Работа с телеграмм ами и факсограммами

 

7.8.1. Внутренняя телеграмма – телеграмма, передаваемая и адресованная в пределах территории Российской Федерации.

Международная телеграмма – телеграмма, передаваемая за пределы территории Российской Федерации, или телеграмма, адресованная в Российскую Федерацию и поданная за пределами ее территории.

Порядок приема и передачи телеграмм (далее по тексту – телеграмма) определяется Правилами [4].

7.8.2. Подготовка и отправка телеграмм осуществляется при необходимости оперативного решения вопроса.

7.8.3. Передача, прием и первичная обработка в САД поступающих телеграмм производится централизованно в ОДОУ.

7.8.4. Текст телеграммы излагается кратко, пишется без абзацев. Объем текста не должен превышать двух страниц (300 слов).

7.8.5. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются сокращенное наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его инициалы и фамилия. Наименование должности печатается от границы левого поля, инициалы и фамилия у границы правого поля.

7.8.6. Телеграммы, оформленные с нарушением требований настоящего Регламента, а также содержащие информацию неслужебного (личного) характера, на телеграф не принимаются.

7.8.7. После передачи телеграммы адресату подлинник с отметкой о передаче телеграммы возвращается на хранение в структурное подразделение, инициирующее отправку телеграммы.

7.8.8. Прием, передача открытой информации и информации составляющей конфиденциальные сведения может осуществляться посредством сети «Атлас». Сеть «Атлас» и порядок работы с ней определен специальным отделом ООО «Газпром трансгаз Волгоград». Порядок подготовки и отправки исходящих и получения входящих телеграмм определяется действующей в Обществе Инструкцией [5]. Обмен служебной информацией в виде файлов любого формата возможен между абонентами, имеющими абонентский пункт сети «Атлас». Информация, переданная (принятая) по сети «Атлас», имеет статус подписанного оригинала документа, оформленного на бумажном носителе в виде телеграммы «Атлас»
(Приложение М).

7.8.9. Все факсограммы, поступающие на факсимильные аппараты ООО «Газпром трансгаз Волгоград», регистрируются в САД, в соответствии с требованиями к регистрации входящей корреспонденции, установленной Положением о документообороте в Обществе.

7.8.10. Факсимильная связь используется при необходимости оперативной передачи служебной информации. Запрещается использовать факсимильные аппараты для передачи информации ограниченного доступа или неслужебного (личного) характера.

7.8.11. Объем передаваемой в течение одного сеанса факсимильной связи информации, как правило, не должен превышать пяти листов. При объеме информации, превышающем пять листов, сообщения передаются электронной почтой.

7.8.12. После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о дате и времени передачи и подписью передавшего документ лица.

 

Сообщения электронной почты

 

7.9.1. Электронная почта используется как для приема-передачи сообщений внутри Общества, так и для обмена сообщениями с внешними абонентами.

7.9.2. Адрес электронной почты автора и электронная подпись не являются обязательными реквизитами сообщений.

7.9.3. Сообщения, поступившие на официальные адреса электронной почты Общества, предварительно рассматриваются получателем и при необходимости передаются на регистрацию в ОДОУ. Письма, не связанные с деятельностью Общества уничтожаются.

7.9.4. Передача документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну и персональные данные по электронной почте категорически запрещается, если меры по охране конфиденциальности информации не приняты.

 

Телефонограммы

 

7.10.1. Телефонограммы используются для оперативной передачи информации в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

7.10.2. Телефонограммы передаются и принимаются по официальному телефонному номеру Общества или в структурных подразделениях (секретарями и лицами, ответственными за делопроизводство).

7.10.3. Датой телефонограммы является дата ее передачи по телефону.

7.10.4. На передаваемой телефонограмме указываются должность, фамилия, имя, отчество и личная подпись лица, передавшего телефонограмму, должность, фамилия, имя, отчество лица, принявшего телефонограмму, а также время передачи телефонограммы.

7.10.5. Текст телефонограммы не должен превышать 60 слов (шести-семи печатных строк). Телефонограммы должны быть краткими и четкими, в их тексте не должно быть труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

7.10.6. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем (Приложение Н).

 

7.11. Оформление приложений

 

7.11.1. Создаваемые в Обществе приложения к документам могут быть трех видов:

- приложение, являющееся самостоятельным документом и направляемое с сопроводительным письмом (служебной запиской сопроводительного характера);

- приложение, имеющее самостоятельное значение, утверждаемое (вводимое в действие) соответствующим распорядительным документом (приказом, распоряжением);

- приложение, не являющееся самостоятельным документом, а поясняющее или дополняющее содержание основной части документа (ЛНА, письма и др.).

7.11.2. Каждое приложение, являющееся подготовленным в Обществе проектом самостоятельного документа, визируется всеми работниками, которые в рамках своей компетенции имеют непосредственное отношение к содержащимся в нем вопросам. Визы ставятся в нижней части лицевой стороны последнего листа приложения (если иной порядок не установлен для определенного вида документа, являющегося приложением). Такое приложение подписывается руководителем подготовившего его подразделения.

7.11.3. Приложение, поясняющее или дополняющее содержание основной части документа (таблица, график, схема, типовая форма, образец документа, список и т. п.), оформляется на отдельных листах бумаги и должно иметь заголовок к тексту, текст и другие необходимые реквизиты. Номера листов приложения не включаются в общую нумерацию листов документа (кроме приложений к ЛНА). Указанные приложения визируются исполнителем, подготовившего их, или руководителем подразделения в нижней части лицевой стороны последнего листа.

7.11.4. Каждое приложение имеет свой порядковый номер, присваиваемый ему в порядке упоминания приложений в тексте. Единственное приложение не нумеруется.

7.11.5. Заголовок документа-приложения должен быть идентичен его названию в основном документе (основной части документа). Заголовок приложения печатается полужирным шрифтом, центрованным способом. Наименование вида документа в заголовке приложения выделяется прописными буквами (РЕГЛАМЕНТ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.).

 

7.12. Оформление копий и выписок из документов

 

7.12.1. Копии и выписки изготавливаются и выдаются с разрешения руководящих лиц Общества или руководителей соответствующих структурных подразделений.

7.12.2. Копии и выписки не имеют юридической силы. Заверение копий и выписок производится для придания им юридической силы и удостоверения полного соответствия их содержания подлинникам.

7.12.3. Заверению подлежат копии и выписки из документов, которые изданы в Обществе. В ряде случаев заверению подлежат копии документов других организаций, необходимые для внутреннего использования в деятельности Общества (например, копии дипломов, свидетельств и т. д.).

7.12.4. Копии и выписки заверяются руководителями структурных подразделений в которых находятся подлинники документов.

Работник, заверяющий копию (выписку), обязан внимательно сверить реквизиты (в том числе текст) копии (выписки) с реквизитами подлинника. Не допускается заверение копий (выписок), содержание которых не соответствует подлинникам.

7.12.5. Если копия подлежит отправке в другую организацию, в заверительной надписи указываются слова «Верно, должность работника, заверившего копию, на заверительную надпись проставляется печать структурного подразделения (в случае необходимости печать Общества).

Оттиск печати проставляется таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, заверившего копию, и оборотную сторону последнего листа документа.

7.12.6. Копия прошивается на два прокола в середине левого поля. На оборотной стороне последнего листа копии документа концы прошивной нити заклеиваются листом формата А7 или меньше, на котором указываются: количество прошитых и пронумерованных листов (цифрами и прописью), наименование должности лица, заверившего копию и ее прошивание, личная подпись, расшифровка подписи.

7.12.7. В случае необходимости копии (выписки) могут быть заверены нотариально.

7.12.8. Факсимильная копия содержит все реквизиты оригинала документа и все его внешние признаки, изготавливаются при помощи средств копировально-множительной техники, аппаратов факсимильной связи, сканеров.

7.12.9. Выписка из документа производится, если в нем содержатся несколько отдельных, не связанных между собой вопросов и изготовление копии документа нецелесообразно в связи с его большим объемом или наличием информации ограниченного доступа. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к определенному вопросу.

                                               

 

Приложение А

Примерный перечень принятых сокращений

 

Слово или словосочетание	Принятые сокращения	Место написания
абонентский ящик	а/я	перед цифрами
бывший	б.	перед наименованием
век; века	в.; вв.	после цифр
глава, главы (в книгах)	гл.	при цифрах
главный	гл.	в названии должности
год; годы	г.; гг.	после цифр, обозначающих месяц, квартал, полугодие. Если дата состоит только из года, слово «год» пишется полностью
город; города	г.; гг.	перед словом (словами), к которому относится
господин; господа; госпожа	г-н; гг.; г-жа	перед фамилиями
господину; госпоже	г-ну; г-же	перед фамилиями
доллар, долларов	долл.	после цифр
железная дорога	ж. д.	при наименовании
железнодорожный	ж.-д.
заведующий	зав.	в названии должности
заместитель	зам.	в названии должности
и другие	и др.	в конце фразы
и так далее	и т. д.	в конце фразы
и тому подобное	и т. п.	в конце фразы
килограмм, килограммы	кг	после цифр
километры в час	км/ч	после цифр
копейка, копейки	коп., к.	после цифр
лист, листы	л.	после цифр
литр	л	после цифр
мадам	м-м	перед фамилией
метр, метры	м	после цифр
миллиард, миллиарды	млрд. или млрд	после цифр
миллион, миллионы	млн. или млн	после цифр
минута, минуты	мин	после числа единицы времени (см. приложение № 15)
область	обл.	при наименовании
озеро	оз.	перед словом, к которому относится
площадь	площ.	при адресовании
подпункт, подпункты	подп.	перед цифрами
полуостров	п-ов	при наименовании
поселок	пос.	при наименовании
пункт; пункты	п.; пп.	перед цифрами
район	р-н	при наименовании
расчетный счет	р/с или р/сч	перед цифрами
река	р. (но реки)	при наименовании
рубль, рубли	руб. или р.	после цифр
смотри	см.	в сносках
статья, статьи	ст.	перед цифрами
страница, страницы	с.	при цифрах
то есть	т. е.
том, тома	т.	при цифрах
тонна, тонны	т	после цифр
тысяча, тысячи	тыс.	после цифр
час	ч	после числа единицы времени (см. приложение № 15)
человек	чел.	после цифр
штук	шт.	после цифр
экземпляр, экземпляры	экз.	после цифр

 

                                                     

 

Приложение Б

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться: