Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т.др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14 – Место составления или издания документа

Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа юридическому лицу наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

                                     Минюст России

                                     Департамент информатизации

                                     и научно-технического обеспечения

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                                      Генеральному директору

                                      ОАО " Северные регионы"

                                       В.А. Лагунину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                        Администрации районов

                                        Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

 «Медиадом»

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                             Государственное учреждение

                             Всероссийский научно-исследовательский

                             институт документоведения и архивного дела

                             Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                              Образцову О.П.

                               ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

                               г. Липки, Киреевский р-н,

                               Тульская обл., 301264

Гриф утверждения документа

Этот реквизит проставляют в документах, требующих утверждения вышестоящими органами управления. Гриф утверждения проставляют в правом верхнем углу.

В зависимости от органа, осуществляющего управление организацией, гриф утверждения бывает двух видов. Если управление организацией осуществляется на принципах единоначалия (директором, генеральным директором), то гриф утверждения оформляют следующим образом, например:                                                                                                                                        УТВЕРЖДАЮ

                                                                          Директор ООО «Луч»

                                                                         ________И.П. Петрова

                                                                         «12» апреля 2010 г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Если управление организацией осуществляет коллегиальный совещательный орган (например: совет директоров, совет акционеров, общее собрание учредителей и т.д.), то при утверждении документов гриф утверждения оформляют следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

                                                                                     приказом ВНИИДАД

                                                                                     от 05.04.2008 № 118

Резолюция

Резолюция может быть оформлена на отдельном листе.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

                            Федосеевой Н.А.

                             Прошу подготовить проект

                            договора с Консалтинговой группой

                            «ТЕРМИКА» к 05.10.2007

                            Личная подпись

                            Дата

Заголовок к тексту

Включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем (О ком)? Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Чего (Кого)? Например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметка о контроле

Отметка о контроле проставляется в документах, подлежащих контролю за их исполнением.

Отметку о контроле проставляют на первом титульном листе документа в виде буквы «К», словом или штампом «Контроль».

Текст документа

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Пи оформлении текста в виде таблицы графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

⇐ Предыдущая123

Поделиться: