Вопрос 1. Проблемы организации электронного документооборота

Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора " советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Отсутствует единая техническая политика и методология, в том числе в области делопроизводства. Существующие системы не позволяют гибко менять схемы обработки документов и структуру хранящейся в них информации без угрозы потери данных. Необходимо обеспечить возможность редактирования управленческих процессов при помощи маршрутных схем, создаваемых в графическом редакторе и диалоговых окон. При этом упраздняется функция делопроизводителя, поскольку механизм обработки документа автоматизируется. Интеграция системы с офисными приложениями делает её ещё более удобной.

 

Автоматизация делопроизводства внутри одной организации обеспечивает полноценную работу пользователей через Интернет и интранет, управление деловыми процессами, поддержку жизненных циклов и версий документов, динамическое управление правами доступа.

Необходимо формирование государственной технической политики поэтапного перехода от бумажного к электронному документообороту и повышения эффективности взаимодействия органов государственной власти между собой и внешними организациями и гражданами. С учётом российской специфики необходимо длительное сосуществование обоих форм делопроизводства, что усложняет требования к системе электронного документооборота.

основные этапы перехода:

1. Электронные архивы: мгновенное получение графического образа необходимого документа на экране;

2. Системы накопления и управления знаниями: открытая информация, упрощение информационного обмена;

3. Полностью электронная информация: электронный подлинник документа вместо бумажного.

 

2. Ведомственная электронная почтовая си­стема. Групповая работа с документами

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 27 августа 2007 года N 282-р

Об утверждении Временного порядка по использованию ведомственной электронной почты дли передачи

между таможенными органами электронных копий документов, содержащих сведения ограниченного распространения,

и не содержащих сведений, составляющих государственную тайну

Настоящий Временный порядок по использованию ведомственной электронной почты (ВЭП) для передачи между таможенными органами электронных копий документов, содержащих сведения ограниченного распространения, и не содержащих сведений, составляющих государственную тайну (далее - Временный порядок), разработан в целях регулирования отношений, связанных с обменом электронными копиями документов при информационном взаимодействии между таможенными органами.

Ведомственная СЭД – система электронного документооборота, установленная в организации (ведомстве).есть Единая еще

Ведомственные Системы Электронного Документооборота являются типовыми, обеспечивая при этом возможность настройки на организационную структуру каждого объекта автоматизации – организации (ведомства).

Ведомственные СЭД должны обладать возможностью полностью автоматизированного обмена электронными документами через ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты ЦУ Единой СЭД.

Формирование электронного документа и движение его внутри организации (ведомства), а также реализация основных функций управления ведомственным архивом документов осуществляется средствами ведомственной СЭД, используемой в организации (ведомстве).

Для каждой организации (ведомства), участвующей в межведомственном электронном документообороте, должна быть через web-интерфейс ЦУ Единой СЭД обеспечена возможность:

· просмотра отправляемых в другие ведомственные СЭД и получаемых из других ведомственных СЭД электронных документов;

· ввода и просмотра отчетов об исполнении электронных документов;

· поиска электронных документов на ЦУ Единой СЭД по реквизитам, по контексту;

· просмотра недоставленных электронных документов своей организации (ведомства) и внесения необходимых корректив.

Ответственность за обеспечение данных возможностей возложена на оператора Единой СЭД.

ПОРЯДОК ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУ ВЕДОМСТВЕННЫМИ СЭД

Отправка электронного документа из ведомственной СЭД

Получение электронного документа в ведомственной СЭД

Отчет об исполнении документа

 

Термин Групповое программное обеспечение - это свободно определяемое понятие, которое относится к типу прикладной программы, дающей возможность группам людей сотрудничать в целях создания, использования и распределения информации более эффективным способом. Групповое программное обеспечение развивается, исходя из двух базовых моделей: модели share (общая) и модели send (пересылка).

Общая модель. Общая модель полагается на то, что документ или приложение базы данных находится в области, доступной для всех пользователей, т.е. совместно используются. При этом документ или приложение базы данных обычно размещают на файловом сервере. Если все пользователи имеют доступ к каталогу на файловом сервере, где размещается файл, все они могут работать с ним. Пользователь может обращается к файлу на сервере и открывать приложение для внесения добавлений, изменений и просмотра данных.

Модель пересылки. В модели пересылки информация перемещается или же отсылается пользователю. Обычно это происходит с применением электронной почты.

Интегрированная модель. Существует программное обеспечение, сочетающее в себе как модель пересылки, так и общую модель.

К преимуществам систем групповой работы можно отнести, во-первых, то что, что данные системы позволяет в режиме реального времени наблюдать за всеми происходящими в системе электронного документооборота предприятия событиями - подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. Любая новая информация по документу – факт визирования или утверждения документа, поступление платежа, замечание или вопрос по документу, загрузка новой версии документа и т.п. - сразу появляется на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа. С помощью этой системы можно организовывать дискуссионные группы между различными группами пользователей, в режиме реального времени обсуждать ход проектов или бизнес-процессов, и эти обсуждения будут сохранены вместе с карточкой документа и доступны только пользователям, имеющих право просмотра данного документа.

Также можно обмениваться персональными сообщениями между пользователями и прямо в карточке документа или проекта создавать напоминания о будущих событиях, например, о предстоящих совещаниях и встречах.

Данные система позволяют экономить время, человеческие и материальные ресурсы. В результате, появляется возможность для выполнения работы более качественно, с меньшими денежными затратами и в более короткие сроки.

Система групповой работы TeamWox предназначена для оптимизации управления в компании. С ее помощью Вы сможете оптимизировать производственные процессы, сделать их более прозрачными, ускорить принятие решений на основе полной и достоверной информации.

 

Благодаря поддержке версионности и системе визирования, в TeamWox возможна групповая работа с документами. Ваш сотрудник создал документ и поставил его Вам на подпись, а Вы внесли поправки и отправили ему на доработку.

Билет №4

Вопрос 1. Состав электронных документов, используемых при таможенном оформлении и контроле.

Состав:

1.Содержание – инфа содержащаяся в документе.
2.Контекст – деловые, правовые, делопроизводственные, технические, архивные реквизиты в которых фиксируются разнообразные моменты создания и существования док.
3.Метаданные – совокупность данных описывающих структуру компьютерных данных необходимых для декодирования инфы программным обеспечением.
Метаданные – технологическая инфа необходимая программному обеспечению для управления данными и представления документа в удобном для человека т е декодированном виде.
4.Электронный носитель инфы. Контекстная инфа необходимая не включающаяся непосредственно в электронный документ, но её необходимо знать для обеспечения работы с документом. Например для адекватного подбора оборудования к конкретной инфе относят данные об аппаратном и программном обеспечении. Метаданными являются данные включенные в состав док. программным обеспечением. Основные понятия относящиеся к метаданным являются: тип данных, структура данных, формат данных.
Типы данных определяются значениями которые эти данные могут принимать и базовыми операциями над ними.
Структурой данных называют множество допустимых типов данных и отношений между ними. (записи, файлы, совокупности файлов связанные между собой различными структурами - линейная, иерархическая, сетевая, реляционная.
Формат данных – способ описания элементов и структуры данных.
Формат зависит от типа, состава и структуры данных, а также набора управляющих символов, стандарта описания и языка программирования. Разные типы и структуры данных будут описывать по разному и для работы с ними необходимы разные типы программного обеспечения.
Разнообразие форматов порождает проблему совместимости программным продуктов работающих с разными форматами.

Вопрос 2.Структура и общие принципы функциониро­вания электронной платежной системы.

Платежная система - это совокупность правил, договорных отношений, технологий, методик расчета, внутренних и внешних нормативных актов, которые позволяют всем участникам производить финансовые операции и расчеты друг с другом. Рассмотрим согласно данному определению каждую составляющую платежной системы. С позиции системности все элементы последней должны находиться во взаимодействии, только в этом случае может быть достигнута эффективность ее функционирования.

Эффективность платежной системы - это своевременность и надежность передачи и учета платежных ресурсов, выделяемых на проведение платежей. При эффективном функционировании платежной системы существенно сокращаются операционные издержки, появляется возможность для лучшего управления ликвидностью и в банках, и на предприятиях..

Задачи и функции платежной системы. Основными задачами, стоящими перед платежной системой, являются следующие:

• бесперебойность, безопасность и эффективность функционирования;
• надежность и прочность, гарантирующие отсутствие срывов или полного выхода из строя системы платежей;
• эффективность, обеспечивающая быстрый, экономный и точный выход потока операций;
• справедливый подход, например требование участия в платежной системе лиц, отвечающих необходимым квалификационным критериям.

Основной функцией любой платежной системы является обеспечение динамики и устойчивости хозяйственного оборота. Наличие эффективной платежной системы способствует осуществлению контроля за денежно-кредитной сферой, помогает банкам активно управлять ликвидностью, снижая тем самым потребность в крупных и избыточных резервах. В результате этого упрощается процесс составления денежно-кредитной программы и ускоряется осуществление операций в области финансовой политики.

Элементы платежной системы. Кним относятся следующие:

• институты, предоставляющие услуги по осуществлению денежных переводов и погашению долговых обязательств;
• финансовые инструменты и коммуникационные системы, обеспечивающие перевод денежных средств между экономическими агентами;
• контрактные соглашения, регулирующие порядок безналичных расчетов.

Основными участниками платежной системы являются центральный банк, коммерческие банки, небанковские учреждения, включая клиринговые и расчетные центры. Они выступают в качестве институтов, предоставляющих услуги по осуществлению денежных переводов и погашению долговых обязательств. Обеспечение бесперебойности расчетов возлагается непосредственно на центральный банк государства. Работа платежной системы тесно связана с реализацией основной цели деятельности центрального банка - обеспечением стабильности банковской системы. При этом центральный банк может выступать в качестве:

• пользователя платежной системы, т. е. осуществлять свои собственные операции;
• участника платежной системы, т. е. совершать или получать платежи от имени своих клиентов;
• лица, предоставляющего платежные услуги;
• защитника государственных интересов, т. е. выполнять функцию «регулировщика» платежной системы, осуществляя надзор за ее участниками и устанавливая общие правила их работы.

К компетенции центральных банков, как правило, относится управление рисками платежных систем. Центральный банк контролирует риск ликвидности, кредитный и системный риски в платежной системе, осуществляет регулирование ликвидности ее участников, в том числе на основе функции кредитора последней инстанции, выступает как оператор платежной системы.

Принципы построения платежных систем. Основные принципы построения платежных систем определены Комитетом по платежным системам, который действует в рамках Базельского комитета по банковскому надзору. Они применимы ко всем платежным системам различных государств и заключаются в следующем:

• система должна иметь хорошо проработанную правовую базу во всех соответствующих юрисдикциях;
• правила и процедуры системы должны давать участникам четкое представление о ее влиянии на каждый из финансовых рисков, которые они несут в силу участия в системе;
• система должна иметь четко определенные процедуры управления кредитными и ликвидными рисками, устанавливающие соответствующую ответственность оператора системы и ее участников и содержащие надлежащие стимулы для управления этими рисками и их сдерживания;
• система должна обеспечивать быстрый окончательный расчет в день валютирования, предпочтительно в течение дня или в крайнем случае на его конец;
• система, в которой осуществляется многосторонний неттинг, должна как минимум быть способна обеспечивать своевременное завершение ежедневных расчетов в случае, если участник с крупнейшим отдельным расчетным обязательством не способен произвести расчет;
• система должна обладать высокой степенью безопасности и операционной надежности и иметь запасные процедуры для своевременного завершения обработки данных за день;
• средства осуществления платежей, предлагаемые системой, должны быть практичными для пользователей и эффективными для экономики;
• система должна иметь объективные и публично объявленные критерии для участия в ней, обеспечивающие справедливый и открытый доступ;
• процедуры управления системой должны быть эффективными, подотчетными и транспарентными.

Билет №5

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: