ISO 9000:2000 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

Рекомендации по аудиту СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА и/или окружающей среды

Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing

Регистрационный номер

ISO 19011:2002(E)

 

 

© ISO 2002

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Предисловие

Введение

1 Область применения

2 Нормативные ссылки

3 Термины и определения

4 Принципы проведения аудита

5 Управление программой аудита

5.1 Общие положения

5.2 Цели и объем программы аудита

5.3 Ответственность, ресурсы и процедуры программы аудита

5.4 Выполнение программы аудита

5.5 Записи программы аудита

5.6 Мониторинг и анализ программы аудита

6 Деятельность по аудиту

6.1 Общие положения

6.2 Инициирование аудита

6.3 Проведение анализа документов

6.4 Подготовка к проведению аудита «на месте»

6.5 Проведение аудита «на месте»

6.6 Подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту

6.7 Завершение аудита

6.8 Проведение последующих аудитов

7 Компетентность и оценивание аудиторов

7.1 Общие положения

7.2 Личные качества

7.3 Знания и навыки

7.4 Образование, практический опыт, обучение аудиту и опыт проведения аудитов

7.5 Поддержание и повышение уровня компетентности

7.6 Оценивание аудитов

 

 

Рекомендации по аудиту СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА и/или окружающей среды

Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing

Область применения

Настоящий Международный Стандарт содержит рекомендации по принципам аудита, управлению программами аудитов, проведению аудитов систем менеджмента качества и окружающей среды, а также руководящие указания относительно компетентности аудиторов систем менеджмента качества и окружающей среды.

Он может быть использован всеми организациями, которым необходимо проводить внутренние или внешние аудиты систем менеджмента качества и/или окружающей среды или управлять программой аудита.

В принципе, возможно применение настоящего Международного Стандарта к другим видам аудита, но в таких случаях необходимо уделить особое внимание определению компетентности членов группы по аудиту.

Нормативные ссылки

Указанные ниже нормативные документы содержат положения, которые посредством ссылок в этом тексте составляют положения настоящего Международного Стандарта. В случаях применения ссылок с указанием даты и номера издания последующие поправки или пересмотры этих публикаций не применимы. Однако сторонам для достижения соглашений, базирующихся на настоящем Международном Стандарте, рекомендуется изучить возможности применения самого последнего издания указанного ниже нормативного документа. Для ссылок без указания даты необходимо использовать самое последнее издание этого нормативного документа. Члены ISO и IEC ведут перечни действующих международных стандартов.

ISO 9000:2000 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

ISO 14050:2002 Менеджмент окружающей среды. Словарь.

3 Термины и определения

В настоящем Международном Стандарте применяются термины и определения, данные в ISO 9000 и ISO 14050, за исключением тех, которые заменены приведенными ниже терминами и определениями.

Термин в определении или примечании, приведенный в любом месте данного раздела, выделен жирным шрифтом, а далее в скобках приводится его входящий номер. Такой выделенный жирным шрифтом термин может быть заменен его полным определением.  

Аудит

систематический, независимый и документированный процесс (3.4.1) получения свидетельств аудита (3.3) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (3.2)

Примечание 1 Внутренние аудиты, иногда называемые "аудиты первой стороной", проводятся обычно самой организацией или от ее имени для внутренних целей, могут служить основанием для декларации о соответствии. Во многих случаях, в частности в малых организациях, независимость может быть продемонстрирована отсутствием ответственности за деятельность, которая подвергается аудиту.

Примечание 2 Внешние аудиты включают в себя аудиты, обычно называемые "аудиты второй стороной" и "аудиты третьей стороной". Аудиты второй стороной проводятся сторонами, заинтересованными в деятельности организации, например потребителями или другими лицами по их поручению. Аудиты третьей стороной проводятся внешними, независимыми организациями, например такими, которые осуществляют сертификацию или регистрацию соответствия требованиям ISO 9001 и ISO 14001.

Примечание 3 Если система менеджмента качества и система менеджмента окружающей среды проверяются одновременно, это называется "комплексным аудитом".

Примечание 4 Если две или более аудирующие организации объединяются для проверки одного аудируемого (3.7), это называется "совместным аудитом".

Критерии аудита

совокупность политик, процедур или требований  

Примечание Критерии аудита используются как базис, с которым сопоставляют свидетельства аудита (3.3)

Свидетельства аудита

записи, изложения фактов или другая информация, которые связанны с критериями аудита (3.2) и могут быть проверены.

Примечание Свидетельство аудита может быть качественным или количественным.

Наблюдения аудита

результаты оценки собранных свидетельств аудита (3.3) в зависимости от критериев аудита (3.2)

Примечание Наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможности улучшения.

3.5 заключение по результатам аудита

выходные данные аудита (3.1), предоставленные группой по аудиту (3.9) после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита (3.4)

Заказчик аудита

организация или лицо, заказавшее аудит (3.1)

Примечание Заказчиком аудита может быть проверяемая организация (3.7) или любая другая организация, которая имеет нормативную или контрактную основу для заказа аудита

Проверяемая организация

организация, подвергающаяся аудиту

Аудитор

лицо, обладающее компетентностью (3.14) для проведения аудита (3.1)

Группа по аудиту

один или несколько аудиторов (3.8), проводящих аудит (3.1) при поддержке технических экспертов (3.10) в случае необходимости

Примечание 1 Один из аудиторов в группе по аудиту назначается руководителем группы по аудиту.

Примечание 2 В группу по аудиту могут входить стажеры.

Технический эксперт

лицо, которое обеспечивает специальными знаниями или опытом группу по аудиту (3.9)

Примечание 1 Под специальными знаниями или опытом подразумеваются знания или опыт применительно к проверяемым организации, процессу или деятельности, или знание языка и культуры.

Примечание 2 Технический эксперт не имеет полномочий аудитора (3.8) в группе по аудиту.

Программа аудита

совокупность одного или нескольких аудитов (3.1), запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели

Примечание Программа аудита включает всю деятельность, необходимую для планирования, организации и проведения аудитов

3.12 план аудита

описание деятельности и мероприятий по аудиту (3.1)

Область аудита

объем и границы аудита (3.1)

Примечание Область аудита обычно включает в себя описание местонахождения, организационной структуры, видов деятельности и процессов организации, а также охватываемого периода времени.

Компетентность

выраженная способность применять свои знания и умение.

Принципы проведения аудита

Аудит опирается на ряд принципов. Они делают аудит эффективным и надежным инструментом, содействующим политике и управлению со стороны руководства, обеспечивающим информацией, на базе которой организация может принимать меры для улучшения своей деятельности. Следование этим принципам является предпосылкой получения надежных и достаточных заключений по результатам аудита и позволяет аудиторам, работающим независимо друг от друга, делать аналогичные заключения при аналогичных обстоятельствах.

Аудиторы должны руководствоваться следующими принципами:

a) этичное поведение - основа профессионализма

Доверие, честность, конфиденциальность и вежливость являются важным условием проведения аудита

b) беспристрастность - обязательство отчитываться правдиво и точно

Наблюдения аудита, заключения по результатам аудита и записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту. Существенные помехи, выявленные во время аудита, а также неразрешенные проблемы или разногласия между группой аудиторов и проверяемой организацией отражаются в отчетах.

c) профессиональное прилежание - проявление аккуратности и здравого смысла при проведении аудита

Аудиторы проявляют профессиональное прилежание в соответствии с важностью выполняемой задачи и доверием, возложенным на них заказчиком аудита и другими заинтересованными сторонами. Наличие необходимой компетентности является важным фактором.

Следующие принципы относятся к аудиту, который по определению является независимым и систематическим.

d) независимость - основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита

Аудиторы независимы от проверяемой деятельности и свободны от предубеждений и конфликта интересов. Аудиторы опираются на объективные суждения во время всего процесса аудита с целью обеспечения того, что в основе наблюдений и заключений по результатам аудита находятся только свидетельства аудита

e) подход на основе фактов - рациональный метод для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита при систематическом процессе аудита

Свидетельство аудита проверяемо. Оно основывается на выборках доступной информации, поскольку аудит осуществляется в ограниченный период времени и ограниченными ресурсами. Использование соответствующих выборок тесно связано с достоверностью, которая должна присутствовать в заключениях по результатам аудита.

Рекомендации следующих разделов настоящего Международного Стандарта основываются на вышеуказанных принципах.

Общие положения

Программа аудита может включать один аудит или более, в зависимости от размера, характера деятельности и сложности проверяемой организации. Эти аудиты могут иметь ряд целей, а также включать комплексные и совместные аудиты (см. примечания 3 и 4 к определению аудита в п. 3.1).

Программа аудита также охватывает всю деятельность, которая необходима для планирования и организации типов и количества аудитов, а также для обеспечения их ресурсами, необходимыми для проведения их эффективно и результативно в установленное время.

Организация может разработать более одной программы аудита.

Высшее руководство организации должно делегировать полномочия по управлению программой аудита.

Ответственные за управление программой аудита должны:

разрабатывать, выполнять, отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита,

определять необходимые ресурсы и обеспечивать их наличие.

 

На рис. 1 изображена блок-схема процесса управления программой аудита.

Рисунок 1. Иллюстрация блок-схемы процесса управления программой аудита

Примечание 1 Рисунок 1 иллюстрирует также применение методологии "Планируй- Делай- Проверяй- Действуй" в рамках настоящего Международного Стандарта. 

Примечание 2 Цифры в этом и последующих рисунках указывают на соответствующий раздел настоящего Международного Стандарта.

Если в проверяемой организации действуют две системы менеджмента качества и окружающей среды, в программу аудита могут быть включены комплексные аудиты. В таком случае необходимо обратить особое внимание на компетентность группы по аудиту.

Две или более проверяющие организации могут сотрудничать в части своих программ аудита, осуществляя совместный аудит. В этом случае необходимо обратить особое внимание на разделение ответственности, обеспечение всех дополнительных ресурсов, компетентность группы по аудиту и используемые процедуры. Прежде чем начнется аудит, необходимо достичь соглашения по этим вопросам.

Практическая помощь — примеры программ аудита Программы аудита могут включать следующее: a) ряд внутренних аудитов, охватывающих систему менеджмента качества организации в текущем году; b) аудиты второй стороной систем менеджмента потенциальных поставщиков критической продукции, которые должны проводиться в течение 6 месяцев; c) сертификационные и надзорные аудиты, проводимые органом по сертификации систем менеджмента окружающей среды в качестве третьей стороны в период времени, согласованный между органом по сертификации и заказчиком. Управление программой аудита включает в себя планирование, обеспечение ресурсами, разработку процедур для проведения аудитов в объеме программы.

Цели программы аудита

Для того чтобы спланировать аудиты и провести их, необходимо определить цели программ аудитов.

Эти цели могут основываться на:

a) приоритетах менеджмента;

b) коммерческих намерениях;

c) требованиях системы менеджмента;

d) законодательных, нормативных и контрактных требованиях;

e) необходимости оценивания поставщика;

f) требованиях потребителя;

g) потребностях других заинтересованных сторон;

h) рисках организации.

Практическая помощь – примеры целей программы аудита Цели программ аудита могут включать: a) подтверждение соответствия требованиям стандарта на систему менеджмента в целях сертификации; b) подтверждение соответствия требованиям контракта; c) получение и поддержание уверенности в возможностях поставщика; d) содействие улучшению системы менеджмента.

Объем программы аудита

Объем программы аудита может изменяться, и он может зависеть от размера, характера и сложности проверяемой организации, а также следующих факторов:

a) области распространения, цели и продолжительности каждого запланированного аудита;

b) частоты проведения аудитов;

c) количества, важности, сложности, сходства и размещения проверяемых процессов;

d) стандартов, законодательных, нормативных и контрактных требований, а также других критериев аудита;

e) потребности в аккредитации или сертификации/регистрации;

f) результатов предыдущих аудитов или анализа предыдущих программ аудитов;

g) языковых, культурных и социальных аспектов;

h) мнения заинтересованных сторон;

i) существенных изменений в организации или ее деятельности.

Ответственность

Ответственность за управление программой аудита должна возлагаться на одно или несколько лиц, понимающих принципы аудита, обладающих компетентностью аудитора и умеющих пользоваться инструментами и методами аудита. Эти лица также должны обладать управленческими навыками, а также понимать технические вопросы и вопросы бизнеса той области, которая будет проверяться.

Лица, ответственные за управление программой аудита, должны:

а) устанавливать цели и объем программы аудита;

b) устанавливать ответственных и процедуры, обеспечивать наличие ресурсов;

c) обеспечивать выполнение программы аудита;

d) обеспечивать ведение соответствующих записей по программе аудита;

e) отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита.

Ресурсы

При определении ресурсов для программы аудита необходимо учитывать следующее:

a) финансовые ресурсы для разработки выполнения, управления и улучшения деятельности по аудитам;

b) методы аудита;

c) процессы достижения и поддержания компетентности аудиторов и совершенствования показателей их деятельности;

d) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, достаточной для достижения целей конкретной программы аудитов;

e) объем программы аудита;

f) время для переездов, размещение и другие потребности аудита.

Процедуры

Процедуры программы аудита должны охватывать следующее:

a) планирование и составление графиков аудитов;

b) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;           

c) выбор соответствующих групп по аудиту и распределение ролей и ответственности;

d) проведение аудитов;

e) проведение последующих аудитов, если это требуется;

f) ведение записей программы аудита;

g) мониторинг выполнения программы аудита и ее результативности;

h) отчет высшему руководству об общих результатах программы аудита.

Малым организациям можно вышеперечисленные действия охватить одной процедурой.

Выполнение программы аудита

Выполнение программы аудита должно охватывать следующее:

a) доведение программы аудита до соответствующих сторон;

b) координирование и составление графиков аудитов и других действий, относящихся к программе аудитов;

c) установление и поддержание процесса оценивания аудиторов и их постоянного профессионального развития в соответствии с положениями п.п. 7.6 и 7.5;

d) обеспечение подбора групп по аудиту;

e) предоставление необходимых ресурсов группам по аудиту;

f) обеспечение проведения аудитов в соответствии с программой аудита;

g) обеспечение управления записями по аудиту;

h) обеспечение анализа и утверждение отчетов по аудиту, а также обеспечение их рассылки заказчикам аудита и другим сторонам;

i) организацию последующих аудитов.

Записи программы аудита

Записи ведутся с целью демонстрации выполнения программы аудита и должны включать в себя следующее:

a) записи, относящиеся к отдельным аудитам, такие, как:

- планы аудита;

- отчеты по аудиту;

- отчеты о несоответствиях;

- отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям;

- отчеты по последующим аудитам (при необходимости).

b) результаты анализа программы аудита;

c) записи, относящиеся к персоналу, выполняющему аудит, и освещающие такие вопросы, как:

- оценивание компетентности аудитора и его работы;

- формирование группы по аудиту;

- поддержание и повышение компетентности.

Записи должны храниться и надлежащим образом защищаться.

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПО АУДИТУ

Общие положения

Настоящий раздел содержит рекомендации по планированию и проведению аудитов как составной части программы аудита. На рис. 2 показано общее представление типичной деятельности при проведении аудита. Степень, в которой применимы положения данного раздела в каждом конкретном случае, зависит от объема и сложности каждого конкретного аудита, а также предполагаемого использования заключений по результатам аудита.  

Рисунок 2 Общее представление типичной деятельности при проведении аудита.

Примечание Пунктирная линия указывает на то, любая последующая деятельность обычно не рассматриваются как часть аудита. 

Инициирование аудита

Подготовка рабочих документов

Члены группы по аудиту должны проанализировать информацию, имеющую отношение к их заданиям при проведении аудита, и подготовить рабочие документы, которые будут необходимы в качестве справочного материала для регистрации хода аудита. Такие документы могут включать:

контрольные перечни и планы выборки;

формы записи такой информации, как, свидетельства и наблюдения аудита, протоколы совещаний.

Использование контрольных перечней и форм не должно сужать границы аудиторской деятельности, которые могут быть изменены на основании полученной во время аудита информации.

Рабочие документы и появляющиеся в результате их использования записи должны храниться как минимум до завершения аудита. Хранение документов после завершения аудитов описано в п. 6.7. Документы, содержащие конфиденциальную информацию либо информацию, на которую распространяются права собственности, должны быть соответственно защищены членами группы по аудиту во время ее использования.

6.5 Проведение аудита "на месте"

6.5.1 Проведение вводного совещания

Вводное совещание должно проводиться вместе с руководством проверяемой организации или, где это приемлемо, с теми, кто несет ответственность за проверяемые функции или процессы. Цели этого совещания:

a) подтвердить план аудита;

b) провести краткий обзор предстоящей деятельности по аудиту;

c) подтвердить каналы обмена информацией;

d) дать возможность проверяемым задать вопросы.

Практическая помощь — вводное совещание Во многих случаях, например при внутренних аудитах в малых организациях, вводное совещание может предусматривать только сообщение о том, что аудит будет проведен, и объяснять его характер. Для других аудитов вводное совещание должно быть официальным с регистрацией присутствующих. Совещание проводится под председательством руководителя группы по аудиту. Должны быть освещены, если приемлемо, следующие вопросы: a) представление участников с указанием их роли в проведении аудита; b) подтверждение целей, области и критериев аудита; c) подтверждение графика проведения аудита и других мероприятий с участием проверяемой организации: таких, как дата и время заключительного совещания, любые промежуточные совещания группы по аудиту и руководства проверяемой организации, возможные дальнейшие изменения; d) методы и процедуры, которые будут использованы при проведении аудита, включая информирование организации о том, что свидетельства аудита будут основаны на выборке доступной информации, поэтому в аудите будет присутствовать элемент неопределенности; e) подтверждение официальных каналов связи между группой по аудиту и проверяемой организацией; f ) подтверждение языка, который будет использоваться во время аудита; g ) подтверждение того, что проверяемая организация будет информирована о ходе аудита во время его проведения; h ) подтверждение доступности ресурсов и средств, необходимых группе по аудиту; i ) подтверждение условий конфиденциальности; j ) подтверждение соответствующих процедур по обеспечению безопасности группы по аудиту, ее защиты от аварий и непредвиденных случаев; k ) подтверждение наличия, ролей и личностей сопровождающих; l ) методы составления отчетов, включая классификацию несоответствий; m ) информация об условиях, при которых аудит может быть прекращен; n ) информация о любой системе апелляций по проведению или результатам аудита.

Сбор и проверка информации

В процессе аудита информация, относящаяся к целям, области и критериям аудита, включая информацию, имеющую отношение к взаимодействию между функциями, деятельностью и процессами, должна быть собрана на основе соответствующей выборки и проверена. Только информация, поддающаяся проверке, может быть свидетельством аудита. Свидетельства аудита должны протоколироваться.

Свидетельства аудита основываются на выборке доступной информации, поэтому присутствует элемент неопределенности при проведении аудита, и выводы, которые делаются во время аудита, должны учитывать эту неопределенность.

Рис. 3 иллюстрирует общее представление процесса от сбора информации до достижения заключений по результатам аудита.

Рисунок 3. Общее представление процесса от сбора информации до достижения заключений по результатам аудита.

Методы сбора информации включают:

a) интервью;

b) наблюдение деятельности;

c) анализ документов.

Практическая помощь – источники информации Источники информации могут меняться в зависимости от области и сложности аудита и могут включать: a) интервью с сотрудниками и другими лицами; b) наблюдения видов деятельности, производственной среды и условий работы; c) такие документы, как: политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешения, спецификации, чертежи, контракты или заказы; d ) такие записи, как: технический контроль, протоколы совещаний, отчеты по аудитам, записи по отслеживанию программ и результаты измерений; e ) итоговые данные, результаты анализов и показатели эффективности; f ) информацию о программах выборки проверяемой организации, о процедурах управления выборкой и процессами измерения; g ) записи из других источников, например обратная связь от потребителей, соответствующая информация от внешних организаций и записи по оценке поставщиков; h ) компьютеризированные базы данных и веб-сайты.

Практическая помощь – проведение интервью Интервью является одним из важных средств сбора информации и должно проводиться с учетом ситуации и характера опрашиваемого. При этом аудитор должен принимать во внимание следующее: a) интервью должно проводиться с лицами, которые осуществляют деятельность или выполняют задачи в пределах области аудита в соответствующих функциональных подразделениях и на соответствующих уровнях; b) интервью должно проводиться в течение обычного рабочего времени и, где это возможно, на обычном рабочем месте человека, с которым проводится интервью; c) должны быть приняты все меры для того, чтобы опрашиваемое лицо находилось в естественной, непринужденной обстановке до и во время проведения интервью; d) необходимо объяснить как причину опроса, так и необходимость ведения записей; e) опрос следует начинать с просьбы рассказать о своей работе; f) необходимо избегать наводящих вопросов; g) результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы вместе с опрашиваемым; h) необходимо поблагодарить опрашиваемого за участие и сотрудничество.

Получение наблюдений аудита

Свидетельства аудита должны быть оценены по критериям аудита с тем, чтобы получить наблюдения аудита. Наблюдения аудита могут указать на соответствие или несоответствие критериям аудита. В тех случаях когда это установлено целями аудита, наблюдения аудита могут идентифицировать возможности для улучшения.

Группа по аудиту должна собираться, когда это необходимо, для анализа наблюдений аудита на соответствующих этапах аудита.

Должен быть подведен итог соответствия критериям аудита с указанием подразделений, функций или процессов, которые были проверены. Если это включено в план аудита, то отдельные наблюдения аудита и их свидетельства должны протоколироваться.

Несоответствия и их свидетельства должны протоколироваться. Несоответствия могут быть классифицированы. Они должны анализироваться совместно с соответствующими представителями проверяемой организации, чтобы получить подтверждение точности свидетельства аудита и того, что несоответствие понято. Необходимо всеми способами устранить разногласия во мнениях по наблюдениям аудита или свидетельствам аудита, неразрешенные вопросы должны протоколироваться.

Подготовка заключения по результатам аудита

Группа по аудиту до заключительного совещания должна встречаться для того, чтобы:

a) проанализировать наблюдения аудита и любую другую соответствующую информацию, собранную во время аудита, для определения соответствия целям аудита;

b) согласовать заключения по результатам аудита с учетом элемента неопределенности, присущего процессу аудита;

c) подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;

d) обсудить последующие аудиты, если это включено в план аудита.

Практическая помощь - заключения по результатам аудита Заключения по результатам аудита могут охватывать следующее: a) степень соответствия системы менеджмента критериям аудита; b) результативность внедрения, функционирования и улучшения системы менеджмента; c) способность процесса анализа со стороны руководства обеспечивать постоянную пригодность, адекватность и результативность системы менеджмента, а также ее улучшение. Если это установлено целями аудита, заключения по результатам аудита могут содержать рекомендации относительно улучшений, деловых взаимоотношений, сертификации/ регистрации либо дальнейшей деятельности по аудиту.

Подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту

Подготовка отчета по аудиту

Руководитель группы несет ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту.

Отчет по аудиту должен содержать полные, точные, краткие и ясные записи по аудиту и должен включать в себя или делать ссылку на следующее:

a) цели аудита;

b) область аудита, а именно на указание организационных и функциональных единиц, где проходил аудит, с указанием сроков;

c) указание заказчика аудита;

d) указание руководителя группы по аудиту и членов группы по аудиту;

e) даты и участки проведения аудита "на месте";

f) критерии аудита;

g) наблюдения по аудиту;

h) заключения по результатам аудита.

Отчет по аудиту может, если применимо, также включать в себя или делать ссылку на следующее:

i) план аудита;

j) список представителей проверяемой организации;

k) краткое описание процесса аудита, включая случайности или препятствия аудиту, которые могут снизить доверие к заключению по результатам аудита;

l) подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита и в соответствии с планом аудита;

m) элементы, не охваченные аудитом, но входящие в область аудита;

n) неразрешенные разногласия во мнениях между группой по аудиту и проверяемой организацией;

о) рекомендации, направленные на улучшение, если это предусмотрено целями аудита;

р) согласованные планы последующих аудитов, если таковые необходимы;

q) заявление о конфиденциальном характере содержания;

r) список рассылки отчета по аудиту.

Завершение аудита

Аудит считается завершенным тогда, когда работа, предусмотренная планом, закончена, а утвержденный отчет по аудиту разослан.

Документы, имеющие отношение к аудиту, должны храниться или уничтожаться в соответствии с соглашением между сторонами, процедурами программы аудита и приемлемыми законодательными, нормативными и контрактными требованиями.

Если это не предусмотрено законом, группа по аудиту и ответственные за управление программой аудита не должны раскрывать содержание документов и другой информации, полученной во время аудита, так же как и отчетов по аудиту любой другой стороне без явного согласия заказчика аудита и, если приемлемо, проверяемой организации. Если же требуется раскрыть содержание какого-либо документа аудита, заказчик аудита и проверяемая организация должны быть проинформированы об этом как можно быстрее.

6.8 Проведение последующих за аудитом действий

В заключении по результатам аудита может содержаться указание на выполнение корректирующих, предупреждающих действий и (при необходимости) действий по улучшению. Эти действия обычно назначаются и выполняются проверяемой организацией в согласованные сроки и не рассматриваются как часть аудита. Проверяемая организация должна информировать заказчика аудита о статусе этих действий.

Завершение и результативность корректирующих действий должны быть проверены. Эта проверка может быть частью последующего аудита.

Программа аудита может предусматривать проведение последующих аудитов теми членами группы по аудиту, опыт которых наиболее полезен. В подобных случаях должно быть уделено внимание обеспечению независимости при последующих аудитах.

Общие положения

Доверие и достоверность в процессе аудита зависят от компетентности тех, кто осуществляет аудит. Такая компетентность основывается на демонстрации следующего:

личных качеств, приведенных в п. 7.2;

способности применить знания и навыки, описанные в п. 7.3, которые основаны на образовании, опыте работы, обучении аудиту, опыте аудитов, как это описано в п. 7.4.

Концепция компетентности аудиторов показана на рис. 4. Некоторые знания и навыки, описанные в п. 7.3, являются общими как для аудиторов систем менеджмента качества, так и аудиторов систем менеджмента окружающей среды, а некоторые из них специфичны для аудиторов каждой из этих дисциплин.

Аудиторы развивают, поддерживают и повышают уровень своей компетентности посредством постоянного профессионального развития и регулярного участия в аудитах (см. п. 7.5).

Процесс оценивания аудиторов и руководителей групп по аудиту описан в п. 7.6.

Рисунок 4. Концепция компетентности

Личные качества

Аудитор должен обладать личными качествами, позволяющими ему работать в соответствии с принципами проведения аудита, описанными в разделе 4.

Аудитор должен быть:

a) этичным, т. е. справедливым, правдивым, искренним, честным и вежливым; 

b) открытым, т. е. способным рассматривать альтернативные идеи или различные точки зрения;

c) дипломатичным, т. е. тактичным в отношениях с людьми;

d) наблюдательным, т. е. активно изучать окружающую обстановку и деятельность;

e) восприимчивым, т. е. способным предчувствовать и правильно понимать ситуации;

f) гибким, т. е. легко адаптироваться в различных ситуациях;

g) упорным, т. е. умеющим сосредоточиться на достижении целей;

h) решительным, т. е. вовремя принимать решения, основанные на логических рассуждениях и анализе;

уверенным, т. е. действовать независимо и в то же время эффективно сотрудничать с другими.

Знания и навыки

7.3.1 Общие знания и навыки аудиторов систем менеджмента качества и/или окружающей среды

Аудиторы должны обладать знаниями и навыками в следующих областях:

a) Принципы, процедуры и методы аудита: это дает возможность аудитору использовать в различных аудитах то, что приемлемо, обеспечивая проведение аудитов последовательно и методически грамотно. Аудитор должен уметь:

применять принципы, процедуры и методы аудита;

планировать и результативно организовывать работу;

проводить аудиты в рамках установленного графика;

расставлять приоритеты и фокусироваться на наиболее важном;

собирать информацию посредством результативного интервью, прослушивания, осмотра и анализа документов, записей и данных;

понимать приемлемость и последствия использования методик выборки при аудите;

проверять правильность собранной информации;

подтверждать достаточность и приемлемость свидетельств аудита для получения наблюдений аудита и заключений по результатам аудита;

оценивать те факторы, которые могут влиять на достоверность наблюдений аудита и заключений по результатам аудита;

использовать рабочие документы для ведения записей по аудиту;

готовить отчеты по аудиту;

обеспечивать конфиденциальность и сохранность информации;

результативно общаться, используя личные знания языков или переводчика.

b) Система менеджмента и ссылочные документы: это дает возможность аудитору понимать область аудита и применять критерии аудита. Знания и навыки в этой области должны охватывать:

применение систем менеджмента к различным организациям;

взаимодействие между компонентами системы менеджмента;

стандарты систем менеджмента качества или окружающей среды, применимые процедуры или другие документы систем менеджмента, используемые в качестве критериев аудита;

понимание приоритетов ссылочных документов и различий между ними;

использование ссылочных документов в различных ситуациях при проведении аудита;

информационные системы и технологии, используемые для утверждения, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами, данными и записями.

c) Принципы функционирования организации: это позволяет аудитору понять среду проверяемой организации. Знания и навыки в этой области должны охватывать:

размер, структуру, функции организации и взаимоотношения внутри нее;

основные бизнес-процессы и соответствующую терминологию;

культурные и социальные обычаи проверяемой организации.

d) Применяемые законы, нормы и другие требования, относящиеся к отрасли: это дает возможность аудитору понимать требования, возлагаемые к проверяемой организации, и работать в их пределах. Знания и навыки в этой области должны охватывать:

местные, региональные и национальные законы, коды и нормативы;

контракты и договора;

международные соглашения и конвенции;

другие требования, которые организация приняла обязательство выполнять.

Характеристика