Тема 3. Создания БД в СУБД MS Access

План

Основные режимы работы с таблицами. 16

Создание таблиц. 19

1. Создание таблиц с помощью Мастера. 22

1.1. Создание схемы данных. 24

1.2. Разработка запросов к базе данных. 25

1.3. Конструирование  простых экранных форм для работы с данными. 28

Основные режимы работы с таблицами

В Access существует четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы, режим Конструктора, режим Сводной таблицы и режим Сводной диаграммы.

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, изменение, добавление, сортировка и т. п.

В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, определяются их свойства.

В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таб­лицы.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид  на панелях инструментов Таблица в режиме таблицы, Конструктор таб лиц , Сводная таблица и Сводная диаграмма. Чтобы переключиться в нужный режим, достаточно нажать эту кнопку или щелкнуть на стрелке на этой кнопке и выбрать из выпадающего списка нужный режим.

Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:

- дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;

- выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Открыть в верхней части окна базы данных;

- щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Открыть.

В любом случае на экране появится окно с содержимым таблицы, например (рис. 1)

 

Рис . 2.1. Таблица Клиенты, открытая в режиме Таблицы

 

В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, находящихся в одном столбце таблицы), ниже следуют записи (строки таблицы), в которые вносятся данные. Одна запись всегда является текущей, и рядом с ней расположен указатель текущей записи (стрелка в поле выделения в левой части окна). В нижней части окна расположены кнопки навигации, позволяющие перемещать указатель текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую запись, на следующую запись, на последнюю запись). Там же находятся поле номера текущей записи, кнопка создания новой записи и указатель общего количества записей в таблице. Для создания новой записи также служит последняя строка таблицы, отмеченная в поле выделения звездочкой (на рис. 1 она не видна).

Горизонтальная полоса прокрутки полей таблицы позволяет увидеть те поля таблицы, которые нe поместились в окно таблицы. Аналогично вертикальная полоса прокрутки записей таблицы позволяет увидеть записи, находящиеся за пределами окна.

При открытии таблицы в верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Таблица в режиме таблицы (рис. 2).

Открыть таблицу в режиме Конструктора можно следующими способами:

- выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор в верхней части окна базы данных;

- щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Конструктор .

После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц (рис. 3).

 

Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.

Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля, Тип данных и Описание. В столбце Имя поля содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.

На нижней панели располагаются две вкладки, содержащие свойства полей: Об щие и Подстановка , а также область контекстной справки.

Ключевое поле таблицы помечается специальным значком — ключик в поле выделе­ния в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которой описывается данное поле. При этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля. Перемещаться между столбцами в верхней панели окна можно с помощью клавиши <ТаЬ>, а для перемещения по списку т вверх и вниз пользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью кла­виши <F6> можно перемещаться между панелями.

В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Конструктор таблиц.

Режим Сводной таблицы позволяет отображать табличные данные в более удобном и обозримом виде. Сводная таблица позволяет группировать, суммировать или каким-то образом обрабатывать данные из обычной таблицы Access. Этот режим является, с одной стороны, аналогом сводных таблиц в Excel, а с другой — развитием уже давно используемых в Access перекрестных запросов.

Режим Сводной диаграммы тесно связан со сводной таблицей. Это просто графическое представление сводной таблицы. В предыдущих версиях Access диаграммы могли использоваться только в отчетах. Теперь они стали динамическими, и есть воз­можность создавать эти диаграммы и управлять ими в интерактивном режиме прямо на экране монитора.

Однако хотя можно создать сводную таблицу для обычной таблицы Access, на наш взгляд, наиболее эффективен этот режим для запросов и форм. Таблицы Access, если они правильно спроектированы, как правило, не бывают сложными. А вот запросы и формы обычно собирают информацию из разных таблиц. И поэтому именно для анализа этих данных удобно создавать сводные таблицы и диаграммы.

Создание таблиц

В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц (рис. 4). Если вы создали новый файл базы данных, то кроме этих ярлыков в списке таблиц больше ничего нет.

( Замечание)

Если эти ярлыки не видны, необходимо открыть окно Параметры  (с помощью команды Сервис | Параметры, затем раскрыть вкладку Вид и установить флажок новые ярлыки объектов.

Можно вместо ярлыка нажать кнопку Создать в окне базы данных. Тогда появится диалоговое окно Новая таблица, в котором и нужно выбрать способ создания таблицы (рис. 2.5).

И наконец, на панели инструментов База данных расположена кнопка Новый объект. Если щелкнуть мышью по стрелке на этой кнопке и выбрать из списка объект Таблица, откроется то же диалоговое окно Новая таблица.

Для создания новой таблицы можно воспользоваться любым из описанных способов. Обычно создание таблиц путем ввода данных используют, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда многие свойства полей устанавливаются по умолчанию. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены. Использование Мастера таблиц, если нужно создать какую-то типовую таблицу, тогда можно воспользоваться шаблонами, которые он предложит. Наиболее часто применяется режим Конструктора. Он используется не только для просмотра структуры таблицы, но и для ее изменения.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: