Таможенное делопроизводство как отражение системы и технологии управления деятельностью таможенных органов

Лекционный материал

по дисциплине

«Документооборот в таможенных органах»

Лекция 1

Роль и значение дисциплины в профессиональной подготовке специалиста по таможенному делу

 

1. Таможенное делопроизводство как отражение системы и технологии управления деятельностью таможенных органов

2. Информационные процессы — основа процесса разработки и реализации управленческого решения

3. Необходимость документирования управленческих решений

4. Информационные ресурсы как экономическая категория, предпосылка базы знаний организации, залог конкурентного преимущества

5. Правовой режим информационных ресурсов

6. Информационная культура таможенных органов

7. Информация и информационный контур организации

8. Управление информационными ресурсами — одно из основных направлений деятельности в таможенных органах

9. Роль и значение делопроизводства в процессе создания корпоративных информационных систем

 

Информационные процессы — основа процесса разработки и реализации управленческого решения

 

В эру повсеместного внедрения информационных технологий, огромного потока информации и динамичного образа жизни быстрая и четкая разработка и реализация эффективных управленческих решений становится залогом успешной деятельности и достижения целей организации, в т.ч. и таможенных органов.

Управленческое решение – это творческое, волевое действие субъекта управления, основанное на знании объективных законов функционирования управляемой системы и анализе информации о ее функционировании, состоящее в выборе цели, программы и способов разрешения проблемы.

Термин «управленческое решение» употребляется в двух основных значениях – как процесс и как явление:

• как процесс — это поиск, переработка и анализ информации, разработка альтернатив, выбор лучшей из них, утверждение и реа­лизация;

• как явление — это план действий, приказ, программа, постанов­ление, устное или письменное распоряжение.

Ввиду большого количества поступающей и обрабатываемой информации практически на любой позиции в системе управления важным ста­новится быстрый и эффективный отбор информации, распределение ее по категориям, оценка ее достоверности.

Процесс разработки и реализации управленческого решения должен быть ориентирован на достижение запланированной цели. Ориентация на цели достигается в результате применения профессиональных управленческих технологий разработки и реализации управленческих решений.

Технологии разработки управленческих решений — это искусство, мастерство и умение руководителя осуществлять управленческое воздействие на персонал путем преобразования имеющейся у него информации о существующих проблемах или поставленных задачах в точно сформули­рованные решения для достижения общих и ключевых целей организации.

Технологии разработки управленческих решений включают:

• методы и средства сбора и обработки информации;

• приемы эффективного воздействия на персонал;

• принципы, законы и закономерности организации и управления;

• системы контроля.

Развитие экономической, технической и социальной сферы вызывает необходимость ускорения информационных процессов и соответственно компьютеризации управления. В настоящее время большая часть рабочих мест руководителей и служащих оснащена современными техническими средствами управления и обработки информации на базе персональных компьютеров и современного программного обеспечения. Новые инфор­мационные технологии оказывают влияние на процесс разработки и реа­лизации управленческих решений:

• основным предметом и продуктом управленческого труда стано­вится информация. Она постепенно переходит в категорию това­ра и приобретает потребительную стоимость;

• освобождается часть рабочего времени благодаря информаци­онным системам управления. Это время руководитель может ис­пользовать для более качественной проработки управленческих решений и методов их реализации;

• возрастает комфортность управленческого труда в результате получения качественной информации и работы с программными продуктами, имитирующими интеллектуальную деятельность специалиста, консультанта;

• руководитель имеет возможность выбирать из набора правиль­ных решений лучшее, на его взгляд (а ранее — из ряда решений правильное, на его взгляд);

• растет стоимость принятого решения.

Информационное обеспечение — одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого управленческого решения и эффективности функци­онирования системы менеджмента.

Основные требования к качеству информации:

· своевременность,

· достоверность,

· достаточность,

· надежность,

· адресность,

· правовая корректность,

· многократность использования,

· высокая скорость сбора, обработки и передачи,

· возможность кодирования,

· актуальность.

Информация классифицируется последующим признакам:

1) по объекту — показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;

2) по принадлежности к подсистеме системы менеджмента — информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;

3) по форме передачи — вербальная (словесная) и невербальная информация;

4) по способу передачи — спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;

5) по режиму передачи – в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;

6) по назначению — экономическая, техническая, социальная, организационная и др.

В динамике информационное обеспечение как процесс входит в поня­тие коммуникация.

Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных управленческих решений и доводит принятые решения до работников.

Основными функциями коммуникации к организации являются:

• координация действий;

• распространение информации;

• выражение чувств и эмоций, нередко сопутствующих процессу разработки решения.

В системе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1) отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

2) сообщение — собственно информация, закодированная с помо­щью символов;

3) канал — средство передачи информации;

4) получатель — лицо, которому предназначена информация и ко­торое интерпретирует ее.

В организациях, фирмах и на предприятиях (независимо от направ­ления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами.

К управленческой информации предъявляется ряд требований: достоверность, оперативность, полнота, точность, адресность, доступность для восприятия. Наиболее существен­ны два требования к управленческой информации:

• во-первых, она должна быть своевременной;

• во-вторых, достаточной для принятия решения в управлении предприятием.

Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, т. к. за время, потраченное на передачу и обработ­ку информации, состояние проблемы может измениться. Полнота ин­формации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная инфор­мация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.

Таким образом, в настоящее время информационные процессы явля­ются основой процессов разработки и реализации управленческих решений.

 

Лекция 3

Требования к оформлению документов таможенных органов

 

 

Оформление документов таможенных органов регламентируется Типовой Инструкцией по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики (разработана в соответствии с п.6 Постановления Совета Министров Донецкой Народной Республики от 10.01.2015 № 1-2 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти»).

Инструкция устанавливает общие положения функционирования структурных подразделений по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления, Администрации Главы Донецкой Народной Республики, Совете Министров Донецкой Народной Республики (далее - Учреждения), требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами в учреждениях независимо от способа фиксации и воспроизведения информации, которая содержится в документах, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением.

Порядок организации электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи, работы с электронными документами в делопроизводстве Учреждения, ведения делопроизводства, касающееся документов, содержащих информацию с ограниченным доступом, ведения делопроизводства по обращениям граждан, запросам на информацию определяются отдельными нормативными правовыми актами.

Учреждения организуют делопроизводство на основании собственных инструкций по делопроизводству (далее - инструкции Учреждений), которые разрабатываются на основании этой Инструкции, а также регламентов и стандартов на организационно­-распорядительную документацию (далее - регламенты и стандарты).

Ответственность за организацию делопроизводства в Учреждении несут их руководители.

За содержание, качество подготовки и оформление на надлежащем уровне других документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях Учреждения отвечают их руководители.

Организация делопроизводства в Учреждениях возлагается на их структурные подразделения (департаменты, управления, отделы, секторы) делопроизводства (документационного обеспечения), общие отделы, канцелярии и т.п. (далее - служба делопроизводства).

Основной задачей службы делопроизводства является установление в Учреждении единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с использованием современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Учреждения. Служба делопроизводства в соответствии с возложенными на неё задачами:

- разрабатывает инструкцию Учреждения по делопроизводству и номенклатуру дел Учреждения;

- осуществляет регистрацию и ведет учет документов;

- организует документооборот, формирование дел, их хранение и подготовку к передаче в архивное подразделение или лицу, ответственному за ведение архива Учреждения (далее - архив Учреждения);

- обеспечивает внедрение и контролирует соблюдение структурными подразделениями Учреждения требований инструкций Учреждения, регламентов и стандартов;

- принимает меры к уменьшению объёма служебной переписки в Учреждении и на предприятиях, в учреждениях, организациях, которые относятся к сфере его управления;

- проводит регулярно проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Учреждения, а также на предприятиях, в учреждениях, организациях, которые относятся к сфере его управления;

- принимает участие во внедрении и использовании информационно­телекоммуникационной системы делопроизводства в Учреждении;

- осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в Учреждении;

- обеспечивает соблюдение единых требований к подготовке документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота;

- проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений;

- организует сохранность документального фонда Учреждения и его использование;

- инициирует и принимает участие в организации повышения квалификации сотрудников Учреждения по вопросам делопроизводства;

- заверяет гербовой печатью документы, подписанные руководством Учреждения.

На службу делопроизводства Учреждения возлагается подготовка типовых инструкций по делопроизводству, типовых (примерных) номенклатур дел для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, которые относятся к сфере их управления, ведомственных (отраслевых) перечней документов с указанием сроков хранения и согласование таких документов со специально уполномоченным органом исполнительной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела.

Организация делопроизводства в структурных подразделениях Учреждения возлагается на специально назначенное для этого лицо.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с письменного разрешения руководителя Учреждения. Сотрудники структурных подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Донецкой Народной Республики ответственность за несоблюдение требований инструкции Учреждения.

Основные понятия

Основные понятия в делопроизводстве:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Учреждении;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Учреждении, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Г осударственного Архивного фонда Донецкой Народной Республики;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Учреждения;

служба делопроизводства - структурное подразделение Учреждения, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицо, ответственное за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Учреждения.

 

1. Документирование управленческой информации

1.1. Общие требования к созданию документов

Документирование управленческой информации состоит в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях.

Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется актами законодательства, положениями (уставами) Учреждений, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.

В Учреждениях определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации об их деятельности.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и принадлежащим к компетенции разных Учреждений, могут создаваться общие документы.

Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и т.п.), обусловливается правовым статусом Учреждения, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).

Документ должен соответствовать положениям актов органов государственной власти и ориентироваться на выполнение Учреждением возложенных на него заданий и функций.

Классы управленческой документации определяются в соответствии со стандартами.

Одним из классов управленческой документации, обеспечивающей организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация. Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их размещения определяются стандартами.

Документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование Учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись.

Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, а также другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способу его обработки.

С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы путем разработки трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбом) унифицированных (типовых) форм документов Учреждения.

Учреждения осуществляют делопроизводство государственным языком. Документы составляются государственным языком, кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством.

Документы, которые отсылаются иностранным адресатам, оформляются русским языком или языком государства-адресата, или одним из языков международного общения.

Оформление документов, создающихся при помощи печатных средств, осуществляется в соответствии с требованиями, указанными в Приложении 1.

Отдельные внутренние документы (заявления, пояснительные и докладные записки и т.п.), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.

1.2. Бланки документов

Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках, изготавливаемых в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Разрешается использовать бланки формата А3 (297 х 420 мм) - для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 х 148 мм) - для резолюций (поручений). Бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров):

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее и нижнее.

Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного размещения реквизитов. Реквизиты заголовка размещаются центрированным (начало и конец каждой строки реквизита одинаково отдалены от границ зоны расположения реквизитов) или флажковым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способом.

В Учреждениях используются такие бланки документов:

· общий бланк для создания разных видов документов (без указания в бланке названия вида документа);

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа (с указанием на бланке названия вида документа).

 

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если их количество превышает 200 единиц в год.

Учреждения разрабатывают бланки документов структурных подразделений или бланки документов должностного лица в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписывать документы в рамках их полномочий.

Учреждения, которые ведут переписку с постоянными иностранными корреспондентами, могут изготавливать бланки, реквизиты которых указываются двумя языками: слева - русским, справа - иностранным. Государственный Герб Донецкой Народной Республики на таких бланках проставляется в центре верхнего поля. Бланки, которые содержат реквизиты, изложенные иностранным языком, использовать в пределах Донецкой Народной Республики не рекомендуется.

Бланки документов должны изготавливаться печатным способом на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов.

В зависимости от характера деятельности Учреждения по решению его руководителя бланки могут изготавливаться с помощью компьютерной техники.

Виды бланков, которые используются в Учреждении, и порядок их учета определяются инструкцией Учреждения.

Обязательному учету подлежат пронумерованные бланки.

Порядковые номера проставляются нумератором, печатным или другим способом на нижнем поле обратной стороны бланка или на левом поле лицевой стороны бланка.

Решение о необходимости учета бланков, изготовленных Учреждением с помощью компьютерной техники, принимает руководитель Учреждения. Лица, которые персонально отвечают за учет, хранение и использование бланков, определяются руководителем Учреждения, о чем издается соответствующий распорядительный документ.

Некоторые внутренние документы (заявления сотрудников, докладные записки, справки и т.п.) и документы, которые создаются от лица нескольких учреждений, оформляются не на бланках.

1.3. Оформление реквизитов документов

Во время подготовки организационно-распорядительных документов сотрудники Учреждений оформляют их с учетом требований стандартов.

1.4. Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики

Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на бланках документов согласно Конституции Донецкой Народной Республики и действующему законодательству.

Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на верхнем поле бланка с угловым расположением реквизитов над серединой наименования Учреждения, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.

1.5. Коды

Код Учреждения проставляется согласно Единому государственному реестру юридических и физических лиц - предпринимателей.

На бланках для писем указанный код размещается после реквизита " Справочные данные об учреждении".

Код формы документа (при наличии) размещается согласно стандартам выше названия вида документа.

Решение о необходимости фиксирования кода формы документа принимает руководитель Учреждения отдельно по каждому виду документа.

Перечень кодов структурных подразделений Департамента
таможенного дела Министерства доходов и сборов

Департамент таможенного дела	700 00 00 00
Отдел организации таможенного контроля и статистического учета	700 00 00 02
Отдел контроля за перемещением товара	700 00 00 03
Общий отдел	700 00 00 04
Отдел таможенных платежей	700 00 00 05
Служба борьбы с контрабандой и нарушениями таможенных правил	700 00 00 06
Отдел организации деятельности	700 00 00 07
Лаборатория по вопросам экспертизы и исследований	700 00 00 08
Отдел организации таможенного контроля за перемещением радиоактивных материалов	700 00 00 09
Отдел оперативных дежурных	700 00 00 10
Таможенный пост «Донецк»	700 01 00 00
Грузовой отдел таможенного поста «Донецк»	700 01 00 01
Пассажирский отдел таможенного поста «Донецк»	700 01 00 02
Сектор таможенного оформления «Энергетический»	700 01 00 03
Таможенный пост «Успенка»	700 02 00 00
Пункт пропуска «Успенка – Матвеев Курган»	700 02 01 00 (11)
Пункт пропуска «Квашино – Успенская» (станция Квашино)	700 02 13 00 (12)
Таможенный пост «Мариновка»	700 03 00 00
Пункт пропуска «Мариновка – Куйбышево»	700 03 02 00 (11)
Место проведения контроля «Снежное» таможенного поста «Мариновка»	700 03 09 00 (11)
Таможенный пост «Иловайск»	700 04 00 00
Пункт пропуска «Квашино – Успенская» (станция Квашино)	700 04 13 00 (12)
Пункт контроля «Иловайск» (станция Иловайск)	700 04 03 00 (12)
Таможенный пост «Новоазовск»	700 05 00 00
Пункт пропуска «Новоазовск – Весело-Вознесенка»	700 05 04 00 (11)
Место проведения контроля «Седово»	700 05 21 00 (14)
Таможенный пост «Донецк-Южный»	700 06 00 00
Сектор таможенного оформления «Горловка»	700 06 00 01
Таможенный пост «Дорога 1»	700 07 00 00
Место проведения контроля «Дорога 1»	700 07 06 00 (11)
Место проведения контроля «Докучаевск»	700 07 17 00 (11)
Таможенный пост «Дорога 2»	700 08 00 00
Место проведения контроля «Дорога 2»	700 08 07 00 (11)
Место проведения контроля «Александровка»	700 08 23 00 (11)
Таможенный пост «Горловка»	700 09 00 00
Место проведения контроля «Горловка»	700 09 08 00 (11)
Место проведения контроля «Красный Партизан»	700 09 14 00 (11)
Место проведения контроля «Станция Никитовка» (станция Никитовка)	700 09 19 00 (12)
Сектор «Никитовка» таможенного поста «Горловка»	700 09 19 01
Таможенный пост «Дебальцево»	700 10 00 00
Место проведения контроля «Площадка 1»	700 10 11 00 (11)
Место проведения контроля «759-й км трассы М-03»	700 10 12 00 (11)
Место проведения контроля «Станция Дебальцево» (станция Дебальцево)	700 10 15 00 (12)
Место проведения контроля «Никишино»	700 10 18 00 (11)
Место проведения контроля «Станция Дебальцево- Сортировочная» (станция Дебальцево-Сортировочная)	700 10 22 00 (12)
Таможенный пост «Ясиноватая»	700 11 00 00
Место проведения контроля «Станция Ясиноватая» (станция Ясиноватая)	700 11 16 00 (12)
Таможенный пост «Восточный»	700 12 00 00
Сектор таможенного оформления «Харцызск»	700 12 00 01
Сектор таможенного оформления «Амвросиевка»	700 12 00 02
Таможенный пост «Октябрь»	700 13 00 00
Место проведения контроля «Октябрь»	700 13 20 00 (11)

1.Коды структурных подразделений Департамента таможенного дела Министерства доходов и сборов используются должностными лицами таможенных органов Донецкой Народной Республики только в целях таможенного оформления на территории Донецкой Народной Республики.

2.Схема кода структурных подразделений, пунктов пропуска через государственную границу Донецкой Народной Республики (далее – ДНР), формируется в следующем порядке и состоит из:

ХХХХХХХХХ (ХХ),

где:

с первого по третий знак – код Департамента таможенного дела Министерства

доходов и сборов ДНР;

с четвертого по пятый знак – код таможенного поста;

с шестого по седьмой знак – код пункта пропуска через государственную границу ДНР;

с восьмого по девятый знак:

в случае классификации структурного подразделения, которое не является структурным подразделением таможенного поста - порядковый номер структурного подразделения в пределах Департамента таможенного дела;

в случае классификации отдела или сектора в составе таможенного поста- его порядковый номер в пределах этого таможенного поста.

В скобках после девятого знака указываются особенности пунктов пропуска через государственную границу ДНР в следующем порядке:

первая цифра указывает на категорию пунктов пропуска:

международный - 1;

межгосударственный - 2;

местный - 3;

международный, местный - 4.

вторая цифра указывает на вид сообщения:

автомобильный - 1

железнодорожный - 2;

воздушный - 3;

морской – 4;

пешеходный – 5;

трубопроводный - 6.

1.6. Наименование Учреждения

Наименование Учреждения - автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в положении (уставе) о нем. Сокращенное наименование Учреждения употребляется в случае, если оно официально зафиксировано в указанных документах. Сокращенное наименование размещается (в скобках или без них) ниже полного отдельной строкой в центре документа.

1.7. Справочные данные об Учреждении

Справочные данные об Учреждении включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.д. Справочные данные размещаются ниже наименования Учреждения или структурного подразделения.

Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности: название улицы, номер дома, название населенного пункта, района, почтовый индекс.

1.8. Название вида документа

Название вида документа (приказ, решение, докладная записка и т.п.) указывается на общем бланке печатным или машинописным способом и должно соответствовать названиям, предусмотренным стандартами.

1.9. Дата документа

Датой документа является соответственно дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или издания. Дата указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно­-цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится. Например: 02.03.2015

В текстах нормативных правовых актов и ссылках на них и документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например:

02 апреля 2015 года. Разрешается употреблять слово «год», в сокращенном варианте «г.», например: 03 июня 2015 г.

Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.

Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).

На документе, созданном двумя или более учреждениями, отмечается одна дата, которая соответствует дате последней подписи.

1.10. Регистрационный номер документов

Нумерация документов заключается в присвоении им условных обозначений - номеров, которые присваиваются документам при их регистрации.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в границах группы регистрируемых документов, который дополняется индексами, применяемыми в Учреждении, в частности:

- индексами по номенклатуре дел;

- структурного подразделения;

- корреспондентов;

- должностных лиц, рассматривающих или подписывающих документ;

- исполнителей, деятельности которых касается документа, и т.п.

Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга правосторонней наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного номера может изменяться в зависимости от того, какой документ регистрируется, - входящий или созданный в Учреждении.

Для входящих документов регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или иного индекса, применяемого в Учреждении, например: 153/01-10, где 153 - порядковый номер, 01-10 - индекс дела по номенклатуре.

У исходящего документа регистрационный номер может размещаться в обратной последовательности - индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться также другой индекс, который применяется в Учреждении) и порядковый номер, например: 06-24/178, где 06-24 - индекс дела по номенклатуре дел, 178 - порядковый номер.

С целью дифференцирования групп документов, к регистрационному номеру может добавляться отметка, состоящая из букв, например: 188/03-15 ДСП, где ДСП применяется для обозначения документов с грифом «Для служебного пользования».

Если документ подготовлен двумя или более учреждениями, регистрационный номер включает номера каждого из этих учреждений, которые проставляются через правостороннюю косую черту в последовательности подписания документа его авторами, например: 40/53 - для совместных распорядительных документов или 01-10/850/05-12/308 - для совместных писем.

Место расположения регистрационного номера на документе зависит от вида бланка и вида документа.

В случае применения автоматизированной системы регистрации документов может использоваться штрих-код. Для исходящих документов штрих-код включает регистрационный номер, дату документа и располагается в границах, указанных в стандартах для реквизитов бланка, а именно: с угловым расположением реквизитов - 73 мм от начала первого реквизита, с продольным - 77 мм.

1.11. Ссылка на регистрационный номер и дату

Для исходящих документов ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного номера в специально отведенном месте на бланке.

1.12. Место составления или создания

Сведения о месте составления или создания указываются на всех документах, кроме писем. Если сведения о географическом местонахождении входят в наименование Учреждения, этот реквизит не указывается.

1.13. Гриф ограничения доступа

Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности») оформляется согласно соответствующим нормативным актам и располагается в правой части верхнего поля документа выше реквизита «Адресат» или «Гриф утверждения».

1.14. Адресат

Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

В случае адресации документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже, например:

Администрация Главы

Донецкой Народной Республики

Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу от левой границы документа на расстоянии 92 мм.

Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

Министерство информации

Донецкой Народной Республики

Отдел государственных СМИ

Начальнику отдела

МП. Мигда

В случае, если документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое указывается в дательном падеже, например:

Председателю Пенсионного фонда

Донецкой Народной Республики

Г.А. Сагайдаковой

Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:

123456789Следующая ⇒

Поделиться: