Цель занятия: Научить правильно конструировать бланки документов на персональном компьютере
Оборудование: Персональный компьютер, Microsoft Word.
Содержание занятия:
На предприятиях, как правило, существует определенный порядок оформления документов. Большинство документов оформляется на бланках предприятия и имеют установленный набор реквизитов и определенный порядок их расположения. Документы являются составной частью имиджа предприятия, поэтому дизайн оформления бланка, фирменный стиль, набор сведений о предприятии, их расположение на листе имеют большое значение в бизнесе.
При изучении Унифицированной системы организационно-распорядительной документации мы выяснили, что стандартом установлены следующие виды бланков: общий бланк организации, бланк письма и бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения, акта и т.д.).
Предлагаю студентам открыть стандарт на с.9 и познакомиться с требованиями к оформлению бланков (форматы бумаги, поля, состав реквизитов).
Переходим к конструированию бланка на компьютере
Особенностью наших занятий является то, что их невозможно разделить на чисто теоретические и чисто практические.
Студенты переходят к рабочим местам, оборудованным ПК.
(В процессе объяснения нового материала студенты на персональных компьютерах поэтапно повторяют действия преподавателя на интерактивной доске).
Для начала посмотрим, что нам предлагает программа:
1. Открываем программу MS Word через главное меню. При первоначальном открытии Word документ по умолчанию создается на основе шаблона Обычный, который содержит информацию о стилях абзацев и символов, о параметрах страниц, панелях инструментов, которые и будут выведены на экран. В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок «по умолчанию » заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Приступая к работе в MS Word, необходимо выполнить некоторые изменения.
2. Переходим на вкладку Разметка страницы и открываем окно Параметры страницы. На активной вкладке Поля устанавливаем стандартные поля (прошу студентов ещё раз назвать размеры полей документа), ориентация книжная. Переходим на вкладку Источник бумаги, ставим галочку напротив Различать колонтитулы первой страницы; от края до верхнего колонтитула 0, 8 см – это расстояние от верхнего обрезного края листа до номера страницы, который проставляется посередине верхнего поля документа, начиная со второй; от края до нижнего колонтитула 0, 8 см – это расстояние от нижнего обрезного края листа до идентификатора электронной копии документа. Подтверждаем изменения нажатием на командную кнопку Ok.
Этот формат сохранения выбираем для того, чтобы использовать файл в дальнейшем для конструирования других бланков и документов. В окне сохранения документа вводим имя файла «Шаблон документа» и сохраняем в своей личной папке на диске D.
Если студенты слабо подготовлены, проверяем правильность сохранения файла. Для этого надо закрыть документ, закрыть программу Word, открыть Проводник, найти свою папку и нужный файл в ней. При этом я обязательно обращаю внимание на сходство и различие ярлыков документа и шаблона. Открыть файл для редактирования командой Открыть из контекстного меню.
Вопросы студентам:
Как открыть шаблон для редактирования?
Как открыть копию шаблона для создания на его основе нового документа?
4. Устанавливаем позиции табуляции. Для этого подводим указатель мыши к горизонтальной линейке и выполняем щелчок в нужном месте. При оформлении документов используют восемь стандартных позиций табуляции, которые позволяют располагать реквизиты на определенном расстоянии от левого поля:
0 – граница левого поля;
1 – 1, 25 см от границы левого поля;
2 – 4 см от границы левого поля;
3 – 6 см от границы левого поля;
4 – 8 см от границы левого поля;
5 – 10 см от границы левого поля;
6 – 12 см от границы левого поля;
7 – 14 см от границы левого поля.
Сохраняем изменения.
5. Открываем схему расположения реквизитов на с. 10 ГОСТ Р 6.30-2003.
Выделяем первую строку и аналогично изменяем высоту строк таблицы: из контекстного меню выбираем команду Таблица - Свойства таблицы – вкладка Строка. Изменения подтверждаем нажатием на командную кнопку Ok.
Снимаем обрамление в таблице (Нет границ);
7. Вносим соответствующие реквизиты в ячейки таблицы.
Наименование организации должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах (уставе, учредительном договоре, положении). Вместе с наименованием организации указывают и наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит (если это закреплено в учредительных документах). В тех случаях, когда в учредительных документах организации приведено и сокращенное наименование, оно может быть помещено в бланк ниже полного наименования.
Ниже названия организации может помещаться наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации. Название подразделения или филиала помещается в том случае, если они являются автором документа.
Шрифт выбираем такой, чтобы все строчки уместились в ячейку без изменения её размеров.
