Глава 4. Делопроизводство и писцы

Как я уже говорил ранее, Делопроизводство предприятия делится на две части — Общее делопроизводство и Бухгалтерию. Пока поговорим об Общем делопроизводстве.

Сутью делопроизводства является производство «Дел». Дела­ми же обычно называются папки с надписью «Дело» на обложке. Поэтому надо отрешиться от излишней значимости этого назва­ния и понять, что Делопроизводство — это правильное описа­ние предприятия и дел, которые в нем делаются.

Попросту говоря, делопроизводители — это писцы, а Глав­ный делопроизводитель предприятия — это Управляющий Пис­цовым отделом.

Это позволяет сразу же определить его должностные обязан­ности. Что должен делать Управляющий Писцовым отделом? Как кажется, то же самое, что и Управляющий всем предприятием — ничего, блаженствовать в безделье на своей писцовой печке! Неверно.

Не забывайте, что задача и цель жизни Главного Делопроиз­водителя, как и всякого Генсека, — захватить однажды место Управляющего, окончательно выпихнув того в Храм, на твор­ческие дела.

Поэтому он должен крутиться как белка в колесе и вкалывать как проклятый. Без этого, без того, чтобы люди увидели, что он действительно стал Управляющим, ему это место не занять. А если и займет как-то нечестно, то сам же и будет наказан тем, что схватил ношу не по плечу. Тяжела шапка Мономаха.

Чтобы однажды начать блаженствовать и ничего не делать, нужно, чтобы дело шло без тебя. Этого можно достичь, только если за тебя работают помощники. А для этого их нужно обучить.

Значит, Главный делопроизводитель предприятия — всегда заведующий учебной мастерской делопроизводства в Школе про­изводственного обучения. Даже если такой Школы на вашем пред­приятии нет!

Вот такая хитрая шутка это блаженное безделье Управляю­щих. Такое простое дело, как ничего не делать, требует немалого труда по своему устроению. Для того, чтобы все дело за тебя делали твои работники, нужно не только научить их как делать это дело, но и разбить всю работу на участки в соответствии с частями предприятия, но и определить должностные обязаннос­ти работников. Причем не только писцов, но и всех работников вообще!

Описание работы предприятия имеет хоть какой-то смысл, только если описывается работа Жилы, то есть описывается то, как протекает и перерабатывается сила. А это значит, что описа­ние должно обеспечивать работников образами действия, а по­том, следуя за исполнением работниками их должностных обя­занностей, оно должно постоянно вносить уточнения в образ всего предприятия.

Попросту говоря, для предприятия Делопроизводство нужно, только если оно полезно для работы. И в этом смысле Делопро­изводство чрезвычайно важный отдел. Можно сказать, что оно — инструментальный цех предприятия, потому что его задача: вслед за Руководителем описать Жилу и то, как работают все рабочие места. Должностные обязанности — это самые главные инстру­менты предприятия. Хорошо прописанные Должностные обязан­ности, Мастыры — это золотой фонд предприятия.

Обеспечить неуязвимость предприятия перед Государством, а также описать Жилу с помощью Должностных обязанностей всех мест — главное дело Делопроизводства.

И получается, что работа писцового отдела разбивается на следующие части:

1. Сначала нужно выложить внешнюю границу предприятия с помощью всех необходимых законодательных актов и ведом­ственных предписаний.

2. Затем вложить в эти границы описание предприятия как Жилы. То есть описать все «Устроение» и добавить к нему все «Изменения в устроении, введенные за последнее время».

3. Следующий шаг — понять, как это устроение работает, то есть как оно пропускает силу. «Понять» тут означает, прописать «Вводную часть» «Должностных обязанностей предприятия», где рассказывается, ради чего работники должны работать на своих местах, а по сути, описывается взаимодействие между участ­ками, отделами и цехами. Поэтому называется это так: «Вводная часть к должностным обязанностям. Взаимодействие цехов и уча­стков».

4. После этого надо объяснить каждому работнику, как он может и должен на своем рабочем месте включиться в общее взаимодействие и заработать свои деньги. Объяснить письменно. На уровне приказа по предприятию. Это расписывается в «Долж­ностных обязанностях мест», которые утверждаются приказом Управляющего предприятием.

Всю эту часть работы Главный писец делает вслед за Руково­дителем предприятия и совместно с Управляющим. И начинает со своего отдела, когда описывает устройство писцового дела и должностные обязанности разных писцов в соответствии с об­щим устройством всего предприятия.

После этого писцовый отдел продолжает работать самостоя­тельно, ежедневно описывая все изменения и все сделанное пред­приятием в таком виде, какой требуется для двух потребителей писцового труда:

1. Для Управляющего, чтобы он мог знать, как идут дела в его предприятии.

2. И для внешней неуязвимости, то есть для составления вся­ческих отчетов.

Из всего вышесказанного следует, что вся писцовая работа распадается на несколько видов:

1. Во-первых, это общее описание, так сказать, летопись предприятия на языке управления, то есть приказов, деловых писем и распоряжений, которое ведет секретариат Управляю­щего и секретари начальников различных отделов, вроде Отдела кадров.

2. Во-вторых, это магическое описание предприятия на язы­ке денег, которое осуществляют писцы бухгалтерии.

3. И последнее — это Сохраняющее описание отделов. В таких, как Школа, — это описание изменения качества лю­дей, то есть отметок об их движении в готовности решать задачи.

В производственных отделах — это сохранение творческих на­ходок, то есть накопление качества продукции или движения мыс­ли, позволяющей лучше решать задачи, стоящие перед Жилой. Естественно, что вся писцовая служба должна быть разбита на отделы, соответствующие основным подразделениям пред­приятия. А все описания должны сходиться у Главного писца, что означает, что управляющий писцовым отделом должен иметь полный образ всего предприятия как Жилы и быть одним из основных помощников Управляющего.

Где и как должно храниться описанное предприятие? Оче­видно, по тем отделам, где оно ведется. Но это касается бумаж­ного хранения. Что же касается электронной версии, то ее мож­но свести в единый Образ Предприятия, состоящий из нескольких частей:

1. Описание Устройства.

2. Должностные обязанности и их изменения.

3. Отчетность.

4. Текущая переписка.

Главная задача подобного хранения — как только потребова­лось, управляющий должен иметь возможность получить любые сведения о своем предприятии и состоянии дел на нем, просто заглянув в компьютер на своем столе.

А теперь, когда устройство Делопроизводства в общем опи­сано, можно перейти и к более интересным темам, более близ­ким к магии.

Глава 5. Привратник

В Делопроизводстве есть еще одно очень хитрое дело, кроме бумажных дел. Это работа секретарей при управляющих. Хотя правильнее было бы сразу назвать их не секретарями, а помощ­никами. В первую очередь, конечно, Помощник Управляющего предприятием.

Секретарь, если верить словарю, — это работник, ведущий делопроизводство, переписку какого-либо лица, организации, учреждения. Секретарь Управляющего, конечно, заведует и его перепиской. Но в хорошем предприятии у него для этого должны быть отдельные писцы. Задачи же у него гораздо сложнее.

И вообще, это очень сложное место, и совершенно не правы те предприятия, которые на нем держат «девочек». Это место для одного из хозяев предприятия. И вовсе не женское. Точнее, его может занимать как женщина, так и мужчина из числа тех, кто болеет за все дело и ощущает предприятие своим. Поэтому я пишу название этой должности с большой буквы — Помощник Уп­равляющего.

У Помощника Управляющего, как я уже сказал, для писцо­вых работ должны быть свои писцы. Он же сам работает стражем Управления. Поэтому он сидит у дверей, которые олицетворяют Хозяина, и заведует входами. Он Привратник в высоком смысле этого слова. Телефоны тоже в его ведении, потому что они тоже являются дверьми в Управление. Тем предприятиям, где у врат Управления оказывается прирожденный Помощник, сильно по­везло. Это товар штучный и редкий.

Если в отношении всяческой письменной работы все довольно просто — ее надо делать по образцам или в соответствии с жела­нием управляющего, — то в отношении работы Помощника есть над чем потрудиться психотехникам.

Каким-то образом до обучающегося на должность Помощ­ника Управляющего надо донести, что он получает зарплату, только если Управляющий ее для него заработал. Иначе говоря, от заботы Помощника об Управляющем прямо зависит произво­дительность фирмы и его собственное благосостояние.

Но это значит, что Помощник должен заботиться не собственно об Управляющем, а именно о дееспособности и производительно­сти предприятия. Об Управлении. А выражается это в том, что он распределяет силу Управляющего, бережно расходуя ее, когда отводит время для встреч и дел.

Бережно — это самое главное! Четко видя, что это лично он с помощью такого прекрасного работника, каким является Уп­равляющий, делает дела предприятия. А раз работник такого уров­ня, кто может сделать все эти дела, у него один, то и надо беречь его силы, как крестьянин бережет собственную лошадку. Надо думать и о том, как выглядит Управляющий, насколько он ухо­жен — по этому судят о делах на предприятии. И о том, обладает ли он всем необходимым, начиная с ручки и носового платка и кончая информацией и нужными работниками, ждущими за две­рью, когда отправляешь его на важные переговоры. И о его семье кто-то должен подумать. И о том, чтобы защитить его от обид подчиненных. И о том, чтобы у него нашлось несколько минут для сна между важными встречами...

Для того, чтобы соответствовать своему месту, Помощник очень хорошо должен представлять себе устройство предприятия и то, как сила идет по Жиле, то есть обращение силы или суть производства.

Как только он начинает понимать, от кого зависит прибыль предприятия, он расставляет всех возможных посетителей Уп­равляющего в соответствии с их значимостью для дееспособнос­ти предприятия. Соответственно, он научается оценивать и зна­чимость документов, исходящих от управляющего, и никогда не отложит важный документ в конец очереди.

Более того, разобравшись с устройством предприятия, По­мощник начинает перенаправлять поток желающих поговорить с Управляющим к тем работникам предприятия, кто и должен вести такой разговор по должности.

По сути, Помощник должен чувствовать себя продолжением Хозяина предприятия и работать в паре с управляющим. Как только это приходит, Управляющий обретает еще одну дополнитель­ную, но очень важную возможность. Он обретает Право на ошибку.

Ошибаться может любой человек, просто оговариваться или принимать решение по незнанию. Хороший управляющий — это решительный управляющий. Но чем решительнее управляющий, тем выше риск ошибиться.

И вот тут очень важно, чтобы работники, непосредственно передающие его распоряжения, то есть помощники и заместите­ли, вовремя замечали ошибки и бережно показывали их Управ­ляющему, а не слепо исполняли, перекладывая на него всю от­ветственность.

Вот это первое, на что нужно обратить внимание при обуче­нии Помощника.

Второе — это обстановка в приемной. Уютно ли там, и деес­пособна ли приемная.

Если сквозь Помощника прорываются к Управляющему люди, которых Управляющий потом выставляет или перенаправляет к другим работникам, значит, Помощник недееспособен и преда­ет общее дело ради мелких детских целей. Скорее всего, он упи­вается своей властью. Его надо проводить сквозь общее кресение и целеустроение. Иначе говоря, делать Хозяином.

Если сквозь Помощника не могут прорваться, потому что боятся, значит, эта стерва делает собственное дело и бьется за власть, за собственную империю. Его надо убирать.

Если же Помощник понимает, что на нашем предприятии мы все вместе зарабатываем деньги, и каждый важен в этом об­щем деле, и от каждого что-то зависит, то он начинает ценить всех — и Управляющего, и любого работника. Он тогда стано­вится одним из основных психотехников предприятия, и в при­емной уют и взаимное любование.

⇐ Предыдущая20212223242526272829Следующая ⇒

Поделиться: