Обработка входящих документов

Прием и обработка поступающих на предприятие документов осуществляется службой ДОУ. Обработка входящей корреспонденции происходит, как правило, в день поступления.

Движение входящих документов на предприятии происходит в определенной последовательности и включает в себя ряд основных стадий (рис. 1).

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем и целостности упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по на­значению либо возвращается отправителю с пометкой на конвер­те «Ошибочно доставлено».

Вскрываются все конверты, кроме конвертов с пометкой «Лич­но» и документов на электронных носителях.

 

Внешняя

Среда        Служба ДОУ                         Руководители     Исполнители

 

Рис. 1. Маршрут входящего документа

 

 

Уничтожаются конверты всегда, кроме случаев:

- если в документе отсутствуют реквизиты «адрес отправите­ля» и «дата»;

- если дата на документе отличается от даты на конверте;

- если на конверте пометки «Срочно», «Конфиденциально», «Лично»;

- сохраняются адресные ярлыки конвертов и пакетов, при­сланных наложенным платежом для предоставления в бухгалтерию.

Предварительное рассмотрение включает сортировку доку­ментов на регистрируемые и нерегистрируемые службой ДОУ пред­приятия.

К нерегистрируемым документам могут быть отнесены реклам­ные извещения, прейскуранты, поздравительные письма, формы ста­тистической отчетности. Каждое предприятие составляет перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (на основании примерного перечня Инструкции по делопроизводству).

Отдельные документы, которые не регистрируются службой п ДОУ, подлежат учету в соответствующих службах предприятия. Печатные издания (книги, газеты) регистрируются в биб­лиотеке; заявки, наряды - в отделе снабжения.

Передача входящей корреспонденции на рассмотрение руково­дству предприятия должна осуществляться после регистрации.

Регистрация документов - это фиксация факта поступления на предприятие документа путем проставления на нем регистрационного индекса (порядкового номера) с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах (в журнале, карточ­ках или в памяти ПЭВМ).

Входящий документ регистрируется в день поступления, только один раз. На документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвер­тах. Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения, предварительно на них проставляется ре­гистрационный штамп без заполнения.

 

(НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ)

(ДАТА)

(ИНДЕКС)

 

16, 11
                                                    41, 611

 

Рис. 2. Форма " регистрационного штампа

 

Штамп ставится от руки или автоматическим нумератором и со­держит наименование предприятия (сокращенное), получившего до­кумент; дату поступления; индекс документа, например:

АО «ВЕК» 03.01.2004 02-05/11

В нашем примере: 02 - индекс структурного подразделения; 05 - номер соответствующего дела по номенклатуре дел, где будет храниться документ; 11 - порядковый номер регистрации входящего документа в пределах года.

Индексация документов - цифровая; приказы по личному соста­ву имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный, с добавлением к номеру регистрации буквы «К» - кадровый; индексы заявлений, жа­лоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа). Распорядительные документы (приказы, постановления, протоколы и пр.) получают, как правило, в качестве индекса только порядковый номер, возрастающий в пределах года.

Различают следующие регистрационные формы документов. журнальная форма (журнал регистрации), карточная (регистрацион-но-контрольная карточка) - приложение 1, автоматизированная форма регистрации (бланк регистрационных данных на машинных носителях).

Решение о форме регистрации документов оформляется прика­зом руководителя.

Журнальная форма регистрации документов допустима только на предприятиях с незначительным объемом документооборо­та (до 600 документов в год).

Во всех формах регистрации (в журнале, карточке, бланке на ЭВМ) графы существенных различий не имеют и включают следую­щие реквизиты:

- дата поступления и индекс документа,

- автор документа (внешняя организация) для входящих доку­ментов; адресат (корреспондент) для исходящих документов;

- резолюция; исполнитель и его подпись;

- срок исполнения,

- отметка об исполнении,

- номер дела.

Порядок расположения и состав регистрационных реквизитов (графы) определяются самим предприятием.

После регистрации руководителю предприятия должны переда­ ваться на рассмотрение наиболее важные и срочные документы. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя, в структурные подразделения, непосредственно исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению г документы, имеющие в адресе указание структурного подразде­ления или фамилию работника.

Принятие управленческого решения по конкретному докумен­ту - одна из основных функций руководителя. Руководитель предпри­ятия при рассмотрении входящего документа должен определить ис­полнителя, дать четкие указания по исполнению документа и устано-

вить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем. Резолюция может явиться основанием постановки документа на контроль.

Документ с резолюцией передается исполнителю под распис­ку в журнале (карточке) с проставлением даты его получения. Доку­мент находится у исполнителя до момента окончательного решения вопроса (снятия с контроля), затем на нем проставляется отметка об исполнении и документ подшивается в дело (отметка об исполнении переносится в регистрационную форму).

 

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться: