Днепропетровский областной совет

Как видно из этой таблицы, действия, которые могут быть выполнены с помощью макросов, очень разнообразны. Эти макрокоманды можно использовать и в процедурах VBA.

Использование макросов оправдано тем, что их легко создавать, и для этого не нужно изучать синтаксис языка программирования. Для создания макроса требуется знать лишь основные приемы работы в Microsoft Access и Windows, такие как перетаскивание объектов из окна База дан ных (Database) в специальное окно — Конструктор макросов (Macro Design), выбор действия из списка и ввод выражений в качестве аргументов макрокоманды.

Как уже говорилось ранее, основное назначение макросов — это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню; чтобы при открытии приложения пользователь видел на экране не окно База данных (Database), наполненное множеством таблиц, запросов, форм и отчетов, а некую понятную форму, с помощью которой можно было бы сразу производить желаемые действия, и т. д.

С помощью макросов можно создать удобные меню и панели инструментов для приложения.

Но использование макросов имеет и некоторые недостатки, о которых здесь уместно сказать.

- Возможности макрокоманд ограничены по сравнению с возможностями языка VBA, поэтому в ряде случаев без программирования на VBA не обойтись, хотя сначала нужно быть уверенным, что эти дополнительные возможности действительно нужны. Язык VBA предоставляет более широкие возможности для работы с данными, позволяет использовать механизм программирования объектов для связи с другими приложениями, вызывать функции из динамически связываемых библиотек (Dynamic Link Library, DLL) Windows и создавать собственные специализированные функции.

- Макросы можно использовать практически везде, где используются процедуры VBA, однако процедуры VBA, как правило, выполняются быстрее.

- Макросы являются объектами, существующими отдельно от форм и отчетов, в которых они используются, поэтому, когда этих объектов становится очень много, их поддержка достаточно трудоемка. Процедуры обработки событий VBA, используемые в формах и отчетах, являются неотъемлемой частью этих форм и отчетов, и в этом есть свои преимущества. Например, при переносе форм и отче­тов из одной базы данных в другую с ними автоматически переносятся связан­ные процедуры.

Тем не менее, как уже отмечалось, во многих случаях использование макросов вполне оправдано, т. к. это существенно упрощает и ускоряет разработку приложения. С помощью макросов можно создавать небольшие однопользовательские приложения, хотя при создании многопользовательских или клиент-серверных приложений, где скорость работы приложения критична, лучше применять VBA.

Создание макросов

В Access существует специальное средство для создания макросов — Конструктор макросов (Macro Design). Рассмотрим процесс создания макроса с его помощью.

Конструктор макросов

Открыть окно Конструктор макросов (Macro Design) для создания нового макроса можно разными способами:

1. Раскройте список макросов в окне База данных (Database), щелкнув левой кнопкой мыши по ярлыку Макросы (Macros), и нажмите кнопку Создать (New) в верхней части окна.

2. Шелкните по стрелке на кнопке Новый объект (New Object) панели инструментов База данных (Database) и выберите элемент Макрос (Macro).

3. Выполните команду меню Вставка | Макрос (Insert | Macros)

Окно Конструктора построено аналогично Конструктору таблиц, т. е. разделено по горизонтали на две части: панель описаний и панель аргументов.

Верхняя часть окна Конструктора — панель описаний — состоит из нескольких столбцов. По умолчанию на этой панели выводится два столбца: Макрокоманда (Action) и Примечание (Comments). Панель описаний позволяет определить последовательность макрокоманд, из которых состоит макрос.

Строка в столбце Макрокоманда (Action) представляет собой поле со списком, в котором можно выбрать нужную макрокоманду.

Строка в столбце Примечание (Comments) — это обычное текстовое поле, в которое можно ввести комментарий, описывающий выполняемое действие.

Когда поле Макрокоманда (Action) заполнено, в нижней части окна Конструктора макроса появляется панель аргументов, предназначенная для ввода значений аргументов соответствующей макрокоманды. Список полей на этой панели зависит от выбранной макрокоманды и может отсутствовать, если макрокоманда не имеет аргументов. Таким образом, при создании макросов не нужно запоминать список аргументов для каждой макрокоманды.

Панель инструментов Конструктор макросов представлена на рис. 1, а в табл. 2 приведены описания ее кнопок.

Рис . 1. Панель инструментов Конструктор макросов

Таблица 2. Панель инструментов Конструктор макросов

На рис. 2 проиллюстрирован выбор макрокоманды применитьФильтр (ApplyFilter). На панели аргументов имеются два поля, которые позволяют задать имя фильтра и условие отбора записей. Для того чтобы задать условие отбора записей, можно вос­пользоваться построителем выражений

Такой макрос можно использовать в форме или отчете для того, чтобы ограничить число отображаемых записей.

Совет

Для быстрого переключения между панелями описаний и аргументов , так же как при работе с таблицами и запросами в режиме Конструктора , можно использовать кла­ вишу < F 6>.

Существует еще один очень простой способ ввода макрокоманды. Допустим, нужно создать макрос, который должен открывать форму клиенты (Customers) в приложении Борей (Northwind). Для этого в окне База данных (Database) необходимо щелкнуть по ярлыку Формы (Forms), затем, используя панель инструментов, открыть Конструктор макросов (Macro Design) и перетащить с помощью мыши форму Клиен Клиенты (Customers) в поле Макрокоманда (Action) окна Конструктора макросов.

Рис. 2. Окно Конструктора макросов

Совет

Для удобства перетаскивания объектов из окна База данных ( Database ) в форму выберите команду Окно | Слева направо ( Window | Tile Vertically ), чтобы располо жить окна на экране рядом

Тогда в поле Макрокоманда (Action) автоматически появится макрокоманда от-крытьФорму (OpenForm) (рис. 3), а на панели аргументов автоматически заполнятся поля: в поле Имя формы (Form Name) появится имя формы клиенты (Customers), в поле Режим (View) — значение по умолчанию Форма (Form), в поле Режим окна (Window Mode) — значение Обычное (Normal). Остальные поля останутся пустыми. Мы можем в этой же макрокоманде задать фильтр для отбора записей, Для этого введем в поле Имя фильтра (Filter Name) имя какого-нибудь фильтра, например Менеджеры по продажам, который можно было построить как запрос.

Кроме того, можно сделать записи в этой форме недоступными для изменений, для чего в поле Режим данных (Data Mode) необходимо ввести значение Только чтение (Read Only).

Рис. 3. Автоматическое создание макрокоманд путем перетаскивания объектов

Аналогично можно создавать макрокоманды, перетаскивая из окна База данных (Database) таблицы, запросы, отчеты и другие макросы. При этом в окне Конструктора макросов будут появляться соответствующие макрокоманды: ОткрытьТаблицу (ОреnТаblе), ОткрытьЗапрос (OpenQuery), ОткрытьОтчет (OpenReport), ЗапускМакроса (RunMacro).

Для ввода аргументов макрокоманды чаще всего требуется выбирать значения из списков или вводить выражения. Для ввода выражений можно воспользоваться Построителем выражений, кнопка которого находится справа от поля аргумента. Еще одна кнопка Построителя выражений располагается на панели инструментов. Как и в других случаях, перед выражением нужно ставить знак равенства (=). Исключения составляют аргумент Выражение (Expression) макрокоманды задатьЗначение (SetValue) и аргумент Число повторений (Repeat Count) макрокоманды ЗапускМакроса (RunMacro). Если ввести знак равенства перед выражением, задающим значение этих аргументов, то оно будет вычисляться дважды, что может привести к нежелательным результатам.

Если в качестве аргумента макрокоманды необходимо задать имя объекта базы данных, то его можно либо ввести с помощью клавиатуры, либо выбрать из раскрывающегося списка, либо указать название объекта, перетащив его из окна базы данных.

Итак, созданная нами макрокоманда будет открывать форму Клиенты (Customers) в режиме Только чтение (Read Only) и показывать в ней только менеджеров по продажам. Как уже было сказано ранее, макрос может содержать последовательность из нескольких макрокоманд. Поэтому в этом же макросе в следующей строке мы выберем макрокоманду сообщение (MsgBox), которая после открытия формы будет отображать диалоговое окно с сообщением о том, какие клиенты представлены в форме. Для этого введем в поле Сообщение (Message) на панели аргументов текст сообщения, например Установлен фильтр Менеджеры по продажам, остальные поля можем оставить без изменения. Аргумент Сигнал (Веер) определяет, будет ли вывод сообщения сопровождаться звуковым сигналом. Аргумент Тип (Туре) определяет вид диалогового окна сообщения. Аргумент Заголовок (Title) позволяет задать текст, ко­торый будет выведен в заголовке окна сообщения.

Если база данных большая, отбор записей в форме может занять некоторое время, поэтому рекомендуется вывести на экран курсор в форме песочных часов, который будет показывать, что идет обработка данных. Для того чтобы сделать это, воспользуемся макрокомандой ПесочныеЧасы (Hourglass). Макрокоманды в макросе выполняются в той последовательности, в которой они записаны в столбце Макрокоманда (Action), т. е. сверху вниз. Макрокоманду ПесочныеЧасы (Hourglass) следует поставить первой, т. к. курсор должен измениться перед выводом формы. Таким образом, нам нужно вставить новую строку на панели описаний. Для этого установим курсор в первую строку панели и нажмем кнопку Добавить строки (Insert Rows) на панели инструментов или просто клавишу <Insert>. Появится пустая строка. В этой строке в поле Макрокоманда (Action) выберем макрокоманду ПесочныеЧасы (Hourglass). В поле Включить (Hourglass On) панели аргументов появится значение Да (Yes), установленное по умолчанию, что нам и нужно. Чтобы вернуть первоначальный вид указателю мыши, в конце созданного макроса нужно ввести такую же макрокоманду ПесочныеЧасы (Hourglass), но со значением Нет (No) аргумента Включить (Hour­glass On).

Строго говоря, эту макрокоманду лучше поставить перед макрокомандой вывода сообщения на экран. Сделать это элементарно, поскольку макрокоманды легко меняются местами с помощью мыши. Чтобы поменять две последние макрокоманды местами, выделите последнюю строку, щелкнув левой кнопкой мыши по области выделения строк (слева в окне конструктора) и перетащите строку вверх. Горизонтальная линия показывает место нового положения строки. Отпустите кнопку мыши, когда эта линия окажется над предпоследней строкой.

Теперь остается только сохранить созданный макрос. Для этого можно выбрать в меню Файл (File) команду Сохранить как (Save As) или нажать клавишу <F12>. Появится окно сохранения макроса. Занесите в поле ввода имя макроса, соблюдая правила именования объектов Access, например Менеджеры по продажам.

 Замечание

В Microsoft Word и Excel имеются средства автоматической записи макросов . Эти средства очень удобны для изучения VBA , поскольку позволяют автоматически создать процедуру , включив запись макроса , выполнив необходимые действия и оста новив запись . Тогда все действия пользователя , выполняемые после включения записи и до ее остановки , преобразуются в текст процедуры VBA . Затем этот текст можно просмотреть и отредактировать с помощью редактора VBA . В Microsoft Access средств автоматической записи макросов нет , так же как нет и средств автоматической генерации кода VBA ( за исключением того , что создают Мастера ).

Создание групп макросов

При разработке приложения с использованием макросов их количество может оказаться очень большим. Поэтому важно хорошо организовать доступ к нужным макросам. Для этого в одном объекте Макрос (Macro) можно объединить несколько макросов. Например, рекомендуется все макросы, связанные с событиями в форме или отчете, объединить в отдельный объект, соответствующий данной форме или отчету. Для того чтобы можно было это сделать, каждый макрос группы должен иметь свое имя, а имя объекта Макрос (Macro) будет являться именем группы макросов.

Чтобы создать группу макросов, выполните следующее:

1. Откройте Конструктор макросов одним из способов.

2. Нажмите кнопку Имена макросов (Macro Name) на панели инструментов. На панели описаний в окне Конструктора появится еще один столбец — Имя макроса (Macro Name) (рис. 4).

3. В этот столбец введите имя первого макроса. Остальные поля данной строки лучше оставить пустыми — это облегчит перемещение и копирование макрокоманд.

4. Начиная со следующей строки, введите все макрокоманды макроса и соответствующие аргументы для каждой макрокоманды.

5. Пропустите одну строку.

6. Повторите шаги 3—5 для каждого макроса.

Рис. 12.4. Создание группы макросов

На рис. 4 в окне Конструктора представлен макрос клиенты (Customers) базы данных Борей (Northwind). Для указания конца макроса не требуется отдельной макрокоманды. Access продолжает выполнение макроса, входящего в группу, пока не обнаружит строку, содержащую имя в столбце Имя макроса (Macro Name), либо пока не дойдет до последней строки окна макросов.

При обработке макроса пустые строки игнорируются, поэтому их удобно использовать для разделения макросов в группе. Этот прием, а также ввод комментариев для сложных макросов, состоящих из большого числа макрокоманд, позволяет улучшить читаемость макросов.

Для запуска одного из макросов группы используется полное имя макроса, которое формируется таким образом: имяГруппы.имяМакроса.

   Замечание

Можно настроить систему так , чтобы столбец Имя макроса ( Macro Name ) выводил­ся всегда в Конструкторе макросов . Для этого необходимо установить соответст­ вующие параметры на вкладке Вид ( View ) в диалоговом окне Параметры ( Options ).

Назначение макроса событию

Наиболее часто макросы используются в приложении Access для обработки событий. Событие — это любое действие, распознаваемое объектом. Можно определить реакцию объекта на событие. События происходят в результате действий пользова­теля, выполнения инструкций VBA или генерируются системой. Примером событий является вывод на экран формы, отчета, ввод данных в текстовое поле, нажатие кнопки мыши или клавиши. Каждому из этих событий можно назначить макрос или процедуру VBA, которые будут автоматически выполняться в ответ на произо­шедшее событие. Практически все программирование в Access сводится к написа­нию макросов или процедур, обрабатывающих события, т. е. программируется реак­ция объектов на события. Существует большое количество различного рода собы­тий, на которые реагируют объекты, причем часто возникает не одно, а целая последовательность событий.

ВО Первых. Откроем форму Клиенты (Customers) в базе данных Борей. В этой форме отображается информация о клиенте. Допустим, мы хотели бы видеть не только эту информацию, но и данные о купленных клиентом продуктах. Было бы хорошо создать кнопку Заказы клиента, при нажатии которой появлялась бы форма Заказы (Orders) с заказами только того клиента, который в данный момент выбран в форме клиенты (Customers). Для того чтобы получить желаемое, создадим макрос, который будет выполняться, когда произойдет событие Нажатие кнопки (On Click) в форме Клиенты (Customers).

Чтобы создать макрос, определяющий описанную реакцию приложения на событие Нажатие кнопки (OnClick), выполните следующее:

1. Откройте форму клиенты (Customers) в режиме Конструктора.

2. Создайте кнопку в области заголовка формы. При этом кнопка Мастера на пане­
ли элементов должна быть отжата, т. к. в противном случае вам будет предложе­
но создать процедуру обработки событий, а не макрос.

3. Откройте окно свойств только что созданной кнопки, если оно еще не открыто,
и раскройте вкладку События (Event).

4. Обратите внимание, сколько разных событий связано только с командной кноп­кой. Помимо обычного нажатия, которое мы сейчас и будем использовать, в на­бор событий кнопки входят получение и потеря фокуса, двойной щелчок кноп­кой мыши, простое перемещение указателя мыши над кнопкой и пр. Такое мно­гообразие событий дает разработчику большие возможности по созданию удобного интерфейса пользователя. Теперь найдите в списке событие Нажатие кнопки (On Click) и установите курсор в соответствующую ячейку. Это поле со списком, и в данный момент оно пустое. Если открыть этот список, то первым его элементом будет [Процедура обработки событий] ([Event procedure]), а далее идет перечень всех макросов, существующих в приложении (рис. 11).

Рис. 11. Диалоговое окно свойств кнопки

5. Поскольку нужного нам макроса в списке нет, давайте его создадим. Для этого нажмите кнопку Построителя, находящуюся справа от поля. Появится окно По строитель (Choose Builder), в котором предлагается выбрать один из трех По­строителей: Выражения (Expression Builder), Макросы (Macro Builder) и Програм­ мы (Code Builder) (рис. 12).

Рис. 12. Диалоговое окно Построитель

6. Выберите Макросы (Macro Builder) и нажмите кнопку ОК. Откроется окно мак­
росов и диалоговое окно, в которое нужно ввести имя создаваемого макроса.
Введите имя Заказы клиента.

В макрос нужно добавить единственную макрокоманду ОткрытьФорму (OpenForm).
Значения аргументов этой макрокоманды приведены в табл. 4.

Таблица 4. Макрокоманда ОткрытьФорму

8. Закройте окно макроса, сохранив изменения. В окне свойств кнопки в поле Нажатие кнопки (On Click) появится имя макроса Заказы клиента.

9. Раскройте вкладку Макет (Format) и введите в поле Подпись (Caption) название кнопки: Заказы клиента. То же самое имя рекомендуется ввести в поле Имя (Name) на вкладке Другие (Other).

Теперь остается перейти в режим формы и проверить, как макрос отрабатывает событие Нажатие кнопки (On Click). Если вы нигде не ошиблись, то должны увидеть на экране картинку, похожую на ту, что изображена на рис. 13.

Рис. 13. Форма Заказы

Однако мы выполнили еще не все необходимые действия. Если перейти к следую­щей записи в форме Клиенты (Customers), данные в форме Заказы (Orders) уже не будут правильно отражать ситуацию — они не меняются. Нужно сделать так, чтобы эти данные изменялись синхронно с переходом к другим записям в форме Клиенты (Customers), либо чтобы это окно просто закрывалось.

Рассмотрим реализацию вто­рого варианта. Форма Заказы (Orders) открывается, когда мы нажимаем кнопку За­казы клиента, и становится активной. Требуется сделать так, чтобы она закрывалась, когда активной становится форма клиенты (Customers). Для этого нужно выбрать соответствующее событие и задать процедуру или макрос его обработки. Если вы откроете окно Свойства (Properties) формы Клиенты (Customers) и раскроете вкладку События (Event), то среди множества событий увидите событие Включение (On Activate). Это как раз то событие, которое нам нужно. Выберем это событие, но те­перь мы не будем создавать новую группу макросов, а добавим новый макрос в группу макросов Клиенты (Customers), которая уже содержит макросы для формы Клиенты (Customers). Выберите эту группу макросов в раскрывающемся списке и нажмите кнопку Построителя. Откроется окно, в котором отобразятся два макроса. Добавим к ним еще один макрос. Назовем его Закрытие и введем макрокоманду Закрыть (Close) с соответствующими параметрами (табл. 5). Но перед закрытием формы необходимо проверить, открыта ли она. Для этого воспользуемся функцией isLoaded(), которая возвращает значение Истина, если форма открыта, и Ложь —в противном случае. В качестве аргумента в функцию isLoaded() нужно передать имя формы. Итак, в столбец Условие (Condition), напротив команды закрыть (Close), введите IsLoaded( "Заказы") (или IsLoaded ("Orders")). Готовый макрос по­казан на рис. 14.

Таблица 5. Макрокоманда закрыть

Рис . 14. Макрос для закрытия формы

Закройте окно макроса, сохранив изменения. Измените имя макроса, назначенного событию Включение (On Activate). Для этого выберите в списке или введите имя Клиенты.Закрыть (Customers.Close) и нажмите клавишу <Enter>. Теперь сохраните форму, перейдите в режим формы и проверьте, как работают созданные макросы.

Замечание

Название семейства форм при написании ссылки мы используем английское — Forms ( оно же используется в языке VBA ) Построитель выражения создает ссылку с русским названием — Формы И тот и другой вариант можно употреблять .

Перемещение по данным

Эта группа макрокоманд связана с перемещением по записям и элементам упраапения. В качестве примера использования макрокоманд этой группы рассмотрим ситуацию, когда пользователь работает с формой клиенты (Customers) и хочет найти заказ текущего клиента, номер которого ему известен. Во-первых, создали в форме Клиенты (Customers) кнопку Заказы клиента для отображения заказов выбранного клиента. Попробуем усовершенствовать эти формы. Если номер заказа известен пользователю, он может ввести его в текстовое поле Поиск заказа, которое можно добавить в форму Клиенты (Customers). Тогда в открываемой форме Заказы (Orders) следует сразу показать запись, содержащую соответствующий счет. Добавим поле Поиск заказа в заголовок формы и сделаем так, чтобы при открытии формы Заказы (Orders) проверялось значение этого поля и, если оно не пустое, производился бы поиск счета с указанным номером и выполнялся переход на соответствующую запись. В противном случае текущей становилась бы первая запись из отфильтрованного набора записей. На рис. 18 показана форма клиенты (Customers) с новым полем и макрос поиск заказа, который связан с событием Загрузка (On Load) формы Заказы (Orders).

Рис. 18. Пример макроса для перемещения по данным

Поскольку добавленный макрос обработки события ссылается на элемент yпрaвлeния в форме Клиенты (Customers), он должен выполняться только в том случае, если эта форма открыта, и, кроме того, поиск должен производиться только тогда, когда поле поиск заказа не пусто. Исходя из этого, формируются условия макроса. Прежде чем производить поиск записи по образцу в одном из полей, необходимо активизировать это поле, для чего используется макрокоманда КЭлементуУправления (GoToControl). С ее помощью устанавливается фокус на поле КодЗаказа (Orderld).

Но это поле в форме Заказы (Orders) недоступно, поэтому сначала нужно изменить значение свойства Доступ (Enabled) данного поля. В противном случае выполнение макрокоманды КэлементуУправления (GoToControl) приведет к возникновению ошибки.

Макрокоманда КэлементуУправления (GoToControl) используется, как правило, если требуется изменить стандартный порядок перехода между полями в форме. Обычно переход между полями выполняется с помощью клавиши <ТаЬ>, однако иногда требуется пропустить ряд полей и переместить фокус к определенному элементу управления. Это может зависеть от каких-либо условий, например от значения поля. В таком случае на событие После обновления (After Update) для данного поля назначается макрос, который перемещает фокус на нужный элемент управления в форме. В качестве аргумента для макрокоманды необходимо указать короткое имя элемента управления. В случае излишне длинного имени переход к элементу управления не произойдет и отобразится сообщение об ошибке.

Работа с объектами

Это наиболее обширная категория макрокоманд.

Рассмотрим сначала, как используется макрокоманда ЗадатьЗначение (SetValue), которая позволяет устанавливать значения свойств элементов управления в формах и отчетах. Мы уже использовали эту макрокоманду в предыдущих примерах.

Установка свойств элементов управления позволяет динамически, в зависимости от условий, делать эти элементы недоступными или невидимыми. Приведем несколько примеров.

• Можно создать одну форму, в которой в зависимости от определенных условий видимыми будут разные поля. Это позволяет использовать одну форму в не­скольких случаях и не создавать для каждой ситуации дополнительную форму. Когда форм в приложении очень много, такая возможность становится очень полезной. Чтобы сделать элемент управления невидимым, следует задать значе­ние Ложь (False) для свойства Вывод на экран (Visible) этого элемента. Чтобы по­казать элемент управления на экране, задайте для этого свойства значение Исти на (True).
• В зависимости от текущего состояния работы с данными можно изменять доступность кнопок, предназначенных для выполнения определенных действий, или других элементов управления в форме. Чтобы сделать элемент управления недоступным, задайте значение Ложь (False) его свойству Доступ (Enabled). Чтобы элемент управления стал доступным, задайте значение Истина (True) для этого свойства.
• Можно запретить пользователю изменять данные в форме. Для этого свойству Доступ (Enabled) соответствующих полей следует присвоить значение Ложь (False), а свойству Блокировка записей (Locked) — значение Истина (True). Если необходимо запретить изменение во всех полях, установите значение Ложь (False) для следующих свойств формы: Разрешить изменения (Allow Edits), Разре шить добавление (Allow Additions), Разрешить удаление (Allow Delitions). Эти свойства можно изменять динамически, т. е. в процессе работы пользователя с формой. Например, можно разрешить или запретить редактирование данных по­сле проверки прав пользователя.
• С помощью макрокоманды ЗадатьЗначение (SetValue) можно динамически изменять значение свойства Источник записей (RecordSource) для формы, что позволяет управлять содержанием отображаемых данных.

Существуют макрокоманды для открытия и закрытия объектов Access: ОткрытьФорму (OpenForm), ОткрытьЗапрос (OpenQuery), ОткрытьОтчет (OpenReport) и т. д. Для открытия объекта каждого типа применяется отдельная макрокоманда, а для закрытия объекта используется общая для объектов всех типов макрокоманда закрыть (Close). Тип объекта, к которому следует применить эту макрокоманду, указывается в качестве одного из ее аргументов. В предыдущих примерах уже использовались макрокоманды ОткрктьФорму (OpenForm) и Закрыть (Close) для активного объекта.

Макрокоманда ОткрытьЗапрос (OpenQuery) позволяет выполнить любой тип запро­са, в том числе запрос на изменение данных. Если в качестве аргумента этой макро­команды задается имя запроса на выборку или перекрестного запроса, то результа­том выполнения макрокоманды будет вывод на экран выбранных записей. Если же аргумент — имя запроса на изменение данных, то макрокоманда выполнит запрос, изменяя соответствующим образом данные в таблицах.

При выполнении запроса, изменяющего данные, на экране будут отображаться предупреждающие сообщения. Чтобы отключить вывод этих сообщений, используйте макрокоманду УстановитьСообщения (SetWarnings) со значением аргумента Нет (No). Только не забудьте после выполнения запроса снова включить вывод систем­ных сообщений, применив ту же макрокоманду, но с аргументом Да (Yes). Иначе в Access не будут отображаться никакие системные сообщения, что может привести к выполнению нежелательных действий в приложении.

Макрокоманда ОткрытьПредставление (OpenView) аналогична макрокоманде ОткрытьЗапрос (OpenQuery), только применяется она в проектах Access и предназна­чена для работы с данными, хранящимися на сервере.

Макрокоманда ОткрытьСохраненнуюПроцелуру (OpenStoreProcedure) позволяет выполнить или открыть в режиме редактирования хранимую процедуру сервера.

В данном разделе описаны далеко не все макрокоманды. Для получения полной информации используйте справочную систему. Информацию о макросах и макрокомандах вы найдете в разделе Программная поддержка (Programmability) оглавления Справки Access (Access Help).

Преобразование макросов в процедуры VBA

Если вы создали много макросов, а потом решили перейти к программированию на VBA, не беспокойтесь о том, что придется заново переписывать на VBA все создан­ные макросы. В Access существует возможность автоматического преобразования макросов в процедуры VBA. Это касается как макросов, связанных с событиями в формах и отчетах, которые преобразуются в процедуры обработки событий, так и общих макросов, не связанных с формами и отчетами. Все они преобразуются в отдельные стандартные модули.

Давайте попробуем преобразовать в процедуры обработки событий макросы, назна­ченные событиям формы наклейки для клиентов (Customers Labels Dialog):

1. Откройте форму Наклейки для клиентов (Customers Labels Dialog) в режиме Конструктора.

2. Выберите команду Сервис | Макрос | Преобразовать макросы формы (Tools | Macro | Convert form's Macros to Visual Basic).

3. В диалоговом окне Преобразование макросов формы (Convert form macros) (рис. 20) нажмите кнопку Преобразовать (Convert), оставив флажки установленными по умолчанию.

Рис. 20. Преобразование макроса в процедуру VBA

4. Когда преобразование закончится, в форме Наклейки для клиентов (Customers Labels Dialog) щелкните правой кнопкой мыши, например по кнопке Отменить, и выберите команду Свойства (Properties).

5. В диалоговом окне Свойства (Properties) раскройте вкладку События (Events).

6. В поле для события Нажатие кнопки (On Click) оказалось установленным значение [Процедура обработки событий] ([Event Procedure]). Щелкните по кнопке Построителя, находящейся справа от поля, — откроется окно редактора VBA с текстом процедуры (рис. 21).

Рис. 21. Процедура, полученная из макроса

В этой процедуре, полученной из макроса, используется объект DoCmd для выполнения макрокоманды закрытия формы. В соответствии с флажками, установленными в окне Преобразование макроса (Convert Macro), комментарии в макросе были преобразованы в комментарии в процедуре, и был добавлен код обработки ошибки, который выдает на экран сообщение об ошибке в случае ее возникновения.

Аналогично выполняется преобразование макросов, назначенных событиям отчета.

Теперь рассмотрим преобразование в процедуру VBA макроса, не связанного с событием формы или отчета, например созданного ранее макроса Менеджеры по продажам.

1. Щелкните по ярлыку Макросы (Macros) в окне базы данных Борей. Появится список макросов. Выделите макрос менеджеры по продажам.

2. Выберите команду Сервис | Макрос | Преобразовать макросы (Tools | Macro | Convert Macros to Visual Basic).

3. Откроется такое же диалоговое окно, как в предыдущем примере (см. рис. 20), в котором необходимо нажать кнопку Преобразовать (Convert). По окончании процесса преобразования появится сообщение об успешном завершении процесса преобразования и откроется окно редактора VBA, в котором можно посмотреть полученный код на VBA (рис. 22).

Макрос преобразуется в функцию с аналогичным именем Менеджеры_по_продажам (пробелы заменились символами подчеркивания)

Рис. 12.22. Результат преобразования макроса Менеджеры по продажам

После преобразования исходный макрос Менеджеры по продажам не был удален, а в списке модулей в окне базы данных Борей появился новый модуль с именем Преобразованный макрос — Менеджеры по продажам (Converted Macro — Менеджеры по продажам).

Существует еще один способ преобразования макросов в модуль VBA:

1. Выделите макрос Менеджеры по продажам в окне базы данных Борей.

2. Выберите команду Файл | Сохранить как (File | Save As).

3. В появившемся диалоговом окне Сохранение (Save As) в раскрывающемся списке Как (As) выберите элемент Модуль (Module) (рис. 23) и нажмите кнопку ОК

Рис. 12.23. Сохранение макроса в виде модуля

Стандартные модули

Стандартные модули содержат общие процедуры, которые не связаны с конкретным объектом: формой или отчетом. Эти процедуры могут вызываться из других модулей и использоваться при обработке событий в разных объектах, для вычисления значе­ний в разных запросах или формах и т. д. Если в процедурах модуля нет ссылок на конкретные объекты данного приложения (формы, отчеты, элементы управления), то такой модуль может быть с успехом использован другими приложениями Access. Стандартные модули применяются также для объявления глобальных (т. е. доступ­ных из всех модулей приложения) переменных, констант, типов.

Список стандартных модулей приложения всегда можно увидеть, нажав кнопку Модули (Modules) в окне База данных (Database). В этом окне обычно и выполняется работа с модулями.

Пример (изображен на рисунке 1) универсальной функции, которая проверяет, загружена ли форма, имя которой передается ей в качестве аргумента. Она никак не связана не только с объ­ектом, но и с данным приложением и может использоваться как в нем самом, так и в любом другом приложении Access.

Рис . 1. Функция IsLoaded

Модули класса

Вторым типом модуля в Access является модуль класса. Модуль класса отличается от стандартного модуля тем, что, кроме процедур, он содержит описание объекта и используется для создания объектов. Процедуры, определенные в этом модуле, яв­ляются методами и свойствами объекта. Примерами модулей класса являются моду­ли форм и отчетов.

Модули форм и отчетов связаны с конкретной формой или отчетом и содержат процедуры обработки событий для этой формы или отчета. Модуль формы не созда­ется сразу при создании новой формы. Он создается и связывается с формой, как только вы попытаетесь создать первую процедуру обработки событий для этой фор­мы или одного из элементов управления формы или же нажмете кнопку Программа (Code) в окне Конструктора формы.

Чтобы убедиться в этом, откройте любую форму БД в режиме Конструктора и посмотрите свойства этой формы. На вкладке Другие (Others) есть свойство Наличие модуля (Has Module). Оно должно иметь значение Нет (No). После нажатия кнопки Программа (Code), которая служит для открыва­ния редактора кода VBA, значение этого свойства изменится на Да (Yes) (рис. 2).

Рис . 2. Диалоговое окно свойств формы

В окне редактора VBA отображается объект Form (Форма), а справа — поле со спи­ском событий, которые могут обрабатываться процедурами VBA (рис. 3).

Если в модуле для некоторого события существует процедура, то это событие выде­ляется в списке жирным шрифтом. В данном случае таких событий нет, т. к. обра­ботка событий в форме Клиенты (Customers), которую мы открыли, выполняется с помощью макросов. При попытке открытия редактора VBA автоматически создается модуль формы, который будет иметь название Form_клиенты (Form_Customers).

Если теперь закрыть окно редактора кода, а затем форму, то, хотя мы не вносили никаких изменений в форму, на экране появится вопрос: Сохранить изменения макета или структуры формы Клиенты? (Do you want to save changes to the design of form 'Customers'?) Вопрос связан с появлением модуля формы. Если вы ответите Нет (No), модуль не будет сохранен.

Для того чтобы из программы VBA открыть форму и изменить какие-либо свойства формы или ее элементов управления, можно использовать два метода:

· Макрокоманду OpenForm, как метод объекта DoCmd, например:

DoCmd . OpenForm " Товары "

Forms [ Товары . RecordSource = " Товары клиента "

Ссылку на соответствующий модуль класса, например:

Form_Toвapы. Visible = True

Form!Toвapы.RecordSоurce = "Товары клиента"

В том и в другом случае при выполнении открывается стандартный экземпляр фор­мы Товары (Products) и подменяется источник записей для этой формы.

VBA позволяет открывать сразу несколько экземпляров класса формы. Это может потребоваться, например, когда хотят показать в разных окнах головную организа­цию и дочернюю фирму. Информация о той и другой может храниться в разных записях одной таблицы, и вам необходимо открыть два экземпляра одной формы с разными записями в каждом экземпляре.

Класс формы может иметь только один стандартный экземпляр, поэтому в данном случае придется создать нестандартный экземпляр формы. Для этого в программе нужно описать переменную, типом которой является имя модуля класса формы, при этом в описание переменной включить ключевое слово New. Например, следующая команда создает новый экземпляр формы клиенты (Customers) и связывает его с пе­ременной типа Form:

Dim frm As New Form_Клиенты

Теперь изменим источник данных для этой формы, расположение на экране (иначе формы просто перекроются) и присвоим свойству Вывод на экран (Visible) значение Да (Yes):

frm.RecordSource = "Наша организация"

DoCmd . MoveSize 1440, 2400

frm.Visible = True

Рис . 3. Окно редактора кода VBA

Для изменения положения на экране используется макрокоманда MoveSize (СдвигРаз-мер), в которой в данном случае задаются координаты верхнего левого угла окна формы относительно главного окна Access.

(    Замечание    )

Для того чтобы второй экземпляр формы не исчез с экрана сразу после появления , переменная frm должна быть описана на уровне модуля , т . е . объявлена в разделе ( Declarations ) модуля с помощью ключевого слова Private .

Значения свойств формы или элементов управления формы относятся только к те­кущему экземпляру формы и не сохраняются после того, как он закроется. Это яв­ляется отличием модуля класса от стандартного модуля: они по-разному хранят данные. В стандартном модуле можно объявить переменную Public, и она, будучи установлена, сохраняет свое значение до тех пор, пока явно не будет изменена дру­гой командой в любом другом модуле. В модуле класса данные относятся к одному экземпляру класса, т. е. одному объекту. Они появляются, когда объект создается, и исчезают, когда исчезает объект. Это означает, что переменные Public в модуле класса могут быть доступны только до тех пор, пока существует переменная, содер­жащая ссылку на отдельный экземпляр класса. Это утверждение справедливо также для процедур, объявленных Public.

Формы и отчеты являются стандартными классами объектов в Access, однако можно использовать модули класса для создания пользовательских объектов. Имя, под ко­торым сохраняется модуль класса, становится именем специального объекта. Про­цедуры типа sub и Function, определенные в модуле класса, при этом станут мето­дами объекта, а процедуры типа Property Let, Property Get и Property Set — свойствами объекта. Для описания метода, не возвращающего никакого значения, используется процедура Sub, а для метода, возвращающего значение, — процедура Function. Процедура Property Get возвращает значение свойства объекта. Процеду­ра Property Set присваивает значение свойству объекта. Процедура Property Let устанавливает значение свойства, не принадлежащего объекту.

Более детальные сведения об этих процедурах можно получить из справки Visual Basic в окне редактора кода, набрав в качестве критерия поиска имя процедуры: Property Let, Property Get И Property Set, соответственно.

Точно так же, как и в модуле формы, новый экземпляр объекта создается путем объявления переменной, например:

Dim с ls As New MyClass

После этого обращение к его методам и свойствам осуществляется с помощью дан­ной переменной. Например, если в модуле определена процедура MyProcedure, для того чтобы выполнить эту процедуру, используется выражение

с ls . MyProcedure

Создание модулей

Для того чтобы создать стандартный модуль или модуль класса, нужно:

1. Выбрать команду Модуль (Module) или Модуль класса (Class Module) в меню Вставка (Insert) или в списке кнопки Новый объект (New Object) выбрать соответствующий объект (рис. 4). При этом откроется редактор кода VBA с пус­тым окном модуля.

2. Создать необходимые процедуры и описания.

3. Сохранить модуль, нажав кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов. При
этом выдается диалоговое окно Сохранение (Save), в котором необходимо ввести
имя нового модуля и нажать кнопку ОК.

После этого новый модуль появляется в списке модулей окна базы данных. Чтобы его открыть, можно нажать кнопку Конструктор (Design) окна базы данных. Если у вас открыты форма или отчет в режиме Конструктора, то для того чтобы открыть модуль формы (отчета), следует нажать кнопку Программа (Code) на панели инст­рументов.

Рис . 4. Создание нового модуля

Ссылки на объект Module

Для обращения к модулям в программах VBA используется семейство Modules, ко­торое содержит все открытые объекты типа Module. Дая того чтобы открыть объект Module, можно использовать макрокоманду OpenModule (ОткрытьМодуль). Ссылка на модуль может быть создана тремя способами:

· имяСемейстза!имяОбъекта — например Modules!Startup;

· имяСемейства ("имяОСъекта") — например Modules ("Startup");

· имяСемейства (индекс), где индекс— индекс объекта в семействе.

Для ссылки на модуль формы или отчета можно использовать или имя модуля, на­пример Modules!Form_Kлиенты, или свойство формы, например Forms!Клиенты.Module.

Объект Module имеет свойство Туре. Значение этого свойства определяет тип моду­ля: для стандартного модуля используется значение 0, для модуля класса — 1

Список літератури

1. Самоучитель Microsoft Office XP : Пошаговая интерактивная обучающая система. – М. : КомпактБук ; Новый Диск, 2004.

2. Гайдамакин Н.,Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных: Вводный курс ,Гелиос, 2002, Р

3. Гаврилова Т.,Базы знаний интеллектуальных систем ,СПб., 2001, Р

4. Кренке Д.,Теория и практика построения баз данных ,Питер, 2003, Р

5. Хомоненко А.,Базы данных ,СПб., 2000, Р

6. Хомоненко А.,Базы данных ,СПб., 2004, Р

7. Пасічник В.В.,Організація БД і знань,«Знання», 2008, у

8. Гайна Г.М.,Основи проектування баз даних. Навч.пос.,«Центр навчальної літератури», 2007, У

Днепропетровский областной совет