Определение вида и стиля презентации

Автору необходимо определить, каким образом состоится публикация презентации. Очевидно, что, например, при защите дипломной работы представлять ее на экране компьютера или публиковать в Интернете нет смысла. Не каждое учебное заведение обладает комплектом компьютерной проекционной аппаратуры (если таковая имеется, следует выбрать вариант презентации на экране) или сетью инт-ранет.

Во многих случаях удобно выводить презентационный документ на 35-мм слайды, потому что слайд-проекторы весьма распространены. Многие модели позволяют управлять демонстрацией дистанционно. Однако в этом варианте есть свои подводные камни. Во-первых, слайд-принтеры, переносящие изображение с компьютера на слайды, — чрезвычайно дорогое и редкое оборудование. Во-вторых, доклад предстоит делать в полумраке, необходимом для проецирования изображения со слайда на экран, что не всегда уместно.

Остаются еще два варианта: распечатать презентацию на прозрачной пленке в черно-белом или цветном режиме. Мы советуем выбирать цветную распечатку, но если нет доступа к цветному принтеру (струйному или лазерному), подойдет и черно-белая печать.

Важным параметром является определение формата страниц презентации. Следует помнить, что при распечатке слайдов надо указывать реальные размеры печатного листа. В случае вывода на экран компьютера в режиме создания презентации используется то разрешение и тот цветовой охват, которые установлены по умолчанию в операционной системе. Напомним, что цветовой охват документов для публикации в Интернете не может превышать 256 цветов.

Работа с текстовым содержанием

В нижнем колонтитуле на каждом слайде следует указать заголовок презентации. Он должен совпадать с темой презентации. На левой панели структуры презентации показаны значки всех слайдов и весь текст, размещенный на них. Если использованы шаблоны, предлагаемые PowerPoint, то их текст следует заменить собственным содержанием.

Иногда полезно изменить принятый по умолчанию размер шрифта заголовка, если он занимает более двух строк и выглядит неопрятно. Часто для лучшего представления следует изменить тип выравнивания заголовка. Обычно заголовки выравнивают по центру.

Ниже заголовка обычно размещен текстовый блок, в который автоматически заносятся сведения об авторе, взятые программой из данных операционной системы. При необходимости надо подставить данные о реальном авторе презентации.

На следующем этапе полезно выровнять положение текстовых блоков на слайде, для чего их можно выделить (при этом границы блока должны обозначаться серым цветом) и с помощью клавиш управления курсором разместить в нужном месте.

Обратите внимание на то, что колонтитул по умолчанию присутствует и на первой странице. Это считается ошибкой, так как колонтитулы призваны дублировать заголовки.

Текстовое содержание на слайдах можно создавать, ориентируясь на советы, имеющиеся в тексте самого шаблона. Однако, в первую очередь, следует исходить из собственного представления о методике преподнесения темы слушателям. В шаблонах даны самые лишь общие рекомендации, к тому же составленные исходя из американских методических представлений.

Любая часть текста на слайдах может быть отформатирована согласно предпочтениям автора. Для этого служат кнопки управления параметрами форматирования на панели инструментов и средства, предоставляемые диалоговыми окнами Шрифт и Список.

Важным инструментом PowerPoint при работе с текстом являются средства проверки орфографии. Хотя они и не могут в полной мере заменить профессионального корректора, в большинстве случаев они страхуют автора от досадных неприятностей. При этом нельзя забывать, что ответственность за правописание лежит все-таки на авторе, а не на программе.

Работа с таблицами

Таблицы, размещаемые на слайдах презентации, должны быть простыми и понятными. Недопустимо применение таблиц со сложной структурой, так как времени на их изучение у аудитории нет. Назначение и характер данных в таблице должны быть понятны с первого взгляда.

Вообще таблица не самый выигрышный вариант представления материала. Попробуйте заменить ее более наглядным объектом представления, например диаграммой или графиком. Но если отказаться от таблиц не удается, применяйте их в минимально возможном количестве. Две-три таблицы на доклад можно считать верхним пределом, большее число вызовет потерю внимания аудитории.

Размещая таблицу на слайде, сделайте ее ячейки крупными, чтобы все данные в них читались ясно. Следует избегать размещения в ячейках текста длиной более одного-двух слов. Лучше всего таблицы выглядят, когда в ячейках размещаются только цифры и специальные значки.

Для привлечения внимания к таблице используются следующие элементы оформления: разделительные линии разной толщины и цвета; фоновый цвет для отдельных ячеек, столбцов, строк или таблицы в целом; эффекты анимации.

Таблица в PowerPoint может быть создана несколькими способами.

1. Рисованием непосредственно в поле слайда с помощью инструмента Таблицы и Границы панели инструментов.

2. Интерактивным указанием числа строк и столбцов (протягиванием мыши в рабочем поле) инструмента Добавить таблицу панели инструментов.

3. Копированием и вставкой через буфер обмена таблиц из внешних приложений (например Microsoft Word, Microsoft Excel и других).

4. Вставкой объекта (таблицы) из внешних приложений (с внедрением или связыванием) средствами меню Вставка.

У каждого из описанных способов есть свои преимущества и недостатки. При рисовании таблицы в PowerPoint обеспечены наглядность и интерактивность, простые методы редактирования. При вставке таблицы из внешнего приложения можно использовать уже готовые наработки, а связав таблицу с файлом, быть всегда уверенным, что на слайде отражены последние изменения в данных.

Работа с диаграммами

Диаграммы и графики являются одним из наиболее эффективных и наглядных средств представления данных. Их преимущество заключается в возможности визуализации значений “сухих” цифр. Глядя на цифры, человек длительное время осмысливает их значение и анализирует соотношения. Диаграмма способна сразу показать относительные параметры и развитие тенденций. Поэтому применение диаграмм различного типа в презентации всячески приветствуется. К тому же, программа PowerPoint поддерживает некоторые специальные средства для создания и анимации диаграмм.

Непосредственно на слайде диаграмму создают с помощью внешнего приложения Microsoft Graph, запускающая кнопка которого находится на панели инструментов PowerPoint. Такой способ удобен благодаря простому, интуитивно понятному интерфейсу и доступу к многочисленным инструментам редактирования диаграммы. К тому же, к диаграммам в формате Microsoft Graph может быть применена особая анимация, позволяющая выводить элементы диаграммы по частям.

Другим способом размещения диаграммы на слайде является вставка объекта Диаграмма Microsoft Excel. В этом случае редактирование содержания возможно только средствами Excel. Однако такой объект может автоматически отслеживать изменения в файле-родителе (при их связывании) и тем самым приобретает свойство автоматического обеспечения актуальности. Это особенно важно при групповой разработке проекта, когда согласованность данных, используемых разными исполнителями, имеет ключевое значение.

Работа с иллюстрациями

Под иллюстрацией мы понимаем графическое изображение, созданное во внешних по отношению к PowerPoint приложениях. Выразительные, правильно подобранные иллюстрации способны существенно улучшить привлекательность презентации любого стиля.

В некоторых случаях иллюстрации могут играть ключевую роль, стать основной темой доклада. Например, без качественного иллюстративного ряда невозможно подготовить презентации, связанные с архитектурой, строительством, туристическими услугами. Простые иллюстрации можно взять из библиотек готовых элементов (клипартов), входящих в пакет поставки Microsoft Office. Существуют также библиотеки изображений самой разной тематики, распространяемые на CD - ROM . Многие из них отличаются хорошим качеством и вполне могут быть использованы в презентации. Важным источником иллюстраций является Интернет, хотя в каждом конкретном случае следует выяснить у их публикатора, как обстоит дело с правами на их использование.

Вместе с тем, настоящие профессионалы предпочитают создавать собственные иллюстрации в таких программах, как Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, CorelDraw, Painter и других. Хотя такая работа отличается трудоемкостью, индивидуальный подбор иллюстраций позволяет добиться высочайшего качества презентаций, что будет по достоинству оценено аудиторией.

У готовых изображений, взятых из свободно распространяемых коллекций, есть недостаток, связанный с тем, что они широко известны. Слушатели могут подумать, что докладчик либо готовил материалы в спешке, либо посчитал, что для данной темы этого достаточно. Особенно негативную реакцию такой подход вызовет в среде профессионалов компьютерной графики, рекламного дизайна, средств массовой информации. Если презентация рассчитана на аудиторию, разбирающуюся в компьютерах и графике, особенно при открытой публикации ее в Интернете, следует самым серьезным образом подойти к вопросу создания иллюстраций, а не использования готовых коллекций.

Использование некоторых форматов графических файлов в PowerPoint имеет свои особенности и специализированные области применения. Эти особенности надо четко представлять, чтобы не получилось так, что при публикации в Интернете

невозможно просмотреть иллюстрацию из-за ее огромного размера, а при печати на принтере невозможно получить качественный оттиск из-за низкого разрешения изображения. В PowerPoint допустимо использовать графические файлы следующих форматов.

• .BMP (BitMap) — формат хранения растровых изображений, ориентированный на операционную систему Windows. Такие изображения удобно переносить через буфер обмена. Рекомендуется использовать для снимков экрана, значков и других элементов Windows.

• .CDR (CorelDraw) — формат хранения векторных изображений программы CorelDraw. Программа PowerPoint поддерживает импорт файлов .cdr, .cdt, .cmx и .pat версий 3.0,4.0,5.0 и 6.0. На файлы накладываются следующие ограничения: текстуры Object и PostScript заменяются сплошной серой заливкой; градиентная заливка распадается на одноцветные полосы; текст абзацев в нескольких блоках не импортируется. Рекомендуется использовать для векторной графики, рассчитанной на печатное устройство.

• .COM (Computer Graphics Metafile) — универсальный формат хранения векторных изображений, принятый для систем автоматизированного проектирования. Используется для представления чертежей.

• .EMF (Enhanced MetaFile) — расширенный метафайл Windows. Может быть вставлен через буфер обмена. Использовать не рекомендуется.

• .EPS (Encapsulated PostScript) — формат хранения векторных и растровых изображений, разработанный компанией Adobe Systems. Файлы .eps с внедренными предварительными образами форматов TIFF и WMF (метафайл Windows) могут отображаться на экране. Рекомендуется использовать при печати презентации, но только на принтерах, совместимых со стандартом PostScript.

• .FPX (FlashPix) — является общим форматом обмена данными, используемым многими цифровыми фотокамерами. Рекомендуется использовать для электронной публикации презентации.

• .GIF (Graphics Interchange Format) — средство хранения сжатых изображений с фиксированным (256) количеством цветов. Последняя версия формата GIF89a позволяет выполнять чересстрочную загрузку изображений, создавать рисунки с прозрачным фоном и встроенной анимацией. Может быть вставлен через буфер обмена. Рекомендуется применять при публикации в Интернете.

• JPG (Joint Photographic experts Group) — средство хранения растровых изображений с возможностью управления степенью сжатия. Чем выше степень сжатия, тем ниже качество рисунка. Может быть вставлен через буфер обмена. Рекомендуется использовать только для электронной публикации, в том числе в Интернете.

• .PCD (PhotoCD) — формат хранения графических изображений высокого качества. Файл имеет внутреннюю структуру, позволяющую хранить изображение с фиксированными величинами разрешений. По умолчанию в PowerPoint импортируется изображение с разрешением 768x512. Рекомендуется использовать для печати презентации на 35-мм слайдах или выводных устройствах высокого качества.

• .РСТ (Macintosh PICT) — формат рисунков операционной системы компьютеров Apple Macintosh. Копируя файлы Macintosh PICT на компьютер, работающий под управлением операционной системы Windows, необходимо присваивать им имена с расширением .pet, чтобы в PowerPoint они опознавались как графика PICT.

• .PCX (PC PaintBrush) — устаревший формат хранения растровых изображений, разработанный фирмой Z-Soft. Число цветов ограничено (256). В настоящее время используется редко. Не рекомендуется применять в презентациях.

• .PNG (Portable Network Graphics) — формат хранения изображений, ориентированных на публикацию в Интернете. Поддерживается глубина цвета до 24 бит. Может быть вставлен через буфер обмена. Рекомендуется использовать для электронных публикаций.

• TIP (Tagged Image File format) — средство хранения растровых изображений высокого качества. Диапазон глубины цвета до 32 бит. Рекомендуется применять при выводе презентации на печатное устройство.

• .WMF (Windows MetaFile) — формат хранения векторных изображений операционной системы Windows. Может быть вставлен через буфер обмена. Использовать не рекомендуется.

• .WPG (WordPerfect Graphics) — формат хранения изображений программы WordPerfect. Программа PowerPoint поддерживает файлы версий 1.0, l.Oe и 2.0, что соответствует версиям WordPerfect 6.x и более ранним. В файлах, имеющих внедренные изображения Encapsulated PostScript, теряются данные. Использовать не рекомендуется.

Перечисленные выше форматы графических файлов поддерживаются либо напрямую (их можно вставлять через буфер обмена и обрабатывать в PowerPoint), либо через собственные фильтры импорта PowerPoint. Однако допустимо использовать графику других форматов, если родительское приложение соответствует спецификации OLE . Так, например, на слайды можно вставлять файлы изображений высокого качества программы Adobe Photoshop (расширение имени .psd). В этом случае они могут редактироваться средствами родительской программы.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: