтовый адрес.
Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку и страну назначения. Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже - название фирмы, затем почтовый адрес:
Mr. G.H. Black, Chairman, A. Smith and Cj., Ltd London SWL 75 С ENGLAND
Перед фамилией следует указывать имя или инициалы (в английском языке инициалы пишутся всегда перед фамилией.). Имя и фамилию лица следует писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе. При написании почтового адреса принята следующая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города, индекс, название страны. Например:
34-41 Крейгроуд Болтон БЛ4 8ТФ ВЕЛИКОБРИТАНИЯ При первом направлении письма в неизвестную компанию вместо названия иногда используется условная замена « XUZ Com pany». 7. Указание на конкретное лицо (указание на желательность ознакомления), «К сведению» ( Attention Line). Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Это особый элемент письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, если автор заинтересован, чтобы его письмо гюступило конкретному лицу. Эта отметка (указание на конкретное лицо) помещается отдельной строкой под адресом:
Attention: Mr. P. Cooper
Размещение данного реквизита допустимо в адресном блоке после названия организации. 8. Вступительное обращение ( Salution). Обращение в письме, помимо собственной очевидной функции, является также формой приветствия адресата. Конкретная форма обращения зависит от круга адресуемых лиц, наличия сведений о должностном положении адресата, степени доверительных отношений и т.д. Обычно необходимая для последующего корректного обращения информация содержится в полученном ответе. В первом письме, когда в распоряжении отправителя имеются только адресные сведения, используются следующие формы обращения: - Уважаемые господа - к организации в целом: Dear Sirs ( Gentlemen - в США); - Уважаемый господин - к мужчине, если неизвестно его имя: Dear Sir; - Уважаемая госпожа - к женщине, если неизвестно ее имя Dear Madam; - Уважаемый г-н Смит - к мужчине: Dear Mr. Smith; - Уважаемая г-жа Смит - к женщине: Dear Mrs. Smith (к замужней женщине); Dear Miss Smith (к незамужней женщине); Dear Ms. Smith (к женщине, если неизвестно ее семейное положение). Имя и инициалы адресата в таких случаях обычно опускаются: после вступительного обращения ставиться запятая (в Англии) или двоеточие (в США). 9, Заголовок к тексту ( Subject Line). В письмах зарубежных корреспондентов заголовок к тексту не является обязательным элементом письма. Если заголовок присутствует, он обычно помещается перед основным текстом, после личного обращения к адресату (обычно подчеркивается, чтобы привлечь внимание адресата). Например (« Re» - сокращенное латинское выражение « in re» — относительно, по вопросу): Order No 189 for «Niva» Cars или Re: Letter of Credit No. 18/120 В настоящее время в США и Великобритании « Re» и « in re» встречаются главным образом в переписке по юридическим вопросам в значении «по делу». 10. Текст (Body of the Letter). Текст большинства писем состоит Если суть обращения проста (например, отказ от сделанного предложения), оно обычно оформляется в виде одного абзаца. 11. Заключительная формула вежливости ( Complimentary 12. Подпись ( Signature). В письмах иностранных корреспонден Yours sincerely (подпись ) Mr. S. Basuki, Manager Перед подписью может стоять отметка « pp.» - «от имени» или « Per pro» - « no доверенности». Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают документ от имени своих руководителей. 13. Пометка об исполнителях в виде инициалов часто используется в крупных компаниях, чтобы сохранить информацию о том, кто конкретно составлял и печатал текст. Инициалы составителя указываются прописными буквами, инициалы оператора - строчными, например, ММ.ро. 14. Отметка о наличии приложения ( Enclosure)..Располагается в нижнем левом углу под подписью. Она состоит из слова « Enclo sure» (если приложение одно) или « Enclosures» (если приложений несколько), возможно использование сокращений « Enc», « End». В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения. При этом обычно указывают их количество: 2 Enclosures
15. Указание на рассылку копий данного письма ( CCNotation). с. с. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий». 16. Постскриптум. Допускается внесение дополнительной ин При подготовке текста с помощью компьютера перекомпонов-ка текстовых блоков не представляет трудности, поэтому ф постскриптум редко встречается в официальной переписке и используется скорее для того, чтобы лишний раз подчеркнуть наиболее важную деталь сообщения. В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма №...», например, Continuation Sheet No... Под названием организации-автора указываются организация, которой адресуют письмо, и дата. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОГОВОРОВ (КОНТРАКТОВ) Понятие «договор». Требования и правила составления Договора В условиях хозяйственных взаимоотношений между предприятиями основными правовыми документами являются договора (контракты). Договор - это документально оформленное соглашение двух и более сторон об установлении и регулировании определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон. Договор может заключаться как между юридическими, так и физическими лицами, которые свободны в выборе предмета договора, определении обязательств, любых других условий хозяйственных взаимоотношений (кроме случаев совершения операций по межгосударственным соглашениям). Разновидностями договора являются договор купли-продажи, договор поставки, договор аренды, депозитный договор, контракт и др. Как и договор, контракт представляет собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений, но в более упрощенной форме17. При заключении договоров субъектам хозяйствования внутри страны необходимо руководствоваться законодательными и нормативно-правовыми актами Республики Беларусь, при заключении договоров с юридическими и физическими лицами других стран необходимо руководствоваться принятыми межгосударственными соглашениями. Договор включает три группы реквизитов: реквизиты углового (продольного) штампа, текстовая группа реквизитов и заключительная часть реквизитов. Все виды договоров имеют различные текстовые реквизиты, но одни и те же реквизиты углового штампа и схожую заключительную часть реквизитов. 17Так как слова «договор» и «контракт» употребляются как синонимы, далее в тексте используем наименование вида документа - «договор». Реквизиты углового (продольного) штампа включают: название вида документа («ДОГОВОР»), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту. Текстовая группа реквизитов состоит из вводной части, в которой указываются договаривающиеся стороны, должности, фамилии, имена, отчества лиц, подписывающих договор, их полномочия, и содержательной части, включающей: изложение предмета договора, условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов; порядок сдачи-приема выполненных работ; ответственность сторон; гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; переход права собственности и риски; порядок разрешения споров и т.п. (иные условия, которые стороны признают необходимым предусмотреть в договоре). Заключительная часть реквизитов договора содержит юридические адреса. Договор относится к документу, который является доказательством в суде при возникновении споров. Он должен быть оформлен безукоризненно. При составлении договоров и их заключении следует уделять внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных формулировок, детально освещать условия договорных отношений, а также тщательно проверять правильность написания юридических адресов сторон-контрагентов. В договоре необходимо четко формулировать права и обязанности сторон, не допуская возможности иного толкования; предусмотреть условия расторжения контракта любой из сторон; санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств. Рекомендуется подписи сторон договора проставлять: разборчиво (для однозначного установления автора подписи); фиолетовым или синим цветом (чтобы отличать от копии); на каждом листе (чтобы исключить внесение неоговоренных изменений). Нумерация договоров производится в пределах года, при их большом количестве к номеру может быть добавлено условное обозначение ( MJ- KC - капитальное строительство) или номер контрагента (№1/5, где 5 - порядковый номер другой стороны). Поскольку каждый вид договора специфичен по набору реквизитов, рекомендуется разрабатывать специальные трафаретные бланки. В международной и отечественной практике договорные отношения оформляются в основном с использованием типовых договоров (контрактов). Они применимы только к определенному предмету договора, договорным отношениям. Чаще всего встречается форма типового договора, состоящая из двух частей: согласуемой и унифицированной (общих условий, которые остаются неизменными в каждом случае). Типовые договора издаются на бланках типографским способом. Иногда во всех пунктах контракта оставляется место для уточнения согласуемых условий. Распространение типовых контрактов, как результат стремления к унификации условий практики деловых отношений, обусловлено преимуществами, которые дает их использование (возможность более тщательной разработки, чем во время индивидуальных переговоров). Типовые договора периодически пересматриваются и изменяются. Они разрабатываются внутри страны (издаются в виде сборников типовых договоров), а также на международном уровне (Европейской экономической комиссией ООН (ЕЭК), торговыми палатами, монополистическими объединениями и крупными фирмами для договорных отношений с иностранными деловыми партнерами). Практически каждая крупная фирма сегодня имеет широкий набор типовых контрактов по группам предметов договора. |
Последнее изменение этой страницы: 2019-04-09; Просмотров: 277; Нарушение авторского права страницы