Характеристика документаций по личному составу.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. К документам по личному составу относятся:

 

трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

 

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

 

трудовые книжки;

 

личные дела;

 

лицевые счета по заработной плате.

 

Трудовой договор фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулируют их. Он должен заключаться в письменной форме и указывать:

 

место работы;

 

конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности;

 

дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный договор;

 

размер оплаты труда;

 

обязанности организации по обеспечению охраны труда.

 

Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязанности сторон. В нем могут устанавливаться по согласованию сторон и такие условия, как:

 

основание увольнения работника;

 

дисциплинарные взыскания;

 

введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных Трудовым Кодексом Республики Беларусь.

 

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется оттиском печати и хранится у сторон.

 

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации на другую работу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с». Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части указываются причины его издания. Распорядительная часть начинается словами: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от границы левого поля. После них, в следующей строке, указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения - статью ТК РБ, а при приеме на работу - должностной оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.

 

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы. Они объявляются работнику под расписку и хранятся 75 лет.

 

В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и срок хранения которых не превышает 3 лет, они имеют индекс (№ 1-к, № 2-к, …) и формируются в самостоятельные разделы.

 

Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях независимо от их формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору-подряда трудовая книжка не предъявляется. На работника, поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую заполняют в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.

 

В трудовую книжку вносят сведения:

 

о работнике (фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, профессия, специальность);

 

работе (прием, перемещение, увольнение);

 

награждениях и поощрениях;

 

об открытиях, изобретениях, рационализаторских предложениях;

 

о назначении пенсии.

 

Взыскания в трудовую книжку не записывают. Сведения об образовании, специальности или профессии в трудовой книжке указывают на основании соответствующих документов. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования, и производят их не позднее недельного срока, а об увольнении - в день увольнения. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить его владельца.

 

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации. Они могут заводиться на всех работников, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов.

 

В состав личного дела должны входить следующие документы:

 

-внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

 

-заявление о приеме на работу;

 

-анкета или личный листок по учету кадров;

 

-автобиография;

 

-копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых степеней и званий;

 

-копии документов об утверждении в должности;

 

-характеристики или рекомендательные письма;

 

-трудовой контракт (договор);

 

-копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

 

-дополнение к личному листку по учету кадров;

 

-справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

 

Все эти и другие документы подшиваются в папки в хронологическом порядке их поступления. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

 

Личная карточка формы Т-2 является основным документом по учету персонала организации и заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу. Все записи в ней делают на основании подлинных документов, предоставленных работниками.

 

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», IV «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения». Записи в данных разделах делаются на основании приказов организации. В конце каждой записи раздела «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. В разделе «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т. п. Личную карточку заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.

 

 

⇐ Предыдущая891011121314151617Следующая ⇒

Поделиться: