Организация контроля исполнения документов.

 

Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов. Контроль исполнения включает:

- постановку документов на контроль;

-проверку своевременного доведения документов до исполнителя;

-предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

-учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

-информирование руководителя.

Ответственность за организацию контроля по своевременному и качественному исполнению документов возлагается на руководство организации и руководителей структурных подразделений, а так же на должностных лиц, указанных в тексте документов. Обязательному контролю подлежат:

-приказы, распоряжения, нормативные акты;

-нормативно-правовые акты, устанавливаемые законодательными и исполнительными органами РБ;

-запросы и указания вышестоящих органов;

- предложения, заявления и жалобы граждан. Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа. Отметка о контроле сод. Букву К. Контроль исполнения документов осуществляется по журналам регистрации документов. Контроль может осуществляться до истечения срока исполнения. Основанием для снятия документа с контроля может быть подготовленный и подписанный руководителем исходящий, ответ на запрос, извещение заявителю о принятом решении, приказ.

11.

Правила формирования и оформления дел.

Формирование дел - это группировка док-тов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

Формирование дел состоит из следующих операций: распределение док-тов по папкам (делам) и подшивка их в личное дело; расположение док-тов внутри дела в определенной последовательности; оформление дела.

Дела формируют уполномоченные на это сотрудники в каждом структурном подразделении. Контролирует формирование дел служба делопроизводства.

Периодом формирования дел служит календарный год, но есть дела, кот. ведутся на протяжении нескольких лет (дела, в кот. содержатся док-ты по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников).

В конце календарного года заводят столько папок, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел. На обложки папок из номенклатуры переносятся заголовки дел и индексы. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

Для упорядоченного и четкого оформления дел существуют следующие правила:

ü Подшивать в дела только те док-ты, кот. предусмотрены номенклатурой;

ü подшивать док-ты в дела только после их исполнения;

ü подшивать док-ты в дела в день их исполнения;

ü подшивать док-ты в дела только в одном экз.

ü в деле должно быть не более 250 листов. Оформление дел при сдаче в архив

Пока дело находится в оперативном хранении в службе делопроизводства, оно оформлено лишь частично (обложка, подшивка). Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно: составить внутреннюю опись; составить заверительную надпись; подшить дело; пронумеровать листы дела; оформить обложку.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению (не нумеруются листы в делах, не подшивается лист-заверитель дела и не помещают дело в жесткий переплет).

Внутренняя опись - это оглавление, перечень материалов, помещенных в дело. Она содержит информацию о заголовках документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ.

Заверительная надпись учитывает кол-во листов в деле и фиксирует особенности их нумерации. Все изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе дела, кот. располагается в конце каждого дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Подшивка в папку скоросшиватель или переплет в жесткую обложку обеспечивает сохранность документов, включенных в дело.

Нумерация листов необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения.

12.

Хранение документов. Подготовка документов к временному хранению.

 

Подготовка док-тов к временному хранению включает: экспертизу ценности док-тов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности док-тов, передачу дел в ведомственный архив организации.

Экспертиза ценности док-тов осуществляется постоянно действующей ЭК учреждения, кот. определяет научно-историческое, социально-культурное и иное значение док-тов в целях их отбора на хранение и установление срока хранения. ЭК назначается приказом руководителя организации в составе 3-5 человек (председатель - один из руководящих работников). Заседания ЭК протоколируются. Отбор док-тов и дел к уничтожению оформляется актом. Акты утверждаются руководством организации.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, кот. предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле в правом верхн. углу черным графитовым карандашом; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи док-тов дела. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, т.е. подшиваются, листы в них не нумеруются, док-ты в них хранятся в папках-скоросшивателях.

В процессе группировки документовв дела составляется внутренняя опись док-тов, находящихся в деле. Она помещается в начале дела и включает индексы док-тов, краткое содержание, даты и номера листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

На все завершенные дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи дел. В структурных подразделениях описи дел составляются ответственными за делопроизводство по установленной форме под методическим руководством работников архива.

В конце описи на отдельном листе составляется итоговая запись, в кот. цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы и утверждается руководителем структурного подразделения Она составляется в двух экз., один остается в структурном подразделении, а второй передается в архив вместе с делами. Описи дел по личному составу составляются в трех экз.

Сдача дел в архив организации осуществляется по графику, утвержденному руководством организации. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на док-ты для пополнения справочного аппарата архива. Зав. архивом расписывается в приеме дел на всех экз. годовых разделов описей, указывал дату приема и количество принятых дел.

13, 14

Экспертиза ценности документов. Подготовка документов к сдаче в архив.

Экспертиза ценности документов проводится в двух случаях: 1. В делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, формировании дел и их подготовке к последующему хранению; 2.В архиве в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации осуществляется отбор документов:

- постоянного и долговременного хранения для передачи в архив;

- временного хранения для дальнейшего хранения в структурных подразделениях;

- временного хранения, сроки которых истекли, для выделения к уничтожению.

Отбор дел на пост. и времен. (св. 10 лет) хранение и выделение к уничтож. материалов с истекш. срок. хранен. проводятся сотрудниками структ. подразделений организации.

Проверка правильности отнесения док-тов к делам с соответствующими сроками хранения и проводится ЭК путем полистного просмотра каждого дела. Соответствие заголовка дела действительному составу и содержанию его док-тов проверяется полистно. Если док-ты постоянного хранения находятся в деле вместе с делами временного хранения, то их отделяют и формируют заново.

На отобранные ЭК к уничтожению док-ты составляются акты, которые подписывают члены ЭК и утверждает руководитель организации. После согласования ЭК организации акт предоставляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения и утверждается руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения.

После проведения экспертизы ценности док-тов на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению. Отобранные и подлежащие уничтожению док-ты после утверждения акта сдаются на переработку организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, по приемо-сдаточной накладной,

Дела, не включенные в описи, а также дела, относительно которых к уничтожению у ЭК нет единого мнения, в акты на уничтожение не включаются. В этом случае ЭК в письменной форме запрашивает разъяснение в Государственной архивной службе.

В ведомственный архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.Описи дел составляются лицами, ответственными за делопроизводство.

Завершенные дела постоян. и времен. (св. 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структ. подразделениях для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив. Дела времен. (до 10 лет) хранения передачи в ведомственный архив не подлежат, они хранятся в структ. подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Дела в архив передаются по графику, составленному архивом, утвержденному руководителем организации.

15.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: