Стадия 3. Выполнение решения.

       Это завершающая стадия, состоящая из организации выполнения решения, анализа и контроля выполнения. Наиболее распространенной ошибкой менеджеров является предположение, что если выбор в отношении решения сделан, то оно обязательно будет выполнено.

Выполнение решения – это устранение породившей его проблемы, по отношению к которой было принято решение.

       Организация выполнения решения предусматривает координацию многих людей. Менеджер должен стремиться избегать потенциальных конфликтов, заинтересовать и мотивировать людей на реализацию решения, расставить их таким образом, чтобы максимально использовались их способности.

       Для этого, во-первых, следует составить план мероприятий, превращающих решение в реальность:

# Необходимо распределить права и ответственность среди участников,

# Построить коммуникационную сеть для обмена информацией

# Отрегулировать отношения подчинения между участниками

       Следующий этап – это встраивание в решение механизма получения информации о ходе выполнения решения. Основой такого механизма должна стать система обнаружения ошибок и достижений в действиях по выполнению решения. Когда система такого отслеживания отклонений работает эффективно, тогда проблемы в выполнении решений могут быть предотвращены до того, как они появятся.

Полученная в ходе отслеживания информация необходима для проведения корректировки действий. Отслеживание и обратная связь требуют большого количества времени, но являются обязательным этапом реализации решений.

 

29. Автоматизированные системы управления отелем

Родоначальниками автоматизации гостиниц в мире являются американцы. В 60-е годы прошлого столетия три крупнейших гостиничных цепочки Hilton, InterContinental и Sheraton совместно с корпорацией IBM профинансировали создание первой системы управления гостиницей, назвав ее HIS (это и название Hotel Information Systems, и первые буквы названий вышеупомянутых гостиниц). До настоящего времени во многих гостиницах США и мира функционирует данный программный продукт, который теперь носит название «epitome PMS для платформы IBM iSeries» (он представлен и в России, в столичном «Метрополе»), а зарегистрированный знак Hotel Information Systems (HIS) является названием калифорнийской корпорации по созданию программных продуктов для гостиничной индустрии.

Требования к автоматизированной системе управления зависят от величины номерного фонда, типа отеля, его места расположения. Система, написанная исключительно для малых отелей, может оказаться совершенно неспособной работать в крупном отеле: она просто не сможет обработать необходимый объем информации. Автоматизированная система, ориентированная исключительно на крупные отели, может оказаться громоздкой и малопонятной для персонала малого отеля.
Рост конкуренции вызывает необходимость предложения новых услуг, в том числе использование информационных технологий.

Можно выделить несколько основных направлений использования информационных технологий:

• Система бронирования.

• Система расчетов с гостями.

• Система бухучета.

• Система электронного запирания.

• Торговые терминалы.

• Контроль состояния номерного фонда.

• Учет дополнительных услуг.

• Управление доходностью.

• Система управления качеством обслуживания .

• Система жизнеобеспечения (отопление, холодоснабжение и кондиционирование, водоснабжение, канализация, дренажные системы, электроснабжение, освещение, системы безопасности и пожаротушения, автопаркинг, телефонная связь, эфирное и интерактивное телевидение)

С точки зрения организации и управления гостиничные комплексы представляют собой сложные системы, которые состоят из различных взаимосвязанных служб. К основным типовым службам относятся: служба управления номерным фондом; административная служба; коммерческая служба; служба питания; инженерно-технические службы; вспомогательные службы.

Организовать работу гостиничного комплекса с максимальной эффективностью и в соответствии с современными мировыми требованиями можно только с использованием современных компьютерных технологий. Вопрос комплексной автоматизации процессов бронирования, регистрации и размещения гостей, расчетов с ними, агентами, туроператорами является весьма актуальным. Автоматизацией управления гостиничными комплексами занимались еще несколько десятилетий назад в эпоху создания первых автоматизированных систем управления предприятиями. Тогда преимущественно осуществлялась разработка индивидуальных информационных систем на заказ для конкретной гостиницы. Такого рода подход практикуется и сейчас, но он не является перспективным, так как создавать заказные системы стало экономически невыгодно. Кроме этого, к настоящему времени разработано достаточно много различных систем управления гостиничными комплексами как зарубежных, так и отечественных, среди которых можно выбрать наиболее подходящую. При необходимости всегда можно сделать дополнительные доработки с учетом особенностей функционирования конкретной гостиницы.

Начиная с 80-х гг., в практику активно внедряются системы управления гостиницами (PMS – Property Management Systems). Эти системы строятся на базе персональных компьютеров (ПК), объединенных в локальные сети.

Основные задачи, решаемые системами PMS - оперативное индивидуальное и групповое бронирование номеров гостиницы, поселение и выписка гостей, расчеты с гостями с оформлением соответствующих документов, контроль состояния номерного фонда, обработка информации по договорам и взаиморасчетам с фирмами, формирование оперативной, контролирующей и статистической отчетности. Структура PMS основана на понятии гостиничного цикла, который охватывает период времени от того момента, когда потенциальный клиент связывается тем или иным способом с гостиницей, и до оплаты гостиничного счета.

К настоящему времени разработаны PMS различных конфигураций, однако обычно имеется четыре модификации программных модулей обслуживания внешних служб:

1) Модуль бронирования,

2)Модуль управления номерным фондом,

3) Модуль расчетов с клиентами,

4) Модуль общего управления,

Модуль "Бронирование" создан для выполнения функции бронирования гостиничных мест. Информация отражается на дисплеях локальной компьютерной сети, которая может быть включена в глобальную систему бронирования (GDS – Amadeus, Galileo и проч.) либо работать автономно.

Система PMS осуществляет накопление данных в автоматическом режиме и способна выдавать по желанию оператора информацию о свободных и занятых номерах и доходе на определенную заявленную оператором дату как в прошлом, так и в будущем.

Модуль "Управление номерным фондом" хранит информацию о каждом номере и позволяет осуществлять контроль за загрузкой, уборкой и другими операциями с номерным фондом. Составным элементом этой системы является электронный хранитель ключей и информационное табло, отражающее все, что связано с номерным фондом гостиницы.

Модуль "Расчеты с клиентами" обеспечивает контроль за ведением расчетов с клиентами и упрощает проведение ночного аудита. Компьютерная система позволяет автоматически отслеживать предварительно согласованные условия скидок и кредитов одновременно по всему объему операций и информировать о датах предстоящих платежей.

Модуль " Общее управление" работает вместе с другими модулями PMS. Он обеспечивает выдачу информации по запросам руководства о состоянии дел на предприятии в виде соответствующих отчетов на основе хранящейся в базе данных информации, поступающей от модулей "Бронирование", "Управление номерным фондом" и "Расчеты с клиентами".

Обслуживание внутренних служб (Back of the House)

Обслуживание внутренних служб гостиницы обеспечивают следующие модули:

1) Ведение общего бухгалтерского учета,

2) Кадры,

3) Склады,

4) Финансовые отчеты (в том числе многофакторный анализ деятельности гостиницы)

Модуль "Ведение общего бухгалтерского учета" включает осуществление операций по корреспондирующим счетам. Система позволяет делать проводки по суммам дебиторской и кредиторской задолженности, движению наличности, а также производит периодическую выверку счетов. Некоторые модификации этого модуля дают возможность проводить бюджетное планирование и сравнительный анализ. Модуль "Ведение общего бухгалтерского учета" является основным элементом определения эффективности работы всей системы в целом.

Модуль "Кадры" несет одну из основных функциональных нагрузок в системе обслуживания внутренних служб гостиницы. Система позволяет учитывать выплаты поощрений, заработной платы, бонусов, удержания и штрафы, надбавки на питание, чаевые, налоги и проч.

Модуль "Склады" очень важен в проведении гостиничных операций. В системе информация о количестве единиц хранения каждого наименования товарно-материальных ценностей периодически сличается с заданными максимальным и минимальным параметрами, в результате чего выдается информация о прекращении поставки или о новой закупке товаров данной номенклатуры.

Модуль "Финансовые отчеты" обеспечивает определение уровня прибылей и налоговых выплат. Большинство систем способны выдавать как регламентные отчеты (т.е. в определенные моменты времени), так и по запросу. Характер документов (формат), выдаваемых системой, в значительной степени может варьироваться, исходя из потребностей заказчика, а также с учетом применяемых в индустрии стандартов. К таким отчетам относятся балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках, а также другие документы, такие как Анализ движения наличности, Анализ основных активов, Анализ платежей, и т.п.

Интерфейсы

При выборе гостиничных систем следует выяснить, как они будут взаимодействовать между собой. В подавляющем большинстве случаев специализированные гостиничные системы достаточно функционально обособлены, они разработаны для разных целей, имеют разную специфику, эксплуатируются разным персоналом в разных службах и требуют различных знаний. Следовательно, структура базы данных, дизайн экранных форм и подход к отчетности в каждой системе могут быть специфическими.

Большинство гостиничных интерфейсов работает в реальном режиме времени (on-line), некоторые функционируют в режиме периодического экспорта-импорта информации. Согласование режима передачи, формата и системного расположения передаваемых между системами данных являются ключевыми вопросами для создателей интерфейсных программ и их пользователей — специалистов гостиницы.

Хотя число интерфейсов в PMS постоянно увеличивается, наиболее популярными прикладными программами являются: "Текущая продажа", "Управление энергетическими ресурсами ", "Телефонные счета ", "Система электронного запирания ", "Встроенные бары и демонстрация видеофильмов ".
Данные, собранные с помощью модуля "Текущая продажа", важны для точной и своевременной работы модулей "Расчеты с клиентом"и "Финансовые отчеты". Эти данные служат для сравнительного анализа и отчетности по нему.

Контроль за гостиничными номерами через модуль "Управление энергетическими ресурсами" привел к снижению расхода электроэнергии и, соответственно, экономии средств на ее оплату.
Модуль "Телефонные счета" позволяет гостинице контролировать внутренние, местные и междугородные разговоры и определять стоимость разговора. В результате введения данного интерфейса гостиничная телефонная система, традиционно являвшаяся расходной статьей, превратилась в серьезный источник доходов.

"Система электронного запирания" позволяет контролировать условия и возможность проникновения в номера. По выезде гостя из номера код, открывающий номер гостиницы, заменяется непосредственно через компьютер, которым управляет служба портье. Такая техника повышает безопасность проживающих гостей, улучшает контроль и степень загрузки номерного фонда.

Интерфейс "Встроенные бары и демонстрация видеофильмов" позволяет контролировать использование установленных в номерах минибаров и мониторов внутригостиничной телевизионной сети. Этот интерфейс взаимодействует с модулем "Расчеты с клиентом ".

⇐ Предыдущая15161718192021222324Следующая ⇒

Поделиться: