РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.¹ Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.²

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.³

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.⁴

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.⁵

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

• правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
• правовые акты организаций, учреждений, предприятий.⁶

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.⁷

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

· Решение – это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д.

· Распоряжение- распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках своей компетенции. Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации областей, городов, районов, администрации предприятий в пределах прав, предоставленных им законами РБ.

· Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).

· Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Приказы делятся на 2 подгруппы: По личному составу; Подразделяются на 2 группы: 1. О приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, премировании сотрудников. 2. О предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировках. По основной деятельности. Текс приказа состоит из двух частей: констатирующей (В связи…… В целях…На основании…и т.д.); распорядительной ((ПРИКАЗЫВАЮ.). Перед текстом приказа пишут заголовок (о чем приказ – Об увольнении….). Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование организации, наименование вида документа – ПРИКАЗ, место издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись.

· Поручение – распорядительный документ, издаваемый должностным лицом, для выполнения конкретного задания.

18.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. ¹

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. ²

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. ³

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

 

Справочно-информационные документы, правила их оформления (протоколы, акты).

 

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях.Конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части после заголовка, даты и места проведения мероприятия указывают фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания, перечисляют фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке, приводят повестку дня.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), отдельно по каждому вопросу. Эти слова, которыми начинается каждая часть раздела, пишут прописными буквами, после них ставят двоеточие и на следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика. Основное содержание докладов и выступлений помещае6тся в тексте протокола или прилагается к нему: постановление печатается полностью.

Протоколы подразделяются на: полные, краткие и сокращенные.

Полный протокол отражает все рассматриваемые вопросы в стенографической записи в порядке их обсуждения и принятия решения.

Протокол краткой формы составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко анализируются также оперативные совещания.

В сокращенной форме протокола кратко излагается суть основных докладов и выступлений.

Протокол подписывается председателем комиссии и секретарем, нумеруются протоколы порядковым номером в пределах календарного года.

Выписка из протокола. В выписке записывают вводную часть протокола, включая повестку дня, а затем приводят дословную запись основной части рассматриваемого вопроса.

Акт – документ, составленный группой лиц, подтверждающий установленные ими факты, (акт инвентаризации, несчастных случаев, списания материальных ценностей и др.)

Основанием для составления акта могут быть необходимость констатации определенного факта, распорядительный документ вышестоящего органа или руководителя организации.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывают основание составления акта, перечисляется состав комиссии персонально с указанием должности. В констатирующей части указываются установленные факты, делаются выводы, даются сведения о количестве экземпляров акта и о том, в какие структурные подразделения они направлены. Акт подписывает председатель и члены комиссии.

Докладная записка – документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она может составляться как по инициативе её автора, так и по указанию руководителя. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой описывают состояние вопроса, факты, явившееся основанием для составления докладной записки, во второй части излагают выводы и предложения.

Служебная записка – документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри организации для принятия конкретных мер по возникшей проблеме и требующей оперативного разрешения.

Объяснительная записка – документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо правового акта или нормативного документа.

Справки – документы, содержащие описание, подтверждение тех или иных фактов и событий. Различают справки: служебные (о выполнении плана, штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для предоставления в другие учреждения (справка о заработной плате, справка с места работы).

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Заканчивается текст указанием организации, куда предъявляется справка. Она подготавливается на трафаретных бланках, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (если по финансовым вопросам) или начальником отдела кадров, заверяется гербовой печатью.

Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца через два интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории перед адресом.

Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк; запятая – зпт; двоеточие – двтч; кавычки – квч; скобки – скб. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами в дате разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 2000. Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Под чертой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписания, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело.

Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: название документа (телефонограмма), индекс, дата, адресат, текст, наименование должности (с указанием учреждения) и фамилии лица, подписавшего документ, время приема-передачи телефонограммы, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов.

Доверенность - документ, который организация выдает должностным лицам на получение ими от поставщиков товароматериальных ценностей. Их подразделяют на: официальные и личные.

Доверенность может быть оформлена рукописным или машинописным способом. На доверенности следует указывать срок действия, если срок не указан, то документ сохраняет силу в течении года.

 

19.

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться: