Выравнивание данных в ячейках

Выравнивание данных в ячейках

По умолчанию, те

Здесь (слева направо) кнопки: по левому краю, по центру и по правому краю.

Выравнивание по вертикали изменяется с помощью окна «Формат ячеек», закладка «Выравнивание»:

Объединение ячеек

Крайне часто возникает необходимость создать одну большую ячейку, которая находится на пересечении нескольких столбцов и нескольких строк:

Это можно сделать двумя способами:

· кнопка «Объединить и поместить в центре» на панели инструментов «Форматирование» ;

· галочка «объединение ячеек» в окне «Формат ячеек», закладка «Выравнивание».

Сначала выделяем ячейки, которые хотим объединить (можно выделять несвязные диапазоны), затем выполняем одно из вышеуказанных действий. Если в выделенном диапазоне была (одна) ячейка с текстом, текст выровняется по центру объединенной ячейки (только по горизонтали). Если в выделенном диапазоне было несколько ячеек с текстом, то сохранится только значение, которое было верхним левым и тоже выровняется.

При активной объединенной ячейке на панели инструментов «Форматирование» будет вдавлена кнопка «Объединить и поместить в центре». Если при этом нажать ее, объединенная ячейка опять распадется на «родные» маленькие, а значение перенесется в верхнюю левую ячейку.

Адресом объединенной ячейки станет адрес верхней левой ячейки, остальные ячейки выделенного диапазона Excel будет рассматривать как пустые.

Очистка данных в ячейках и удаление ячеек

· Выделяем «нужные» ячейки и нажимаем Delete;

· Выделяем «нужные» ячейки, щелкаем правой кнопкой и выбираем «Очистить содержимое»;

· Выделяем «нужные» ячейки, заходим в меню «Правка» → «Очистить» → «Выбираем нужный вариант»;

· Клавиша ← Backspace очищает содержимое активной (одной! ) ячейки и включает режим редактирования. Ее удобно использовать при необходимости удалить одно (не все, как по Delete) значение из выделенного диапазона;

· Если «родную» неотформатированную ячейку протащить с помощью маркера автозаполнения по отформатированным, произойдет своего рода удаление;

· пункт меню «Правка» → «Удалить…» и пункт контекстного меню «Удалить…» приведет к открытию окна «Удаление ячеек».

В отличие от предыдущих способов (очистка), при этом способе данные из ячеек не просто стираются, а со смещением всех соседних ячеек, строк и столбцов. Меняется строение всей таблицы.

Заливка ячеек цветом

Есть два способа изменить цвет заливки выделенных ячеек:

· кнопка «Цвет заливки» на панели инструментов «Форматирование» ;

· окно «Формат ячеек», закладка «Вид»:

Добавление границ ячеек

Лист Excel по умолчанию представляет из себя таблицу. Однако сетка таблицы не выводится на печать, пока мы их не наведем. Существует три способа добавить границы к выделенным ячейкам:

· Кнопка «Границы» на панели инструментов «Форматирование» ;

· окно «Граница», вызываемое из кнопки «Границы» —> «Нарисовать границы…» (см. выше):

· окно «Формат ячеек», закладка «Граница»:

Формат «Общий»

см. выше;

Формат «Числовой»

· можно настроить число десятичных знаков, автоматически добавляемых после запятой;

· можно настроить отделять или не отделять пробелом триады разрядов (сотни, сотни тысяч и т. п.);

· можно настроить формат отображения отрицательных чисел:

· черные с минусом;

· красные без минуса;

· черные с минусом и отступом (справа);

· красные с минусом и отступом.

Внимание! Несмотря на то, что при изменении количества отображаемых знаков после запятой визуально число изменяется, в ячейке по прежнему хранится неокругленное число и операции будут осуществляться именно с ним. К примеру, пусть в ячейку было занесено число 1, 23456. Пользователь оставил лишь 4 знака после запятой. В ячейке будет отображаться число 1, 2346. Но при умножении на 100 000 в ячейке будет результат 123 456, а не 123 460! При расчетах пользуйтесь функцией ОКРУГЛ, если есть необходимость работать с округленным числом.

Также можно установить галочку «Задать точность как на экране» для всей книги:

1. «Параметры Excel» → вкладка «Дополнительно» → раздел " При пересчете это книги: ".

В этом случае в расчетах будут учитываться только те знаки после запятой, которые отображены на экране.

Формат «Денежный»

Те же настройки, что и в «Числовой» (кроме отключения разделения разрядов), плюс выбор денежной единицы. По умолчанию отображается денежная единица, указанная в настройках «Панель управления» —> «Язык и региональные стандарты» —> закладка «Региональные параметры».

Формат «Финансовый»

Те же настройки, что и в «Денежный» (кроме выбора формата отрицательных чисел: он всегда черные с минусом и отступом). Отличия от формата «Денежный» незначительные. Особенно их хорошо будет видно, если оформить ячейки сначала в формате «Денежный», выбрать денежный знак «$», ввести в ячейки отрицательные числа, увеличить ширину столбца и затем перевести их в формат «Финансовый». В ячейках появится отступ справа (как и у Денежного), но знаки «$» и «-» будут выровнены по левому краю. Очевидно, где-то принят такой стандарт оформления.

Формат «Дата»

Обычно сами даты вводятся в ячейки вручную (см. Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных), а затем в окне «Формат ячеек» выбирается нужный вид представления даты. Также можно сменить текущий формат представления даты на формат, принятый в других странах.

Формат «Время»

Обычно время вводятся в ячейки вручную (см. Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных), а затем в окне «Формат ячеек» выбирается нужный вид представления времени. Также можно сменить текущий формат представления времени на формат, принятый в других странах.

Формат «Процентный»

В формате «Процентный» все числа умножаются на 100 и добавляется знак «%». Также можно настроить количество десятичных разрядов после запятой.

Формат «Дробный»

В формате «Дробный» Excel пытается преобразовать десятичные дроби в обыкновенные. Например, «1, 2» (одна целая, две десятых) будет преобразовано в «1 1/5» (одна целая, одна пятая).

Формат «Экспоненциальный»

Формат «Экспоненциальный» удобен для представления очень больших (расстояние до Солнца в метрах) или очень маленьких (масса атома водорода в килограммах) чисел. Например, число «299 792 458» (скорость света в метрах) в этом формате преобразуется в «3, E+08». Знак «+» здесь означает, что запятую нужно передвинуть вправо, а «08» — на какое количество разрядов. Также можно настроить количество знаков после запятой.

Формат «Текстовый»

Значения в ячейках, оформленных в этом формате, отображаются точно так же, как вводятся. Они обрабатываются как строки вне зависимости от их содержания. Например, если в ячейке, оформленной в формате «Текстовой», написать «1.2.3», Excel не будет пытаться преобразовать это в дату.

Ввод в ячейку 1-го символа « ' » (клавиша «Э» русской раскладки) автоматически приводит содержимое ячейки к текстовому формату. Символ « ' » на экране не отображается.

Формат «Дополнительный»

В выпадающем списке «Язык» выберите «Русский». В списке «Тип» появятся следующие варианты: «Почтовый индекс», «Индекс + 4», «Номер телефона», «Табельный номер». Попробуйте оформить ячейку типом «Номер телефона» и введите туда 10-значный номер. Думаю объяснять не надо. Для других языков могут отобразится другие варианты.

Пункт «(все форматы)»

В этом пункте можно создать свой формат (например, «шт», «кг.», «м/с» и т. п.), отсутствующий среди стандартных. Для этого используется специальный язык описания форматов. В текстовом поле сверху описываете его и нажимаете «Enter». Для удаления формата выделяете «нужный» формат и нажимаете кнопку «Удалить». Удалить встроенный формат невозможно. (Совет: форматы хранятся в рабочей книге; удаление ненужных форматов удобно завершать Отменой, чтоб не «испортить» формат текущей ячейки.)

Условное форматирование

Внимание! Перед прочтением этой темы следует разобраться со ссылками, формулами и функциями.

ПРИМЕЧАНИЕ: В Office 2007 значительно расширились возможности условного форматирования.

Имеется возможность указать Excel, чтобы при вводе данных, соответствующих определенному условию, он изменял оформление ячейки: заливку, границы, шрифт.

Сделать это можно с помощью окна «Условное форматирование», вызываемым так:

«Формат» —> «Условное форматирование…»

В этом окне можно задать до 3-х способов автоматического оформления ячеек в зависимости от условия. Добавить новое условие можно, нажав кнопку «А также > > ». Нажав кнопку «Формат», можно настроить параметры шрифта, границы и заливки для ячеек, значения в которых удовлетворяют заданному условию. Значения в ячейках, не содержащих данных, Excel считает равным нулю.

Ниже показан результат применения настроек, указанных на рисунке выше, к выделенному диапазону.

Здесь первое условие «=" " » прописано для того, чтобы Excel пустые ячейки не оформлял как ячейки, содержащие «0».

Внимание! Имеет значение порядок условий! Если условие «=" " » поместить после «=ОСТАТ(C14; 2)=0», то пустые ячейки и содержащие «0» будут подсвечиваться одинаково.

В условном форматировании можно использовать значения ячеек в формулах, из в зависимости от результата вычисления формулы изменять оформление. На рисунке ниже показан пример различной подсветки ячеек с чётными числами, нечётными числами и пустых ячеек.

—->

Функция «ОСТАТ(число; делитель)» находит остаток от деления. В даных формулах использована относительная ссылка на ячейку «C14» (первую ячейку диапазона), по остальным ячейкам Excel «пробежится» сам. Если бы ссылка была абсолютной (что происходит по умолчанию, если выделять из окна «УФ»), это бы работало только для ячейки «C14».

Внимание! Удаление данных из ячейки с помощью «Delete» не приводит к удаление условного форматирования! Удалить его можно либо из окна «Условное форматирование» кнопка «Удалить…», либо с помощью команды " Правка" —> " Очистить" —> " Форматы".