Формирование структуры таблицы

База данных в Access представляет собой единый большой объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и позволяет хранить их в едином дисковом файле.

Рис.1

Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Каждая таблица содержит записи определённого вида, например о студентах, обучающихся в высшем учебном заведении.

Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о студенте может содержать номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями.

Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов, не разрешается использовать символы: точку(.), восклицательный знак(!), надстрочный символ(‘) и прямые скобки([]). Отметим, что имя не должно начинаться с пробела и содержать управляющие символы (с кодами ASCII 00 - 31). Старайтесь не включать в имена объектов пробелы. Избегайте слишком длинных имён: такие имена трудно запоминать и на них не удобно ссылаться.

Тип данных указывает Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы:

Текстовый – для текстовой информации и чисел при невыполнении математических расчётов (до 255 символов).

Поле МЕМО – для хранения произвольного текста, комментариев (до 64000 символов).

Числовой – при выполнении над данными математических операций.

Денежный – специальное числовое поле используется для операции с деньгами.

Дата/время – предназначено для хранения информации о дате и времени.

Счетчик – специальное числовое поле, в котором  Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи.

Логический – может иметь только одно из двух возможных значений “Да” или “Нет”.

Поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Microsoft Excel или картинка), созданный другим приложением.

Ввод и редактирование данных в режиме таблицы

В режиме таблица показ записей в формате строк и столбцов обеспечивает возможность одновременного просмотра нескольких записей. Допускается также добавление и изменение данных в режиме таблицы.

Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы. Каждое поле соответствует определённому столбцу в таблице. Каждая запись соответствует строке таблицы. Ввод в определённую ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путём набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши <Enter> или <Tab>. При окончании ввода данных в последнее поле записи Access сам переходит на первое поле новой записи и ожидает ввода данных.

ВНИМАНИЕ! Заполнения с клавиатуры требуют все поля кроме тех, тип которых определён как Счетчик.

Перемещение в таблице

Для быстрого просмотра данных, введённых в таблицу, а также необходимого позиционирования в таблице нужно обратить внимание на возможности быстрого перемещения в таблице.

Первая запись – Щелчок мышью по кнопке <Первая запись>

Последняя запись – Щелчок мышью по кнопке < Последняя запись >

Первый столбец таблицы – Клавиша<Home>

Последний столбец таблицы – Клавиша <End>

Следующий столбец справа – Одна из клавиш <Right> <Tab>

Следующий столбец слева – Клавиша <Left> или <Shift> + <Tab>

На строку вверх – <Up>

На строку вниз – <Down>

Вверх на 26 строк –<PgUp>

Вниз на 26 строк –<PgDn>

В левый верхний угол таблицы – <Ctrl> + <Home>

В правый нижний угол таблицы –  <Ctrl> +<End>

Редактирование данных

Редактировать данные ячейки таблицы можно как с полной, так и с частичной их заменой.

Для полной замены данных необходимо подвести курсор к редактируемой ячейки так, чтобы все её содержимое было высвечено в реверсивном виде, а затем - набрать заменяемую информацию.

Частичную замену данных можно осуществить двумя способами:

- щелкнуть в нужной ячейке, и она автоматически откроется для редактирования;

- переместиться в нужную ячейку, а затем нажать функциональную клавишу <F2>.

Удаление записи

Для удаления записи необходимо выделить (щелкнуть по области маркировки записи) либо нажать клавишу <Del>, либо выполнить команду меню ПРАВКА, Удалить. В выводимом на экран запросе подтвердить удаление.

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться: