Гриф утверждения документа (16)

Утверждение документа – один из способов его удостоверения (удостоверить – подтвердить подлинность, правильность чего-нибудь).

В состав реквизита входят: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименование должности лица, утверждающего документ, личная подпись должностного лица; ее расшифровка (инициалы, фамилия) и дата утверждения, например:

 

УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия «Контакт» л. п.              А. Б. Сидоров 12.07.2012

 

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек и двоеточия), названия распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

 

УТВЕРЖДЕНО Приказом директора завода от 20.01.2013 № 10

Допускается гриф утверждения центрировать относительно самой длинной строки.

Гриф утверждения в таких документах как штатное расписание, дополнительно удостоверяется оттиском печати.

 

Резолюция (17)

Резолюция – это форма дачи указания руководителем организации подчиненному лицу или структурному подразделению об исполнении документа.

В состав реквизита входят: фамилия, инициалы исполнителя (или наименование подразделения), которому поручается работа, содержание и порядок исполнения работы, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата написания резолюции.

Указание об исполнении может быть дано нескольким лицам. В этом случае ответственным за исполнение является должностное лицо, указанное в резолюции первым.

Резолюция должна быть краткой, четкой по мысли и выделяться цветом чернил или пасты, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

 

Заголовок к тексту (18)

Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту.

Цель заголовка – облегчить принятие решения руководителем без прочтения текста документа, а также для оперативного поиска документа в случае необходимости. Формулировка заголовка должна быть краткой и отвечать на вопросы: «О чем», например:

«О срыве поставок оборудования»;

«чего (кого)», например

«Должностная инструкция секретаря –референта».

Точка в конце заголовка не ставится.

На документах формата А5 (148 х 210) заголовок к тексту не указывается.

 

Отметка о контроле (19)

Реквизит наносится лично руководителем, если он считает важным исполнение своих указаний, изложенных в резолюции. Реквизит наносится простановкой буквы «К» или слова «Контроль» и служит сигналом секретариату о постановке документа на контроль.

 

Текст документа (20) – основной реквизит документа.

Тесты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

Этот реквизит состоит, как правило, их двух частей – из основания для подготовки данного документа и принимаемого на этом основании решения.

Большие по объему документы могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

Разделы должны иметь порядковую нумерацию (арабскими цифрами) в пределах всего документа. Подразделы или подпункты нумеруются в пределах соответствующего раздела или подраздела (1.1, то есть раздел 1 и подраздел 1). Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и подпункта, например, 1.1.1.2.

Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Заголовки разделов располагают в середине строки, печатают их прописными буквами. Заголовки подразделов (и пунктов) печатаются с абзаца (красной строки). Заголовки структурных частей текста не подчеркиваются, точка в конце заголовка не ставится. Перенос слов в заголовках не допускается.

В тестах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.

При составлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером 12

с 1 – 2 интервалами между строк текста.

 

⇐ Предыдущая123

Поделиться: