РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ И ЖУРНАЛАМИ В 1С.

Документы

Любая операция хозяйственной дея­тельности предприятия может быть зафиксирована путем ввода ин­формации в документ соответствующего вида и записи этого доку­мента в журнал.

При настройке конфигурации задачи определяется: структура документов, вид диалогов для их ввода, печатные формы, алгоритмы изменения итоговой информации (например, ал­горитм формирования бухгалтерских проводок). При описании документов на стадии конфигурирования сущест­вуют следующие возможности: документ любого вида имеет номер (который может быть как строковым, так и числовым) и дату, документ может иметь две ос­новные части: реквизиты и табличные части. К реквизитам относятся данные, которые являются общими для до­кумента, то есть имеют один экземпляр на документ. Например, для такого документа, как счет, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки. Табличная часть документа представляет собой список однотип­ных данных, которых может встречаться более одного на документ. Например, список товаров с количеством и номенклатурой для того же счета. В общем случае, табличная часть представляет совокупность строк определенной структуры. В некоторых документах табличная часть может использоваться как исходные данные для расчета общей суммы (например, общей стоимости выписанных по счету товаров). Документ в системе «1С:Предприятие 8.1» может содержать несколько табличных частей.

Ввод документа может осуществляться различными способами: ввод из журнала, ввод из меню. Если активным является окно какого-либо из существующих в системе журналов документов, то для ввода нового документа следует выполнить команду: «Действия - Добавить». На экране появится список видов документов, которые могут отображаться в текущем журнале. В списке видов необходимо указать наименование вида необходимого документа и нажать кнопку «ОК». На экран будет выведена форма нового документа. Технология ввода документов из меню зависит от конфигурации.

Каждый документ имеет поля: номер, дата, время документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения, и про­грамма не позволит закончить ввод документа, если они не заполне­ны. Если при настройке конфигурации для документа установлен признак автоматической нумерации, то поле для ввода номера доку­мента будет содержать номер, автоматически сформированный сис­темой. Этот номер можно исправить, однако программа проследит, чтобы указанный вами номер не совпадал с номерами документов этого же вида, уже введенных в систему. Если это обусловлено конфигурацией, при вводе документа его номер будет проверяться на уникальность по правилам, определен­ным в конкретной конфигурации, и, если при сохранении документа система обнаружит нарушение требований уникальности, будет вы­дано сообщение «Номер не уникальный!», тогда введенный номер следует исправить.

Система 1С: Предприятие предлагает в качестве даты документа рабочую дату, ус­тановленную в общих параметрах (пункт «Параметры» меню «Сер­вис» главного меню программы).

В общем случае рабочая дата равна текущей системной дате компьютера. Предложенную системой дату можно изменить. Для ввода новой строки в табличную часть документа используется клавиша INS. Для копирования строки в табличную часть документа используется клавиша F9. Для удаления строки из табличной части документа используется клавиша Del.

Новый документ может быть введен путем копирования уже су­ществующего документа. Для этого следует в журнале с документа­ми нужного вида поместить курсор на строку с документом, который предполагается копировать, и нажать клавишу F9 или выбрать пункт «Копировать» в меню «Действия». В результате на экран будет выдана форма документа, в которой все реквизиты, за исключением номера и даты документа, будут ско­пированы из реквизитов документа-образца.

Новому документу, если это обусловлено конфигурацией, присваивается очередной порядко­вый номер, а в качестве даты будет проставлена рабочая дата, уста­новленная в общих параметрах. Корректировка реквизитов такого документа производится по общим правилам. Удаление документа производится в журнале документов с использованием клавиши Del.

Если в процессе настройки конфигурации задачи для документа была создана, помимо экранной формы (диалога), также печатная форма, то в диалоге для ввода реквизитов документа, как правило, присутствует кнопка, нажатие на которую вызывает построение этой формы. Обычно такая кнопка имеет надпись «Печать», хотя может иметь и какую-либо другую подобную надпись.

После нажатия кнопки «Печать» (или выполнения каких-либо иных действий, если это указано в описании конфигурации) будет построена печатная форма документа. Созданная печатная форма открывается в стандартном редакторе таблиц системы 1С:Предприятие. Если в окне редактора таблиц вид­на только часть формы, можно использовать клавиши управления курсором и линейки прокрутки для вывода на экран остальной части формы. При необходимости такая форма может быть отредактирована и сохранена на диск с помощью команды «Файл - Сохранить как». Редактирование печатной формы производится аналогично редактированию в MS Excel.

После того, как заполнена форма документа, его необходимо сохранить. В зависимости от на­стройки конкретного документа возможны несколько вариантов вы­полнения этого действия: если диалог для ввода документа содержит соответствующие кнопки, например, «ОК», «Сохранить», «Записать» или анало­гичные, сохранение документа выполняется путем нажатия на такую кнопку; если диалог для ввода документа не имеет кнопок, явно пред­назначенных для сохранения документа, то сохранение доку­мента выполняется путем закрытия окна диалога. Для этого следует нажать на кнопку закрытия окна .

В обоих случаях на экран будет выдан запрос о необходимости сохранения документа.

Вы можете выбрать один из трех вариантов ответа: «Да» - сохранить документ и закрыть окно диалога для вво­да документа; «Нет» - закрыть окно диалога для ввода документа, но не со­хранять документ, «Отмена» - вернуться в диалог ввода документа.

Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации доку­мента. При нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа (обычно это кнопка «ОК» или «Провести»), на экран выдается запрос необходимости проведения документа. Если на запрос ответить «Да» - документ будет проведен. В журнале документов проведенный документ будет помечен в край­ней левой колонке знаком . Ответив «Нет» на запрос, можно отказаться от проведения документа сразу, и выполнить проведение в другое время. Обычно при проведении документа кнопкой «ОК» после проведе­ния документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что па складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробо­вать провести документ. Чтобы сделать документ не проведенным, следует в меню «Действия» выбрать функцию «Отмена проведения». После подтверждения признак прове­денного документа изменится на . При отмене проведения документа отменяются все действия, ко­торые он выполнил в процессе проведения. Не проведенный документ можно откорректировать, записать, провести (или не проводить), а знак в крайней левой колонке жур­нала будет правильно отражать текущее состояние документа.

Журналы

В системе 1С: Предприятие информация о хозяйственных опера­циях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и сохраняться в журналах документов.

При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются не­обходимые журналы для их хранения.

Количество журналов документов, с которыми может работать пользователь, определяется его набором прав и устанавливается в режиме «Конфигуратор». При настройке конфигурации системы «1С: Предприятие» можно определять практически неограниченное число журналов докумен­тов. Режим конфигурирования системы 1С: Предприятие предостав­ляет возможности по настройке состава колонок журнала, его экранного и печатного представления.

Журналы документов предназначены лишь для удобного отобра­жения списков документов - документ не связан «жестко» с ка­ким-либо журналом. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах. В системе 1С: Предприятие нет заранее заданного распределения документов по журналам. В процессе создания конфигурации задачи можно опре­делить для каждого вида документов наименование журнала, в кото­ром будет осуществляться работа с этими документами. Для конкретных журналов можно указать перечень видов докумен­тов, которые должны в нем отображаться.

Могут быть созданы также журналы, в которых отображаются все документы с возможностью их отбора по тому или иному признаку. Таким образом, состав видов документов, входящих в журнал, определяется в конфигурации в соответствии с назначением журнала.

Если в конфигурации не задано иного, по умолчанию журналы документов можно открыть, используя пункт «Операции - Документы» главного меню программы. На экран будет вызван список журналов документов, существующих в системе.

В этом списке клавишами или мышью следует выбрать наимено­вание нужного журнала и затем нажать кнопку «ОК». Окно с вы­бранным журналом будет выдано на экран. Каждая строка журнала - ссылка на документ. Вид окна того или иного журнала полностью зависит от настройки конфигурации задачи. Вид журнала, выдаваемый по умолчанию, то есть в том случае, когда иное не задано при настройке представляет собой таблицу, имеющую три (колонки): дата, вид документа, номер документа. Внешний вид журнала, его свойства, поведение управляющих элементов определяются при настройке конфигурации задачи и, в общем случае, может быть самым разнообразным. Форма журнала может состоять из совокупности управляющих элементов - полей ввода, кнопок, списков, полей со списками, флажков, являющихся стандартными элементами управления Windows. Для просмотра журналов документов ис­пользуются общие приемы работы с табличной частью формы. При большом количестве документов, находящихся в журнале (особенно это касается системных журналов), просмотр журнала для поиска нужного документа может занять мно­го времени. В этом случае бывает полезно ограничить объем про­смотра записей в журнале. Интервал видимо­сти определяет, за какой период времени будут видны документы при просмотре журнала. Текущий интервал видимости выводится в заголовке окна журнала в скобках после названия журнала. Интервал видимости устанавливается двумя способами - автома­тически и вручную. Когда окно с журналом вызывается на экран, интервал видимости автоматически устанавливается таким, как определено в настройке параметров журнала. Для изменения интервала видимости записей журнала необходи­мо выбрать пункт «Действия - Установить интервал дат» на панели инструментов журнала.

На экран будет выдан запрос «Настройка периода». После выбора интервала необходимо нажать кнопку «ОК». Порядок расположения записей в журнале определяется командой: «Действия - Сортировка». При этом: записи в журнале упорядочены по дате; внутри даты записи упорядочены по времени документа; если в пределах одной даты несколько документов имеют оди­наковое время, они упорядочены по порядку их ввода в систему. Если необходимо расположить документы в журнале в порядке их ввода в программу, необходимо отключить сортировку по дате. Набор колонок в журнале можно изменить с помощью команды «Действия - Настройка списка», оставив галочки в колонках, необходимых для отображения. Поиск в журнале осуществляется путем отбора данных. Механизм отбора документов предоставляет пользователю возможность просматривать в журнале документы, отобранные по некоторому значению их реквизитов или по видам документов: например, можно отобрать все документы по конкретному складу или конкретной организации-контрагенту, или отобрать все приходные наклад­ные.

В системе «1С: Предприятие» предусмотрены следующие виды отбора: отбор по текущему значению, отбор по виду, отбор в интервале дат, принудительный отбор.

Выбор вида отбора осуществляется командой: «Действия - Отбор». Принудительный отбор устанавливается на этапе конфигурации для ограничения прав пользователя. Например, при принудительном отборе, пользователь может видеть только те документы, которые он создал сам.

 

ПЛАН СЧЕТОВ И ОПЕРАЦИИ В НЕМ.

В процессе хозяйственной деятельности на предприятиях происходит множество хозяйственных операций, которые оформляются документами. Обобщение сведений содержащихся в документах производится в учетных регистрах. Данные документов после проверки и обработки группируют и записывают в определенном порядке. Они являются важнейшим средством ведения бухгалтерского учета, составления отчетности, получения показателей, характеризующих хозяйственную деятельность.

Ввод операций вручную производится с помощью документов вида «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)» через список документов, который открывается командой меню Проводки -> Операция (бухгалтерский и налоговый учет)

Новый документ «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)» вводится из формы списка документов этого вида по команде Действия -> Добавить (либо щелчком по пиктограмме на панели инструментов, либо по команде Добавить контекстного меню, либо нажатием на клавишу клавиатуры Insert)

На экран будет выведена форма документа «Операция: Операция (бухгалтерский и налоговый учет (Новый)».

 

В титульной части формы вводятся реквизиты, являющиеся общими для всех проводок операции. Это номер операции (по умолчанию), дата операции (выбирается в календаре либо вводится с клавиатуры), сумма операции и содержание операции.

Сумма операции подсчитывается автоматически как сумму по всем проводкам операции. Вместе с тем, это поле доступно для редактирования.

Ввод реквизитов фиксируется нажатием клавиши Enter либо двойным щелчком мыши.

В двух табличных частях формы, на закладках «Бухгалтерский учет» и «Налоговый учет» вводятся, соответственно, бухгалтерские и налоговые проводки.

Номера дебетуемого и кредитуемого счетов выбираются из списка счетов набором его номера на клавиатуре и последующего нажатия клавиши Enter.

Колонки «Субконто Дт» и «Субконто Кт» заполняются только при ведении по счету аналитического учета, а колонки «Валюта Дт», «Валюта Кт», «Валют, сумма» – при вводе операции, стоимость которой выражена в иностранной валюте.

Колонки «Количество» (по дебету и/или проводки) заполняются, если в проводке используются счета, на которых ведется количественный учет. Сумма проводки вводится вручную или автоматически.

В колонке «№ Журнала» указывается номер журнала, например:

БК – операции по банку (кассе)

ЗП – операции по учету заработной платы;

ЗТ – операции по учету затрат на производство;

МТ – операции по учету материальных ценностей;

ОС – операции по учету основных средств;

УК – учет основного капитала;

ФР – учет финансовых результатов.

На панели инструментов табличной части «Бухгалтерский учет» имеется кнопка «Заполнить» с помощью которой закладку «Налоговый учет» можно заполнить автоматически по данным бухгалтерского учета. Заполнение производится по правилам, описанным в регистре соответствия счетов бухгалтерского и налогового учета (меню Предприятие -> Планы счетов -> Соответствие счетов бухгалтерского и налогового учета).

Запись документа «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)» в информационную базу производится по кнопке Записать или ОК. В первом случае форма документа остается открытой, во втором она закрывается.

При выполнении задания по формированию уставного капитала ООО «Надежда» нам понадобится справочник «Контрагенты».

Справочник «Контрагенты» содержит справочную информацию о контрагентах организации (юридических и физических лицах) и используется при выписке первичных документов и для ведения аналитического учета.

Рассмотрим ввод нового элемента в справочник «Контрагенты»

Новым элементом справочника «Контрагенты» являются сведения об организации или физическом лице (учредителе, сотруднике, поставщике, покупателе и т. п.), записанные в форму «Контрагенты: Новый».

Форма списка контрагентов разделена на две части. В левой части формы показано дерево групп (элементов), в правой – список групп (элементов). Форма списка удобна для поиска и выбора элементов справочника.

Реквизиты каждого контрагента записываются на трех закладках (страницах).

 

ВИДЫ РАСЧЕТОВ.

Настройки большинства свойств планов видов расчета (ПВР) и видов расчета (ВР) в 1С:Предприятие 8.2 не представляют каких-либо сложностей. Книги М.Г.Радченко [9] вполне достаточно, чтобы в них разобраться. А вот ведущие виды расчета - это немного "мутная" тема. Информация о правилах заполнения списка ведущих ВР распределена по многим источникам, которые иногда противоречат друг другу. Если собрать все эти сведения вместе, становится понятным алгоритм, по которому для данного ВР нужно указывать ведущие ВР.

 

Варианты зависимости между видами расчетов

"Ведущие" - одна из закладок в окне настроек видов ВР. Она есть у каждого вида расчета, независимо от значений свойств ПВР. В качестве ведущих можно указывать ВР, принадлежащие любому ПВР конфигурации.

Наряду с ведущими, для ВР могут быть указаны базовые и вытесняющие ВР. Базовые - это ВР, обороты которых за определенный период являются исходными данными для расчета данного ВР. Например, ВР "Премия" рассчитывается на основании ВР "Оклад", то есть "Оклад" является базовым ВР для "Премии".

Вытесняющие - это ВР, которые влияют на фактический период действия и которые могут вытеснять данный ВР по периоду действия. Например, сотрудник за один и тот же день не может получать оклад и выплаты по больничному листу. ВР "Больничный" вытесняет ВР "Оклад".

Поскольку ВР связаны между собой, при изменении одних ВР может потребоваться перерасчет других ВР.

Как, правило, базовые и вытесняющие ВР однозначно определяются постановкой задачи. Указание списка ведущих ВР может вызвать некоторое затруднение.

 

⇐ Предыдущая891011121314151617Следующая ⇒

Поделиться: