Паспорт ФОНДА ОЦЕНОЧНЫХ СРЕДСТВ

Наименование темы

Уровень освоения темы

Практические занятия

Цель занятия:

Оборудование: Персональный компьютер, Microsoft Word.

Вопросы для повторения:

Содержание занятия:

Законспектировать: Делопроизводство дореволюционной России

Делопроизводство дореволюционной России включает три этапа:

первый этап — приказное делопроизводство (XVI - XVII в.);

второй этап — коллежское делопроизводство (XIII в.);

третий этап — исполнительное делопроизводство (XIX - начало XX в.).

Делопроизводство в советскую эпоху (1917-1991 гг.)

События октября 1917 г. в корне изменили систему государственных учреждений в России. Высшим органом государственной власти стал Всероссийский съезд Советов. Исполнительным органом между съездами был Всероссийский Центральный Исполнительный Комитет (ВЦИК). Высший орган управления был назван Совет народных комиссаров (Совнарком). Отраслевыми органами управления являлись народные комиссариаты (наркоматы). Органами государственной власти на местах были губернские и уездные Советы, а органами государственного управления — их исполнительные комитеты (исполкомы).

Первые годы советской власти ознаменованы поисками правил организации делопроизводства, отвечавших задачам, которые ставила новая власть. Были изданы декреты, регламентировавшие порядок законотворческой деятельности (декрет СНК от 30 октября 1917 г. «О порядке утверждения и опубликования законов», декрет СНК от 18 ноября 1918 г. «О времени вступления в силу узаконений и распоряжений правительства»). Порядок оформления официальных советских документов был установлен постановлением СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений»; порядок использования печатей декретами ВЦИК и СНК от б июля 1922 т. «О порядке пользования печатями с государственным гербом». Постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 8 декабря 1918 г. «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты» было направлено на сокращение потока документов и предписывало заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги — телефонограммами и установить контроль за всеми распорядительными документами. Всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно. Ту же цель преследовал декрет «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях», подготовленный в декабре 1918 г. Совещанием по вопросу упрощения делопроизводства в советских учреждениях при Юрисконсультом отделе Наркомата госконтроля.

1920-1930-е годы особый период в развитии советского делопроизводства, так как это время массового движения, названного научной организацией труда (НОТ) и научной организацией управленческого труда (НОУТ). Движение за НОУТ оказало значительное влияние на формирование и развитие делопроизводства.

В 1920-х годах издаются правовые акты, в которых нашли отражение наряду с прочим и вопросы документирования: Конституция СССР 1924 г. уточнила виды документов, издаваемых органами государственной власти и управления, порядок их издания. Декреты ВЦИК СССР установили право национальных республик и областей вести делопроизводство в государственных органах на национальных языках. Документы, направляемые за пределы республики, должны были писаться на двух языках: русском и национальном или только на русском языке.

В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов в делопроизводстве, а также устанавливали порядок их уничтожения.

В 1931 г. ИТУ разработал проект «Общих правил документации и документооборота», предполагающий введение единых правил делопроизводства в общесоюзном масштабе. Это была первая попытка создания единой системы делопроизводства, так как «Общие правила...» должны были стать нормативной основой разработки инструкций по делопроизводству для каждого советского учреждения и предприятия. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. правила не были доработаны и утверждены. После ликвидации ИТУ в СССР не стало единого центра научной разработки постановки делопроизводства.

В 1943 г. Главное архивное управление СССР предприняло еще одну попытку создать единые нормы в работе с официальными документами. Был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». Однако и в этот раз документ не был утвержден.

Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. Основные положения ЕГСД установили правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержали рекомендации по организации работы с документами, определяли основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые за прошедшие десятилетия была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, не получившая официального статуса.

В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.

Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г. — ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

С 1970-х годов в управление стали внедрять средства вычислительной техники и в этой связи начинается разработка автоматизированных средств управления (АСУ) для решения управленческих и производственных задач. Внедрение АСУ потребовало унификации документов. В середине 1970-х годов были утверждены первые унифицированные системы документации (УСД). УСД представляют собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В 1980-е годы переработана нормативно-методическая база хранения документов в делопроизводстве и архиве. В 1986 г. изданы «Основные правила работы ведомственных архивов», которые содержали правила хранения документов, формирования документов в дела, их экспертизы, учета и комплектования архива. В 1989 г. издан «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения», который также явился практическим пособием каждой делопроизводственной службы при организации хранения документов.

В 1980-е годы разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции. На основе установленных формул трудозатрат можно было рассчитать количественный состав работников делопроизводственной службы. Основанием для этого служили вышедшие в 1988 г. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

Делопроизводство в современной России

Развитие делопроизводства в 1970-80-е годы явилось основой для постановки делопроизводства в Российской Федерации. Этот третий этап истории делопроизводства характеризуется, прежде всего, существенными изменениями в социальной и экономической сферах. С 1990-х годов в России началось активное создание негосударственных организаций (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия и др.). В большей части этих организаций делопроизводство создавалось заново. С начала 1990-х годов в Российской Федерации стала развиваться законодательная и нормативная правовая база, которая установила требования как к документам, так и к работе с ними.

Практическое занятие № 2. Определение и классификация основных целей ДОУ

Цель занятия: сформировать у студента представления о документационном обеспечении управления его основных понятиях и определениях.

Оборудование: Персональный компьютер, Microsoft Word.

Вопросы для повторения: Выполните задания:

1. Что такое документ?

2. Какие функции документа относятся к общим?

Содержание занятия:

Задание 1. 

Зачем придавать документу юридическую силу?

Определите реквизиты, необходимые для придания документу юридической силы. Дайте письменный развернутый ответ.

Задание 2.

1. Изготовьте на компьютере бланк для писем и общий бланк открытого акционерного общества “Лира”. В общий бланк включите наименование структурного подразделения - отдел кадров. 2. От имени руководителя открытого акционерного общества “Лира” напишите гарантийное письмо в адрес ООО “Эффект” на оплату ремонта помещения.

Цель занятия:

Оборудование: Персональный компьютер, Microsoft Word.

Вопросы для повторения:

1. Дайте определение реквизита.

2. Назовите виды сложных документов.

Содержание занятия: Выполните задания:

Реквизиты должны располагаться в пределах границ, установленных формуляром-образцом, с допуском +2 мм. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования», следует отделять друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Начало строк многострочных реквизитов должно быть выровнено по одной вертикальной линии. При оформлении многострочных реквизитов следует использовать строки максимальной длины в пределах ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения. Это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводятся постоянные реквизиты организации автора. Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297) мм и А5 (148 х 210) мм. Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Практическое занятие № 6.

Цель занятия:

Оборудование: Персональный компьютер, Microsoft Word.

Вопросы для повторения:

Содержание занятия: составить опорный конспект:

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы; установление ее структуры;

определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ETC);

регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

формирование совещательных органов управления;

регламентацию деятельности аппарата управления;

лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

установление режима работы и системы охраны;

организацию труда работников и оценка труда работников;

реорганизацию;

ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой — по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными " документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Практическое занятие № 7. Оформление документов справочно-информационной системы.

Цель занятия: Научиться составлять справочно-информационные документы. Знать реквизиты документов по профессиональной деятельности.

Оборудование: Персональный компьютер, Microsoft Word.

Вопросы для повторения:

1. Дайте определение информационно-справочным документам.

2. Назовите основные виды информационно-справочных документов

Содержание занятия: Выполните задания:

Выполнить задания: Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. В коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.п. Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектируют (стенографируют) или записывает на диктофон выступления участников заседания. Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение. Существуют: форма полного протокола, краткого протокола. Пример составления приказа смотри в Приложении 5. Служебное письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе, но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Пример составления служебного письма смотри в Приложении 6. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Он содержит информацию, необходимую для разработки и принятия управленческого решения, и служит одним из определяющих юридических оснований для издания распорядительных документов. Акты составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты, состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комиссии должны входить не менее двух составителей. Акты составляются как постоянно действующими, так и специально созданными комиссиями, цель работы которых, полномочия и состав членов закрепляются в издаваемых распорядительных документах предприятия или организации, на основании устного распоряжения руководителей или его заместителей в пределах их компетенции.

Практическое занятие № 10. Оформление документов по профессиональной деятельности.

Цель занятия: Научиться составлять документов по профессиональной деятельности. Знать реквизиты документов по профессиональной деятельности.

Оборудование: Персональный компьютер, Microsoft Word.

Вопросы для повторения:

1. Дайте определение документам по профессиональной деятельности.

2. Назовите основные виды документов по профессиональной деятельности.

Содержание занятия: Выполните задания:

Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятия, учреждения, организации. В приказах по личному составу оформляется прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами. В типовой формуляр приказа по личному составу входят следующие реквизиты: - наименование министерства и ведомства;

- наименование организации, предприятия;

- название вида документа (ПРИКАЗ);

 -дата;

- индекс;

- место составления или издания;

 - заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- визы.

Вопросы для дифференцированного зачета

1. Понятие «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления». Роль документационного обеспечения в управлении организацией (учреждением, предприятием).

2. Характеристика современной законодательной и нормативно-методической базы делопроизводства.

3. Понятие информации. Требования, предъявляемые к управленческой информации. Информационные ресурсы.

4. Анализ понятия «документ». Роль документа в управлении. Характеристика функций документа.

5. Виды документов. Юридическая сила документа. Способы документирования.

6. Электронный документ.

7. Унификация и стандартизация: история, соотношение, суть, результаты, современное состояние. ОКУД.

8. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: характеристика, назначение, состав.

9. ГОСТ Р 6.30-2003. Общая характеристика. Понятия «формуляр документа» и «реквизит документа». Способы расположения реквизитов. Постоянная и переменная части реквизита.

10. Понятие бланка документа. Виды бланков документов. Требования, предъявляемые к бланкам документов. Реквизиты бланка документа.

11. Характеристика реквизитов, определяющих юридическую силу документа.

12. Реквизиты, отражающие обработку и движение документа.

13. Реквизиты содержательной части документа. Способы представления текста.

14. Язык и стиль служебных документов

15. Назначение, состав и оформление организационно-правовых документов.

16. Понятие договора, его составление и оформление

17. Инструкция по виду деятельности и должностная инструкция.

18. Назначение, состав и оформление распорядительных документов.

19. Процедура подготовки распорядительных документов.

20. Приказы по основной деятельности и личному составу.

21. Справочно-информационные документы: назначение, виды, порядок разработки и оформления.

22. Правила составления и оформления служебного письма.

23. Порядок составления и оформления служебной, докладной и объяснительной записки.

24. Протокол как справочно-информационный и распорядительный документ

25. Порядок составления и оформления акта.

26. Назначение, состав и оформление личных документов.

27. Служба ДОУ, ее типовые организационные структуры, права и ответственность. Задачи и функции службы ДОУ.

28. Должностной и численный состав служб документационного обеспечения управления. Функции, права и ответственность сотрудников служб ДОУ.

29. Нормативно-методическая база службы ДОУ.

30. Нормативные и нормативно-методические документы, регламентирующие порядок составления инструкции по документационному обеспечению управления организации.

31. Анализ и организация документооборота.

32. Объем документооборота.

33. Система управления документами. Характеристика и этапы внедрения.

34. Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение документов.

35. Согласование документов.

36. Утверждение документов.

37. Учет и регистрация документов. Информационно-поисковые системы.

38. Контроль исполнения документов.

39. Система автоматизации делопроизводства (САД) и система электронного документооборота (СЭД).

40. Современное программное обеспечение в сфере ДОУ: критерии выбора и требования.

41. Управление корпоративными информационными ресурсами.

42. Конфиденциальность информации. Правила работы и защиты конфиденциальных документов.

43. Организация хранения документов: понятие, способы, нормативное регулирование.

44. Понятие «дело». Формирование дел: нормативная база, принципы группировки документов, сроки хранения дел.

45. Номенклатура дел: понятие, виды, функции.

46. Экспертиза ценности документов: понятие, назначение, критерии ценности документов. Состав и функции экспертных комиссий.

47. Подготовка документов к передаче в архив организации. Организация использования архивных документов.

Критерии оценки:

« Отлично » - дан полный, развернутый ответ на поставленный вопрос; в ответе прослеживается четкая структура, логическая последовательность, отражающая сущность раскрываемых понятий, теорий, явлений; знание по дисциплине демонстрируются на фоне понимания его в системе данной науки и междисциплинарных связей; свободное владение терминологией; ответы на дополнительные вопросы четкие, краткие;

« Хорошо » - дан полный, развернутый ответ на поставленный вопрос, показано умение выделять существенные и несущественные признаки, причинно-следственные связи; рассказ недостаточно логичен с единичными ошибками в частностях, исправленными студентом с помощью преподавателя; единичные ошибки в терминологии; ответы на дополнительные вопросы правильные, недостаточно полные и четкие.

« Удовлетворительно » - ответ не полный, с ошибками в деталях, умение раскрыть значение обобщённых знаний не показано, речевое оформление требует поправок, коррекции; логика и последовательность изложения имеют нарушения, студент не способен самостоятельно выделить существенные и несущественные признаки и причинно-следственные связи; ошибки в раскрываемых понятиях, терминах; студент не может ответить на большую часть дополнительных вопросов.

« Неудовлетворительно » - ответ представляет собой разрозненные знания с существенными ошибками по вопросу; присутствуют фрагментарность, нелогичность изложения, студент не осознает связь обсуждаемого вопроса с другими объектами дисциплины, речь неграмотная; незнание терминологии; ответы на дополнительные вопросы неправильные.

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

СОДЕРЖАНИЕ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Фонд оценочных средств является частью программы подготовки специалистов среднего звена по специальности ОП.05 Документационное обеспечение управления базовой подготовки, разработанной в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский государственный университет технологий и управления имени К.Г. Разумовского (Первый казачий университет)».

Фонд оценочных средств предназначен для текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации обучающихся по дисциплине ОП.05 Документационное обеспечение управления

результаты освоения дисциплины, подлежащие проверке:

паспорт ФОНДА ОЦЕНОЧНЫХ СРЕДСТВ

Результаты обучения

Наименование темы

Уровень освоения темы