Регистрационный номер документа (12)

Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер (индекс) исходящего документа может состоять из трех частей: обозначения структурного подразделения, подготовившего документ, индекса дела и порядкового номера исходящего документа (например, 03-45/68, где 03 – индекс подразделения, 45 – номер дела, 68 – порядковый номер исходящего документа).

 

Реквизит Ссылка на регистрационный номер и дату документа входящего (13)

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и переписывается из инициативного документа. Инициативный – документ, требующий ответа.

Место составления или издания (14)

На каждом документе должно быть указано место его составления или издания. В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах – может входить в реквизит «Наименование организации». В других случаях место составления или издания специально указывается в документах с учетом административно-территориального деления.

 

Адресат (15)

Составные части реквизита:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- должность получателя;

- фамилия и инициалы должностного лица;

- почтовый адрес (при необходимости).

Наименование организации и структурного подразделения пишутся в именительном падеже, должность и фамилия получателя – в дательном. Каждая часть реквизита печатается с новой строки (строчными буквами кроме заглавных). Точка в конце реквизитов не ставится.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725. В соответствии с правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:

- наименование адресата, (организации или фамилия, имя, отчество);

-  название улицы, номера дома, номера квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);

- название области, края, округа, республики;

- страна (для международных отправлений);

- почтовый индекс.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.

Реквизит изображается одним из способов:

- Центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

- Флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Например, документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу:

 

Предприятие «Контакт» Главному специалисту А.С.Смирнову Ленинский пр., д. 9 Москва, 117049

 

Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке:

 

Генеральному директору Компании «Луч» Б.В.Рощину

              Наименование организации может входить в состав наименования должности:

        

директору Ростовского-на-Дону Механического завода В.Ф.Савину

 

    При адресовании документа частному лицу обязательно приводится почтовый адрес:

        

Красовой А. Ю. ул. Бойцовская, 5, кв. 3 г. Химки Московской обл., 148012

 

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным почтовым правилам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце страна: например:

        

P. Lunin 32-17 Ordinka Moscow 119215 Russia

    Адрес письма, отправленного по факсу, указывается следующим образом:

Директору ЗАО «Развитие» А.И.Федорову ф. (095) 235 41 08

 

    При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется.

При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом указывается только один адресат.

 

⇐ Предыдущая123Следующая ⇒

Поделиться: