Роль и значение делопроизводства в процессе создания корпоративных информационных систем

 

Под корпоративной информационной системой (КИС) понимается специализированная совокупность административных, экономических, математических, социологических и других методов, программных и тех­нических (аппаратных) средств, а также квалифицированного персонала, осуществляющего сбор, обработку и предоставление оперативной и достоверной информации руководству организации и ее структурных подраз­делений для принятия компетентных управляющих решений и контроля за их выполнением.

Задачи корпоративной системы:

1. Увязать работы отдельных функциональных подразделений на основе расчета рациональных сроков исполнения работ.

2. Планировать работу подразделений с расчетом их загрузки на не­обходимую перспективу, что позволило бы плановому отделу предприятия объективно проводить анализ реальности выполне­ния плана и принимать соответствующие решения.

3. Вести отслеживание исполнения работ с выдачей необходимой регулирующей (протезирующей) документации, на основании которой в случае необходимости принимать меры по выведению работ на расчетный режим.

4. Механизировать расчеты (распределение фактических затрат рабочего времени производственных рабочих, ИТР и служащих по заказам и видам работ) и производить группировку информа­ции при перенесении ее из одних форм документов в другие (фор­мирование планов подразделений на основе плана по темам со­ставления отчетов).

Главная цель создания и внедрения КИС состоит в том, чтобы повы­сить эффективность деятельности организации и снизить трудовые, вре­менные и материальные ресурсы на ее осуществление за счет:

· совершенствования технологических процессов обработки ин­формации;

· оптимизации информационных ресурсов и организации эффек­тивного оперативного доступа к ним сотрудникам и клиентам;

· автоматизации рутинных операций обработки информации и пе­ремещения (электронных) документов.

Одна из главных исходных посылок в формировании основных путей достижения поставленной цели заключается в том, что большая часть дея­тельности организации может быть представлена как совокупность тех­нологических процессов обработки информации. Информация выступает как основным сырьем, так и основным продуктом социальных систем. Сле­довательно, с точки зрения создания КИС, наиболее существенную роль в достижении поставленных целей играет оптимизация технологических процессов обработки информации, а также самой информации в форме информационных ресурсов.

Задачи создания КИС можно сформулировать следующим образом:

1. В организационно-методическом плане:

· улучшить управляемость за счет упорядочения управляю­щих воздействий, информационных потоков и контроля ис­полнения заданий;

· обеспечить прозрачность и контролируемость технологиче­ских процессов обработки информации;

· повысить эффективность и качество управления путем ин­формационной поддержки принятия решений должностны­ми лицами;

· снизить ущерб от ошибочных действий руководителей и со­трудников;

· повысить производительность труда и качество работы со­трудников за счет представления им эффективно органи­зованного информационного обслуживания, оптимизации должностных позиций и применения более эффективных технологических схем и методик.

2. В техническом плане:

· автоматизировать рутинные операции обработки информации по всем направлениям деятельности предприятия;

· минимизировать затраты трудовых, временных, финансовых ресурсов на выполнение технологических операций;

· в максимально возможной степени реализовать электрон­ные формы документооборота;

· интегрировать компоненты ИС, уже эксплуатирующихся на предприятии, в единую информационную среду, ориен­тированную на потребности должностных лиц всех уровней управления, структурных и функциональных подразделений и сотрудников;

· использовать типовые технические и программные реше­ния, их тиражируемость в отделениях и подразделениях предприятия, обеспечить высокую степень их системной ин­теграции и межсистемного взаимодействия.

3. В плане коммуникаций:

· обеспечить высокоскоростной обмен информацией между подразделениями организации на основе использования вы­числительных сетей, а также обмен информацией с выгодны­ми поставщиками и потребителями информации;

· ускорить выполнение технологических операций за счет ускорения обмена данными между подразделениями, а также компонентами информационных ресурсов;

· обеспечить высокую степень безопасности информации;

· вывести на качественно новый уровень информационное обеспечение выгодных потребителей.

Сферы применения КИС:

1. Бухгалтерский учет — классическая и наиболее часто реализуе­мая на сегодняшний день область применения информацион­ных технологий. Ошибка бухгалтера может стоить очень дорого, поэтому очевидна выгода автоматизации бухгалтерии. Задача бухгалтерского учета довольно легко формализуется, так что раз­работка систем автоматизации бухгалтерского учета не представ­ляет технически сложной проблемы.

2. Управление финансовыми потоками. Неправильно построив си­стему расчетов с поставщиками и потребителями, можно спрово­цировать кризис наличности даже при налаженной сети закупки, сбыта и хорошем маркетинге.

3. Управление складом, ассортиментом, закупками. Можно авто­матизировать процесс анализа движения товара, тем самым от­следив и зафиксировав тс 20% ассортимента, которые приносят 80% прибыли. Это же позволит ответить на главный вопрос: как получать максимальную прибыль при постоянной нехватке средств?

4. Управление производственным процессом. Автоматизирован­ное решение подобной задачи дает возможность грамотно пла­нировать, учитывать затраты, проводить техническую подго­товку производства, оперативно управлять процессом выпуска продукции в соответствии с производственной программой и технологией.

5. Управление маркетингом подразумевает сбор и анализ данных о фирмах-конкурентах, их продукции и ценовой политике, а так­же моделирование параметров внешнего окружения для опреде­ления оптимального уровня цен, прогнозирования прибыли и планирования рекламных кампаний.

Документооборот является очень важным процессом дея­тельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учетного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и даст управленцам возможность воздействовать на нее.

6. Системы поддержки принятия решений, системы интеллектуаль­ного анализа данных. Сегодня успех в управлении предприяти­ем во многом определяется оперативностью принятия решений, данные для которых и предоставляет КИС. В этом случае на по­мощь приходит оперативная обработка данных (OnLine Analitical Processing, OLAP). OI.AP формирует запросы с помощью гибких нерегламентированных подходов; обеспечивает выявление ассо­циаций, закономерностей, трендов, проведение классификации, обобщения или детализации, составление прогнозов, т. е. предо­ставляет инструмент для управления предприятием в реальном времени.

7. Предоставление информации о предприятии. Практически каж­дое уважающее себя предприятие сейчас имеет свой веб-сервер (создание имиджа предприятия; максимальная разгрузка справочной службы компании путем предоставления потенци­альным и уже существующим абонентам возможности получения необходимой информации о фирме, предлагаемых товарах, услу­гах и ценах).

Жизненный цикл информационной системы представляет собой не­прерывный процесс, начинающийся с момента принятия решения о соз­дании информационной системы и заканчивающийся в момент полного изъятия ее из эксплуатации. Стандарты жизненного цикла: ГОСТ 34.60190; ISO/IEC 12207: 1995. Стандарт ГОСТ 34.60190 предусматривает следующие стадии создания КИС: формирование требований к КИС; разработку кон­цепции КИС; техническое задание; эскизный проект; технический проект; рабочую документацию; ввод в действие; сопровождение КИС. Стандарт ISO/IEC 12207: 1995 определяет структуру жизненного цикла, содержащую процессы, действия и задачи, которые должны быть выполнены во время создания информационной системы. Согласно данному стандарту струк­тура жизненного цикла основывается на трех группах процессов:

· основные процессы жизненного цикла (приобретение, поставка, разработка, эксплуатация, сопровождение);

· вспомогательные процессы, обеспечивающие выполнение основ­ных процессов (документирование, управление конфигурацией, обеспечение качества, верификация, аттестация, оценка, аудит, разрешение проблем);

· организационные процессы (управление проектами, создание ин­фраструктуры проекта, определение, оценка и улучшение самого жизненного цикла, обучение).

Роль делопроизводства в процессе создания корпоративных инфор­мационных систем состоит в том, что реальное применение любой техно­логии проектирования, разработки и сопровождения интегрированной системы в конкретной организации невозможно без выработки ряда стан­дартов оформления документации, которые должны соблюдаться всеми участниками создания проекта КИС. К таким стандартам относятся:

• стандарт проектирования;

• стандарт оформления проектной документации;

• стандарт пользовательского интерфейса.

Стандарт оформления документации должен устанавливать:

• комплектность, состав и структуру документации на каждой ста­дии проектирования;

• требования к се оформлению (включая требования к содержа­нию разделов, подразделов, пунктов, таблиц);

• правила подготовки, рассмотрения, согласования и утверждения документации с указанием предельных сроков для каждой стадии;

• требования к настройке издательской системы, используемой в качестве встроенного средства подготовки документации;

• требования к настройке средств разработки для обеспечения под­готовки документации в соответствии с установленными требо­ваниями.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппа­рата управления, организацию и культуру труда управленческих работни­ков. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. По данным Международной организации по стандартизации (International Standards Organization — ISO), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Эффективная организация делопроизводства имеет огромное значе­ние также в процессе создания корпоративных информационных систем, поскольку КИС — это интегрированные системы управления организаци­ей, основанные на углубленном анализе данных, электронном документо­обороте и делопроизводстве.

Лекция 2

Документ как источник и носитель информации и его функции

 

1. Документ как источник и носитель информации

2. Функции и свойства документа

3. Движение документируемой информации в системах управления и ее характеристика в зависимости от уровня обработки

4. Свойства информации, содержащейся в документах. Влияние свойств информации на качество принимаемых управленческих решений

 

1. Документ как источник и носитель информации

 

Информацию в чистом виде можно только попытаться представить. На самом деле она всегда связана с материальным носителем, т. е. средой для записи и хранения информации. Носителем информации является все, что может воспринимать, хранить и передавать информацию (человек, животное, жесткий диск, растение, книга и т. д.).

В качестве носителей информации используются материальные предметы, волны (радиоволны, звуковые и ультразвуковые), различные состояния вещества (аморфное или кристаллическое).

Носители информации — средства регистрации, хранения, передачи информации, или, иначе, материал, на который можно записывать информацию.

Виды носителей информации:

·человекочитаемый (читаемый человеком), служащий для записи данных, непосредственно считываемых человеком (например, бумага);

·машиночитаемый, служащий для записи и считывания данных техническими средствами (магнитные и оптические диски, дискеты и т. п.).

Носитель может выступать в роли источника, средства передачи и приемника информации.

Носитель, содержащий конкретную, зафиксированную на нем информацию, называется источником информации.

В то же время понятие «источник информации» можно рассматривать гораздо шире.

Источниками информации называют также средства распростра­нения информации: телевидение, радио, интернет и др. Поэтому данное понятие можно охарактеризовать как систему, обеспечивающую разме­щение, доступность и целостность информации в соответствии с ее на­значением.

В качестве средств передачи выступают как временные, так и постоян­ные носители информации.

Так, например, источником речевой информации является воспро­изводящее речь устройство: человеческий голосовой аппарат, радиопри­емник, звуковая карта компьютера и прочее. Носителем речевой информации служит звуковая волна. При передаче информации на расстояния времен­ным носителем могут быть не только звуковые, но и радиоволны.

Одна и та же информация может располагаться на разных носителях и переноситься с одного носителя на другой. Это могут быть однотипные носители, например копии одного и того же тиража книги. В то же время носители информации могут иметь и разную природу: одну и ту же ин­формацию, например запись песни, можно расположить на магнитной ленте, компакт-диске или виниловой пластинке. В этом случае речь идет о разнотипных носителях. Суть информации и ее характеристики при этом не меняются.

Одна и та же информация может иметь разные формы и характери­стики, располагаться на разных носителях. Например, художественный роман может быть напечатан на бумаге, а может быть прочитан вслух и за­писан на компакт-диск.

Эту информацию можно или видеть (читать), или слышать. И, несмо­тря на разные средства передачи (текст и звук), суть информации остается прежней.

На одном и том же носителе может быть записано несколько инфор­мационных сообщений.

Информация, зафиксированная на каком-либо носителе, называется документом.

Документ, помещенный в информационную систему, имеющий свою среду обитания, называется информационным ресурсом.

Информационные ресурсы — документы и массивы документов в ин­формационных системах: библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем.

Понятие «документ» широко используется во всех сферах обществен­ной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или не­сколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объек­тов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких це­лей оно используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использова­на как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение: доку­мент — это материальный объект с информацией, закрепленной создан­ным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Согласно Закону ДНР «Об информации и информационных технологиях» документ — это зафиксированная на материаль­ном носителе информация с реквизитами, позволяющими се идентифи­цировать.

Исходя из определений, главной составляющей документа выступа­ет информация, т. е. самые различные данные, сведения, сообщения, зна­ния, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Информа­ция, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выража­ющуюся в следующем:

1.Документ является носителем социальной информации, создан­ной человеком для использования в обществе.

2.Документ предполагает наличие семантической (смысловой) ин­формации, являющейся результатом интеллектуальной деятель­ности человека. Наличие содержания — один из главных отли­чительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может.

3.Информация передается дискретно, т. е. в виде сообщений. Со­общение, зафиксированное на каком-либо материальном носи­теле (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится до­кументом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полно­ценным документом. Исключение составляют незаконченные ли­тературные произведения, эскизы, наброски, черновики, харак­теризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника).

4.Как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение пред­ставляет собой закодированный текст. Значение или смысл зако­дированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное со­общение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздей­ствия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующи­ми знаниями. Знаковость — обязательное свойство любого доку­ментного сообщения.

5.Документ — эго информация, которая зафиксирована на матери­альном носителе способом, созданным человеком, посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т. д.

6.Документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для до­кумента важна стабильная вещественная форма.

Информация может быть недокументной — не закрепленной — и до­кументной — закрепленной на вещественном носителе, специально пред­назначенном для ее хранения и передачи в пространстве и времени.

Материальная составляющая — одно из двух необходимых и обя­зательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа — это его вещественная (физиче­ская) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хра­нить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет носитель ин­формации (материальный носитель) — материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя не­возможно.

Документ создается в результате документирования — записи инфор­мации на различных носителях по установленным правилам.

Средства документирования — орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютер­ная техника, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника.

В зависимости от того, какое средство документирования использует­ся, различают и способы документирования.

Текстовое документирование. Текстовой документ — документ, со­держащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документи­руется деятельность государственных учреждений, предприятий и от­дельных лиц.

Техническое документирование. Техническое документирование явля­ется способом запечатления технической мысли. Технические документы — обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изы­сканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовле­нию изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.). Это также доку­ментация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

Фото-, кино-, видеодокументирование.

· Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фото­графическим способом. Особенность фотодокументов: возника­ют в момент событий, поэтому они благодаря точности, нагляд­ности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: медицине, науке, искусстве, судебной практике, журналистике и т. д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

· Кинодокумент — изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отра­жает события в динамике, движении.

· Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Документы на машинных носителях. Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются доку­менты с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, се нужно преобразо­вать в вид, пригодный для визуального восприятия.

Документ на машинном носителе — документ, созданный с использо­ванием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его ин­формации электронно-вычислительной машиной.

Появление машинного документирования не отменяет предшеству­ющих способов записи информации. Наряду с традиционными появля­ются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.

Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), кото­рые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изо­бразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом: 1) бумажные носители (носители информации на бумаге несветочувствительные, носи тел и для репрографических процессов — термобумага, диазобумага, фото­пленка, калька и т. д.), 2) микроносители визуальной информации, 3) зву­коносители, 4) видеоносители, 5) магнитные носители, 6) перфоносители магнитные для записи кодированной информации.

Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компью­терной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятель­ности определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т. е. небумажных носителях информации.

Понятия «новейший документ» и «нетрадиционный документ» во многом условны и служат для названия группы документов, которые в отличие от традиционных, т. е. бумажных, как правило, требуют для вос­произведения информации использования технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых маг­нитных записей, а также носителей для компьютерного чтения и т. п.

Были также исторические формы документов в виде глиняных табли­чек, папирусных и пергаментных свитков и т. д.

Однако специальная форма объекта также не может служить един­ственным критерием для того, чтобы считать его документом (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая идентификация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.

Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информа­ции. Двуединая природа документа — одна из основных особенностей его как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характе­ристик нет единства, а следовательно, и документа.

Документ специально создается с целью хранения и передачи социаль­ной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассма­тривают как источник информации и средство социальной коммуникации.

История возникновения и эволюция толкования термина «документ» изучены недостаточно. За длительный исторический период значение по­нятия «документ» постоянно менялось.

Слово «документ» (лат. documentum — образец, доказательство, сви­детельство) происходит от глагола docere — «учить, обучать». Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытяну­тых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

По другой версии, слово dek происходит от числа «десять» и связа­но с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень dek был заменен на doc в слове doceo — «учу, обучаю», от которого были образованы слова doctor — «ученый», doctrina — «учение», documentum — «то, что учит, поучительный пример». В этом зна­чении слово «документ» использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное до­казательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих за­писей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от Средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I как за­имствованное из немецкого и польского языков, в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:

·любая бумага, составленная законным порядком и могущая слу­жить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состо­яния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

·вообще любое письменное свидетельство.

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: докумен­тация — в значении подготовки и использования подтвержденных доку­ментами доказательств и полномочий; документный — относящийся к до­кументу.

В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем — как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использо­валось преимущественно в юридическом значении.

С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое зна­чение; его ввел известный бельгийский ученый, основоположник докумен­тации — науки о совокупности документов и области практической дея­тельности — Поль Отле (1868-1944).

Можно выделить следующие значения документа, введенные в науч­ный оборот И. Отле:

·Любой источник информации, передачи человеческой мыс­ли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально­фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты — носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления.

·Документами являются материальные объекты с зафиксирован­ной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее.

·В состав документов входят также материальные объекты, создан­ные человеком специально для фиксирования, хранения и вос­произведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и докумен­ты «писанные» (т. е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает су­ществовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводятся по­нятия «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т. д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осу­ществления хозяйственных действий — приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение нс дано.

Начиная с 1950-х гг. в официальной терминологии слово «документ» трактуется в узком, широком и самом широком значении.

Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостовере­нию, историческому источнику.

В широком смысле понятие о документе было особенно распростра­нено в 1960-1970-е гг. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и вре­мени (включая и т. н. трехмерные произведения искусства — архитектуру и скульптуру).

В 1980-х — начале 1990-х используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампласти­нок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооруже­ний, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторических реликвий до изделий промышленности и техники (часы, ав­томобиль, винтовка) и т. д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.

Вот почему сначала книговеды и документалисты, а затем и инфор­матики приступили к обоснованию нового широкого значения термина «документ», связанного с понятиями «информация» и «коммуникация». Существенный вклад в уточнение и развитие понятия «документ» как одного из основных в документоведении, информатике, документа­листике, библиотековедении и библиографоведении внесли Г. Г Воро­бьев, Р. С. Гиляревский, О. П. Коршунов, А. И. Михайлов, А. В. Соколов, Ю. Н. Столяров, А. И. Черный, Г. Н. Швецов-Водка и др. Документали­сты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г. Г. Воро­бьев). В 1960-е гг. А. И. Михайлов, А. И. Черный и Р. С. Гиляревский, по­мимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ — это материальный объект, содержащий за­крепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.

В России в начале 1990-х гг. практически одновременно, уточняя смысл понятия «документ», О. П. Коршунов, А. В. Соколов, Ю. Н. Столяров предложили трактовать его как материальный объект — носитель социаль­ной информации.

Таким образом, за длительный исторический период значение поня­тия «документ» постоянно менялось. До настоящего времени применя­ются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужаю­щие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», для решения теоретических или практических за­дач необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкла­дывается.

 

2. Функции и свойства документа

 

Знание функций документов имеет существенное значение для уясне­ния подлинных целей создания документов и заключенной в них инфор­мации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей; позволя­ет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, техноло­гии их обработки.

Функция документа – это его целевое назначение, присущее ему неза­висимо от того, осознана эта функция автором или нет.

Любой документ обладает определенными функциями, выяснение ко­торых важно для определения цели создания документа, для его классифи­кации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.

Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию.

Документ полифункционален (многофункционален), т.е. несет раз­личные функции, которые с течением времени меняют свое доминирую­щее значение. Выделяются функции общие и специальные:

• общие — информационная, социальная, коммуникативная, культурная;

• специальные — управленческая, правовая, функция историческо­го источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатле­нии информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без ис­ключения документам. Причина появления любого документа — необхо­димость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях практи­ческой и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить:

1) на ретроспективную (относящуюся к прошлому);

2) оперативную (текущую);

3) перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разде­ление на первичную и вторичную; но жанрам; по видам; но носителям и др.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информаци­онный потенциал), т. е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями, как полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность ин­формации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создают­ся они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на соци­альные отношения в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем не только стимулировать их развитие, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами обще­ства. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в кото­рых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, ука­зы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные за­писки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т. д.).

Культурная функция — способность документа сохранять и пере­давать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти доку­менты играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются из­менения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две катего­рии документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляю­щие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, но­тариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные до­кументы (паспорта, пропуска, удостоверения и т. д.) и оправдательно-фи­нансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т. п.).

Ко второй категории относятся документы, которые на время приоб­ретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе лю­бой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться: