Методи управління своїм часом

Управління часом - здатність, яку багато хто починає розвивати лише з необхідності, хоча в більшості випадків виявляється, що досить важко позбутися від «поганих звичок» і використовувати цей цінний навик на 100 %. Виділивши додатково час на детальне вивчення методів, принципів, способів і прийомів розвитку навичок управління часом, ви напевно досягнете значних позитивних результатів.

Необхідно відзначити, що ефективним управлінням власним ресурсом часу люди почали цікавитися досить давно. Умовно історизм розвитку управління часом можна представити у вигляді чотирьох послідовних етапів.

Перший етап характеризується спробами впорядкувати, систематизувати все, що вимагає витрат часу і сил, за допомогою записок, пам'яток і т.д.

На другому етапі з'являються найрізноманітніші календарі, щоденники, ділові щоденники як перші спроби планування подій і своєї діяльності в майбутньому.

Третій більш сучасний етап управління часом характеризується ідеєю про розстановку пріоритетів, а також порівняння значущості різних справ. Крім щоденного планування активно починають використовуватися прийоми і способи постановки проміжних цілей, вводиться довгострокове і середньострокове планування.

У теперішній час, на четвертому етапі, стало цілком очевидним, що акцентувати увагу необхідно на розвитку навичок з управління собою, плануванні не тільки дій і витрат часу, а на досягненні конкретних результатів. Іншими словами, треба не тільки намагатися бути більш організованими і краще розподіляти ресурси, а слід почати шанобливо, по-новому мислити про час. Наприклад, при управлінні ресурсом часу слід було б виходити як з принципу ефективності (використання часу має відповідати основним принципам), так і з принципу розумності (зробити більше за рахунок скорочення втрат часу). До управління часом необхідно підходити цілісно, враховуючи як емоційну та інтуїтивну, так і інтелектуальну та раціональну природу людини. Краще рішення - це творче управління з урахуванням душевного стану, переконань та індивідуальних особливостей.

Можливості ефективного розпорядження часом можна представити у вигляді наступної схеми управління часом:

1) постановка мети - час економить висока мотивація, усунення слабких сторін, виділення переваг, фіксація строків і найближчих кроків;

2) планування - час можна заощадити на оптимальному розподілі тимчасових витрат по етапах проекту і на скороченні планових термінів виконання завдань;

3) прийняття рішень та встановлення пріоритету - час економить ефективна організація праці, вирішення першочергових проблем та впорядкування справ за термінами і ступенем важливості;

4) реалізація та організація - часом керують за допомогою концентрації на завданнях, використання особистих піків ефективної роботи, а також за допомогою створення ефективного індивідуального робочого стилю;

5) аналіз і контроль за виконанням результатів - контроль скорочення часу, якщо він супроводжується швидкою перевіркою результатів, що досягаються, дає позитивне відчуття «виконаного обов'язку»;

6) комунікація і робота з інформацією - час можна економити за рахунок прийомів раціонального або швидкого читання, вміння виділити головне в інформаційному блоці, побудувати важливі зв'язки, блокувати перешкоди відволікаючих факторів при ефективній організації зв'язків і переговорів.

Серед основних методів управління тимчасовим ресурсом, які сприяють вирішенню проблеми щодо ефективного і розумного управління своїм часом, можна назвати систему управління часом Б. Франкліна, матрицю пріоритетів Д. Ейзенхауера, тимчасовий принцип В. Парето, систему АБВ - аналізу, метод «Альпи». Розглянемо їх докладніше.

Система управління часом Бенджаміна Франкліна заснована на базових принципах класичної системи управління часом, які передбачають, що будь-яка глобальна задача, що стоїть перед людиною, ділиться на підзадачі, а ті в свою чергу - на ще більш дрібні підзадачі. Візуально цей процес можна представити у вигляді багатоступінчастої піраміди, а застосування системи - як процес поетапного зведення цієї піраміди (Рис. 2.5).

Перераховані вище плани не є чимось постійним, їх рекомендується регулярно переглядати і коригувати (наприклад, план на день - на протязі дня; короткострокові плани - з періодичністю 1-2 тижні; довгострокові - не рідше одного разу на 4-6 місяців; генеральний план і глобальна мета - 1 раз на рік).

Рис. 2.5. Система Б. Франкліна

 

Більшість людей, що застосовують систему Б.Франкліна, відзначають, що вона допомагає значно підвищити ефективність роботи - як за рахунок більш ефективного управління часом, так і за рахунок чіткого планування самої діяльності. На закінчення хотілося б звернути увагу на те, що використання даного методу не вступає в протиріччя з застосуванням інших методів. Навпаки, одночасне використання системи Франкліна і, наприклад хронометражу, може бути подвійно ефективно, тому що дозволить поглянути і «вперед» і «назад».

Метод Дуайта Ейзенхауера. Метод, запропонований президентом США, генералом Дуайтом Ейзенхауером, є досить простим допоміжним засобом, особливо для тих випадків, коли необхідно швидко прийняти рішення щодо того, якому завданню віддати перевагу. Пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість справи.

Залежно від терміновості і важливості Д. Ейзенхауер запропонував чотири пріоритетності справ (табл. 2.5). Важливість справи визначається тим, наскільки результат її виконання впливає на роботу, а терміновість - наскільки оперативно планується виконати це завдання. І хоча справи мають тенденцію міняти ступінь своєї терміновості і важливості, але на якийсь певний момент можна визначити ці показники для себе.

Розглядаючи представлену матрицю, хотілося б відзначити, що до термінових і важливих справ (1) відносяться справи, несвоєчасне виконання яких призведе до значного збитку для всієї подальшої роботи. За них слід братися негайно і виконувати самому. Успішні люди займаються справами такої категорії на тій стадії, коли вони вже важливі, але ще не термінові, - тоді можна користуватися допомогою інших людей, планувати час та ін.

Таблиця 2.5

Матриця пріоритетів Д.Ейзенхауера

	Термінові справи	Менш термінові справи
Важливі справи	1 - важливе і термінове   вирішення криз; невідкладні завдання; проекти, у яких «горять» терміни здавання	2 – важливе і менш термінове   планування нових проектів; оцінка отриманих результатів; превентивні заходи; налагодження відносин; планове виконання проектів; визначення нових перспектив, альтернативних проектів
Менш важливі справи	3 – менш важливе, але термінове   перерви; деякі дзвінки; наради; розгляд невідкладних матеріалів; громадська діяльність	4 – менш важливе і менш термінове   рутинна робота; деякі листи; дзвінки; «поглиначі» часу; розваги

 

Менш термінові і важливі завдання (2), як правило, можуть почекати. Труднощі тут виникають тоді, коли завдання рано чи пізно перетворюються на термінові. Тому повинна існувати можливість перегляду ступеню важливості цього типу і повне або часткове доручення іншим співробітникам. За керівником залишається тільки контроль термінів вирішення задач даної групи. Саме ці справи зазвичай дають найбільшу віддачу, якщо планувати свою кар'єру і успіх.

Термінові і менш важливі справи (3) потрапляють під категорію небезпеки «поспіху», і в результаті існує ризик цілком віддатися вирішенню конкретного завдання, тому що воно термінове. Якщо завдання є не настільки важливим, то воно повинно бути в будь-якому випадку делеговане, оскільки для його виконання не потрібно яких-небудь особливих якостей. Поряд з тим, ви можете сприяти мотивації в роботі і кваліфікації своїх підлеглих, довіряючи їм відповідальні справи.

Менш термінові і менш важливі завдання (4) дуже часто «осідають» на письмовому столі. Від завдань несуттєвих і нетермінових слід утримуватися, частіше вдаючись до кошику для паперів. Пастка, в яку потрапляє більшість людей, полягає в тому, що вони займаються в основному справами третьої і четвертої категорії, в той час як не справляються зі справами першого і другого типу. Часто це відбувається тому, що справи типу (3) і (4) зробити простіше і їх результати виявляються відразу наочними, що психологічно зміцнює людину в підтвердженні власної ефективності.

Послідовно застосовуючи в практиці професійної діяльності роботи метод Д. Ейзенхауера, керівник може значно підвищити продуктивність, і результативність своєї роботи.

Метод управління часом В. Парето. Наступний метод управління часом був запропонований італійським економістом Вільфредо Парето. Відомі також і інші назви даного методу – «правило 80/20», «принцип найменших зусиль», «золоті пропорції планування часу». У загальному вигляді основну ідею можна сформулювати так: усередині групи або множини окремі малі частини виявляють набагато більшу значимість, ніж це відповідає їх відносній питомій вазі в групі.

В. Парето встановив, що люди в соціумі діляться на тих, кого він назвав «впливовою меншістю» і «тривіальною більшістю». «Впливова меншість» становить 20 % населення, в той час як на його частку припадає 80% всього багатства. Пізніше він виявив, що практично будь-яка сфера діяльності в економіці підпорядковується знайденому їм принципом. Парето продемонстрував його дію на безлічі прикладів. Так, принцип встановлює, що 20% виробленої роботи забезпечують 80% отриманих результатів.

У кожному разі, поки не виконані завдання з головних (20%), не варто братися за виконання завдань з категорії другорядних (80%). Ефективні та успішні люди навчилися починати роботу з самого важливого і значимого завдання, що стоїть перед ними, в результаті вони завжди досягають більшого, ніж інші, і частіше супроводжує успіх.

Дію методу В. Парето можна представити у вигляді табл. 2.6, де зафіксовано основний принцип тимчасового менеджменту. Згідно представленої теорії можна зробити висновок стосовно до робочої ситуації керівника: за перші 20% часу досягається 80% результатів, інші ж 80% витраченого часу приносять лише 20% загального підсумку.

Таблиця 2.6

Принцип часу В.Парето

Витрати ресурсу часу	Внесок в основний результат
80% витраченого часу (численні «другорядні» проблеми)	20% підсумкового результату
20% витраченого часу («життєво важливі» проблеми)	80% підсумкового результату

Послідовне застосування принципу В.Парето конкретизується, якщо всі завдання проаналізувати відповідно до їх часток у підсумковому результаті і потім розподілити за категоріями важливості «АБВ». Отже, можна відзначити, що Принцип Парето знаходить своє непряме вираження в «АБВ- аналізі».

Метод пріоритетів, або «АБВ-аналіз», являє собою ефективний спосіб класифікації та розташування завдань за ступенем важливості. Перевага цього методу полягає в його простоті й ефективності. Його техніка виходить з досвіду, що частки більш важливих і менш важливих справ у сумі залишаються незмінними. Багато керівників вже працюють за цим принципом, і до найважливіших завдань вони приступають в першу чергу.

За допомогою букв «А», «Б» і «В» завдання поділяються на три класи відповідно до їх значимості.

Завдання категорії «А» обов'язкові для реалізації, інакше можуть виникнути серйозні ускладнення. Якщо таких завдань і заходів декілька, оцінюється внутрішня пріоритетність, наприклад «А1», «А2».

Завдання типу «Б» якщо не будуть зроблені, виникнуть невдоволення або позбавлення, але в будь-якому випадку наслідки будуть відносно м'якими і непорівнянними з наслідками невиконання завдання типу «А».

Завданням типу «В» є те, що було б добре зробити, але що не тягне за собою ніяких істотних наслідків для роботи. Діяльність, яку можна доручити комусь іншому, робота, яку можна було б взагалі не робити, виконувана за звичкою або та, що вже втратила свою актуальність на сьогоднішній день.

«Аналіз АБВ» ґрунтується на наступних закономірностях:

найважливіші завдання (категорія «А») складають приблизно 15% від загальної кількості справ керівника, а внесок цих задач для досягнення цілі складає близько 65%;

найважливіші завдання (категорія «Б») складають близько 20% загального числа справ, значимість яких також приблизно 20%;

менш важливі і несуттєві завдання (категорія «В») становлять близько 65% усіх справ, а значимість їх складає всього лише 15%.

Згідно з висновками «аналізу АБВ», встановлення пріоритетів - основне правило ефективної техніки особистої роботи менеджера. Необхідно усвідомлювати, що ви не все можете і не повинні робити; встановлюйте пріоритети і починайте з найважливіших справ, щоб з їх допомогою забезпечити більшу частину загального ефекту.

Метод «Альпи». Для експрес-розробки плану робочого дня або робочого тижня можна скористатися також відомим методом «Альпи», який відносно простий і після деяких вправ займає не більше 10 хвилин.

Він передбачає реалізацію наступних п'яти стадій, що базуються на використанні основних принципів і правил планування робочого часу:

1) складання повного переліку робіт на поточний період з урахуванням попереднього їх розподілу за пріоритетністю виконання;

2) визначення планованої тривалості кожної з намічених до виконання завдань і загального бюджету робочого часу;

3) резервування робочого часу;

4) прийняття рішень з делегування робіт, намічених керівником до виконання;

5) контроль і перенесення незавершених заходів, що дозволяє керівнику отримати необхідну інформацію для проведення аналізу структури фактичних витрат робочого часу і приступити до пошуку можливих шляхів вдосконалення роботи.

Отже, в даному розділі були розглянуті основні ефективні методи управління власним ресурсом часу, які об'єднує необхідність попереднього осмислення рішення, а лише потім - реалізація запланованих заходів.

 

2.4.Традиційні і комп'ютерні способи планування особистої роботи менеджера

В даний час проблема планування в діловому світі стала настільки актуальною, що відповідне програмне забезпечення розробляється безліччю компаній. Не є винятком і Microsoft, яка пропонує широко відомий пакет Outlook, а нещодавно його доповнили додатком OneNote 2003. Пакет Outlook є стандартом для корпоративного обміну інформацією, зберігання контактів, планування завдань, узгодження зустрічей, а OneNote дозволяє записувати, упорядковувати і повторно використовувати електронні замітки на переносних, настільних і планшетних комп'ютерах. Обидві програми мають масу переваг, але для звичайних користувачів надані ними функції надлишкові, а самі пакети занадто громіздкі - це нерідко призводить до небажання користувачів застосовувати надаються програмами можливості в своїй практичній діяльності.

Комп'ютерними органайзерами називають різні програми - від звичайних записників до солідних планувальників, в тому числі корпоративного рівня. Відповідно і можливості у них дуже різнопланові. При цьому органайзери належать до тієї групи програм, де складно однозначно назвати кращі: комусь необхідно складати довгострокові плани, а хтось задовольниться плануванням на тиждень.

Розглянемо додатки StickyNote і Power Notes. На користь першого говорить його величезна популярність на світовому рівні, широкі можливості і ефектність створюваних з його допомогою «липких листочків». На користь другого - інтерфейс в сукупності з досить скромним розміром, символічної ціною і цілком достатніми для більшості користувачів можливостями.

StickyNote - найпопулярніший у світі додаток для створення електронних заміток - стікерів, надійний нагадувач про всі заплановані події, зустрічі та завдання. «липкі листочки» виникають на екрані лише в зазначений час і можуть самостійно зникати після закінчення терміну, а їх поява може супроводжуватися запуском потрібних програм, документів або web - сторінок. Будь-яку примітку нескладно відредагувати, надрукувати та надіслати електронною поштою. Всі примітки автоматично зберігаються при закритті програми. Підтримка категорій дозволяє розумно розділити робочі завдання і особисті, окремо зберігати контактну інформацію, корисні ідеї. Розширений режим пошуку дозволяє миттєво знайти будь-яку примітку з бази.

Power Notes вчасно попереджає користувача про заплановані їм події, зустрічі та завдання, в тому числі періодичні. Програма дозволяє створювати електронні замітки - стікери, які можна зберігати на диску, багаторазово редагувати і виводити на друк. Є спрощені версії програми Power Notes: дешевша Dynamic Notes і безкоштовна Freebie Notes. Можливості утиліти Freebie Notes обмежені створенням стікерів і відображенням їх в заданий користувачем час, а Dynamic Notes, на відміну від Power Notes, не вміє запускати програми і відкривати web -сторінки.

Всі програми -планувальники можна розділити на дві великі групи. У першу групу входять електронні календарі - щоденники, призначені для щоденного планування часу, - як правило, в них зручно планувати події, зустрічі та завдання на невеликий період: день, тиждень, максимум - місяць. Програм даного напрямку на ринку дуже багато, за зразок можна вважати модуль «Календар» інтегрованого пакета Microsoft Outlook. Як приклад також розглянемо програму Calendarscope, що має статус найзручнішого і багатофункціонального щоденника, і пакет WinOrganizer, що вважається кращим додатком даного класу.

Calendarscope - дуже зручний електронний щоденник, що дозволяє планувати зустрічі, завдання, а також подорожі, дзвінки, платежі. Відповідно до призначення всі події поділяються за категоріями, їх можна шукати, сортувати за різними параметрами, налаштовувати всілякі фільтри для більш наочного відображення, змінювати графічне оформлення подій тощо (Рис. 2.6).

 

Рис. 2.6. Інтерфейс електронного щоденника Calendarscope

Події, які тлумачаться користувачем як завдання, можуть бути додатково представлені в панелі TaskPad - тут відображаються всі заплановані завдання (включаючи активні, прострочені і вже закінчені) із зазначенням їх категорії, пріоритету, ступеню виконання і дати, що дозволяє відстежувати ті чи інші завдання і контролювати їх виконання.

Calendarscope має вбудовану підтримку архівації та резервування даних, підтримує розширений імпорт і експорт інформації (наприклад, список подій можна імпортувати з текстового файлу), дозволяє зберігати календарні дані з паролем для захисту від несанкціонованого доступу.

WinOrganizer - електронний щоденник, призначений для щоденного планування подій і завдань, доповнений можливостями зберігання контактів, паролів і заміток. Відрізняється наявністю додаткових полів: відсоток виконання завдання, виконавець, пріоритет, стан завдання і дата її виконання (Рис. 2.7).

 

Рис. 2.7. Інтерфейс електронного щоденника WinOrganizer

 

Модуль зберігання паролів дозволяє зберігати паролі, серійні номери, рахунки тощо Для планування в WinOrganizer призначений модуль «сьогодні», що дозволяє побачити всі завдання і події на конкретний день, тиждень або місяць.

Другу групу програм-планувальників утворюють додатки, орієнтовані на довгострокове тривале планування, - в них огляд завдань, подій і зустрічей представляється в розрізі декількох місяців. Такі календарі незамінні при плануванні складних і / або тривалих завдань, оскільки перші припускають попереднє виконання допоміжних завдань нижчого рівня, а другі розтягнуті за часом. Тривале планування коштами відповідних програм дозволяє будувати ієрархію завдань, розбиваючи великі й довгострокові, це дозволяє реально оцінити ситуацію, провести ранжування і розставити пріоритети. Одним з кращих програм довгострокового планування, розрахованим на широке коло користувачів, є пакет YearPlanner.

Пакет YearPlanner - вдале рішення для довгострокового стратегічного планування, що дозволяє виконати два завдання. На початковому етапі планування за допомогою цього додатка можна швидко сформувати орієнтовну тимчасову схему всіх завдань конкретного проекту та оцінити всю картину (завдання і терміни) в цілому. Представивши таким чином завдання більш чітко, потім можна перейти до вирішення головної проблеми - спробувати розподілити завдання за часом так, щоб виконувалися всі необхідні в проекті умови. Даний процес в середовищі YearPlanner виконується просто і зручно: завдання можна легко переміщати з дати на дату, змінювати терміни їх виконання, доповнювати їх оповіщеннями (Рис. 2.8).

Пакет відрізняється невеликими розмірами, недорогий інтуїтивно зрозумілий, приємний і легко налаштовується.

YearPlanner є прекрасним вибором для широкого спектру організацій: компанії можуть планувати в ньому терміни виконання проектів і складати графіки відпусток; школи, коледжі та інші навчальні структури - створювати розклади; спортивні клуби - планувати змагання та тренування та ін. Принципова відмінність YearPlanner від класичних планувальників полягає в тому, що він дозволяє складати і аналізувати плани на тривалий період - від місяця до року.

Рис. 2.8. Інтерфейс електронного планувальника YearPlanner

 

Як показує практика, цікаві думки та цінні ідеї приходять в голову в самі різні моменти: при роботі над статтею, під час пошуку в Інтернеті, на прогулянці і т.д. Але якщо їх не зафіксувати, то вони незабаром забудуться, для фіксації та каталогізації думок можна використовувати Notepad, попередньо організувавши на диску серію спеціалізованих папок для запису ідей, а можна скористатися папкою « Нотатки « в будь-якому з персональних інформаційних менеджерів (наприклад, у програмі Microsoft Outlook).

Можна піти ще далі і встановити програмний засіб - електронний щоденник або відповідний менеджер заміток. Як приклад додатків для запису ідей ми розглянемо менеджер заміток Secure Notes Organizer і електронний щоденник DiaryOne.

Secure Notes Organizer - зручний менеджер заміток, що дозволяє зберігати будь-яку інформацію в ієрархічній деревовидної формі. Під нотатками в даному випадку може матися на увазі все що завгодно: плани та ідеї, зауваження про проект, начерки звітів, а також персональні контакти, списки закладок та ін При бажанні тут можна зберігати паролі, номери банківських рахунків і кредитних карт і іншу секретну інформацію, оскільки в програмі реалізоване шифрування даних із застосуванням алгоритму DES (Data Encryption Standard) з довжиною ключа в 128 біт (Рис. 2.9).

Програма Secure Notes Organizer має Explorer - подібний інтерфейс з підтримкою української мови, зручна в роботі і проста в освоєнні. Вона допоможе організувати все замітки в ієрархічну структуру будь-якої складності.

 

Рис. 2.9. Інтерфейс електронного планувальника Secure Notes Organizer

DiaryOne являє собою персональний електронний щоденник, що дозволяє зберігати у вигляді заміток не тільки текст, а й різноманітну мультимедійну інформацію, включаючи зображення, звукові та відеофайли. Програма має зручний, інтуїтивно зрозумілий і елегантний інтерфейс і практично не потребує часу на вивчення (Рис. 2.10).

Рис. 2.10. Інтерфейс електронного щоденника DiaryOne

 

Нотатки можна створювати декількома способами: вводити текст вручну, копіювати дані через буфер обміну з інших додатків або перетягувати виділений текст мишею. Дуже зручний режим швидкого копіювання web - сторінок через контекстне меню, завдяки якому можна швидко копіювати як сторінки цілком, так і окремі їх фрагменти, правда працює ця функція тільки в Internet Explorer. При бажанні можна навіть створювати голосові замітки, вимовляючи потрібний текст в мікрофон.

Усі нотатки можуть бути класифіковані за двома ознаками: дата і категорія, при цьому прив'язка до конкретної дати створюється автоматично, до групи - за бажанням користувача. Групи створюються за тематичним принципом і можуть мати необмежену кількість рівнів вкладення. Управляти нотатками просто і зручно: їх нескладно переміщати між групами, копіювати і видаляти. Допустимі різні варіанти форматування тексту нотаток, можна доповнити їх довільними зображеннями, додатковим текстом, смайликами і навіть вкласти файл. Ви легко знайдете замітку, скориставшись режимом вбудованого пошуку. Будь-яку замітку можна роздрукувати, відправити електронною поштою і експортувати у файли форматів TXT, RTF і HTM.

Контрольні запитання :

1. Сформулюйте поняття «ресурс часу».

2. У чому суть об'єктивного і суб'єктивного часу?

3. Навіщо необхідно управляти ресурсом часу?

4. Розкрийте методику щоденного обліку часу А. Гастєва.

5. Назвіть основні принципи «АВС- хронометражу».

6. Для чого потрібно використовувати методику фотографії робочого тижня і в чому її сутність?

7. Якими основними етапами можна представити історизм розвитку методів управління часом?

9. Поясніть , як ефективно розпоряджатися тимчасовим ресурсом, використовуючи схему управління часом?

10. Перерахуйте основні методи управління часом.

11. Назвіть основні принципи побудови системи управління Б.Франкліна.

12. У яких ситуаціях найбільш ефективним є викоритання методу, запропонованого Д. Ейзенхауером?

13. Назвіть чотири категорії справ за класифікацією, що використовується в матриці пріоритетів?

14. Яке значення має «правило 80 / 20» і метод В. Парето?

15. На які категорії доцільно класифікувати завдання за методикою «АБВ- аналізу»?

16. Реалізацію яких стадій планування робочого часу передбачає метод «Альпи» ?

⇐ Предыдущая3456789101112Следующая ⇒

Поделиться: