Н аведені в Інструкції терміни вживаються в такому значенні:

вихідна кореспонденція – документи, які направляються за межі суду;

відповідальний працівник (особа) – працівник (особа) апарату суду, який (яка) відповідно до посадових обов’язків здійснює опрацювання вхідної та вихідної кореспонденції суду, забезпечує здійснення контролю за виконанням документів, станом ведення діловодства у відповідному структурному підрозділі, роботу з речовими доказами, роботу з архівом тощо;

віза – реквізит внутрішнього погодження документа у вигляді напису, зробленого особою відповідно до її посадових обов’язків, що висловлює згоду або незгоду з проектом документа та містить особистий підпис, прізвище, посаду (у разі потреби) особи та дату візування;

вхідна кореспонденція – документи, що надходять до суду;

діловодство – сукупність процесів, що забезпечують організацію роботи з документами в суді;

документ – створена або отримана судом у процесі його діяльності інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігання та передача її у часі та просторі;

канцелярія – підрозділ апарату суду, який щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду. Канцелярія також може виконувати інші завдання, визначені положенням, яке затверджується керівником апарату суду, у тому числі поєднувати функції служби діловодства;

керівництво суду – голова суду, заступники голови суду згідно з розподілом адміністративних повноважень, керівник апарату суду, його заступник, особи, які виконують їх обов’язки;

непроцесуальний документ – документ, на який не поширюються вимоги процесуального закону;

номенклатура справ – обов’язковий систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання;

офіційна електронна адреса суду – електронна адреса, що внесена до Єдиної бази електронних адрес, номерів факсів (телефаксів) суб’єктів владних повноважень та зазначена на офіційному сайті суду;

працівники суду – судді, працівники апарату суду;

процесуальний документ – документ, на який поширюються вимоги процесуального закону;

реєстр – електронно-обліковий журнал, призначений для накопичення, обліку і зберігання відомостей про документ із зазначенням реєстраційного індексу, дати реєстрування, короткого змісту тощо;

реєстрація документа – сукупність дій, пов’язаних із фіксуванням факту створення або надходження документа шляхом присвоєння унікального номера із записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документі інформації;

реєстраційна позначка – це штрих-код та літерно-цифрова інформація, зазначена над штрих-кодом, що містить найменування суду, реєстраційний номер документа та дату реєстрації;

резолюція – реквізит документа у вигляді напису, в якому міститься зміст рішення, прийнятого керівництвом суду щодо виконання документа, із зазначенням дати накладення резолюції, виконавця (виконавців), терміну виконання, прізвища та ініціалів автора резолюції. Резолюція може вчинятися шляхом внесення відповідних даних до реєстраційної картки документа в АСДС;

     служба діловодства – підрозділ апарату суду, який може утворюватися в апараті суду та на який покладається організація діловодства в суді, встановлення єдиного порядку документування, методичне керівництво і контроль за дотриманням порядку роботи з документами у суді;

ЗАГАЛЬНА ЧАСТИНА

 

1. Загальні положення

2. Порядок опрацювання вхідної кореспонденції

3. Передача процесуальних документів і судових справ для розгляду

       4. Передача та виконання непроцесуальних документів

5. Контроль за виконанням документів. Строки виконання документів

6. Оформлення організаційно-розпорядчих та внутрішніх документів суду

7. Порядок підготовки та надсилання вихідної кореспонденції суду. Особливості підготовки та оформлення документів у ВССУ

  8. Підготовка матеріалів до зборів суддів  та засідань пленуму ВССУ. Оформлення рішень та протоколів зборів суддів ВССУ

       9. Порядок розгляду звернень громадян та запитів на публічну інформацію

       10. Складення номенклатури справ суду. Формування у справи непроцесуальних документів

       11. Порядок роботи з речовими доказам

       12. Облік, використання і зберігання печаток, штампів і бланків суду

       13. Порядок видачі (надсилання) справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення та копій судових документів

       14. Облік судових справ, витребуваних для узагальнення практики застосування матеріального і процесуального закону (судової практики)

ОСОБЛИВА ЧАСТИНА

15. Фіксування судового процесу (судового засідання) за допомогою технічних засобів

16. Робота з матеріалами кримінального провадження у стадії підготовчого провадження

17. Робота з матеріалами кримінального провадження в суді апеляційної інстанції

18. Проходження матеріалів у судовій палаті у кримінальних справах ВССУ

19. Робота з адміністративними позовами, залишеними без руху

20. Робота з адміністративними позовами, у відкритті провадження у справі за якими відмовлено, з адміністративними позовами, повернутими з підстав інших, ніж у зв’язку з не усуненням недоліків після залишення заяви без руху

21. Робота із заявами у цивільних справах, які залишено без руху

22. Робота з цивільними позовними заявами та заявами окремого провадження, у відкритті провадження у справі за якими відмовлено, заявами про видачу судового наказу, щодо яких відмовлено у прийнятті, а також із цивільними позовними заявами, заявами окремого провадження та заявами про видачу судового наказу, повернутими з підстав інших, ніж у зв’язку з не усуненням недоліків після залишення заяви без руху, із заявами про забезпечення позову, щодо яких винесено ухвалу про їх повернення

23. Проходження цивільних справ у суді апеляційної інстанції

24. Особливості проходження справ у суді з заявами про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами, а також зі зверненнями у порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах

25. Проходження матеріалів у судовій палаті у цивільних справах ВССУ

26. Проходження процесуальних документів у справах про адміністративні правопорушення

27. Приймання та облік апеляційних скарг на судові рішення

28. Формування і оформлення судової справи

29. Звернення судових рішень до виконання

30. Робота архіву суду

       31. Бібліотека суду

Додатки:

Додаток 1 до пункту 2.3 (реєстраційна позначка);

Додаток 2 до пункту 2.5 (супровідний лист щодо пересилання помилково направлених до суду документів);

Додаток 3 до пункту 2.6 (акт про виявлені недоліки);

Додаток 4 до пункту 6.6 (журнал для реєстрації відряджень);

Додаток 5 до пункту 6.9. (проект наказу, розпорядження із візами);

Додаток 6 до пункту 7.5 (вихідний документ із реєстраційною позначкою ВССУ);

Додаток 7 до пункту 7.8 (вимоги до оформлення документів);

Додаток 8 до пункту 7.22 (бланк ВССУ, який підписується керівництвом суду);

Додаток 9 до пункту 7.22 (бланк ВССУ, який підписується керівниками структурних підрозділів ВССУ);

Додаток 10 до пункту 10.1 (номенклатура справ);

Додаток 11 до пункту 11.3 (журнал обліку речових доказів);

Додаток 12 до пункту 12.1 (журнал обліку печаток (штампів);

Додаток 13 до пункту 12.8 (журнал обліку пронумерованих бланків документів суду);

Додаток 14 до пункту 13.3 (журнал видачі справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення;

Додаток 15 до пункту 14.1 (супровідний лист (опис) до справи, витребуваної для узагальнення судової практики);

Додаток 16 до пункту 16.3 (повідомлення про виклик до суду);

Додатки 17  - 17¹² до пункту 16.10 (пам’ятки);

Додаток 18 до пункту 25.20 (журнал реєстрації матеріалів, поданих для оприлюднення на веб-сайті суду);

Додаток 19 до пункту 28.1 (форма обкладинки судової справи (матеріалів кримінального провадження);

Додаток 20 до пункту 28.20 (засвідчувальний запис справи);

Додаток 21 до пункту 29.5 (розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили);

Додаток 22 до пункту 29.8 (виконавчий лист);

Додаток 23 до пункту 29.34 (журнал обліку виконавчих документів, виданих судом).

 

 

ЗАГАЛЬНА ЧАСТИНА

Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ (далі – Інструкція) розроблена відповідно до положень Конституції та законів України, інших нормативно-правових актів, що визначають порядок організації та діяльності органів судової влади, та встановлює правила ведення діловодства в МС, АС, ВССУ і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до знищення в установленому порядку або передачі до державної архівної установи.

1.2.  Положення Інструкції передбачають автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ, матеріалів чи проваджень) за допомогою АСДС та ведення діловодства у паперовій формі.

1.3. Положення Інструкції визначають правила і порядок роботи з усіма документами, крім тих, які містять відомості, що становлять державну таємницю.

Організація діловодства з секретними документами визначається окремими нормативно-правовими актами і покладається на підрозділ або працівника апарату суду, який відповідає за режимно-секретну роботу.

Робота із документами з грифом " для службового користування" покладається на підрозділ або відповідального працівника апарату суду, який має право працювати з документами з грифом " для службового користування", та здійснюється з дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 р. № 1893, та вимог цієї Інструкції.

1.4. Діловодство в суді ведеться державною мовою.

 Іноземною мовою можуть викладатися документи суду, які адресуються судом безпосередньо до міжнародної або іноземної організації, підприємства, установи чи посадовій особі.

У діловодстві суду можуть використовуватися вхідні документи, викладені іноземною мовою, відповідно до вимог чинного законодавства.

1.5. Контроль за ефективністю діяльності апарату суду здійснюється головою суду.

1.6. Відповідальність за стан та організаційне забезпечення діловодства в суді покладається на керівника апарату суду, а в разі його відсутності – на заступника керівника апарату суду, або особу, яка виконує його обов’язки.

1.7. Організація діловодства та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами у підрозділах апарату суду покладаються на керівників цих підрозділів.

1.8. В апараті суду визначається особа, відповідальна за ведення діловодства (за потреби – в кожному структурному підрозділі суду), яка забезпечує облік і проходження документів у строки, що передбачені чинним законодавством або самим документом; звітує перед керівництвом про стан виконання документів.

При звільненні працівника, а також на період його відпустки, відрядження, тривалої хвороби тощо всі невиконані документи передаються для виконання особі, яка його заміщує, або за дорученням керівника апарату (керівника структурного підрозділу) – іншому працівникові з відміткою про передачу (із зазначенням дати) у відповідному журналі АСДС. 

 1.9. Усі працівники суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції та є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них, крім випадків, передбачених законодавством.

Про втрату документа невідкладно доповідається керівникові підрозділу, складається акт у трьох примірниках, один з яких передається керівникові апарату, другий – службі діловодства для відповідного реагування в установленому порядку, третій примірник залишається у керівника відповідного підрозділу.

1.10. За порушення вимог цієї Інструкції працівники суду несуть відповідальність, установлену чинним законодавством України.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: