|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Основы работы в Microsoft AccessСтр 1 из 8Следующая ⇒
Основы работы в Microsoft Access Системы управления базами данных. СУБД MS Access Занятие 1. Общие сведения о Microsoft Access MS Access входит в состав общепризнанного лидера в области офисного ПО пакетa Microsoft Office MS Access – это система управления реляционными (представленными в виде двухмерных таблиц) базами данных. Что такое база данных (БД)? В широком смысле этого слова можно сказать, что БД – совокупность сведений (большие массивы данных) о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Например, база данных по металлам и сплавам (металлургия), база данных по видеофильмам (видеотека) и т.п. Такие массивы данных вместе с программно-аппаратными средствами для их обработки называют информационными системами (ИС). Средствами MS Access вы проводите следующие операции: 1.Проектирование базовых объектов ИС – двумерных таблиц, с разными типами данных. 2.Установление связей между таблицами. 3.Ввод, хранение, просмотр, сортировка и выборка данных из таблиц. 4.Создание модификация и использование производных объектов информационных систем, форм, запросов и отчётов. Запуск программы Запустите Access либо через главное меню Windows, либо через пиктограмму панели Microsoft Office. После запуска Access вы увидите окно диалога. Вы можете создать пустую базу данных самостоятельно или воспользоваться мастером, или же открыть ранее созданную базу. Окно Access, как и любое окно Windows имеет заголовок, строку меню, панель инструментов, строку состояния Создание структуры базы данных, ввод и редактирование данных вывод данных. · Формирование структуры таблицы; · ввод и редактирование данных в режиме таблицы; · разработка однотабличных пользовательских форм; · вывод на печать таблиц и форм; · разработка отдельного отчета. Теоретический аспект Ввод и редактирование данных в режиме таблицы В режиме таблица показ записей в формате строк и столбцов обеспечивает возможность одновременного просмотра нескольких записей. Допускается также добавление и изменение данных в режиме таблицы. Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы. Каждое поле соответствует определённому столбцу в таблице. Каждая запись соответствует строке таблицы. Ввод в определённую ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путём набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши <Enter> или <Tab>. При окончании ввода данных в последнее поле записи Access сам переходит на первое поле новой записи и ожидает ввода данных. ВНИМАНИЕ! Заполнения с клавиатуры требуют все поля кроме тех, тип которых определён как Счетчик. Перемещение в таблице Для быстрого просмотра данных, введённых в таблицу, а также необходимого позиционирования в таблице нужно обратить внимание на возможности быстрого перемещения в таблице. Первая запись – Щелчок мышью по кнопке <Первая запись> Последняя запись – Щелчок мышью по кнопке < Последняя запись > Первый столбец таблицы – Клавиша<Home> Последний столбец таблицы – Клавиша <End> Следующий столбец справа – Одна из клавиш <Right> <Tab> Следующий столбец слева – Клавиша <Left> или <Shift> + <Tab> На строку вверх – <Up> На строку вниз – <Down> Вверх на 26 строк –<PgUp> Вниз на 26 строк –<PgDn> В левый верхний угол таблицы – <Ctrl> + <Home> В правый нижний угол таблицы – <Ctrl> +<End> Редактирование данных Редактировать данные ячейки таблицы можно как с полной, так и с частичной их заменой. Для полной замены данных необходимо подвести курсор к редактируемой ячейки так, чтобы все её содержимое было высвечено в реверсивном виде, а затем - набрать заменяемую информацию. Частичную замену данных можно осуществить двумя способами: - щелкнуть в нужной ячейке, и она автоматически откроется для редактирования; - переместиться в нужную ячейку, а затем нажать функциональную клавишу <F2>. Удаление записи Для удаления записи необходимо выделить (щелкнуть по области маркировки записи) либо нажать клавишу <Del>, либо выполнить команду меню ПРАВКА, Удалить. В выводимом на экран запросе подтвердить удаление. Перемещение в режиме формы Основные способы перемещения: - переход к первой записи – щелкнуть по кнопке <Первая запись> - переход к последней записи – щелкнуть по кнопке <Последняя запись> - переход к следующей записи – щелкнуть по кнопке <Следующая запись> или нажать <PgUp> - переход к предыдущей записи – щелкнуть по кнопке <Предыдущая запись> или нажать <PgDn> переход к определённой записи по её номеру – щелкнуть в строке Запись и удалить, находящийся в ней номер, затем ввести с клавиатуры номер нужной записи. Задание 1 Сформируйте структуру таблицы студент для хранения в ней справочных сведений о студентах, обучающихся в вузе. Имена, типы и размеры полей таблицы приведены в табл.1. Введите данные, представленные на рис.3, в таблицу СТУДЕНТ. Ознакомьтесь с возможностями редактирования данных в табличном режиме. Создайте однотабличную пользовательскую форму для ввода и редактирования, данных таблицы СТУДЕНТ, как это показано на рис.4. Ознакомьтесь с возможностями ввода данных в форму. С помощью мастера создайте детальный отчет для вывода данных таблицы СТУДЕНТ. Вид отчета представлен на рис.2. Технология работы Таблица 1. Структура таблицы СТУДЕНТ
1. Создайте новую базу данных (выполните команду ФАЙЛ, Создать). Выберите нужную папку и задайте имя файла: SESS.MDB. 2. Создайте таблицу базы данных. Для этого: · в окне базы данных выберите вкладку Таблица, а затем кнопку <Создать>; · из представленных режимов создания таблиц выберите режим Конструктора 3. В режиме Конструктора определите поля таблицы. (рис.2.) · введите в ячейку столбца « Имя поля» имя поля ·
в ячейке столбца «Тип данных» оставьте выводящееся по умолчанию значение Текстовый или нажмите кнопку раскрытия списка и выберите нужный тип данных Рис. 2. Пример таблицы в режиме конструктора · переключитесь на панель «Свойства поля» клавишей <F6> или мышкой, и откорректируйте размер поля. Примечание. Заполнение ячейки столбца «Описание» является необязательным и включает сведения о содержащихся в поле данных. 4. Сохраните таблицу, выбрав пункт меню ФАЙЛ, Сохранить; 5. В окне диалога «Сохранение» введите имя таблицы СТУДЕНТ.
Рис. 3. Пример таблицы для ввода данных в табличном режиме
Рис. 4. Диалоговое окно Новая форма
Рис. 5. Пример формы 1. После сохранения и закрытия таблицы откройте таблицу СТУДЕНТ базы данных SESS. Для этого: · в окне «База Данных SESS» нажмите кнопку «Таблица»; · в этом же окне нажмите кнопку <Открыть>. В списке таблицы БД должна присутствовать и быть выделена только одна таблица СТУДЕНТ. Access переходит в табличный режим и открывает окно «СТУДЕНТ: Таблица». 2. Введите данные в таблицу, как это показано на рис.3. 3. Познакомьтесь с возможностями быстрого перемещения в таблице. 4. Отредактируйте введённые в таблицу данные (измените фамилии, группу, удалите одну из записей). 5. Создайте простую форму. Для этого: · в окне «SESS: база данных» нажмите вкладку <Формы>; · в том же окне нажмите кнопку <Создать>; · в диалоге «Новая форма» (рис. 4) введите или выберите из списка имя таблицы СТУДЕНТ в качестве источника данных; · щелкните по кнопке <Мастер форм>; · в окне «Создание форм» выберите поля для формы, затем выберите внешний вид формы и требуемый стиль; · на экране появится окно с выводом данных из таблицы в виде формы. Вид полученной в результате проделанных операций формы представлен на рис. 5. 6. Добавьте в таблицу запись в режиме формы 7. Познакомьтесь с возможностями перемещения в таблице, представленной в виде формы. 8. Сохраните созданную форму под именем Форма1. 9. Откройте таблицу СТУДЕНТ в табличном режиме. Выведите данные таблицы СТУДЕНТ на экран из табличного режима, для чего необходимо выбрать команду ФАЙЛ, Предварительный просмотр. Если вид выведенных на экран данных вас не устраивает, используйте рекомендации из теории и улучшите его. Для получения распечатки данных из таблицы выполните команду меню ФАЙЛ, Печать. Закройте таблицу. 10. Откройте таблицу СТУДЕНТ в режиме формы, выбрав ранее созданную форму Форма1. Выведите данные таблицы СТУДЕНТ на экран из режима формы, для чего необходимо выбрать команду ФАЙЛ, Предварительный просмотр. Распечатайте данные из режима формы, для этого выполните команду меню ФАЙЛ, Печать. 11. Закройте базу данных, выбрав команду меню ФАЙЛ, Закрыть. 12. Создайте отчёт для вывода данных таблицы СТУДЕНТ с помощью мастера. Для этого: · в окне «SESS: база данных» нажмите вкладку <Отчёты>; · в том же окне нажмите кнопку <Создать>; · в диалоге «Новая отчет» введите или выберите из списка имя таблицы СТУДЕНТ в качестве источника данных и выберите из списка <Мастер отчётов>; · в окне «Создание отчётов» поля для отчётов; · в следующем окне мастера отчётов, где предлагается выбрать данные для группировки, по которым будет прогруппированна выводимая в отчёте информация, щелкните поле «группа» и на кнопку <Далее>; · в следующем диалоговом окне выберите запись «Фамилия» для сортировки в возрастающем порядке; · выберите вид макета для отчета «ступенчатый», ориентацию «Книжная» и щелкните на кнопке <Далее>; · в следующем диалоговом окне мастера отчётов выберите стиль «Строгий», затем введите заголовок отчёта «СТУДЕНТ» и щелкните на кнопке <Готово>. После этого Access выходит предварительного просмотра отчёта. 13. Выведите на печать полученный результат. 14. Закройте базу данных.
Занятие 2. Поиск и отбор данных · Команды поиска, фильтрации и сортировки; · Формирование запросов. Формирование запросов Виды запросов. В Access поиск и отбор любой нужной информации можно производить с использованием запросов, имеющих большие возможности, чем рассмотренные раннее средства. Запросы используются примерно так же, как и таблицы. Запрос представляет собой вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкцию на отбор записей, подлежащих изменению. С помощью Access могут быть созданы следующие типы запросов: Запрос-выборка задаёт вопросы о данных, хранящихся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения данных, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах. Запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление. Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде. Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий выбора во время выполнения запроса. Запросы SQL – запросы, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL: запрос – объединение, запрос к серверу и управляющий запрос. В Access имеется возможность самостоятельно создать запрос или воспользоваться мастером по разработке запросов. Чаще всего запрос разрабатывается самостоятельно. Однако для создания специальных запросов возможно применение мастера, например для создания перекрестного запроса, запроса на поиск повторяющихся записей или записей, не имеющих подчиненных, запросов на архивирование записей. Самым распространенным типом запроса является запрос на выборку. Для подготовки запроса необходимо определить: · поля, по которым будет проводиться поиск; · искомое значение; · поля, выводимые в результате выполнения запроса. Выражения в запросах Для указания условий отбора данных и для создания вычисляемых полей в запросах используются выражения. Выражения представляют собой формулы, по которым вычисляются необходимые значения. Различают арифметические и логические выражения. Выражения могут состоять из следующих элементов: · литералов, операторов, констант, идентификаторов, функций. Литерал – это точное значение, которое Access использует именно в том же виде, как оно вводится. При записи литерала используются специальные символы – ограничители, которые указывают на тип данных литерала. Если литерал – число, то он вводится без ограничителей. Например, 465.8. Текстовый литерал должен иметь в качестве ограничителя “ или‘. Например, #12/11/96#. В случае литерала типа поле или элемента управления вводятся ограничители [ ]. Например, [Фамилия]. Оператор указывает действие, которое должно быть выполнено с элементами выражения. Выделяются следующие группы операторов: · арифметические: *умножение; +сложение; -вычитание ; /деление; ^возведение в степень; · соединение частей текста &, например, = [Фамилия]&””&[имя]; · сравнения: <меньше; <=меньше или равно; >больше; >=больше или равно; =равно; <>не равно; · логические: AND(И); Not(Нет); Or(Или); · операторы SQL: Like – для использования логики замены в выражениях, In – для определения, содержится ли элемент данных в списке значений, Between….And - для выбора значений из определённого интервала. Константа – это неизменяемая величина. К наиболее часто используемым константам относятся Null(соответствует полю, не содержащему значений или символов), Истина, Ложь. Идентификатор – это имя, введённое в выражение для резервирования места под значение, которое хранится в поле или элементе управления. На основе использования идентификаторов можно создавать выражения, которые используют информацию, хранящуюся в таблицах, формах, отчетах. Идентификаторы обычно заключаются в [ ]. Например, [Дата] относится к значению поля «Дата» таблица СТУДЕНТ. Функция – специальное имя, которое используется для выполнения какой-либо операции и может применяться в выражениях. В Access встроено несколько десятков функций. Аргументы функции должны заключаться в (). Скобки могут быть опущены только при нулевом аргументе. Примерами функций, используемых при построении выражений в запросах , могут служить Avg( ) – среднее арифметическое значение, Count( ) – количество записей, Sum( ) – сумма всех значений и тд.
Задание 2. Для данных, содержащихся в таблице СТУДЕНТ, в режиме формы осуществите поиск одной из записей, в режиме таблицы отсортировать записи по возрастанию значений одного из полей отфильтровать данные в соответствии с критерием отбора. Сформируйте запрос-выборку, позволяющей получить из таблицы СТУДЕНТ данные о студентах женского пола, родившихся после 1976 г. Технология выполнения 1. Откройте раннее созданную базу данных SESS.MDB. 2. Откройте таблицу СТКДЕНТ в режиме формы и выберите форму «Форма 1». 3. Найдите запись таблицы с информацией о студентке с фамилией «Куклина». С этой целью выполните следующие действия: · находясь в форме «Форма 1», щелкните в строке поля «Фамилия»; · щелкните на кнопке · в диалоговом окне «Поиск» (рис. 6) введите в строку «образец» слово «Куклина»;
Рис.6. Диалоговое окно «Поиск»
· щелкните на кнопке <Найти далее>. В форму выведется найденная запись. При очередном нажатии кнопки <Найти далее> выведется другая запись с такой же фамилией, если есть в базе, иначе выведется сообщение см. рис. 7:
Рис. 7 4. Закройте окно формы. 5. Откройте таблицу СТУДЕНИ в табличном режиме. 6. Отсортируйте записи таблицы в соответствии с алфавитным порядком фамилий студентов, что потребует от вас следующих действий: · щелкните на столбце «Фамилия»; · щелкните по кнопке пиктографического меню <Сортировка по возрастанию> или выберите пункт меню ЗАПИСИ, Сортировка, Сортировка по возрастанию. Записи таблицы будут выведены на экран в соответствии с алфавитным порядком фамилий. 7. Используйте фильтрацию для вывода на экран только записей, относящихся к студентам, родившимся после 1975 г. Для этого можно выполнить следующий порядок действий: · в окне с таблицей СТУДЕНТ щелкните на кнопке <Изменить фильтр> или выберите пункт меню «ЗАПИСИ, Фильтр, Изменить фильтр…»; · в окне фильтра выберите поле с именем «Дата рождения» и наберите выражение «> 31.12.75», щелкните на кнопке <Применение фильтра> или выберите пункт меню ФИЛЬТР, Применить фильтр. · На экран выведутся только записи, соответствующие введённому критерию отбора. 8. Удалите фильтр (выведите снова все записи таблицы), для чего щелкните по кнопке <Удалить фильтр> или выберите пункт меню «ЗАПИСИ, удалить фильтр». 9. Создайте новый запрос. Для этого: · в окне «SESS: База данных» выберите вкладку <Запросы> , затем кнопку <Создать>; · в диалоге «Новый запрос» выберите из списка «Простой запрос»; · В диалоговом окне 1 «Создание простых запросов» (см. рис. 8)
Рис.8 Диалоговое окно 1 «Создание простых запросов»
· в поле «Таблицы/запросы:» выберите Таблица: СТУДЕНТ; · выберите поле «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Пол», «Дата рождения»; · нажмите кнопку <Далее> · в следующем диалоговом окне 2 «Создание простых запросов» (см. рис. 9) задайте имя запроса «Запрос 1» переключите радиокнопку на изменение структуры запроса; · после появления окна «Запрос 1: запрос на выборку» (см. рис. 10) проделайте следующие действия: · в ячейке «Пол» строки «Условие отбора» поместите выражение «ж» и убрать признак вывода на экран информации из этого поля; · в ячейку «Дата рождения» строки «Условие отбора» поместить выражение: > #31.12.76# и установить признак вывода на экран информации из данного поля. Примечание: В этом диалоговом окне вы можете добавить поля для запроса с помощью перетаскивания из верхней части окна в нижнюю часть в строку ПОЛЕ:.
Рис. 9. Диалоговое окно 2. «Создание простых запросов»
Рис. 10. Диалоговое окно «Запрос на выборку» 10. Выполнить запрос, для чего щелкнуть на кнопке пиктографического меню «Запуск» или выбрать пункт меню «ЗАПРОС, Запуск». 11. Сохраните запрос.
Занятие. 3. Задание 3 В разделе 2 была описана технология создания таблицы СТУДЕНТ базы данных SESS. Структура этой таблицы полностью соответствует информации, приведенной в таблице 1. В соответствии с постановкой задачи пополнить базу данных SESS ещё двумя таблицами СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ. Создайте структуры таблиц СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ, а в раннее созданной таблице СТУДЕНТ установите ключевое поле в соответствии с таблицами 2, 3, 4. Заполните вновь созданные таблицы СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ данными, как это показано на рис 12. Используя возможности Access, установите связи между созданными таблицами СТУДЕНТ, СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ базы данных SESS. В рамках поставленной в данной главе задачи рассмотрите возможности ввода информации в таблицы на основе использования составной формы. Допустим, что студент Куклин с номером личного дела 5 вовремя не сдала сессию по уважительной причине, и запись с результатами сдачи экзаменов в таблице СЕССИЯ отсутствует. Постройте составную форму и доведите недостающую информацию в базу данных. Постройте запрос, позволяющий выводить фамилию, имя, отчество и номер группы студентов, которым может быть назначена стипендия, а также размер назначаемой стипендии. Эти данные могут быть использованы при создании проекта приказа назначения студентов на стипендию по результатам экзаменационной сессии. Информация для получения таких данных содержится в трех связанных таблицах СТУДЕНТ, СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ базы данных SESS. Постройте отчет «ПРОЕКТ ПРИКАЗА», основанный на сформированном раннее запросе «ЗАПРОС НА ПОУЧЕНИЕ СТИПЕНДИИ», выбирающем из таблиц базы данных СТУДЕНТ, СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ информацию о студентах, которым по результатам экзаменационной сессии назначается стипендия, и о размере стипендии.
Технология выполнения 1. Откройте ранее созданную базу данных SESS.MDB. 2. Выведите таблицу СТУДЕНТ в режиме конструктора. Access переходит в режим конструктора таблиц и выводит экран «СТУДЕНТ: Таблица» с перечнем полей и их свойств. 3. Определите ключ таблицы СТУДЕНТ. Для определения ключа необходимо в окне конструктора таблиц выделить поле «Номер» и нажать кнопку панели инструментов <Ключевое поле>, в результате чего в разделителе строк появляется маленькое изображение ключа. Окончательный состав полей таблицы и их свойства приведены в таблице 2.
Таблица 2. Структура таблицы СТУДЕНТ
4. Создайте структуры таблиц СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ, пользуясь описанием технологии создания новых таблиц базы данных в разделе 2. состав полей и их свойства приведены в таблице 3 и 4. Таблица 3. Структура таблицы СЕССИЯ
Таблица 4. Структура таблицы СТИПЕНДИЯ.
5. Заполните данными, показанными на рис. 12, вновь созданные таблицы СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ, используя информацию, приведенную теоретической части и описании технологии ввода данных в табличном режиме (раздел 2).
Рис. 9.12. Данные таблиц СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ
6. Расположите все три таблицы базы данных в окне «Схема данных». Для этого выполните команду меню СЕРВИС, схема данных. И в диалоговом окне «Добавление таблицы» выберите нужные вам таблицы Примечание: Если вы хотите добавить ещё какую-нибудь таблицу, то выполните команду меню СВЯЗИ, Добавить таблицу…; 7. Таблицы расположатся в окне так, как это показано на рис. 13.
Рис. 9.13 Расположение таблиц в окне схемы данных
8. Установите связи между таблицами СТУДЕНТ и СЕССИЯ. Для этого: · протащите указатель мыши от поля «Номер» таблицы СТУДЕНТ к полю «Номер» таблицы СЕССИЯ; · в появившемся диалоговом окне «Изменение связи» установите флажок «Обеспечение целостности данных», и нажмите кнопку <Создать>. 9. Установите связь между таблицами СТИПЕНДИЯ и СЕССИЯ. Для этого: · протащите указатель мыши от поля «Результат» таблицы СТИПЕНДИЯ к полю «Результат» таблицы СЕССИЯ; · в появившемся диалоговом окне «Изменение связи» установите флажок «Обеспечение целостности данных» и нажмите кнопку <Создать>. 10. В результате описанных действий окно «Схема данных» приобретает вид, показанный на рис. 14.
Рис. 14 Установленные связи между таблицами
11. Выйдите из режима схемы данных. 12. Создайте составную форму с использованием мастера. Для этого: · нажмите вкладку <Форма> и кнопку <Создать>; · в диалоговом окне «Новая форма» выберите таблицу СЕССИЯ и выберите из списка <Мастера форм>; · в окне «Создание форм» выберите все поля и нажмите <Далее> · определите внешний вид формы «В один столбец»; <Далее>; · выберите требуемый стиль, <Далее>; · задайте имя «СЕССИЯ», переключите радиокнопку в строчку «изменение макета форм», <Готово>. 13. В режиме конструктора создания форм · увеличьте область данных, выберите на панели инструментов кнопку · в диалоговом окне «Мастер подчиненных форм» переключите радиокнопку на строку «Имеющиеся таблицы и запросы» и нажмите кнопку; · выберите таблицу «СТУДЕНТ», а в ней поля Номер, Фамилия, Имя, Отчество, Группа; · выберите из списка связей нужную вам (в нашем случае она одна), <Далее>; · задайте имя для подчиненной формы «Подчиненная форма СТУДЕНТ», <Готово>; · вы снова окажетесь в режиме конструктора форм, где вы можете изменить размеры окон, расположение полей, подписать название и т.д. 14. Закройте режим конструктора форм. 15. Теперь откройте форму СЕССИЯ (см. рис.15)
Рис. 15 Пример составной формы. Для того, чтобы построить запрос, позволяющий выводить фамилию, имя, отчество и номер группы студентов, которым может быть назначена стипендия, а также размер назначаемой стипендии. Необходимо: 16. Создайте новый запрос на основе связанных таблиц. Для этого: · нажмите вкладку <Запрос> и кнопку <Создать>; · в диалоговом окне «Новый запрос» выберите из списка <Простой запрос>, после чего появляется окно «Создание простых запросов»; · выделите в списке <Таблица/Запросы> таблицу СТУДЕНТ и выберите из доступных полей следующие: «Фамилия», «Имя», «Отчество»; · в том же списке выделите таблицу СТИПЕНДИЯ и выберите поле «Процент» и нажмите кнопку <Далее>; · В следующем окне выберите подробный отчет и нажмите кнопку <Далее>; · Задайте имя запросу «Запрос на получение стипендий» и переключите радиокнопку на строку «изменить макет запроса» и нажмите кнопку <Готово>;
Рис. 16. Окно конструктора запроса
· В верхней части окна «Запрос на выборку» появляются списки полей всех выбранных таблиц. Между этими списками автоматически возникают соединительные линии, так как между таблицами уже установлена связь (см. рис. 16). · Допустим, что вы забыли на прошлых этапах включить в запрос поле «Группа» из таблицы СТУДЕНТ. Тогда из таблицы СТУДЕНТ в нижнюю часть окна «запрос на выборку » в строку Поле перетащите поле «Группа»; · С помощью перетаскивания вы можете поменять порядок столбцов в запросе (выделите столбец, и когда указатель примет форму сирелки, можно перетаскивать столбец); · Установите условие отбора. Для отбора студентов, подлежащих назначению на стипендию, необходимо в строке «Условие отбора» под полем «Процент» ввести выражение >0. · Упорядочите выводимые в запросе данные по полю «Фамилия» в алфавитном порядке. Щелкните ячейку в строке «Сортировка» под полем «Фамилия» и в появившемся списке выберите «По возрастанию». Окно сформированного запроса принимает вид, показанный на рис. 16. · Посмотрите сформированную запросом информацию. Для этого щелкните по кнопке <Режим таблицы> или выберите в меню ВИД пункт Режим таблицы. Результаты запроса будут выглядеть так как показано на рис. 17. 17. Закройте режим запроса.
Рис. 17 Просмотр результатов запроса
Для того, чтобы построить отчет «ПРОЕКТ ПРИКАЗА», основанный на сформированном раннее запросе «ЗАПРОС НА ПОЛЕЧЕНИЕ СТИПЕНДИИ», выбирающем из таблиц базы данных СТУДЕНТ, СЕССИЯ и СТИПЕНДИЯ информацию о студентах, которым по результатам экзаменационной сессии назначается стипендия, и о размере стипендии, необходимо: · нажмите вкладку <Отчеты> и кнопку <Создать>; · в диалоговом окне «Новый отчет» выберите запрос «ЗАПРОС нА ПОЛУЧЕНИЕ СТИПЕНДИИ», выберите из списка «Мастер отчетов». · в окне «Создание отчетов» в экране шага 1 мастера выберите все имеющиеся в запросе поля, нажав клавишу (»), а затем кнопку <Далее>; · в экране шага 2 мастера выберите тип представления данных «по СТУДЕНТ» и нажмите кнопку <Далее>; · в экране шага 3 мастера добавьте уровень группировки по полю «Группа», <Далее>; · на следующем шаге выберите порядок сортировки по возрастанию по полю «Фамилия» и нажмите кнопку <Далее>; · на следующем шаге выберите макет отчета «По левому краю 1», ориентацию «Книжная» нажмите кнопку <Далее> · затем выберите «Строгий стиль»,<Далее>; · введите имя отчета «ПРОЕКТ ПРИКАЗА»; · в экране шага 4 мастера «Табличный отчет» введите имя отчета «ПРОЕКТ ПРИКАЗА», выберите радиокнопку «Изменение структуры отчета» и нажмите кнопку <Готово>. 18. Улучшите вид созданного отчета. Для этого в появившемся окне конструктора «Отчет» измените размеры элементов макета под поля области данных (увеличьте под поля «Имя», «Отчество» и уменьшите под «Процент»), несколько сместите их и переместите относительно этих полей элементы верхнего колонтитула, а также удалите в нижнем колонтитуле информацию о страницах (Выделите щелчком этот элемент и нажмите клавишу <DEL>). 19. Сохраните отчет. 20. Выведите отчет для просмотра. Для этого нажмите кнопку «Просмотр». Полученный отчет должен выглядеть так же, как это показано на рис. 18.
Рис.18. Вид отчёта. «Проект приказа» 21. Закройте режим отчета. 22. Закройте базу данных.
Главная кнопочная форма Главная кнопочная форма выполняет функции титульного листа и меню. Она как бы является лицом базы данных и заметно облегчает работу с ней. Главная кнопочная форма должна открываться при обращении к базе данных. Из нее пользователь может обращаться к основным элементам базы данных. Разработка главной кнопочной формы выполняется в результате Конструктора. При её создании разработчик может использовать большое разнообразие вариантов оформления по своему усмотрению. Форме целесообразно присваивать имя Б.Д., но не обязательно.
Задание 4. Создать Главную кнопочную форму. 1. Создание заголовка формы: в окне Новая форма выбрать способ создания формы – Конструктор. Щелкнуть по кнопке OK. Раскроется окно Конструктора с разделом Область данных. Форма может содержать до пяти разделов: Заголовок формы, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул и Примечание формы. Серая панель с именем раздела называется областью выделения раздела. Чтобы выделить весь раздел достаточно щелкнуть мышью в его области выделения. Окно Конструктора также имеет горизонтальную и вертикальную линейки, помогающие располагать и выравнивать элементы управления. Рядом находится Панель элементов, где собраны кнопки, с помощью которых создаются формы в режиме Конструктора. 2. В области данных щелкнуть правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выбрать строку Заголовок|примечание формы либо выполнить команду Вид|заголовок /примечание формы. В окне формы появляется раздел Заголовок формы. Его можно изменить перетаскиванием границ. 3. Сформировать заголовок. Для этого щелкнуть на кнопке 4. В прямоугольный контур ввести название формы Список группы. 5. Щелкнуть по контуру заголовочного поля левой кнопкой мыши. Линия контура видоизменяется, а фоновый цвет заголовочного поля сравняется с цветом раздела. 6. Выполнить настройку раздела Заголовок формы. Для этого щелкнуть правой кнопкой мыши в любой точке диалогового окна. В появившемся контекстном меню выбрать пункт Свойства. Открывается окно с таблицей свойств элементов формы. 7. Щёлкните по кнопке прокрутки в поле выбора элемента формы для настройки заголовка формы и из раскрывшегося списка выбрать пункт Заголовок формы. На вкладке Макет установить значения свойств (высота, цвет фона, оформление). Остальные свойства устанавливаются по умолчанию. 8. Настроить надпись заголовка. Для этого в списке элементов формы выбрать пункт Надпись0 и на вкладке Макет установить свойства надписи (от левого края, от верхнего края, ширина, высота, тип фона, цвет фона, оформление, тип границы, ширина границы, цвет текста, шрифт, размер шрифта, насыщенность, выравнивание текста) остальные свойства установлены по умолчанию. В результате проделанной настройки получим заголовок формы. Прежде чем приступить к созданию элементов управления в области данных, следует определить цвет её фона. Эту операцию можно проделать в любое время. Однако для облегчения работы по определению дизайна элементов управления выполним ее сейчас. Цвет области данных устанавливается так же, как цвет заголовка формы.
Основы работы в Microsoft Access |
Последнее изменение этой страницы: 2019-03-31; Просмотров: 323; Нарушение авторского права страницы
или выполните команду меню Павка, Найти;
<Подчиненная форма/отчет> и определите прямоугольник в области данных, где будет находиться подчиненная таблица;
панели инструментов и перевести указатель мыши, который примет вид “+А”, в раздел Заголовок формы. Щелкнув левой кнопкой мыши, растянуть для заголовка прямоугольный контур нужного размера. После отпускания кнопки мыши прямоугольник по умолчанию станет белым.