Процедура утверждения решения (7-й этап)

В предлагаемом нами проекте процесса выработки реше­ния распределение полномочий отдельных лиц определяется характером решений, которые они могут утверждать. В рас­сматриваемой модели, состоящей из десяти человек (см. рис. 3.1), мы предполагаем, что руководитель высшего уровня в дополнение к руководству всей системой управле­ния будет иметь достаточно времени для рассмотрения и утверждения всех решений. В системах большого масшта­ба (см. параграф «Масштаб системы») это неосуществимо, поэтому выполнение такой задачи возлагается на группу подчиненных ему руководителей. Однако независимо от раз­мера системы руководство высшего уровня может оставить за собой утверждение определенных решений, например решений, связанных с затратами свыше 500 тыс. долл.

Централизация власти в организации дает большой эффект именно на этапе утверждения решения, поскольку лица, наделенные властью, могут в этом случае тратить больше времени на рассмотрение и одобрение решений. Фактически на них нельзя возложить еще какие-нибудь обязанности. И подразделение управления, конечно, зара­нее знает, какие должностные лица утверждают определен­ные решения.

Схема процесса утверждения решений может иметь вид, аналогичный представленному на рис. 3.10. Когда решение подготовлено к утверждению, подразделение управления определяет руководителя, занимающегося этими вопросами, и посылает ему предложение (см. рис. 3.10 (1)). Решения, которые выходят за рамки выданных руководителю полно­мочий, посылаются лицу, обладающему властью над всеми подразделениями, на которые распространяется данное решение.

Лицо, утверждающее предложения, может использовать одну из четырех возможностей; оно может: 1) одобрить реше­ние 2) отвергнуть его, 3) потребовать дополнительную информацию или 4) предложить продолжить анализ проб­лемы (см. рис. 3.10 (2)). Если руководитель удовлетворен, то он подпишет решение и вернет его подразделению управ­ления, которое затем направит его в финансовый отдел (3) для внесения поправок в бюджет. После этого подразделе­ние управления вышлет решение всем участвующим в его исполнении подразделениям. Если же руководитель реше­ние не утверждает, это означает, что, несмотря на надлежащим образом выполненный анализ, требуется дополнительная информация или необходимо рассмотреть альтернативы решения. Могут существовать решения с большой неопределенностью относительно возможной выгоды, и руководителю высшего уровня придется выбирать одно реше­ние из четырех или пяти альтернатив. В этом случае он также может вернуть решение для дополнительного выясне­ния, прежде чем оно будет окончательно утверждено.

Однако, если процесс формирования решения проблем был выполнен правильно, то утверждение решения обычно становится формальностью. Полный отказ утвердить решение – относительно редкое явление, потому что он указы­вает на серьезные недостатки в самом процессе формиро­вания решения.

Утверждение решений, как мы уже говорили, включает выдачу полномочий на использование денежных и других ресурсов организации. Это означает, что подразделение управления направит решение в финансовый отдел или бухгалтерию, которые внесут необходимые поправки в бюд­жет и выделят фонды для осуществления решения. В бюд­жеты подразделений также вносятся поправки. Заранее составленные решения, которые требуют лишь утверждения, проходят тот же процесс, но они не включают этапы изменения бюджета и подготовки к реализации.

ФОРМА 3.13

Приказ о подготовке к реализации решения (8-й этап)

Кому ____________________________________ Дата _________________________

Проблема № _____________________ Решение № ___________________

Начать подготовку к реализации решения _____________________________________________________________________________

Примерная дата завершения работ ___________________

Примечания ______________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________

(Эта часть для руководителя работ)

Дата фактического начала ________________________ Дата завершения ______________________

Кадры, которые будут использованы _________________________________________________________________________________

Специальное оборудование, которое будет использовано ________________________________________________________________

Необходимы наличные деньги или оборотные фонды

Последовательность операций _______________________________________________________________________________________

Примечания ______________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________

(Эта часть используется только ревизором)

Даты проверки ____________________________ Кто проверял _________________________________

Форма составляется в 3 экз.: 1-й–руководителю работ, 2-й– ревизору, 3-й–подразделению управления

Процесс подготовки к вводу решений в действие (8-й этап)

Процесс подготовки к вводу решения в действие изла­гается в самом решении. Поэтому опишем только отдельные задачи, которые должны осуществляться при модификации ресурсов организации. Отделу кадров, например, следует начать программу обучения или нанять новый персонал. В любом решении предусмотрены время и затраты на подготовку реализации решения.

Получив утвержденное решение, подразделение управ­ления сообщает руководителям, что можно начать подготов­ку к его реализации. Оно снова составляет маршрут и гра­фик прохождения подготовки реализации решения через различные фазы и назначает ответственных за них руководи­телей. Некоторые части решения могут выполняться одно­временно, а другие – только последовательно; например, финансовый отдел должен получить дополнительный кре­дит, прежде чем отдел кадров сможет нанять новых работ­ников.

В ходе выполнения графика работ подразделение управ­ления рассылает инструкции по подготовке реализации решения различным руководителям; в них, в частности, указывается ожидаемая дата завершения работ (форма 3.13). В участвующих подразделениях копия этого решения под­шивается в дело действующих инструкций, и с наступле­нием установленной даты решение начинает действовать.

⇐ Предыдущая3456789101112Следующая ⇒

Поделиться: