Регламенты, положения и инструкции

 

7.2.1. Регламенты, положения и инструкции применяются как самостоятельные документы, которые утверждаются одним из трех способов.

Регламенты, положения и инструкции как локальные нормативные акты Общества утверждаются приказами или распоряжениями ООО «Газпром трансгаз Волгоград» или непосредственно путем проставления собственноручной подписи генерального директора, заместителя генерального директора (в соответствии с компетенцией) в грифе утверждения.

Регламенты, положения и инструкции также могут быть подготовлены и утверждены руководителями структурных подразделений в рамках их компетенции. В этом случае данные документы действуют в рамках соответствующих структурных подразделений.

7.2.2. Подготовка и оформление проектов регламентов, положений и инструкций соответствуют общему порядку подготовки проектов локальных нормативных актов Общества.

7.2.3. В правом верхнем углу регламента, положения, инструкции оформляется отметка о приложении и/или гриф утверждения.

7.2.4. Заголовок к тексту регламента отвечает на вопрос «Чего?». Заголовок к тексту положение, инструкции, как правило, отвечает на вопрос «О чем?».

7.2.5. Содержание регламента, положения, инструкции должно четко определять круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются требования.

7.2.6. В регламентах, положениях, инструкциях используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав комиссии входят»).

При изложении требований и инструктивных указаний используются слова: «должен», «следует», «подлежит», «необходимо», «требуется», «разрешается только», «запрещается», «не допускается», «не должен», «не следует», «не подлежит», «не могут быть» и т. п.

Если допускается отступление от требований и инструктивных указаний используются слова: «могут быть», «как правило», «при необходимости», «допускается», «разрешается» и т. п.

При изложении требований к наибольшим и наименьшим значениям величин используются словосочетания: «должно быть не более (не менее)» или «не должно превышать».

7.2.7. Приложения, поясняющие и дополняющие содержание основной части регламента, положения или инструкции, оформляются в соответствии с требованиями к приложениям.

 

Приказы и распоряжения

 

7.3.1. Приказ ООО «Газпром трансгаз Волгоград» (далее по тексту – приказ) – распорядительный документ, издаваемый единолично генеральным директором, а в его отсутствие – руководящим лицом Общества, исполняющим его обязанности, в целях решения организационных и других основных вопросов деятельности Общества (Приложение Г, Г1). Подписание приказа заместителями генерального директора возможно только в рамках полномочий указанных в доверенности.

7.3.2. Распоряжение ООО «Газпром трансгаз Волгоград» (далее по тексту – распоряжение) – распорядительный документ, издаваемый единолично генеральным директором в целях решения оперативных вопросов деятельности Общества. Распоряжения могут издаваться заместителями генерального директора в рамках полномочий, указанных в доверенности (Приложение Д, Д1).

7.3.3. Заголовок к тексту должен быть конкретизирован. Например, не рекомендуется употреблять заголовки «О создании комиссии», «О проверке»; рекомендуется использовать заголовки «О создании комиссии для проведения ревизии кассы», «О проверке состояния оперативного хранения документов в Обществе». Заголовок печатается 14 шрифтом, выделяется полужирным, выравнивается по центру.

7.3.4. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

7.3.5. В преамбуле указывается цель издания приказа, распоряжения. Преамбула в проектах приказов заканчивается словом приказываю, которое отделяется от текста одним или двумя интервалами, печатается по центру поля прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом. В конце ставится двоеточие.

Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

Преамбула в проектах распоряжений заканчивается словом:

ОБЯЗЫВАЮ:

7.3.6. Распорядительная часть приказа, распоряжения, предполагающая различные по характеру действия и несколько исполнителей, делится на пункты. Пункты располагаются в логико-временной последовательности.

В каждом пункте приказа, распоряжения, как правило, указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения (кому, что сделать, в какой срок).

Если поручение дается конкретному подразделению, его наименование пишется полностью, либо сокращается в соответствии с делопроизводственными индексами подразделений администрации и филиалов ООО «Газпром трансгаз Волгоград», в скобках указываются инициалы и фамилия руководителя этого подразделения в именительном падеже. Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не разрешается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «считать важнейшей задачей» и т. п.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.

В случаях, когда одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий, подлежащих исполнению в один общий срок, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в отдельных подпунктах.

Подразделение-исполнитель при подготовке проекта приказа, распоряжения анализирует и определяет его соответствие ранее изданным распорядительным актам, не допуская их дублирования. В случае необходимости в конце текста приказа (распоряжения) содержится пункт, перечисляющий документы (или их части), утратившие силу или подлежащие изменению в связи с изданием данного приказа, распоряжения.

Например:

Считать утратившим силу пункт 3 приказа ООО «Газпром трансгаз Волгоград» от 12 мая 2007 г. № 103.

В последнем пункте распорядительной части приказа, распоряжения указывается работник, на которого возлагается контроль за исполнением документа в целом.

Например:

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора по управлению персоналом  И.О. Фамилия.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

 

7.3.7. Лист согласования приказа, распоряжения формируется в САД или в отдельных случаях (по согласованию с руководством Общества) оформляется на отдельном листе бумаги (приложения Е, Е1).

Запрещается представление на подпись проектов приказов и распоряжений без визы Юридического отдела (в филиалах Общества – без визы юрисконсульта) за исключением приказов о направлении работника в командировку.

7.3.8. При оформлении приказа, издаваемого совместно с другой организацией, необходимо соблюдать следующие требования:

- бланк приказа не используется;

- наименования организаций располагаются на одном уровне;

- наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается по центру;

- дата совместного приказа – единая, соответствует дате проставления последней подписи на документе;

- регистрационный номер приказа состоит из регистрационных номеров каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

- текст излагается от первого лица множественного числа «приказываем»;

- подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне (приложение Г2, Г3).

7.3.9. В проекте приказа о создании постоянно действующей комиссии или временной рабочей группы, при перечислении состава, первыми в списке указываются председатель и заместитель председателя комиссии (руководитель и заместитель руководителя рабочей группы), причем после фамилий печатаются их официальные должности, затем через запятую – их обязанности в постоянно действующей комиссии или временной рабочей группе.

7.3.10. В тексте проекта приказа о создании постоянно действующей комиссии должны содержаться:

- цели и задачи создания комиссии, подтверждающие необходимость ее образования на постоянной основе;

- поручение о разработке Положения о комиссии и срок разработки (в случае если Инструкция не является приложением к такому приказу);

- порядок (в том числе периодичность) представления отчетов.

7.3.11. В тексте проекта приказа о создании временной рабочей группы должны содержаться:

- цели и задачи создания временной рабочей группы и срок их выполнения;

- название итогового документа и срок его представления;

- срок разработки и утверждения плана деятельности.

7.3.12. Проекты приказов о создании постоянно действующих комиссий и временных рабочих групп должны иметь в заголовке и преамбуле соответствующее указание на постоянный или временный характер деятельности.

7.3.13. В документе-приложении, утверждаемом соответствующим распорядительным документом, на первом листе в правом верхнем углу при его представлении на утверждение оформляется гриф утверждения.

 

Например:

                                                           Приложение № 2

                                                             УТВЕРЖДЕН

приказом ООО «Газпром трансгаз Волгоград»

от «___»________2018 №

 

                                       План мероприятий

7.3.14. В приложении, поясняющем или дополняющем распорядительный документ, акт, на первом листе в правом верхнем углу пишутся слова «Приложение №» с указанием порядкового номера приложения (если оно не единственное), вида документа, к которому приложение относится, наименования издавшего органа или организации (при необходимости), даты и регистрационного номера документа.

Данный реквизит ограничивается верхним и правым полями, выравнивается по левой границе зоны реквизита или центрируется относительно самой длинной строки.

Например:

 

                       

                 Приложение № 1

 к распоряжению ООО «Газпром трансгаз Волгоград»

          от «___»________2018 №

 

7.3.15. При наличии поясняющих и дополняющих приложений к основной части распорядительного документа в тексте распорядительного документа используется ссылка на приложение.

Например:

…согласно приложению...; в соответствии с приложениями № 2-4
к Положению..; Представить сведения по образцу, приведенному в приложении № 1...; Представить сведения по установленной форме (приложение № 1)...

 

7.3.16. Организационно-распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания. После подписания приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются ОДОУ в САД. На регистрацию и последующую передачу на архивное хранение передаются только подлинники документов с приложениями.

7.3.17. Доведение содержания приказа, распоряжения до сведения исполнителей подразумевает отправку документа в САД в соответствии с листом рассылки установленной формы.

7.3.18. Распорядительные документы по личному составу и о дисциплинарных взысканиях регистрируются и рассылаются отделом кадров и трудовых отношений Общества.

7.3.19. Ответственный за делопроизводство в подразделениях Общества, начальник отдела, службы, филиалов несут ответственность за выполнение требований к подготовке организационно-распорядительных документов, соблюдение установленного в Обществе порядка согласования проекта документа, а также за определение списка лиц, до сведения которых необходимо довести приказ или распоряжение.

 

Протоколы

 

7.4.1. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на совещаниях, собраниях, заседаниях и других формах деятельности коллегиальных органов, постоянно действующих комиссий и временных рабочих групп.

7.4.2. Подготовка протоколов совещаний у генерального директора, заместителей генерального директора, заседаний постоянно действующих комиссий и временных рабочих групп осуществляется в соответствии с настоящим регламентом.

7.4.3. Протокол оформляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, проектов решений (постановлений) и т.п.

Материалы к обсуждению представляются ответственными исполнителями, которым поручена их подготовка, и подписываются в установленном порядке.

7.4.4. Подготовка протоколов совещаний по различным вопросам у Руководящих лиц Общества, руководителей структурных подразделений осуществляется по их указанию, соответственно лицами, ответственными за делопроизводство или исполнителями подразделений, готовившими вопросы к обсуждению по направлению деятельности.

Протокол должен оформляться в течение 3–6 дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены дополнительно.

7.4.5. Протокол совместного заседания подразделения Общества и дочерней или сторонней организации оформляется без бланка.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации (наименования нескольких организаций), наименование вида документа, заголовок к тексту, дата и место заседания, регистрационный номер протокола, текст.

7.4.6. Наименование вида ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

7.4.7. Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание на вид совещательной деятельности (собрания, заседания, совещания) и наименование коллегиального органа (рабочей группы, комитета, комиссии) в родительном падеже.

Например:

«заседания рабочей группы».

Заголовок начинается со строчной буквы.

 

7.4.8. Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире – окончания. Тире между цифрами печатается без пробелов.

Например:

10–12.08.2017 или 10–12 августа 2017 г. При необходимости может быть указано время начала, а также окончания заседания.

 

7.4.9. Сроки исполнения принимаемых решений определяются со дня проведения заседания. Если мероприятие продолжалось несколько дней, то сроки исчисляются с момента последнего дня заседания.

7.4.10. Место составления или издания документа указывается, как правило, на оформленных без бланков протоколах, актах.

7.4.11. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих (приглашенных) и повестка дня.

Слово «Председательствующий» печатается через два интервала после заголовка, от левого поля, с прописной буквы. Через тире указываются инициалы и фамилия председательствующего. Так же оформляются сведения о секретаре.

В протоколе заседания постоянно действующего рабочего органа указываются присутствующие постоянные члены соответствующего органа в алфавитном порядке без указания должностей, через запятую, в строчку. Затем печатается список приглашенных с указанием, в необходимых случаях, их должностей (в том числе наименования организации, если они представляют дочерние или сторонние организации).

На расширенных заседаниях с числом присутствующих (приглашенных) более 16 человек их состав указывается количественно, а список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись.

Например:

Присутствовали: 43 человека (список прилагается).

На заседаниях, где принятие решения требует определенного кворума, в сведениях о присутствовавших указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько явилось на заседание.

Например:

На учете в профсоюзной организации состоит 66 человек, присутствуют 47.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «Повестка дня» выравниваются по центру. В этой части протокола перечисляются вопросы, внесенные на рассмотрение, в порядке их очередности. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»). По каждому пункту могут указываться фамилии и инициалы докладчиков (выступающих).

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Эти слова печатаются прописными буквами от границы левого поля. Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел по каждому пункту повестки дня и пишется на одной строке с цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола (в третьем лице единственного числа) или излагается на отдельном листе, подписывается докладчиком и прилагается к протоколу. В последнем случае в тексте делается ссылка «Текст выступления прилагается».

7.4.12. При наличии аудиозаписи совещания, а также прилагаемых выступлений участников допускается краткая форма составления протокола, при которой опускается ход обсуждения вопросов повестки дня и фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

Краткая форма протокола допускается также в случае, если на оперативное совещание были вынесены текущие вопросы, не вызывающие разногласий.

Если рассматриваемый вопрос является сложным, спорным, вызывающим противоречия при обсуждении, в протоколе следует подробно записать ход его рассмотрения и представить мнения всех выступающих.

7.4.13. Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью.

Протокольным решениям присваиваются номера, состоящие из номера вопроса согласно повестке дня и порядкового номера решения по данному вопросу. Нумерация производится арабскими цифрами через точку.

Запись протокольных решений должна быть конкретной и содержать три обязательных элемента: конкретное содержание поручения (что сделать), ответственного исполнителя (нескольких исполнителей), срок исполнения (календарная дата или период выполнения работы). При необходимости по каждому вопросу приводятся итоги голосования.

При наличии особого мнения по принятому решению, высказанного во время обсуждения, оно записывается в протокол после соответствующего протокольного решения.

7.4.14. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола делается ссылка на утверждаемый документ, а сам документ является приложением к протоколу.

7.4.15. Протокол, как правило, визируется всеми присутствовавшими, которых касаются решения заседания. Визы ставятся на лицевой стороне последнего листа подлинника протокола или (при большом количестве визирующих лиц) на отдельном листе согласования.

7.4.16. Протокол подписывается председательствующим и секретарем, если нормативными актами Общества не предусмотрены иные правила подписания протокола.

7.4.17. Протоколы не подлежат утверждению.

7.4.18. Протоколы совместных заседаний структурных подразделений или организаций Общества имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов подразделений или организаций, принимавших участие в заседании.

Протокол совместного заседания подписывается председательствующим (председательствующими) в количестве, соответствующем числу принимавших участие в совместном заседании подразделений или организаций (Приложения Ж, Ж1).

 

Акты

 

7.5.1. Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов и событий, связанных с деятельностью Общества.

7.5.2. При подготовке актов используются утвержденные органами государственной власти унифицированные формы актов (при наличии).

При отсутствии унифицированной формы акт оформляется в соответствии с требованиями, установленными в настоящем подразделе.

7.5.3. Порядок составления отдельных видов актов регламентируется соответствующими локальными нормативными актами Общества по виду деятельности.

7.5.4. Первая страница акта, подлежащего утверждению, оформляется без бланка. Первая страница акта, не подлежащего утверждению, может быть оформлена на продольном бланке установленного образца.

7.5.5. К реквизитам заголовочной части акта относятся «Наименование организации-автора», «Наименование вида документа», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Место составления или издания документа», «Заголовок к тексту».

Перечисленные реквизиты располагаются угловым способом (если акт подлежит утверждению) или продольным способом (если акт не подлежит утверждению).

7.5.6. Наименование вида документа (АКТ) печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом.

7.5.7. Датой акта (датой составления и подписания составителями) является, как правило, дата актируемого события.

Если работа комиссии продолжалась несколько дней, при составлении акта указывают дату окончания работы комиссии.

Дата составления и подписания акта оформляется под наименованием вида документа словесно-цифровым способом, а время или период событий (фактов, действий) указывается в тексте акта.

При утверждении акта его датой является дата утверждения, проставляемая лицом, утверждающим акт, в грифе утверждения.

7.5.8. Местом составления акта является населенный пункт, в котором состоялось событие (факт, действие), зафиксированное в акте, и где реально работала комиссия.

7.5.9. В заголовке к акту отражается цель составления акта, цель работы комиссии.

7.5.10. В водной части акта в именительном падеже указывается основание составления акта: локальный нормативный акт, договор, на основании которого актируется факт, событие или действие, его дата, номер, заголовок; устное поручение руководителя (с указанием должности, фамилии и инициалов руководителя); факт или событие, послужившее основанием для составления акта.

7.5.11. Составители акта перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей (в том числе наименований организаций, если это представители дочерней или сторонней организации), фамилий и инициалов. Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя, затем членов комиссии в алфавитном порядке через запятую.

Лица, присутствовавшие при составлении акта (кроме членов комиссии), перечисляются через запятую после слова «Присутствовали» с указанием должностей (в том числе наименования организации, если это представители дочерней или сторонней организации), фамилий и инициалов.

Слова «Основание», «Составлен», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от левого поля.

Использовать в вводной части акта слова «Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт … » запрещается.

7.5.12. В основной (констатирующей) части акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.

При необходимости акт может содержать выводы, заключения, рекомендации, предложения составителей.

Текст основной и заключительной частей акта излагается от третьего лица единственного или множественного числа («комиссия установила», «получатели предупреждены об ответственности» и т. п.). Текст может быть разделен на пункты и подпункты или иметь табличную форму.

7.5.13. Под текстом акта пишутся сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении или адресатах, которым они направляются.

Количество экземпляров акта определяется числом сторон, заинтересованных в его составлении и наличии, или нормативными требованиями, регламентирующими составление акта в конкретных случаях.

7.5.14. После сведений о количестве экземпляров акта (до подписей) указываются сведения о приложениях (при наличии). Приложения перечисляются с указанием их наименований и количества листов в них, без указания количества экземпляров.

7.5.15. Все экземпляры акта и (при наличии) приложений к нему подписываются составителями и присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.

Отказ от подписания акта не допускается.

Если кто-либо из составителей или присутствовавших лиц не согласен с актом, он подписывает его с указанием о наличии особого мнения. Особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту либо излагается в месте подписания.

7.5.16. В необходимых случаях (если это нормативное требование) акт согласовывается, утверждается или удостоверяется оттиском печати.

7.5.17. После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку. В этом случае после подписей составителей ставится отметка «С актом ознакомлен(ы)» и указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления.

 

Письма

 

7.6.1. Письма – обобщенное наименование различных по содержанию документов, используемых для обмена информации между Обществом и вышестоящей организацией, сторонними организациями, физическими лицами.

7.6.2. Первая страница письма в адрес ПАО «Газпром» или сторонней организации, физического лица оформляется на угловом бланке, подготовленном в соответствии с Типовой книгой фирменного стиля [3] и персонифицированным Приложением 1 к ТКФС для ООО «Газпром трансгаз Волгоград» (Приложение И, И1,И2).

Без бланков оформляются письма, подписанные представителями двух или более организаций.

7.6.3. Письмо, подготовленное за подписью Генерального директора или другого Руководящего лица Общества, оформляется в двух экземплярах:

1-й экземпляр (подлинник, изготовленный на бланке) направляется адресату,

2-й экземпляр (визовой) после регистрации письма остается в делах исполнителя.

7.6.4. Подлинник письма при оформлении на соответствующем бланке должен иметь следующие обязательные реквизиты: «Дата», «Регистрационный номер», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Текст», «Подпись», «Отметка об исполнителе». При необходимости на подлиннике письма оформляются также реквизиты «Ссылка на дату и регистрационный номер». В сопроводительных письмах оформляется «Отметка о наличии приложения».

7.6.5. Дата регистрации в САД считается датой письма. Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

7.6.6. В письмах-ответах оформляется ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа (п. 5.5. настоящего Регламента). Сведения о дате и регистрационном номере переносятся с поступившего документа.

7.6.7. Реквизит «Адресат» оформляется в исходящих письмах. В качестве адресата письма могут быть организации, их структурные подразделения, работники или физические лица. Оформление реквизита (п.5.6. настоящего Регламента).

7.6.8. Заголовки к письмам оформляются (п.5.9. настоящего Регламента).

7.6.9. Текст письма должен соответствовать официально-деловому стилю (п. 5.10. настоящего Регламента).

7.6.10. Каждое приложение, поясняющее или дополняющее содержание письма, должно иметь наименование, заголовок к тексту, визу исполнителя или руководителя подготовившего его подразделения (в нижней части лицевой стороны последнего листа визового экземпляра) и другие необходимые реквизиты. Нумерация листов приложения продолжает нумерацию листов документа.

На первом листе в правом верхнем углу приложения, подготовленного в Обществе и поясняющего или дополняющего письмо, пишутся слова: «Приложение № __» с указанием порядкового номера приложения. Если приложение одно, его порядковый номер не указывается. Оформление приложений (п. 5.11. настоящего Регламента).

7.6.11. Экземпляры писем могут рассылаться более чем в один адрес. Все отправляемые экземпляры письма одного содержания имеют один регистрационный номер. Визы оформляются на визовом экземпляре на лицевой стороне последнего листа. Если письмо оформляется в одном экземпляре, допускается визирование с оборотной стороны листа в нижнем левом углу от начала поля. На каждом экземпляре такого письма в реквизите «Адресат» в едином порядке перечисляются все адресаты. Слово «копия» перед вторым (третьим, четвертым) адресатом не указывается.

7.6.12. При направлении письма одного содержания более чем в четыре дочерние организации составляется лист рассылки.

На бланке оформляется, подписывается и регистрируется один экземпляр (подлинник) письма. Визы оформляются на визовом экземпляре на лицевой стороне последнего листа.

7.6.13. После подписания и регистрации подлинник письма копируется при помощи средств копировально-множительной техники в количестве, требуемом для рассылки. Организацию работы по копированию документов в соответствии со списком рассылки осуществляет исполнитель.

7.6.14. Если о результатах рассмотрения вопроса необходимо не только сообщить обратившемуся физическому или юридическому лицу, но и проинформировать стороннюю организацию, подготавливаются два письма разного содержания:

- письмо-ответ в адрес обратившегося физического или юридического лица;

- письмо, информирующее стороннюю организацию о результатах рассмотрения вопроса, к которому прилагается (при необходимости) копия письма-ответа в адрес обратившегося физического или юридического лица.

7.6.15. Особенности оформления гарантийных писем.

7.6.15.1. Гарантийное письмо - письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг – адресуется руководителю организации. Перед заголовком текста на одной строке может указываться Гарантийное письмо.

7.6.15.2. В конце текста гарантийного письма пишут «Оплату гарантируем» и указывают банковские реквизиты Общества.

7.6.15.3. Гарантийные письма имеют две подписи: генерального директора и главного бухгалтера Общества. На гарантийных письмах их подписи удостоверяются оттиском печати Общества (Приложение К).

7.6.16. Особенности оформления писем, подготавливаемых совместно с другими организациями.

7.6.16.1. Письма, подготавливаемые совместно с другими организациями, оформляются без бланка. Количество визовых экземпляров письма должно соответствовать количеству подписавших его организаций.

7.6.16.2. Дата письма должна быть единой и соответствовать дате более позднего подписания.

7.6.16.3. Регистрационный номер письма состоит из регистрационных номеров каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

7.6.16.4. Дата и регистрационный номер письма оформляются в одну строку от левого поля ниже реквизита «Адресат».

7.6.16.5. В наименовании должности каждого лица, подписавшего письмо, указывается наименование организации.

7.6.16.6. Отметка об исполнителе дополняется наименованием организации.

7.6.16.7. Визы согласования проставляются на каждом из визовых экземпляров письма, подлежащих хранению в делах Общества и соответствующих организаций.

 

1234Следующая ⇒

Поделиться: