Умовні скорочення. Визначення термінів.

І Н С Т Р У К Ц І Я

З ДІЛОВОДСТВА

У МІСЦЕВИХ ЗАГАЛЬНИХ СУДАХ,

АПЕЛЯЦІЙНИХ СУДАХ ОБЛАСТЕЙ,

АПЕЛЯЦІЙНИХ СУДАХ МІСТ КИЄВА ТА СЕВАСТОПОЛЯ, АПЕЛЯЦІЙНОМУ СУДІ АВТОНОМНОЇ РЕСПУБЛІКИ КРИМ ТА

ВИЩОМУ СПЕЦІАЛІЗОВАНОМУ СУДІ УКРАЇНИ З РОЗГЛЯДУ ЦИВІЛЬНИХ І КРИМІНАЛЬНИХ СПРАВ

ЗМІСТ

Умовні скорочення. Визначення термінів.

ЗАГАЛЬНА ЧАСТИНА

1. Загальні положення

2. Порядок опрацювання вхідної кореспонденції

3. Передача процесуальних документів і судових справ для розгляду

       4. Передача та виконання непроцесуальних документів

5. Контроль за виконанням документів. Строки виконання документів

6. Оформлення організаційно-розпорядчих та внутрішніх документів суду

7. Порядок підготовки та надсилання вихідної кореспонденції суду. Особливості підготовки та оформлення документів у ВССУ

  8. Підготовка матеріалів до зборів суддів  та засідань пленуму ВССУ. Оформлення рішень та протоколів зборів суддів ВССУ

       9. Порядок розгляду звернень громадян та запитів на публічну інформацію

       10. Складення номенклатури справ суду. Формування у справи непроцесуальних документів

       11. Порядок роботи з речовими доказам

       12. Облік, використання і зберігання печаток, штампів і бланків суду

       13. Порядок видачі (надсилання) справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення та копій судових документів

       14. Облік судових справ, витребуваних для узагальнення практики застосування матеріального і процесуального закону (судової практики)

ОСОБЛИВА ЧАСТИНА

15. Фіксування судового процесу (судового засідання) за допомогою технічних засобів

16. Робота з матеріалами кримінального провадження у стадії підготовчого провадження

17. Робота з матеріалами кримінального провадження в суді апеляційної інстанції

18. Проходження матеріалів у судовій палаті у кримінальних справах ВССУ

19. Робота з адміністративними позовами, залишеними без руху

20. Робота з адміністративними позовами, у відкритті провадження у справі за якими відмовлено, з адміністративними позовами, повернутими з підстав інших, ніж у зв’язку з не усуненням недоліків після залишення заяви без руху

21. Робота із заявами у цивільних справах, які залишено без руху

22. Робота з цивільними позовними заявами та заявами окремого провадження, у відкритті провадження у справі за якими відмовлено, заявами про видачу судового наказу, щодо яких відмовлено у прийнятті, а також із цивільними позовними заявами, заявами окремого провадження та заявами про видачу судового наказу, повернутими з підстав інших, ніж у зв’язку з не усуненням недоліків після залишення заяви без руху, із заявами про забезпечення позову, щодо яких винесено ухвалу про їх повернення

23. Проходження цивільних справ у суді апеляційної інстанції

24. Особливості проходження справ у суді з заявами про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами, а також зі зверненнями у порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах

25. Проходження матеріалів у судовій палаті у цивільних справах ВССУ

26. Проходження процесуальних документів у справах про адміністративні правопорушення

27. Приймання та облік апеляційних скарг на судові рішення

28. Формування і оформлення судової справи

29. Звернення судових рішень до виконання

30. Робота архіву суду

       31. Бібліотека суду

Додатки:

Додаток 1 до пункту 2.3 (реєстраційна позначка);

Додаток 2 до пункту 2.5 (супровідний лист щодо пересилання помилково направлених до суду документів);

Додаток 3 до пункту 2.6 (акт про виявлені недоліки);

Додаток 4 до пункту 6.6 (журнал для реєстрації відряджень);

Додаток 5 до пункту 6.9. (проект наказу, розпорядження із візами);

Додаток 6 до пункту 7.5 (вихідний документ із реєстраційною позначкою ВССУ);

Додаток 7 до пункту 7.8 (вимоги до оформлення документів);

Додаток 8 до пункту 7.22 (бланк ВССУ, який підписується керівництвом суду);

Додаток 9 до пункту 7.22 (бланк ВССУ, який підписується керівниками структурних підрозділів ВССУ);

Додаток 10 до пункту 10.1 (номенклатура справ);

Додаток 11 до пункту 11.3 (журнал обліку речових доказів);

Додаток 12 до пункту 12.1 (журнал обліку печаток (штампів);

Додаток 13 до пункту 12.8 (журнал обліку пронумерованих бланків документів суду);

Додаток 14 до пункту 13.3 (журнал видачі справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення;

Додаток 15 до пункту 14.1 (супровідний лист (опис) до справи, витребуваної для узагальнення судової практики);

Додаток 16 до пункту 16.3 (повідомлення про виклик до суду);

Додатки 17  - 17¹² до пункту 16.10 (пам’ятки);

Додаток 18 до пункту 25.20 (журнал реєстрації матеріалів, поданих для оприлюднення на веб-сайті суду);

Додаток 19 до пункту 28.1 (форма обкладинки судової справи (матеріалів кримінального провадження);

Додаток 20 до пункту 28.20 (засвідчувальний запис справи);

Додаток 21 до пункту 29.5 (розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили);

Додаток 22 до пункту 29.8 (виконавчий лист);

Додаток 23 до пункту 29.34 (журнал обліку виконавчих документів, виданих судом).

ЗАГАЛЬНА ЧАСТИНА

Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ (далі – Інструкція) розроблена відповідно до положень Конституції та законів України, інших нормативно-правових актів, що визначають порядок організації та діяльності органів судової влади, та встановлює правила ведення діловодства в МС, АС, ВССУ і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до знищення в установленому порядку або передачі до державної архівної установи.

1.2.  Положення Інструкції передбачають автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ, матеріалів чи проваджень) за допомогою АСДС та ведення діловодства у паперовій формі.

1.3. Положення Інструкції визначають правила і порядок роботи з усіма документами, крім тих, які містять відомості, що становлять державну таємницю.

Організація діловодства з секретними документами визначається окремими нормативно-правовими актами і покладається на підрозділ або працівника апарату суду, який відповідає за режимно-секретну роботу.

Робота із документами з грифом " для службового користування" покладається на підрозділ або відповідального працівника апарату суду, який має право працювати з документами з грифом " для службового користування", та здійснюється з дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 р. № 1893, та вимог цієї Інструкції.

1.4. Діловодство в суді ведеться державною мовою.

 Іноземною мовою можуть викладатися документи суду, які адресуються судом безпосередньо до міжнародної або іноземної організації, підприємства, установи чи посадовій особі.

У діловодстві суду можуть використовуватися вхідні документи, викладені іноземною мовою, відповідно до вимог чинного законодавства.

1.5. Контроль за ефективністю діяльності апарату суду здійснюється головою суду.

1.6. Відповідальність за стан та організаційне забезпечення діловодства в суді покладається на керівника апарату суду, а в разі його відсутності – на заступника керівника апарату суду, або особу, яка виконує його обов’язки.

1.7. Організація діловодства та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами у підрозділах апарату суду покладаються на керівників цих підрозділів.

1.8. В апараті суду визначається особа, відповідальна за ведення діловодства (за потреби – в кожному структурному підрозділі суду), яка забезпечує облік і проходження документів у строки, що передбачені чинним законодавством або самим документом; звітує перед керівництвом про стан виконання документів.

При звільненні працівника, а також на період його відпустки, відрядження, тривалої хвороби тощо всі невиконані документи передаються для виконання особі, яка його заміщує, або за дорученням керівника апарату (керівника структурного підрозділу) – іншому працівникові з відміткою про передачу (із зазначенням дати) у відповідному журналі АСДС. 

 1.9. Усі працівники суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції та є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них, крім випадків, передбачених законодавством.

Про втрату документа невідкладно доповідається керівникові підрозділу, складається акт у трьох примірниках, один з яких передається керівникові апарату, другий – службі діловодства для відповідного реагування в установленому порядку, третій примірник залишається у керівника відповідного підрозділу.

1.10. За порушення вимог цієї Інструкції працівники суду несуть відповідальність, установлену чинним законодавством України.

Зустрічні позовні заяви, позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги на предмет спору, підлягають реєстрації в АСДС та в разі ухвалення процесуального рішення про спільний розгляд обліковуються під єдиним унікальним номером основної справи.

У разі ухвалення процесуального рішення про відмову в спільному розгляді з первинним позовом, такі позови підлягають реєстрації в загальному порядку, передбаченому цією Інструкцією, для справ, що надійшли вперше.

У разі скасування судового рішення з направленням справи на новий розгляд та у випадку, коли справа надійшла за підсудністю з іншого суду, така справа підлягає реєстрації  без зміни єдиного унікального номеру справи.

2.21. У разі виділення матеріалів кримінального провадження в окреме провадження, роз'єднання позовів у цивільній справі в самостійні провадження нова судова справа (матеріали кримінального провадження) реєструється як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (постанови, ухвали) суду. Їй присвоюється новий єдиний унікальний номер. Після цього справа підлягає автоматизованому розподілу в загальному порядку.

До нової справи (матеріалів кримінального провадження) підшиваються завірені суддею копії процесуальних документів з попередньої справи, що мають значення для цієї справи.

2.22. У разі об'єднання судових справ (матеріалів кримінального провадження) в одну їй присвоюється єдиний унікальний номер тієї з об'єднаних справ (матеріалів), яка надійшла до суду першою.

 Відповідно до постанови (ухвали) суду вноситься інформація в АСДС під номером об'єднаної справи (матеріалів кримінального провадження) та відмітки про об'єднання справ (матеріалів кримінального провадження) із зазначенням номера нової судової справи (матеріалів кримінального провадження).

Якщо судом розглянуто матеріали кримінального провадження щодо кількох обвинувачених, а щодо інших провадження зупинено (наприклад, оголошено розшук), матеріалам присвоюється новий єдиний унікальний номер та до АСДС вноситься інформація щодо осіб, стосовно яких провадження зупинено.

2.24. Повідомлення про вручення або невручення процесуального документа, надісланого учасникам судового процесу поштою, передаються для приєднання до матеріалів справи з відміткою про дату одержання їх судом без реєстрації в АСДС.

У разі надходження такого повідомлення до суду апеляційної (касаційної) інстанції після повернення справи до суду першої інстанції, воно направляється відповідальним працівником суду до відповідного суду для приєднання до матеріалів справи.

2.25. Документи, що надійшли до суду, виносити за його межі категорично забороняється, крім направлення їх до іншого суду або іншого органу у випадках, визначених законом.

2.26. Внутрішнє листування у межах суду може здійснюватися в електронній формі.

      3. Порядок передачі процесуальних документів і судових справ для розгляду

3.1. Справи, скарги, інші передбачені процесуальним законодавством України процесуальні документи реєструються в АСДС у день надходження та опрацьовуються відповідальним працівником (відповідним структурним підрозділом).

3.2. На кожен процесуальний документ, що може бути предметом судового розгляду та надійшов до суду вперше, відповідальний працівник (відповідний структурний підрозділ) на підставі інформації, що міститься в реєстраційній картці, заводять ОСК та автоматично формують номер провадження у суді, який складається з індексу, порядкового номера, літерного індексу та двох останніх цифр поточного року.

3.3. Внесення інформації до ОСК здійснюється відповідальним працівником (відповідним структурним підрозділом) суду відповідно до його функціональних обов’язків.

3.4. Визначення судді (судді-доповідача чи колегії суддів) для розгляду конкретної справи здійснюється відповідно до процесуального законодавства України та Положення про АСДС.

3.5  На кожному провадженні у правому верхньому куті зазначаються прізвище та ініціали судді-доповідача, якому таке провадження передається.

Після завершення автоматичного розподілу судових справ (матеріалів) формуються та роздруковуються реєстри судових справ і матеріалів на кожного суддю (суддю-доповідача) окремо. Справи передаються головуючому судді (судді-доповідачу) для розгляду під підпис у реєстрі в порядку, визначеному в суді.

3.6. Кореспонденція, що стосується розгляду конкретної справи, після її реєстрації передається судді (судді-доповідачу), у провадженні якого перебуває справа (матеріали). Передавання кореспонденції здійснюється під підпис у порядку, визначеному в суді.

Інформація про рух справи вноситься до АСДС у день ухвалення відповідного судового рішення (відкриття провадження у справі, зупинення провадження у справі тощо) або проведення певних дій у справі (направлення справи до суду апеляційної чи касаційної інстанції, видача виконавчого документа тощо).

У разі перегляду справи (провадження) в апеляційному (касаційному) порядку працівник апарату місцевого загального суду (консультант суду, помічник судді, та інші), на якого такі обов'язки покладено керівником апарату суду чи особою, яка виконує його обов’язки, вносить до АСДС дані, які необхідні для направлення (забезпечують направлення) електронної справи (провадження) до апеляційної (касаційної) інстанції, не пізніше дня  направлення справи (провадження) у паперовому вигляді до відповідного суду.

3.7. Повторний автоматичний розподіл судових справ здійснюється у порядку, встановленому Положенням про АСДС, з урахуванням особливостей автоматизованого розподілу документів, затверджених рішенням зборів суддів.

3.8. Передача судових справ суддям після проведення повторного автоматичного розподілу судових справ здійснюється у порядку, встановленому цією Інструкцією.

ОСОБЛИВА ЧАСТИНА

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

18.1. На кожну касаційну скаргу/заяву про перегляд судових рішень, що надійшла до ВССУ вперше, працівником відповідного структурного підрозділу в АСДС створюється ОСК на підставі ОСК, що були створені судом першої інстанції й містять всю інформацію про рух справи (у тому числі інформацію про розгляд справи в суді апеляційної інстанції) та витребувані із центральної бази даних АСДС. При цьому у ВССУ автоматично формується номер провадження касаційної інстанції, який складається з цифрового індексу, відповідного літерного індексу та порядкового номера і двох останніх цифр поточного року.

18.2. Під час заповнення ОСК по касаційній скарзі, заяві про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами або заяві про перегляд судового рішення ВСУ, клопотання про визначення підсудності працівник відповідного структурного підрозділу додатково вносить до АСДС інформацію щодо категорії справи, інші відомості, передбачені ОСК.

18.3. Якщо касаційна скарга, заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами або заява про перегляд судового рішення ВСУ стосується одного і того ж рішення або ухвали у межах одного провадження у кримінальній справі, що зареєстрована у ВССУ, вона передається судді-доповідачеві до раніше створеного провадження без автоматичного формування нового номера провадження.

18.4. Зареєстровані касаційні скарги, заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами або заяви про перегляд судових рішень ВСУ, клопотання про визначення підсудності після формування номера провадження негайно, але не пізніше наступного дня передаються судді-доповідачеві, судової палати у кримінальних справах, визначеному АСДС, під підпис у відповідному Реєстрі проваджень, переданих на розгляд судді.

18.5. Підписане суддею судове рішення помічник судді разом із провадженням невідкладно передає відповідальному працівникові, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах для тиражування та виконання, з обов’язковим відображенням в АСДС дати повернення провадження.

18.6. Не пізніше наступного дня після дня повернення провадження відповідальний працівник здійснює тиражування судових рішень. Судові рішення тиражуються у кількості, необхідній для надсилання сторонам у справі, зберігання у провадженні та нарядах відповідно до номенклатури справ. Відповідальний працівник несе персональну відповідальність за наявність відповідної кількості копій судових рішень та збереження службової інформації.

18.7. Усі виготовлені копії судових рішень у кримінальних справах ВССУ засвідчуються гербовою печаткою ВССУ № 2. 

18.8 Порядок виконання ухвал, постановлених суддями:

– у разі постановлення колегією суддів ухвали про відкриття касаційного провадження (витребування справи), провадження за заявою про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заявою про перегляд судових рішень ВСУ (далі – касаційна скарга/заява про перегляд судових рішень) завірена копія ухвали невідкладно надсилається прокурору та особі, яка подала касаційну скаргу/заяву про перегляд судових рішень, та його представнику/адвокату (за наявності), а також до суду, з якого витребувано справу;

- у разі постановлення колегією суддів ухвали про відмову у відкритті касаційного провадження (про відмову у витребуванні справи), провадження за заявою про перегляд судових рішень, завірена копія ухвали невідкладно надсилається прокурору та особі, яка подала касаційну скаргу/заяву про перегляд судових рішень, та його представнику/адвокату (за наявності). До матеріалів провадження підшиваються ухвала про відмову у відкритті касаційного провадження, залишення заяви без розгляду, оригінал касаційної скарги/заяви, що містить реєстраційну позначку вхідного документа, та необхідні копії документів, які були долучені до касаційної скарги/заяви, копія супровідного листа про надіслання скаржнику (заявнику) копії ухвали та розписка (повідомлення) про одержання скаржником (заявником) копії ухвали;

– касаційна скарга/заява про перегляд судових рішень, залишена у передбачених КПК випадках ухвалою колегії суддів без руху, перебуває на контролі протягом установленого суддею строку для усунення недоліків. Копія даної ухвали не пізніше наступного дня з дня постановлення ухвали про залишення касаційної скарги без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням зі зворотною розпискою (повідомленням) про одержання скаржнику (копія супровідного листа зберігається з касаційною скаргою та ухвалою у провадженні);

- у разі якщо колегією суддів постановлено ухвалу про повернення касаційної скарги/заяви про перегляд судових рішень, копія цієї ухвали разом із доданими матеріалами не пізніше наступного робочого дня з дня постановлення ухвали надсилається особі, яка подала скаргу. До матеріалів провадження підшиваються ухвала про залишення касаційної скарги/заяви про перегляд судових рішень без руху, оригінал касаційної скарги/заяви, що містить реєстраційну позначку вхідного документа, та необхідні копії документів, які були долучені до касаційної скарги/заяви, копія супровідного листа про надіслання скаржнику (заявнику) копії ухвали та розписка (повідомлення) про одержання скаржником (заявником) копії ухвали, ухвала про повернення касаційної скарги/заяви про перегляд судових рішень і супровідний лист про надіслання скаржнику (заявнику) копії ухвали та про повернення йому всіх копій касаційної скарги/заяви про перегляд судових рішень з копіями доданих до неї матеріалів;  

- у разі постановлення колегією суддів ухвали про повернення касаційної скарги у зв’язку з відкликанням справи особою, яка її подала, завірена копія ухвали разом із касаційною скаргою та доданими до неї матеріалами повертається скаржнику не пізніше наступного робочого дня з дня постановлення ухвали. До матеріалів провадження підшивається ухвала про повернення касаційної скарги, копія супровідного листа про надіслання скаржнику копії ухвали та про повернення йому всіх копій касаційної скарги з копіями доданих до неї матеріалів;  

- у разі вирішення окремих процесуальних питань (відвід, поновлення чи продовження процесуальних строків, прийняття процесуальних документів тощо) завірена копія ухвали надсилається відповідній особі, а також у разі наявності її представнику/адвокату (за наявності) до відома;

– у разі постановлення колегією суддів ухвали про визначення підсудності відповідальним працівником відділу, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, надсилаються оригінал ухвали та заява/клопотання (справа) з доданими до неї матеріалами до суду, якому визначено підсудність розгляду справи, а завірена копія ухвали – сторонам у справі до відома. У провадженні залишається оригінал клопотання (заяви). У разі постановлення суддею ухвали про відмову в задоволенні клопотання про визначення підсудності відповідальним працівником відділу, який забезпечує роботу судової палати, направляється не пізніше наступного робочого дня з дня постановлення ухвали завірена копія ухвали, заява (клопотання) з доданими до неї матеріалами;

– у разі ухвалення судового рішення про звільнення особи з-під варти помічник судді негайно передає відповідальному працівнику, який забезпечує роботу відповідної судової палати, таке рішення для виконання у порядку, передбаченому КПК. 

18.9. Усі копії ухвал, постановлені за результатами розгляду касаційних скарг/заяв про перегляд судових рішень, надсилаються до відома відповідним апеляційним судам.

18.10. Інформація про результати розгляду касаційної скарги, заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами або перевірки заяви про перегляд судових рішень ВСУ, заяви про визначення підсудності вноситься до АСДС.

18.11. Сформовані пакети вихідної кореспонденції за реєстрами невідкладно передаються до відповідного структурного підрозділу апарату ВССУ для їх реєстрації в АСДС та відправки.

18.12. Після виконання проваджень, відповідно до змісту резолютивної частини судових рішень провадження передається судді-доповідачу чи відповідальному працівнику, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах.

18.13. Після надходження до ВССУ витребуваної справи та її реєстрації працівник відповідного структурного підрозділу перевіряє відповідність даної справи зареєстрованій в АСДС касаційній скарзі, за якою витребувано справу. До АСДС вноситься інформація про надходження кримінальної справи та наявні додатки, після чого індекс " ск" у номері провадження змінюється на індекс " км".

18.14. У разі надходження кримінальної справи, витребуваної за заявою про перегляд судового рішення ВСУ, працівник відповідного структурного підрозділу перевіряє відповідність справи, що надійшла, зареєстрованій в АСДС касаційній скарзі та вносить до АСДС усю необхідну інформацію у кримінальній справі, зазначає про наявність додатків, після чого індекс " зп" змінюється на індекс " зпв".

18.15. Відповідальний працівник, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, об’єднує витребувані справи з матеріалами проваджень ВССУ та здійснює передачу справи судді-доповідачеві, який постановив ухвалу (постанову) про витребування справи, під підпис у відповідному Реєстрі, про що робить відповідну відмітку в АСДС із зазначенням дати передачі.

18.16. Якщо відповідальний працівник, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, виявить помилкове надходження на адресу ВССУ кримінальної справи, яка не витребовувалася, така справа за резолюцією секретаря судової палати у кримінальних справах із супровідним листом за підписом начальника відділу, який забезпечує роботу судової палати, повертається до відповідного суду; робиться повторний запит щодо витребування належної кримінальної справи. Уся інформація щодо справи, яку було помилково надіслано, фіксується в АСДС, а копія супровідного листа зберігається у відповідній номенклатурній справі суду.

18.17. У разі постановлення ухвали про призначення справи до судового розгляду, до АСДС невідкладно вноситься відповідна інформація. Копія даної ухвали надсилається особам, які беруть участь у справі. Одночасно їм повідомляється дата, час та місце розгляду справи.

18.18. Перелік справ, призначених до розгляду судом касаційної інстанції, підписується начальником структурного підрозділу, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, й оприлюднюється в установленому порядку не пізніше ніж за три робочих дні до дати призначення судового засідання. Копія такого переліку надсилається електронною поштою до відповідних структурних підрозділів апарату ВССУ для розміщення на офіційному веб-сайті ВССУ, в інформаційних кіосках, а також для використання в роботі інформаційно-довідкової служби.

18.19. У разі відкладення касаційного розгляду за ухвалою ВССУ відповідальний працівник, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, вносить інформацію до АСДС та направляє повідомлення особам, які беруть участь у справі.

18.20. У день судового засідання судовий розпорядник забезпечує додержання особами, які перебувають у суді, встановлених правил, виконує інші розпорядження головуючого в судовому засіданні, а також за вказівкою головуючого приймає від учасників процесу документи та інші матеріали для їх приєднання до матеріалів справи у порядку, передбаченому цією Інструкцією для опрацювання вхідної кореспонденції.

18.21. Після закінчення розгляду справи судовий розпорядник передає у разі необхідності до структурного підрозділу, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, довідки щодо участі осіб – учасників процесу у судовому засіданні для засвідчення документів про відрядження відбитком гербової печатки ВССУ № 2.

18.22. Після розгляду справи у касаційному порядку суддя-доповідач передає її на виконання працівникам відділу, що забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, які вносять до АСДС інформацію про дату повернення справи до відділу та результати розгляду.

18.23. Відповідальний працівник, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, здійснює тиражування судового рішення відповідно до кількості учасників процесу, а також оформлює справу: підшиває оригінали процесуальних документів суду, касаційної скарги з доданими до неї матеріалами, заперечення та інше; нумерує аркуші та робить їх опис, який засвідчується відповідним працівником апарату суду;  перевіряє направлення процесуального рішення до Єдиного державного реєстру судових рішень та готує супровідні листи на відправку справи до відповідного суду згідно з резолютивною частиною судового рішення.

18.24. У разі постановлення окремої ухвали її виконання здійснюється невідкладно й перебуває на контролі.

18.25. У разі постановлення ухвали про відмову у задоволенні касаційної скарги та залишення колегією у складі трьох суддів оскаржуваних судових рішень без змін до АСДС невідкладно вноситься відповідна інформація. Відповідальним працівником, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, здійснюються підготовка супровідного листа та інші дії, передбачені цією Інструкцією для виконання судових рішень.

18.26. Виконані та належним чином оформлені кримінальні справи за реєстром передаються до відповідного структурного підрозділу для їх реєстрації та відправки у десятиденний строк до відповідного суду згідно із резолютивною частиною судового рішення.

18.27. Повторні копії судових рішень ВССУ видаються або надсилаються згідно з вимогами процесуального законодавства України та Закону України " Про судовий збір".

18.28. Учасникам судового провадження, які не були присутні при касаційному розгляді, копії повного тексту судового рішення ВССУ надсилаються у порядку, передбаченому КПК, або за зверненням таких осіб у встановленому порядку вручаються їм під розписку безпосередньо у приміщенні ВССУ.

18.29. Повторна видача або надсилання копій судових рішень ВССУ після відправлення справи до належного суду не здійснюється.

18.30. Судові провадження, сформовані у справи згідно з номенклатурою справ, зберігаються у відділі обліку протягом двох років, після чого в установленому порядку передаються до архіву ВССУ.

18.31. У разі призначення дати, часу та місця розгляду заяви про перегляд судового рішення ВСУ до АСДС невідкладно вноситься відповідна інформація.

18.32. Перелік заяв про перегляд судового рішення ВСУ, призначених до розгляду, підписується начальником структурного підрозділу, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, й оприлюднюється в установленому порядку не пізніше ніж за три календарних дні до дати призначення судового засідання. Копія такого переліку надсилається електронною поштою до відповідних структурних підрозділів апарату ВССУ для розміщення на офіційному веб-сайті ВССУ, в інформаційних кіосках, а також для використання в роботі інформаційно-довідкової служби.

18.33. У разі постановлення ухвали про відмову в допуску справи до провадження ВСУ завірена копія ухвали разом із доданими до заяви матеріалами надсилається не пізніше наступного робочого дня з дня постановлення ухвали особі, яка подала заяву, представнику/адвокату (за наявності) рекомендованим поштовим відправленням зі зворотною розпискою (повідомленням) про одержання. До матеріалів провадження підшиваються ухвала про відмову в допуску справи до провадження ВСУ, оригінал заяви, що містить реєстраційну позначку вхідного документа, та необхідні копії документів, які були долучені до заяви.

18.34. У разі постановлення ухвали про допуск справи до провадження ВСУ така ухвала разом із заявою про перегляд судового рішення та доданими до неї документами надсилаються до ВСУ протягом п’яти днів із дня її постановлення. Копія ухвали про допуск справи надсилається разом із копією заяви особам, які беруть участь у справі.

18.35. У разі постановлення ухвали про допуск справи до провадження з підстав, що встановлені міжнародною судовою установою, юрисдикція якої визнана Україною, порушення Україною міжнародних зобов'язань при вирішенні справи, відкриття провадження у справі, до АСДС невідкладно вноситься відповідна інформація. Відповідальним працівником, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, до АСДС вноситься інформація про надходження кримінальної справи та про наявні додатки, після чого індекс " зп" у номері провадження змінюється на індекс " зпв". За наслідками розгляду справи відповідальним працівником, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, здійснюється підготовка супровідного листа та інші дії, передбачені цією Інструкцією для виконання судових рішень.

18.36. Судовий розпорядник у день судового засідання забезпечує додержання особами, які перебувають у суді, встановлених правил, виконує інші розпорядження головуючого в судовому засіданні, а також за вказівкою головуючого приймає від учасників процесу документи та інші матеріали для їх приєднання до матеріалів справи у порядку, передбаченому цією Інструкцією для опрацювання вхідної кореспонденції.

18.37. Після закінчення розгляду справи судовий розпорядник у разі необхідності передає до структурного підрозділу, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, довідки щодо участі осіб – учасників процесу у судовому засіданні для засвідчення документів про відрядження відбитком гербової печатки ВССУ № 2.

Робота з адміністративними позовами, у відкритті провадження у справі за якими відмовлено, з адміністративними позовами, повернутими з підстав інших, ніж у зв’язку з не усуненням недоліків після залишення заяви без руху

20.1. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі або про повернення заяви копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення або видається під розписку позивачеві/заявникові чи представнику позивача/заявника разом із заявою та всіма доданими до неї матеріалами.

Секретар судового засідання виготовляє ксерокопію заяви, яка підшивається до матеріалів справи перед ухвалою про відмову у відкритті провадження у справі або про повернення заяви.

Заява з доданими до неї матеріалами до справи не підшивається, а вкладається в окремий конверт, про що зазначається на конверті з зазначенням кількості аркушів вмісту, який зберігається  разом із матеріалами справи до набрання ухвалою законної сили та повернення матеріалів заяви позивачу/заявнику.

Сформована, як описано вище, справа передається до канцелярії суду на зберігання не пізніше наступного дня.

Робота з цивільними позовними заявами та заявами окремого провадження, у відкритті провадження у справі за якими відмовлено, заявами про видачу судового наказу, щодо яких відмовлено у прийнятті, а також із цивільними позовними заявами, заявами окремого провадження та заявами про видачу судового наказу, повернутими з підстав інших, ніж у зв’язку з не усуненням недоліків після залишення заяви без руху, із заявами про забезпечення позову, щодо яких винесено ухвалу про їх повернення

22.1. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі, про повернення заяви у зв’язку з непідсудністю справи цьому суду копія такої ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення або видається під розписку позивачеві/заявникові чи представнику позивача/заявника разом із заявою та всіма доданими до неї документами.

Повідомлення про вручення поштового відправлення після повернення до суду або розписка з даними про вручення/одержання документів підшиваються до матеріалів справи.

Секретар судового засідання виготовляє ксерокопію заяви, яка підшивається до матеріалів справи перед ухвалою про відмову у відкритті провадження чи повернення заяви.

Сформована справа передається на зберігання до канцелярії суду.

22.2. У разі повернення заяви з підстав інших, ніж у зв’язку з непідсудністю заяви цьому суду, а також у разі відмови у прийнятті заяви про видачу судового наказу чи в разі повернення заяви про забезпечення позову копія ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення або видається під розписку позивачеві/заявникові чи представнику позивача/заявника.

Оригінал заяви разом із доданими до неї документами повертаються   після набрання ухвалою законної сили.

Повідомлення про вручення поштового відправлення після повернення до суду або розписка з даними про вручення/одержання копії ухвали підшивається до матеріалів справи.

Секретар судового засідання виготовляє ксерокопію заяви, яка підшивається до матеріалів справи перед ухвалою про повернення заяви.

Копія заяви з доданими до неї матеріалами зберігається до набрання ухвалою законної сили та повернення матеріалів заяви позивачу/заявнику.

Заява з доданими до неї матеріалами до справи не підшивається, а вкладається в окремий конверт, про що зазначається на конверті із  зазначенням кількості аркушів вмісту, і який зберігається разом із матеріалами справи до набрання ухвалою законної сили та повернення матеріалів заяви позивачу/заявнику.

Сформована, як описано вище, справа передається до канцелярії суду на зберігання.

Якщо апеляційна скарга на ухвалу про повернення заяви не надійшла, а та ухвала набрала законної сили, заява разом з усіма доданими до неї документами через три дні після закінчення строку, встановленого для апеляційного оскарження, із супровідним листом рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення надсилається позивачу/заявнику чи представнику позивача/заявника або видається цим особам під розписку.

Ті ж самі дії щодо виконання ухвали вчиняються не пізніше трьох днів після повернення справи з апеляційного суду у разі набрання ухвалою законної сили.

Повідомлення про вручення поштового відправлення після повернення до суду або розписка з даними про вручення/одержання матеріалів приєднується до матеріалів справи.

 Ксерокопія заяви, оригінали ухвали про повернення заяви разом із супровідними листами про надсилання копій цих ухвал, а також повідомлення про вручення поштового відправлення формуються у визначеному цією Інструкцією порядку і зберігаються у справі.

У разі надходження до суду першої інстанції апеляційної скарги з усіма доданими до неї документами така скарга підшивається до матеріалів справи, після чого справа надсилається до апеляційного суду. Копії апеляційних скарг разом із доданими до них копіями письмових матеріалів вкладаються у справу без підшивання.

Інформація про рух позовної заяви/заяви вноситься до АСДС.

Особливості проходження справ у суді з заявами про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами, а також зі зверненнями у порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах

24.1. Заява про перегляд у зв’язку з нововиявленими обставинами рішення або ухвали суду, якими закінчено розгляд цивільної справи і які набрали законної сили, реєструється в АСДС в окремій реєстраційній картці з проведенням авторозподілу даної заяви. Інформація про дальший рух заяви помічником судді вноситься до АСДС.

24.2. Забезпечення проходження в суді апеляційної інстанції справ із заявами про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами, а також зі зверненнями у порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах здійснюється за правилами, встановленими цим розділом, розділом 23 цієї Інструкції та чинним законодавством.

Матеріали щодо розгляду заяв про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами підшиваються до судових справ, стосовно судових рішень в яких порушується питання про їх перегляд.

24.3. Робота із заявами, залишеними без руху, здійснюється відповідно до чинного законодавства.

24.4. Заяви, залишені у передбачених процесуальними кодексами України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого суддею строку для усунення недоліків зберігаються разом із матеріалами справи, рішень якої ці заяви стосуються.

24.5. Заявнику не пізніше наступного дня після постановлення ухвали про залишення заяви без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням зі зворотною розпискою про одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається із заявою та оригіналом ухвали).

24.6. Заява з ухвалою про залишення заяви без руху передається для розгляду судді: у разі надходження від заявника додаткових документів –невідкладно, у разі неусунення недоліків у визначений суддею строк – не пізніше трьох днів після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення заяви без руху строк.

Інформація про рух заяви вноситься до АСДС.

24.7. У разі усунення заявником недоліків, зазначених в ухвалі про залишення заяви без руху, всі матеріали підшиваються до відповідної справи та продовжується дальше оформлення справи в загальному порядку.

24.8. У разі постановлення суддею ухвали про повернення заяви її копія не пізніше наступного дня надсилається заявнику рекомендованим поштовим відправленням зі зворотною розпискою (повідомленням) про одержання. Заява разом із оригіналами ухвал про залишення заяви без руху і про повернення заяви та копіями супровідних листів повертається до відповідної справи для зберігання протягом строку касаційного оскарження ухвали про повернення заяви та вноситься інформація до АСДС.

24.9. Оригінали ухвал про залишення заяви без руху, про повернення заяви з копіями супровідних листів про надіслання копій цих ухвал підшиваються до адміністративних чи цивільних справ стосовно судових рішень, в яких порушувалося питання про перегляд.

Інформація про рух заяви вноситься до АСДС.

24.10. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі копія цієї ухвали разом із заявою та всіма доданими до неї документами невідкладно надсилається заявникові рекомендованим поштовим відправленням зі зворотною розпискою (повідомленням) про одержання.

Оригінал ухвали про відмову у відкритті провадження у справі разом із копіями супровідних листів про надіслання копії цієї ухвали та повернення заяви з усіма доданими до неї документами підшивається до відповідних справ, стосовно судових рішень в яких порушувалося питання про їх перегляд. Інформація про рух заяви вноситься до АСДС.

24.11. Відповідно до вказівок судді та у порядку, передбаченому ЦПК чи КАСУ, провадяться інші дії щодо підготовки справи до судового розгляду.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

25.1.  На кожну касаційну скаргу/заяву про перегляд судових рішень, що надійшла до ВССУ вперше, працівником відповідного структурного підрозділу в АСДС створюється ОСК на підставі ОСК, що були створені судом першої інстанції й містять всю інформацію про рух справи (у тому числі інформацію про розгляд справи в суді апеляційної інстанції) та витребувані із центральної бази даних АСДС. При цьому у ВССУ автоматично формується номер провадження касаційної інстанції, який складається з цифрового індексу, відповідного літерного індексу та порядкового номера і двох останніх цифр поточного року.

25.2. Під час заповнення ОСК по касаційній скарзі, заяві про перегляд   у зв'язку з нововиявленими обставинами або заяві про перегляд судового рішення ВСУ, клопотання про визначення підсудності працівник відповідного структурного підрозділу додатково вносить до АСДС інформацію щодо категорії справи, сплати судового збору, а також інші відомості, передбачені ОСК.

25.3. Якщо касаційна скарга, заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами або заява про перегляд судового рішення ВСУ стосується одного і того ж рішення або ухвали у межах одного провадження у цивільній справі, що зареєстрована у ВССУ, вона передається судді-доповідачеві до раніше створеного провадження без автоматичного формування нового номера провадження.

25.4. Зареєстровані касаційні скарги, заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами або заяви про перегляд судових рішень ВСУ, клопотання про визначення підсудності після формування номера провадження не пізніше наступного дня передаються судді-доповідачеві судової палати у цивільних справах, визначеному АСДС, під підпис у відповідному Реєстрі проваджень, переданих на розгляд судді.

25.5. Підписане суддею судове рішення помічник судді невідкладно передає разом із провадженням відповідальному працівникові, який забезпечує роботу судової палати у цивільних справах, для тиражування та виконання з обов’язковим відображенням в АСДС дати повернення провадження.

25.6. Не пізніше наступного дня після повернення провадження відповідальний працівник (особа) здійснює тиражування судових рішень. Судові рішення тиражуються у кількості, необхідній для надсилання сторонам у справі, зберігання у провадженні та нарядах відповідно до номенклатури справ. Відповідальний працівник (особа)  несе персональну відповідальність за наявність необхідної кількості копій судових рішень та збереження службової інформації.

25.7.   Усі виготовлені копії судових рішень у цивільних справах ВССУ засвідчуються гербовою печаткою ВССУ № 1. 

25.8.  Порядок виконання ухвал, постановлених суддями:

– у разі постановлення суддею-доповідачем ухвали про відкриття касаційного провадження, витребування справи, зупинення виконання рішення (ухвали) завірена копія ухвали надсилається скаржникові (заявникові) та його представнику/адвокату (за наявності) до суду, з якого витребувано справу, а іншим учасникам судового процесу надсилається копія ухвали та копія касаційної скарги з доданими до неї матеріалами. У разі необхідності завірена копія ухвали надсилається до відповідного відділу державної виконавчої служби;

- касаційна скарга/заява про перегляд судових рішень, залишена у передбачених ЦПК випадках ухвалою судді без руху, перебуває на контролі протягом установленого суддею строку для усунення недоліків. Копія даної ухвали не пізніше наступного дня з дня постановлення ухвали про залишення касаційної скарги без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням зі зворотною розпискою (повідомленням) про одержання скаржнику (копія супровідного листа зберігається разом із касаційною скаргою та ухвалою у провадженні);

- у разі якщо суддею постановлено ухвалу про визнання касаційної скарги/заяви щодо перегляду судових рішень неподаною та про її повернення, копія цієї ухвали разом із доданими матеріалами надсилається скаржникові (заявнику) та його представнику/адвокату (за наявності) не пізніше наступного робочого дня з дня постановлення ухвали рекомендованим поштовим відправленням зі зворотною розпискою (повідомленням) про одержання. До матеріалів провадження підшиваються ухвала про залишення касаційної скарги/заяви про перегляд судових рішень без руху, оригінал касаційної скарги/заяви, що містить реєстраційну позначку вхідного документа, та необхідні копії документів, які були долучені до касаційної скарги (заяви), доказ сплати судового збору, копія супровідного листа про надіслання скаржнику (заявнику) копії ухвали та розписка (повідомлення) про одержання скаржником (заявником) копії ухвали, ухвала про повернення касаційної скарги/заяви про перегляд судових рішень і супровідний лист про надіслання скаржнику (заявнику) копії ухвали та повернення йому всіх копій касаційної скарги/заяви про перегляд судових рішень разом із копіями доданих до неї матеріалів;   

- у разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті касаційного провадження, залишення заяви про перегляд судових рішень без розгляду завірена копія ухвали разом із доданими до касаційної скарги (заяви) матеріалами надсилається скаржникові (заявнику), представнику/адвокату (за наявності) не пізніше наступного робочого дня з дня постановлення ухвали рекомендованим поштовим відправленням зі зворотною розпискою (повідомленням) про одержання. До матеріалів провадження підшиваються ухвала про відмову у відкритті касаційного провадження, залишення заяви без розгляду, оригінал касаційної скарги/заяви, що містить реєстраційну позначку вхідного документа, та необхідні копії документів, які були долучені до касаційної скарги (заяви), доказ сплати судового збору, копія супровідного листа про надіслання скаржнику (заявнику) копії ухвали та розписка (повідомлення) про одержання скаржником (заявником) копії ухвали;   

- у разі постановлення суддею ухвали про повернення касаційної скарги у зв’язку з відкликанням особою, яка її подала, завірена копія ухвали разом із касаційною скаргою та доданими до неї матеріалами не пізніше наступного робочого дня з дня постановлення ухвали, повертається скаржнику. До матеріалів провадження підшивається ухвала про повернення касаційної скарги, копія супровідного листа про надіслання скаржнику копії ухвали та повернення йому всіх копій касаційної скарги з копіями доданих до неї матеріалів;  

- у разі постановлення суддею ухвали про повернення судового збору завірена копія ухвали разом з оригіналом документа про сплату судового збору надсилається особі, яка подала касаційну скаргу/заяву про перегляд судових рішень. У супровідному листі обов’язково зазначається дата та номер квитанції, а також розмір сплаченого судового збору;

- у разі вирішення окремих процесуальних питань (відвід, поновлення чи продовження процесуальних строків, прийняття процесуальних документів тощо) завірена копія ухвали надсилається відповідній особі, а також її представнику/адвокату (у разі наявності) до відома;

– у разі постановлення суддею ухвали про визначення підсудності відповідальним працівником відділу, який забезпечує роботу судової палати у цивільних справах, надсилаються оригінал ухвали та позовна заява (справа) з доданими до неї матеріалами до суду, якому визначено підсудність розгляду справи, а завірена копія ухвали – сторонам у справі до відома. У провадженні залишається копія позовної заяви та оригінал клопотання (за наявності).

У разі постановлення суддею ухвали про відмову в задоволенні клопотання про визначення підсудності відповідальним працівником відділу, який забезпечує роботу судової палати, не пізніше наступного робочого дня з дня постановлення ухвали направляється завірена копія ухвали, позовна заява з доданими до неї матеріалами рекомендованим поштовим відправленням зі зворотною розпискою (повідомленням) про одержання заявнику, представнику/адвокату (за наявності).

25.9. Інформація про результати розгляду касаційної скарги, заяви про перегляд справи у зв'язку з нововиявленими обставинами або перевірки заяви про перегляд судового рішення ВСУ, заяви про визначення підсудності вноситься до АСДС.

25.10.  Сформовані пакети вихідної кореспонденції за реєстрами невідкладно передаються до відповідного структурного підрозділу апарату ВССУ для їх реєстрації в АСДС та відправки.

25.11.   Після виконання проваджень відповідно до змісту резолютивної частини судових рішень провадження передається судді-доповідачу чи відповідальному працівнику, який забезпечує роботу судової палати у цивільних справах.

25.12.  Після надходження до ВССУ витребуваної справи та її реєстрації, працівник відповідного структурного підрозділу перевіряє відповідність даної справи зареєстрованій в АСДС касаційній скарзі, за якою витребувано справу. До АСДС вноситься інформація про надходження цивільної справи та наявні додатки, після чого індекс " ск" у номері провадження змінюється на індекс " св".

25.13.  У разі надходження цивільної справи, витребуваної за заявою про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами, працівник відповідного структурного підрозділу перевіряє відповідність справи, що надійшла, зареєстрованій в АСДС касаційній скарзі?, та вносить до АСДС усю необхідну інформацію у цивільній справі, зазначає про наявність додатків, після чого індекс " зно" змінюється на індекс " вно".

25.14.  Відповідальний працівник (особа), який забезпечує роботу судової палати у цивільних справах, об’єднує витребувані справи з матеріалами проваджень ВССУ та здійснює передачу справи судді-доповідачеві, який постановив ухвалу про витребування справи, під підпис у відповідному Реєстрі проваджень, про що робить відповідну відмітку в АСДС із зазначенням дати передачі.

25.15.  Якщо відповідальний працівник (особа), який забезпечує роботу судової палати у цивільних справах, виявить помилкове надходження на адресу ВССУ цивільної справи, яка не витребовувалася, така справа за резолюцією секретаря судової палати у цивільних справах разом із супровідним листом за підписом начальника відділу, який забезпечує роботу судової палати, повертається до відповідного суду і робиться повторний запит щодо витребування належної цивільної справи. Уся інформація щодо справи, яку було помилково надіслано, фіксується в АСДС, а копія супровідного листа зберігається у відповідному провадженні.

25.16.  У разі постановлення ухвали про призначення справи до судового розгляду колегією у складі п’яти суддів до АСДС невідкладно вноситься відповідна інформація. Копії такої ухвали не надсилаються особам, які беруть участь у справі.

25.17.  У касаційному порядку справа розглядається без повідомлення осіб, які беруть участь у справі. У разі необхідності надання пояснень у справі такі особи можуть бути викликані до ВССУ, про що їм за дорученням судді-доповідача надсилаються судові повістки із зазначенням дати, часу та місця розгляду справи.

25.18.  У разі призначення до розгляду справи за заявою про перегляд судового рішення у зв'язку з нововиявленими обставинами або якщо сторони подали заяву про намір укласти мирову угоду, сторони повідомляються про день, час та місце розгляду справи.

25.19.  Після призначення дати, часу та місця розгляду справи відповідальним працівником, який забезпечує роботу судової палати у цивільних справах, здійснюється підготовка матеріалів доповіді у паперовому вигляді. Сформовані матеріали доповіді не пізніше ніж за десять календарних днів до дати призначеного судового засідання передаються у паперовому вигляді суддям відповідного складу колегії суддів разом із переліком справ, призначених до касаційного розгляду, в яких зазначаються сторони у справі, суть позову, суд першої інстанції, судді-доповідачі.

25.20.  Переліки справ, призначених до розгляду судом касаційної інстанції, підписується начальником структурного підрозділу, який забезпечує роботу судової палати у цивільних справах, й оприлюднюється в установленому порядку не пізніше ніж за шість календарних днів до дати призначення судового засідання. Копія такого переліку надсилається електронною поштою до відповідних структурних підрозділів апарату ВССУ для розміщення на офіційному веб-сайті ВССУ, в інформаційних кіосках, а також для використання в роботі інформаційно-довідкової служби   (Додаток 18).

25.21.  У день судового засідання судовий розпорядник забезпечує додержання особами, які перебувають у суді, встановлених правил, виконує інші розпорядження головуючого в судовому засіданні, а також за вказівкою головуючого приймає від учасників процесу документи та інші матеріали для їх приєднання до матеріалів справи у порядку, передбаченому цією Інструкцією для опрацювання вхідної кореспонденції.

25.22.  Після закінчення розгляду справи судовий розпорядник у разі необхідності передає до структурного підрозділу, який забезпечує роботу судової палати у цивільних справах, довідки щодо участі осіб – учасників процесу у судовому засіданні для засвідчення документів про відрядження відбитком гербової печатки ВССУ № 1.

25.23.  Після розгляду справи у касаційному порядку суддя-доповідач передає її на виконання працівнику відділу, що забезпечує роботу судової палати у цивільних справах, який вносить до АСДС інформацію про дату повернення справи до відділу та результати розгляду.

25.24.  Відповідальний працівник (особа), який забезпечує роботу судової палати у цивільних справах, здійснює тиражування судового рішення відповідно до кількості учасників процесу та оформляє справу: підшиває оригінали процесуальних документів суду, касаційної скарги з доданими до неї матеріалами (у тому числі оригінал доказу сплати судового збору), заперечення та інше; нумерує аркуші та робить їх опис, який засвідчується відповідним працівником апарату суду); перевіряє направлення процесуального рішення до Єдиного державного реєстру судових рішень та готує супровідні листи на відправку справи до відповідного суду згідно із резолютивною частиною судового рішення.

25.25.  У разі постановлення окремої ухвали її виконання здійснюється невідкладно й перебуває на контролі.

25.26.  У разі постановлення ухвали про відхилення касаційної скарги та залишення оскаржуваного судового рішення без змін колегією у складі трьох суддів до АСДС невідкладно вноситься відповідна інформація.

Відповідальним працівником (особою), який забезпечує роботу судової палати у цивільних справах, здійснюється підготовка супровідного листа та інші дії, передбачені цією Інструкцією для виконання судових рішень.

25.27.  Виконані та належним чином оформлені цивільні справи за реєстром передаються до відповідного структурного підрозділу для їх реєстрації та відправки у десятиденний строк до відповідного суду згідно із резолютивною частиною судового рішення.

25.28.  Повторні копії судових рішень ВССУ видаються або надсилаються згідно з вимогами процесуального законодавства України та Закону України " Про судовий збір".

25.29.  Повторна видача або надсилання копій судових рішень ВССУ після відправлення справи до належного суду не здійснюється.

25.30.  Судові провадження, сформовані у справи згідно з номенклатурою справ, зберігаються у відділі обліку протягом двох років, після чого в установленому порядку передаються до архіву ВССУ.

25.31. У разі призначення дати, часу та місця розгляду заяви про перегляд судового рішення ВСУ до АСДС невідкладно вноситься відповідна інформація. Відповідальним працівником (особою), який забезпечує роботу судової палати у цивільних справах, здійснюється підготовка матеріалів доповіді у паперовому та електронному вигляді. Сформовані матеріали доповіді передаються у паперовому вигляді головуючому судді відповідного складу колегії суддів разом із переліками призначених заяв не пізніше ніж за п’ять календарних днів до дати призначеного судового засідання.

25.32.  Перелік заяв про перегляд судового рішення ВСУ, призначених до розгляду, підписується начальником структурного підрозділу, який забезпечує роботу судової палати у цивільних справах, й оприлюднюється в установленому порядку не пізніше ніж за шість календарних днів до дати призначення судового засідання. Копія такого переліку надсилається електронною поштою до відповідних структурних підрозділів апарату ВССУ для розміщення на офіційному веб-сайті ВССУ, в інформаційних кіосках, а також для використання в роботі інформаційно-довідкової служби.

25.33.  У разі постановлення ухвали про відмову в допуску справи до провадження ВСУ завірена копія ухвали разом із доданими до заяви матеріалами надсилається скаржникові (заявнику), представнику/адвокату (за наявності) не пізніше наступного робочого дня з дня постановлення ухвали. До матеріалів провадження підшиваються ухвала про відмову в допуску справи до провадження ВСУ, оригінал заяви, що містить реєстраційну позначку вхідного документа, та необхідні копії документів, які були долучені до заяви, а також доказ сплати судового збору.

25.34.  У разі постановлення ухвали про допуск справи до провадження ВСУ така ухвала разом із заявою про перегляд судового рішення та додані до неї документи (в тому числі оригінал документа про сплату судового збору) надсилаються до ВСУ протягом п’яти днів із дня її постановлення. Копія ухвали про допуск справи надсилається разом із копією заяви особам, які беруть участь у справі.

25.35.  У разі постановлення ухвали про допуск справи до провадження з підстав, що встановлені міжнародною судовою установою, юрисдикція якої визнана Україною, порушення Україною міжнародних зобов'язань при вирішенні справи, відкриття провадження у справі до АСДС невідкладно вноситься відповідна інформація. Відповідальним працівником, який забезпечує роботу судової палати у цивільних справах, до АСДС вноситься інформація про надходження цивільної справи та про наявні додатки, після чого індекс " зп" у номері провадження змінюється на індекс " зпв". За наслідками розгляду справи відповідальним працівником (особою), який забезпечує роботу судової палати у цивільних справах, здійснюється підготовка супровідного листа та інші дії, передбачені цією Інструкцією для виконання судових рішень.

25.36.  У день судового засідання судовий розпорядник забезпечує додержання особами, які перебувають у суді, встановлених правил, виконує інші розпорядження головуючого в судовому засіданні, а також за вказівкою головуючого приймає від учасників процесу документи та інші матеріали для їх приєднання до матеріалів справи у порядку, передбаченому цією Інструкцією для опрацювання вхідної кореспонденції.

25.37.  Після закінчення розгляду справи судовий розпорядник у разі необхідності передає до структурного підрозділу, який забезпечує роботу судової палати у цивільних справах, довідки щодо участі осіб – учасників процесу у судовому засіданні для засвідчення документів про відрядження відбитком печатки суду.

Робота архіву суду

30.1. Порядок ведення архівної справи в суді, а також передавання судових справ та документації, що створилася в процесі управлінської діяльності суду, на державне зберігання, здійснюється згідно з Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від              15 грудня 2011 року № 168 та Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 р. № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 р. № 407/5598 (для ВССУ).

30.2. Ведення архівної справи полягає у формуванні, проведенні експертизи цінності, підготовці і передаванні судових справ та документації, що створилася в процесі управлінської діяльності суду, та архіву суду, забезпеченні збереження документів архівного фонду суду, їх передачі на зберігання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад, а також у їх відборі для знищення.

Бібліотека суду

31.1. Робота бібліотеки суду здійснюється на підставі Положення про бібліотеку суду, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 18 березня 2011 року № 65.

   Додаток 1 до

пункту 2.3 Інструкції

Начальник управління з питань

судового діловодства                                                                            О. Слоніцький

Додаток 2 до

пункту 2.5 Інструкції

НАЙМЕНУВАННЯ СУДУ

(адреса, телефон, факс, е-mail)

_______________№_______________ На № ____________від_____________

                                                                                                                 Адресат

       Повертається звернення (заява, скарга тощо) від ______№_____ як таке, що помилково направлене на адресу суду.

Додаток на ___арк.

Посада_________                                                                                                                      Підпис_________                

Начальник управління з питань

судового діловодства                                                                            О.Слоніцький

     Додаток 3 до

пункту 2.6 Інструкції

АКТ

від " ___" ___________ 20__р. №______

__________________________________________________________________

^{місце складання}

Цей акт складений на підставі Інструкції з діловодства __________________________________________________________________

                                   ^{(ким складено)}

у присутності ______________________________________________________                                           

                                                                                                       ^{(прізвище та ініціали)}

про те, що під час розкриття конверта (пакета), надісланого

__________________________________________________________________

^{(найменування організації, що надіслала конверт або пакет)}

__________________________________________________________________

^{(виявлені недоліки)}

Начальник управління з питань

судового діловодства                                                                            О. Слоніцький

Додаток 4 до

пункту 6.6 Інструкції

 ЖУРНАЛ

реєстрації відряджень

Адресат (кому)

Шановний(а)………….!

(Текст)

Додаток на _____ арк. в 1 прим.

З повагою

Посада            (підпис)                        ініціали, прізвище

Начальник управління з питань

судового діловодства                                                                            О. Слоніцький

Додаток 8

                                                                               до пункту 7.22 Інструкції

Адресат (кому)

Шановний(а)………….!

(Текст)

Додаток на________арк. в 1 прим.

З повагою

Посада*                           (підпис)                        ініціали, прізвище                                                

_____________________________

*Голова або/ В.о. Голови або/ Заступник Голови або/ Керівник апарату або/ Заступник керівника апарату або/ Секретар судової палати у ….. або/ Суддя      

Начальник управління з питань

судового діловодства                                                                            О. Слоніцький

Додаток 9 до

пункту 7.22 Інструкції

Журнал

Обліку речових доказів

Начальник управління з питань

судового діловодства                                                                  О. Слоніцький

Додаток 12 до

пункту 12.1 Інструкції

ЖУРНАЛ

ЖУРНАЛ

ЖУРНАЛ

ЗАТВЕРДЖУЮ