Правила составления письма-извинения

 

1. Обращение. В начале письма-извинения мы обращаемся к адресату по имени и фамилии. То есть обращения типа Dear Sir / Madam или To Whom it May Concern – нежелательны. Подобное обращение может показаться слишком формальным, создастся впечатление, что вы даже не удосужились узнать имя вашего адресата.

 

2. Introduction (§ 1) — почему вы пишете это письмо. Следует начать с извинений, выражения личной обеспокоенности сложившейся ситуацией.

Список фраз для вступительной части письма:

Английские выражения	Примерное значение выражений
I am writing to apologize for…	Я пишу, чтобы извиниться за…
I am writing to offer my apologies for…	Я пишу, чтобы выразить свои извинения за…
I must (would like to) apologise for…	Должен (хотел бы) извиниться за…
Please accept my / our sincere / profuse apologies for…	Примите мои / наши искренние извинения…
We apologise for…	Мы просим прощения за…
Thank you for bringing the matter / issue / problem to our attention.	Спасибо, что сообщили нам об этом деле / проблеме.
I appreciated your advising me of this incident	Для меня очень важно ваше сообщение.
I would like to begin by giving my sincere apologies for the inconvenience that you experienced.	В самом начале хотелось бы выразить мои искренние извинения за причиненные неудобства.

 

NB! В официальном стиле не допускаются сокращения типа I’m, don’t, I’d и т. п.

3. Main Body (текст письма):

• (§ 2-3) – причины и объяснения сложившейся ситуации / проблемы.
• (§ 4) – предложение компенсации.

В основной части письма-извинения (параграф 2-3) нужно объяснить причину возникшей ошибки / проблемы. Каждая проблема – в отдельном параграфе. Необходимо признать вину компании, выразить свое сожаление и огорчение, сообщить о принятых мерах. Желательно предложить какую-либо компенсацию за ошибку (параграф 4).

 

Полезные фразы для основной части делового письма-извинения:

Английские выражения	Примерное значение выражений
We accept full responsibility for the mistake.	Мы полностью берем на себя ответственность за ошибку.
I assure you we are taking the necessary steps to prevent it from happening in the future.	Будьте уверены, что мы принимаем все необходимые меры, чтобы подобное больше не произошло.
You have my assurance that…	Я гарантирую вам…
Please be assured that we will…	Будьте уверены, что мы…
I am trying to sort it out (sort the problem out) as a matter of urgency.	Я пытаюсь разобраться с этим (решить эту проблему) немедленно.
I can assure you that this will not happen again.	Обещаю, что это впредь это не повторится.
We are doing everything we can do to resolve the issue.	Мы делаем все возможное для решения проблемы.
Please allow me to suggest you… as compensation for…	Позвольте предложить Вам… в качестве компенсации за…
To compensate for the inconvenience caused…	Для возмещения причиненных неудобств…
Please allow me to offer you… by way of compensation…	Позвольте предложить Вам… в качестве компенсации…

 

4. Conclusion (заключительный §) – в заключительной части письма нужно еще раз извиниться, выразить надежду, что произошедшее никак не повлияет на ваше дальнейшее сотрудничество, написать свои контактные данные, чтобы с вами могли связаться, если возникнет такая необходимость.

 

Можно употребить следующие выражения:

Английские выражения	Примерное значение выражений
Once again, our (my) sincere apologies for the inconvenience caused…	Еще раз примите наши (мои) искренние извинения за причиненные неудобства…
I hope that you will accept my apologies (that my apologies will be accepted).	Надеюсь, Вы примете мои извинения (мои извинения будут приняты).
I hope that you can forgive (overlook) this regrettable error.	Надеюсь, Вы сможете простить эту досадную ошибку.
Thank you for your understanding.	Спасибо за понимание.
If you would like to continue this conversation, please feel free to call me at…	Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний звонить мне по телефону…
Should you have any questions related to this correspondence, please feel free to contact me at your convenience.	Со всеми вопросами относительно данного письма, пожалуйста, обращайтесь ко мне в удобное для Вас время.

 

5. Заключение. В конце письма – заключительная фраза:

Sincerely (Yours sincerely),

(Name)

 

Задание 1. Ознакомьтесь с образцом письма-извинения.

 

Molly Burke

142 Peter St.

Birmingham, Texas 70382

May 26, 2010

Dear Ms. Burke,

We would like to thank you for informing us about the error on your credit card. We would like to express our sincerest apology for the accidental duplication of the service charge on your account. There was an error in my accounting and I overlooked to recheck the transactions that were done last week. The accounting department is resolving this issue to make sure that this will never happen again.

We extend our gratitude for bringing this matter to our attention. This will help us in providing you better service in the future. We are looking forward to serving you again. Rest assured that this error will not happen again. To make up for this error, we are offering you a VIP privilege card which contains discounts for our premium products and services. Our aim is to regain your confidence and trust.

If you have any other concerns that you would like to address, please feel free to contact me at 333-883-0893. We are more than willing to help you with your concerns. Thank you very much and have a nice day.

Yours sincerely,

John Patrickson

Manager, All Time Credit Company

Задание 2. Прочитайте письмо-жалобу и составьте письмо-извинение в ответ на него. Дополните информацией, если необходимо.

 

 

⇐ Предыдущая78910111213141516

Поделиться: